Buenas Prácticas en el

Proceso de Facturación
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Si bien la factura es el mecanismo con el cual realizamos el proceso de cobro de los
bienes o productos adquiridos por el cliente, también es el medio con el cual conocemos
sus necesidades.

El equipo Auditool presenta una lista de chequeo en donde los Gerentes, Auditores y
Jefes de Control Interno, pueden identificar oportunidades de mejora para que sean
implementadas dentro del Proceso de Facturación de su cliente u organización.

Los ejemplos aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones. Es necesario
que se realice un análisis y se determine la mejor práctica de acuerdo a la naturaleza del
negocio.

Práctica SI NO N/A

Se cuenta con políticas y procedimientos de facturación.

Se tiene definido el modelo de facturación, estableciendo

el tipo de numeración, la fecha de generación, el modelo
para facturar y la información clave a ser diligenciada.

El proceso de facturación es evaluado por los clientes de

forma periódica.

Los resultados de las evaluaciones realizadas son

analizados, estableciendo planes de acción correctivos
de forma oportuna.
 Práctica SI NO N/A

Los resultados de las evaluaciones son presentados al

interior de la organización a un nivel adecuado, de tal
forma que se aprueben los planes de acción correctivos
y se planteen mejoras al proceso.

Se han establecido indicadores de desempeño, que

permiten medir la eficiencia en el proceso de facturación
y entrega de las mismas, así como en el número de
facturas generadas con error.

El diseño de las facturas permite a los clientes conocer

el comportamiento histórico de lo facturado así como de
los pagos realizados.

Los clientes pueden consultar y hacer el pago de sus

facturas en línea, manteniendo adecuados niveles de
seguridad tanto para el cliente como para la compañía.

Se tienen diferentes formas de pago que le permitan al

cliente seleccionar la más adecuada y segura según el
tipo de negocio, ubicación geográfica y valor de las
facturas, entre otros.

El diseño de la factura es evaluado periódicamente,

pensando que para el cliente sea más completa y
amigable la información de la facturación.
 Práctica SI NO N/A

Todo el soporte tecnológico que interviene en el proceso

de facturación se evalúa y ajusta según las necesidades
del cliente de forma periódica.

El proceso de generación de facturas permite tener la

trazabilidad de las facturas generadas exitosamente, las
anuladas, las que tienen devolución y/o ajustes.

Se han establecido indicadores de seguimiento a los

clientes con mayor número de notas débito y crédito, de
tal forma que se analice la razonabilidad de las mismas.

Se ha evaluado la tercerización de la facturación

Los funcionarios de facturación son capacitados

periódicamente.

Se han establecido procedimientos de atención para las

reclamaciones de los clientes, que incluyen tiempos de
respuesta oportunos para el cliente.

La información de los productos facturados, las

necesidades de financiación de los clientes y los
proyectos de expansión de la organización, incluyen en
su análisis los resultados de la facturación.
 Práctica SI NO N/A

El proceso de facturación permite identificar los clientes

que no han pagado de forma oportuna, para realizar un
seguimiento adecuado.

Se tienen establecidos los procedimientos de anulación y

archivo de facturas.

Se tiene una adecuada custodia de las facturas

generadas.

Se cuentan con niveles de aprobación de las facturas

generadas.

En caso de aprobar descuentos al valor facturado, los

mismos son aprobados según los lineamientos dados
formalmente por la organización para su otorgamiento.

Los descuentos son autorizados por funcionarios de

nivel adecuado.

Periódicamente se analiza que el valor otorgado de los

descuentos, no exceda los montos máximo autorizados.

Los descuentos autorizados se encuentran

parametrizados en el sistema.
 Práctica SI NO N/A

Las listas de precio a facturar, cuentan con niveles de

autorización y de verificación de la información
registrada en el sistema formalmente.

Las listas de precios a facturar solo pueden ser

modificadas por un funcionario de nivel adecuado.

El sistema se encuentra parametrizado para bloquear el

proceso de facturación cuando el cupo de crédito se
encuentra al límite.

Las facturas emitidas cumplen con los requerimientos

establecidos por la legislación nacional.

Se realizan verificaciones periódicas a los puntos de

venta que facturan, validando el adecuado proceso de
facturación, custodia y archivo de los documentos.

Las facturas físicas son entregadas por medio de una

relación.