PEGASUS RENT A CAR S.A.C.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS UNIDAD MINERA

Código: CPU-SM-PRO-0004 Versión: V - 01
PUCAMARCA
Fecha de Elaboración: 06/07/2019 Página 1 de 8

PROCEDIMIENTO
DE CONTROL
DE
DOCUMENTOS

UNIDAD MINERA - PUCAMARCA

MINSUR
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CONTROL DE DOCUMENTOS UNIDAD MINERA

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Control de Cambios Realizados

Se realizaron los siguientes cambios:
5.2.4 Tipo de documento - cuadro

Por Fecha Cargo/Área Firma

Elaborado Miguel Ángel Ramos 05/07/2019 Supervisor

Revisado José Antonio Justo 06/07/2019 Gerente de

Operaciones

Aprobado Alina Cartagena 06/07/2019 Gerente General

REGISTRO DE VERSIONES
Versión Fecha Prep. Rev. Aprob. Observación
00 06/17/2016 Miguel R. José A. Justo Alina Cartagena

Los documentos impresos no son controlados. Usted es responsable de verificar que tiene la última
versión.
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1. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para el control de los documentos relacionados al sistema de
transporte y/o los necesarios para asegurar la planificación y control efectivo de todos los
procesos que se relacionan con la gestión de seguridad.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todo documento interno y externo que emita la Gerencia de
PEGASUS RENT A CAR y Permisos u otras áreas referidos al Sistema de transporte en
distintas operaciones Mineras.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

3.1. Política Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Responsabilidad Social de

PEGASUS RENT A CAR.
3.2. Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional y otras medidas complementarias en
minería, D.S. Nº 055-2010-EM.

4. DEFINICIONES

4.1. Documentos Controlados: se definen, como aquellos documentos internos, externos

o que por su trascendencia o importancia deben ser controlados por bases de datos,
archivados en copia dura y digitalmente; y tienen la capacidad de variar en el tiempo o
influir dentro de las operaciones mineras. Ejemplos: procedimientos operacionales,
procedimientos administrativos, manuales, programas, planes, formularios, entre
otros.
4.2. Documentos No Controlados: se consideran documento no controlado cuando está
impreso y en tal condición se recomienda eliminar la copia después de ser usada para
evitar el uso de documentos obsoletos y está identificado como: Los documentos
impresos no son controlados.
4.3. Documentos Externos: son aquellos documentos provenientes de otras
organizaciones y cuya información es importante para los sistemas de gestión de la
organización. Estos documentos pueden ser manuales de los equipos, legislación
aplicable, normas, normas técnicas, entre otros.
4.4. Política (POL): es el documento principal del área; es el proceso y la actividad
orientada a regir las decisiones de un grupo para la consecución de sus objetivos y la
aceptación de las consecuencias en caso de incumplimiento.
4.5. Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro (PETS): son todos aquellos
procedimientos lineales o instructivos que permiten trabajar correctamente
disminuyendo la probabilidad de incidentes de trabajo; suelen elaborarse siempre de
manera muy didáctica.
4.6. Formato: documento estandarizado que dará lugar a un registro cuando sea llenado
adecuadamente.
4.7. Registro: documento que presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia
de las actividades desempeñadas.
4.8. Documento Confidencial: documentos de uso reservado y solo accesible por
personas autorizadas dentro de la unidad Minera. Sólo los autorizados son
responsable de su distribución.

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5. ESPECIFICACIONES

5.1. Generación de documentos

5.1.1. Antes de generar un nuevo documento, el propietario del documento deberá

definir el tipo de documento que requiere: procedimiento, estándar, Política,
instrucción, etc.

5.1.2.Los documentos deberán estar en formato A4, en letra Arial y preferentemente en

tamaño 10.

5.1.3.Los formatos tendrán su propia estructura. En caso de impresiones masivas de

formatos (blocks o talonarios), asegurar que se identifique el código y la versión.

5.1.4.Todos los documentos que pertenezcan al Sistema de Transporte en Minería de

PEGASUS RENT A CAR, deben de tener un encabezado de página en todas las
páginas del documento.

5.2. Diseño del encabezado

Título del documento

Logotipo

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Información de Elaboración y
codificación

5.2.1.Los documentos solo llevan encabezado y no deben de llevar ningún tipo de

marco.

5.2.2.Nombre de la empresa: PEGASUS RENT A CAR S.A.C. (formato: Arial 10,

negro, mayúsculas y en negrita).

5.2.3.Logotipo: el logotipo de la empresa tiene las siguientes dimensiones: 2.96 cm de

ancho y 0.86 cm de alto. En caso que el logotipo no se ajuste al espacio destinado,
se podrá aumentar o disminuir su tamaño, de forma proporcional y sin distorsionar
el modelo original. El logotipo no puede sufrir ningún cambio de color, forma ni
tipo de letra.

5.2.4.Tipo de documento: a efectos del Sistema de Transporte en Minería de

PEGASUS RENT A CAR, se manejarían los siguientes tipos documentos.

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Siglas Tipo de Documento

CD Control de Documentos
POL Política
MAN Manual
PL Plan de Trabajo.
RGL Reglamento
PRO Procedimiento administrativo y operacional.
PET Procedimiento escrito de trabajo
ITR Instructivo
REG Registros / Formularios
INF Informe
ANX Anexo
MTZ Matriz de evaluación

5.2.5.Código: el código del documento consta de cuatro partes (formato: Arial 8, negro,
mayúsculas y negrita).

XXX - XX - PRO - 01

Número correlativo de documento

Documento, colocar las siglas correspondientes al documento

Letra correspondiente alLetras correspondientes

tipo de al proceso
proceso (Estratégico, Claveclave
y Apoyo) y a la unidad de
operación a la que tiene alcance el documento

• Considerar que la estructura del código no contiene espacios. Además en

el nombre del archivo electrónico se debe adicionar la versión después del
código.

• Primera Parte: Tipo de Procesos y Unidad de Operación a la que aplica el

documento. La primera letra corresponde al tipo de proceso (Estratégicos
“E”, Clave “C” o Apoyo “A”). Las dos letras siguientes corresponde a la
unidad Minera al que tiene alcance el documento (JU: Mina Justa, PU:
Pucamarca).

TIPO DE PROCESO DESCRIPCION

Son denominados operativos y son propios de la actividad de
CLAVE “C” la empresa, por ejemplo, el proceso de la Gestión de
transporte, el proceso de prestación del servicio, el proceso de
soporte, etc.
Son aquellos procesos mediante los cuales la empresa
desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo,
ESTRATEGICOS “E” el proceso de planificación presupuestaria, proceso de diseño
de servicio, etc.
O de soporte son los que proporcionan los medios(recursos) y
el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan
APOYO “A” llevar a cabo, tales como proceso de formación, proceso
informático, proceso de logística, etc.

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• Segunda Parte: el proceso clave, esta corresponde a las letras de

identificación de cada uno de los procesos clave en el Modelo de Negocio.
En el caso particular de Gestión de Seguridad en el Transporte de Personal
serían las siglas: SM.
• Tercera Parte: el tipo de documento, para ello ver lo indicado en el
numeral 5.2.4.
• Cuarta Parte: la numeración es correlativa (0001, 0002, 0003, 0004 etc.)

5.2.6.Versión: número correlativo que indica las veces de actualización o modificación

del documento, se especifica de la siguiente manera: V–01 (formato: Arial 8,
negro, mayúscula y negrita).

V - 01

Versión - N° correlativo

5.2.7.Fecha de elaboración: la fecha de elaboración se indicará en el cuadro de

registros de aprobación, como parte del proceso de autorización electrónica, en
esta sección se escribirá por defecto: “Ver cuadro de aprobación - Gerencia.”
Excepto en los registros, donde no aplica por ser documentos de recolección de
datos (registro) durante la ejecución del proceso.

5.2.8.Página: página del documento, x de x, se coloca el número de página con

respecto al total de páginas del documento (formato: Arial 8, negro, minúsculas y
negrita).

1 de X

Número de Página Número Total de Páginas

NOTA: Los campos van separados por un espacio.

Según el Decreto Supremo N° 055-2010-EM, los procedimientos operacionales y

de trabajo tendrán el siguiente pie de página, con las respectivas firmas de
aprobación. Es responsabilidad del área difundir los documentos a quienes
corresponda (en su propia área y a otras áreas de ser necesario).

• Elabora: responsable del contenido del documento.

• Revisa: verifica y valida el contenido del documento.
• Aprueba: es el responsable de autorizar la difusión, el entrenamiento y
uso de los documentos que se encuentren al alcance de su
responsabilidad.

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Por Fecha Cargo/Área Firma

Elaborado

Revisado

Aprobado

5.3. Revisión y aprobación

5.3.1.Los documentos del Sistema de Gestión de seguridad en el Transporte deben ser

revisados anualmente.

5.3.2.Asimismo, podrán ser revisados cuando se presente cambios en el proceso,

condiciones de trabajo, exigencias legales, entre otros.

5.3.3.La indicación de cambios en un documento de una versión a otra se realizará:

• Cuando se elimina: […]

• Cuando se agrega: NEGRITA, CURSIVA Y SUBRAYADO.

5.3.4.Lo indicado anteriormente no aplica en los cambios de formatos, políticas,

programas, ni cuando los cambios afectan todo el documento.

5.3.5. Es responsabilidad de la Gerencia General de Pegasus Rent a Car S.A.C.,

difundir los documentos a quienes corresponda.

NOTA: Al cambiar de versión el último tiene que pasar a la carpeta de DOCUMENTOS

OBSOLETOS. (Ver en 5.6)
5.4. Archivo de documentos

5.4.1.Se debe mantener solo un archivo físico y digital de los documentos vigentes.

5.4.2.Mantener sólo un archivo físico de los documentos originales.

5.4.3.Los archivos electrónicos o versión digital serán guardados de acuerdo a la

siguiente estructura.

Fecha Documento Código de

Versión Nombre del Documento
Año Mes Día Documento
2020_01_01 CPU-SM-PRO-0001 V-01 Control de Documentos

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5.5. Distribución de documentos

5.5.1. Las versiones vigentes de los documentos estarán en un disco de la red de

Pegasus Rent a Car; las versiones impresas no son documentos controlados.

5.5.2.Cuando las personas no tengan acceso a la red de Pegasus Rent a Car S.A.C,
deberán solicitar a cualquier representante de la Gerencia la copia impresa, para
ello llenará el Registro de Entrega de Documentación.

5.6. Documentos obsoletos

5.6.1.Si Pegasus Rent a Car S.A.C., necesita conservar versiones obsoletas de

documentos, serán marcados claramente como “obsoleto”. Esto se podrá efectuar
de manera electrónica en el documento o por medio de un sello “obsoleto” en el
documento físico.

6. RESPONSABILIDADES

6.1. Gerentes

6.1.1.Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento, incluyendo la aprobación e

implementación de documentos que se generen.

6.1.2.Asegurar la comunicación de los documentos y de los cambios realizados al

personal de su responsabilidad.

6.2. Supervisores

6.2.1.Genera, se encarga de la revisión y hace seguimiento de la aprobación y difusión

final de los documentos aprobados.

6.3. Trabajadores

6.3.1.Cumplir con el presente procedimiento.

7. REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

La revisión y mejoramiento del presente documento se realizará anualmente de acuerdo a

la fecha de la última revisión del documento o antes, si las condiciones lo requieren.

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