SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

TECNICO EN ASISTENCIA DE ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVO
FICHA: 2503554

COMPETENCIA: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN

APRENDIZ: LILIANA ORTIZ MARTINEZ

INSTRUCTORA: ODALIS MERCADO ROMERO

JULIO DE 2022,
LA JAGUA DE IBIRICO, CESAR
SECCIÓN: Aquella unidad que está integrada por los papeles procedentes de una
institución, o de división administrativa importante, con una organización,
funciones y fines conocidos y delimitados.

SUBSECCIÓN: Conjunto de documentos que forman parte de las secciones.

SERIES: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

SUBSERIES: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas. La ordenación de la subseries no difiere de la ordenación de las
series; siguen los mismos lineamientos establecidos para la ordenación de la
serie.

UNIDADES DOCUMENTALES: (1) Conjunto de piezas comunes integradas

físicamente para formar una unidad distinta de las demás. (2) Elemento indivisible
de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por
varios que formen un expediente.

EXPEDIENTES: (1) Conjunto total de los documentos relacionados con un mismo

tema, asunto o persona. (2) Conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una entidad productora en el tratamiento de una misma
cuestión

UNIDADES DOCUMENTALES SIMPLES: se refiere a la unidad documental

archivística más pequeña que existe, esta unidad no puede ser dividida en más
parte de lo que ya es, son por ejemplo una fotografía, un informe, etc. No todas las
unidades documentales simples tienen que estar dentro de un expediente, pero
todos los expedientes están formados por unidades documentales simples.

UNIDADES DOCUMENTALES COMPLEJAS: Son series conformadas por

unidades documentales complejas comúnmente llamadas expedientes. Cada uno
está compuesto por varios tipos documentales diferentes entre sí, pero
relacionados en razón de un trámite determinado. Cada expediente es diferente de
otro de su misma serie y por lo general se almacenan en unidades de
conservación (carpetas) separadas; no obstante, es preciso anotar que existen
expedientes de gran volumen que se deben dividir ubicándolos en diferentes
unidades de conservación.

PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS: Los principios generales de la organización

archivística de los fondos documentales son el respeto al origen y al orden
natural de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de
los mismos.