UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ

Curso
Integrador de Administración y Negocios

INFORME III

Grupo OPTIMICE

Integrantes:
Gómez, Jenny
Huamani, Janet
Narvaez, Guadalupe
Vasquez, Grecia
Zuta, Miguel

Docente:
Carlos Alberto Barriga

2021
 ÍNDICE

I. Diagnostico Legal de la empresa .................................................................... 3

II. Estructura Institucional .................................................................................... 3

- 2.2 Organigrama Vigente: ....................................................................................... 4

- 2.2 Organigrama propuesto .................................................................................... 5
- 2.4 Descripción de las áreas: .................................................................................. 6
3 Instrumento de gestión .................................................................................... 7

- 3.1 Reglamento interno de trabajo:..................................................................... 7

- 3.2 cuadro de funciones por área y cargo: ........................................................ 8
- 3.3 Estado de situación financiera consolidado: ............................................ 11
- 3.4 Inscripción de sociedades civiles vera auditores. .................................... 12
- 3.5 Testimonios ................................................................................................... 13
4 Cultura organizacional ................................................................................... 16

- 1.Los principios culturales: ............................................................................... 17

- 2.Valores empresariales ..................................................................................... 18
- 3.Actitudes de los colaboradores ..................................................................... 18
- 5.Agenda de actividades .................................................................................... 19
- 6.Importancia de la cultura organizacional:..................................................... 19
V. Diagnóstico del canal de distribución .......................................................... 20

VI. Diagnóstico de procesos productivos de la empresa ................................ 22

VII. Diagnóstico de la tecnología utilizada y locación de las operaciones de la

empresa ........................................................................................................................ 23

- 7.1 Tecnología ..................................................................................................... 23

- 7.2 Comunicación................................................................................................ 24
- 7.3 Locación de las operaciones de la empresa ............................................. 25
VIII. Conclusiones ................................................................................................... 25

IX. Recomendaciones........................................................................................... 25

X. Aportes ............................................................................................................. 26

XI. Anexos: ............................................................................................................ 26

 I. Diagnostico Legal de la empresa

Vera Auditores y Asociados es una Sociedad Civil que pertenece a la Ley general de sociedades
dentro de la Legislación tributaria ya que forma parte del régimen MYPE Tributario.

Asimismo, para efectos del Impuesto a la Renta le aplica el decreto legislativo 1269 y su
reglamento, adicionalmente la Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento (conforme lo
permite el DL 1269), la Ley del IGV y su Reglamento, Comprobantes de pago y su Reglamento,
así como el Código Tributario.

A su vez, podemos mencionar el Régimen de Detracción - Decreto Legislativo 940 y sus

modificatorias, así como las resoluciones de superintendencia relacionadas; las Resoluciones
referidas al llevado de libros y registros para fines tributarios.

Además, en lo referente al tema Laboral contamos con la Ley de productividad y competitividad

laboral, ley de vacaciones, ley de gratificaciones, Ley de CTS, Ley 30709 y su reglamento; Ley
que prohíbe la discriminación remunerativa entre varones y mujeres, descanso por maternidad,
subsidios, entre otros.

Finalmente mencionar la Ley de modalidad formativo (ley sobre contratación de practicantes),

Ley sobre el seguro vida Ley y sus normas modificatorias, Ley de prevención y sanción del
hostigamiento sexual, Ley de inspección del trabajo y su reglamento.

II. Estructura Institucional

Optimice cuenta con una estructura lineal el cual puede ser apreciado en el organigrama que
encabeza el socio-fundador y va en sentido descendente.
El diseño organización de optimice es el siguiente:
2.2 Organigrama Vigente:

Edmundo Vera
Partner

Grecia Vasquez
Head of Administration

Sherin Terrones
Dyan Curi
Angie Zapata
Aracelli Junes
Administrative and
Administrative Secretary
Treasure Assistant

Cynthia Palacios Luis Coz Roberto Machado Andrea Hidalgo

Romell Pereda Zhindy Córdova
Audit and Assurance Consulting and Transfer Inventory and Valuation Business and Marketing
Outsourcing Manager Tax and Legal Manager
Manager Pricing Manager Manager
Manager

Oscar Canales Ricardo Espinoza

Manuel Chino José More Ítalo Piérola Adán Bravo
Quality Control Marketing and Network
Senior Jorge Vera Accountant In charge Senior Lawyer Assistant
Reviewer Assistant
IFRS Senior Consultant

Raquel Peña Fanny Salazar

Juan Quijano Christian Vásquez Karen López
Quality Control Iván Pineda Robert Borda
In charge Assistant Commercial Assistant
Coordinator Edward Palomino
Sarahí Sumoso
Consulting Assistant Accounting Analyst

Marita Santos
Lizbeth Donayre
Audit Assistant
Javier Guerra
Yennifer Menacho
José Napanga
Celia Pecho Liz Ramos
Audit Intern Andrés Guevara
Accounting Assistant

Rosa Chávez
Luis Guillen
Intern
2.2 Organigrama propuesto

¿Es necesario agregar una propuesta o se considera el que se maneja bien?

2.4 Descripción de las áreas:
3 Instrumento de gestión

3.1 Reglamento interno de trabajo:

Optimice implementó y registró en el ministerio de trabajo el reglamento interno de trabajo en

el año……, este reglamento abarca varios sectores concernientes a la organización como son
el proceso de admisión del nuevo trabajador, deberes y derechos de la empresa y los
trabajadores, entre otros.
3.2 cuadro de funciones por área y cargo:
En Optimice se le da la potestad al personal para decidir en el nombre de la empresa, es por
ello que los roles o funciones están bien definidos por cada área y cargo dentro de la
empresa.
3.3 Estado de situación financiera consolidado:
A continuación, la captura del estado consolidado financiero del año 2019, en el cual se detalla
los pasivos, patrimonio neto, ingresos, gastos y flujos de efectivo de la compañía y sus
dependientes, presentados como si se tratara de una sola entidad económica.
3.4 Inscripción de sociedades civiles vera auditores.
3.5 Testimonios
4 Cultura organizacional

Optimice mantiene una cultura organizacional favorable debido a que se centran en el cliente
por vocación de servicio, con la confianza como rasgo distintivo de sus relaciones, tanto con
sus clientes externos como con los clientes internos, de igual manera asumen un compromiso
como contraparte de la confianza entregada.

1. Los principios culturales:

a. Libertad de imagen:
Buscan que sus colaboradores se sientan libres de llevar la prenda de vestir con la cual se
sientan cómodos.

b. Asesoramos:
Conocen profundamente a sus clientes, por eso les dan la mejor asesoría.

c. Innovación:
Innovan para mejorar, siendo proactivos, adaptables y simples.

d. Jugamos Limpio:
Son un ejemplo de integridad, siempre con un comportamiento leal y sincero, además de
correcto.

e. Cuidamos:
Cuidan a sus colaboradores, porque son su talento y son conscientes que, si no lo cuidan, se
irían a otra empresa en donde los cuiden mejor.

f. Cooperamos:
Juntos como equipo, logran resultados que transcienden, se mantiene la colaboración unos con
otros y asumen riesgos responsables.

Conociendo estos valores, podemos definirlos como la manera de ser y de hacer de la empresa;
en este caso los colaboradores de OPTIMICE pertenecientes a una misma organización crean
una cultura de convivencia y desempeño dentro de la empresa. La gente que la conforma es lo
que verdaderamente hace que OPTIMICE sea la empresa que es actualmente, su espíritu de
comprensión, armonía y colaboración apoyan a la gestión.

Por otro lado, el valor más resaltante de su organización es la puntualidad, juntamente con
valores solidos que priman en el comportamiento y actuación de los colaboradores, que ayudan
a establecer mejor relación que tienen con sus clientes. Para OPTIMICE cada colaborador es
un pilar de la empresa, es por ello que mencionan a todos por nombre y apellido (ya que a todos
nos gusta que nos llamen por nuestro nombre), con esto hablamos de la confianza que brinda
la empresa, esta desde la Gerencia extendiéndose hasta los puestos operativos. Por último, su
filosofía empresarial es “La excelencia va de la mano del compromiso”.

2. Valores empresariales

(consideramos trabajar con los valores elaborados como aporte en el primer informe)
• Compromiso (Predisposición a dar lo mejor de cada uno en proyectos externos e
internos.
• Vocación de servicio al cliente. (Disposición al atender a nuestros clientes internos y
externos)
• Espíritu de equipo (Desarrollar sentido de productividad en todo el equipo para
aprovechar las oportunidades)
• Innovación y aprendizaje (Estar prestos a innovar y aprender tanto de manera
individual como colectiva)
• Transparencia (Apertura en la comunicación con todos los integrantes del equipo de
trabajo y clientes)

3. Actitudes de los colaboradores

• Pasión por los clientes

• Eficacia y gastos bajos
• Fortaleza en la ejecución
• Innovación y espíritu emprendedor
• Orientación a resultados y mirada a largo plazo
• Visión de grupo y sinergias
• Formación de equipos
• Desarrollo Sustentable

4. Protocolos empresariales
 • Equipo capacitado:
Capacitan a sus colaboradores para entregar una experiencia de adquisición de
servicios, notable a sus clientes.
• Postventa:
Garantizan la satisfacción de la compra de servicios de los clientes.
• Omnicanalidad:
Cuentan con distintos canales de venta: canales de venta tanto directa como mediante
llamadas, para ofrecer a sus clientes una experiencia consistente en todos los puntos de
contacto en los cuales pueda llegar.
• Logística y distribución:
Invierten en una red logística que asegure la disponibilidad de los servicios de forma no
solo eficaz si no también eficiente.
• Calidad:
Evalúan los servicios brindados, a fin de cubrir con los altos estándares de calidad y
condiciones ética.
• Buscan las últimas tendencias mundiales para sorprender a sus clientes con innovación
y última tecnología, y esto se verá a la hora que realizan las auditorias y consultorías.

5. Agenda de actividades

• Celebración de cumpleaños y días festivos.

• La empresa, por su aniversario (9 de setiembre) organiza una salida recreacional al año
(Full day) la jefa de administración es la encargada de este evento.
• Cena y fiesta por fin de año.
• Sorteos para los colaboradores.
• a pesar de la pandemia se han mantenido las actividades, solo que estas se han
realizado de manera virtual (Google meet).

6. Importancia de la cultura organizacional:

Como se sabe, es necesario que todo colaborador, trabaje en ambientes altamente motivadores
y participativos, donde todos se sientan valorados, para así estar motivados y que se sientan
identificados con OPTIMICE, todo esto unido a la capacidad directiva. Es por ello que
 realizamos una encuesta a los colaboradores, con el fin de evaluar la cultura organizacional.
Esto definirá las estructuras, sistemas y estrategias de OPTIMICE, generando una conducta
positiva entre las personas que colaboran con ellos. Una correcta aplicación de la cultura
organizacional crea así una identidad propia de la empresa y esto permite a los colaboradores
trabajar con estrategias, aumentando así los niveles de productividad en ellos, de esta manera
la empresa proyecta una buena imagen, para lograr ser reconocida positivamente dentro y fuera
de su entorno.

(ANEXAMOS ENCUESTA)

V. Diagnóstico del canal de distribución

La empresa Optimice sigue el siguiente plan de acción según el tipo de servicio con el fin de
buscar un primer contacto con los clientes y conseguir citas claves para el desarrollo de la
propuesta del servicio:

Para Auditoria y Aseguramiento el plan se realiza en los meses de agosto, septiembre, octubre,
noviembre, diciembre, enero y febrero.

➢ Llamar y contactar a clientes antiguos para renovar campaña.

➢ Llamar a la base comercial para conseguir citas y nuevos clientes.
➢ Crear campañas en Google Ads y Linklnd Ads.
➢ Realizar campañas de email marketing.
➢ Realizar Seminarios Webs con temas relevantes.
➢ Publicar contenido en RR.SS contenido relacionado al servicio.
➢ Buscar servicios en Contraloría.

Para Inventario y Valorizaciones el plan se realiza en los meses de octubre, noviembre y

diciembre y enero.

➢ Llamar y contactar a clientes antiguos para renovar campaña.

➢ Llamar a la base comercial para conseguir citas y nuevos clientes.
➢ Crear campañas en Google Ads y Linklnd Ads.
➢ Realizar campañas de email marketing.
➢ Realizar Seminarios Webs con temas relevantes.
➢ Publicar contenido en RR. SS contenido relacionado al servicio
➢ Revisar la OSCE
Para los Precios de Transferencias el plan se realiza en los meses de mayo, junio, julio,
septiembre y octubre.

➢ Llamar y contactar a clientes antiguos para renovar campaña.

➢ Llamar a la base comercial para conseguir citas y nuevos clientes.
➢ Crear campañas en Google Ads y Linklnd Ads.
➢ Realizar campañas de email marketing.
➢ Realizar Seminarios Webs con temas relevantes.
➢ Publicar contenido en RR.SS contenido relacionado al servicio.

Para Outsourcing el plan se realiza todo el año.

➢ Llamar y contactar a clientes antiguos para renovar campaña.

➢ Llamar a la base comercial para conseguir citas y nuevos clientes.
➢ Realizar campañas de email marketing.
➢ Realizar Seminarios Webs con temas relevantes.
➢ Publicar contenido en RR. SS contenido relacionado al servicio.

Para Prevención de Lavado de Activos el plan se realiza los meses de septiembre, octubre,
noviembre y diciembre.

➢ Llamar y contactar a clientes antiguos para renovar campaña.

➢ Llamar a la base comercial para conseguir citas y nuevos clientes.
➢ Realizar campañas de email marketing.
➢ Realizar Seminarios Webs con temas relevantes.
➢ Publicar contenido en RR. SS contenido relacionado al servicio.

Para Legal Laboral el plan se realiza todo el año.

➢ Llamar y contactar a clientes antiguos para renovar campaña.

➢ Llamar a la base comercial para conseguir citas y nuevos clientes.
➢ Realizar campañas de email marketing.
➢ Promocionar el servicio a través de las reuniones comerciales.

Para Legal Societario el plan se realiza todo el año.

➢ Llamar y contactar a clientes antiguos para renovar campaña.

➢ Llamar a la base comercial para conseguir citas y nuevos clientes.
➢ Realizar campañas de email marketing.
➢ Promocionar el servicio a través de las reuniones comerciales
 Para Legal –Tributario el plan se realiza a inicio y fin de año.

➢ Llamar y contactar a clientes antiguos para renovar campaña.

➢ Llamar a la base comercial para conseguir citas y nuevos clientes.
➢ Crear campañas en Google Ads y Linklnd Ads.
➢ Realizar campañas de email marketing.
➢ Realizar Seminarios Webs con temas relevantes.
➢ Publicar contenido en RR. SS contenido relacionado al servicio

Para Consultoría el plan se realiza todo el año.

➢ Llamar y contactar a clientes antiguos para renovar campaña.

➢ Llamar a la base comercial para conseguir citas y nuevos clientes.
➢ Realizar campañas de email marketing.

VI. Diagnóstico de procesos productivos de la empresa

Los procesos organizacionales con los que maneja la empresa son los siguientes:

Como
aporte,

proponemos uno con rutas variadas a fin de mejorar los procesos y hacerlo aún más práctico,
el cual lo plasmamos en el siguiente flujograma:
VII. Diagnóstico de la tecnología utilizada y locación de las operaciones de la empresa

7.1 Tecnología

➢ Bidassoa: Inventarios físicos, documentación, conciliación contable y análisis del ajuste,

procedimientos de control, capitalización de obras en curso, tasación, sistema de gestión
de activos fijos.
➢ Thomson Reuters OneSource: solución para Precios de transferencia, base de datos,
entre otros.
➢ Siscont: sistema contable y financiero.
➢ Office 365: sistema integrado de Microsoft.
7.2 Comunicación

➢ Microsoft Teams: Chat, Llamadas telefónicas, videollamadas, calendario, OneNote,

Onedrive, Planner, entre otros.
➢ Zoho Mail: Matriz de correo electrónico.
➢ Zoom: Videoconferencias, webinar, entre otros.
7.3 Locación de las operaciones de la empresa

Av. Sánchez Carrión 615, Jesús María.

VIII. Conclusiones

• Se identifica que la empresa cuenta con un reglamento interno de trabajo.

• Los trabajadores conocen muy bien sus funciones de acuerdo con el área en el
que se desenvuelven, pero no tienen un manual que detalle paso a paso sus
funciones.
• Consideramos que el diagnostico de procesos es eficiente, pero decidimos darle
aun mayor detalle para poder hacerlo eficaz del todo.

IX. Recomendaciones

• Se recomienda regularizar este reglamento interno de trabajo frente al ministerio

de trabajo y promoción del empleo, como una forma de sustentar algún suceso como
por ejemplo una amonestación, suspensión o acoso sexual.
 • Se recomienda que el responsable de cada área presente mensualmente
indicadores de gestión de trabajos que realiza el personal a su cargo, de esa
manera monitorear que se esté cumpliendo con las funciones establecidas.

X. Aportes

Con respecto al punto 4, cultura organizacional

• Se sugiere que el asistente del área administrativa, actualice mensualmente el
calendario de cumpleaños y fechas festivas, dado que a la fecha lo actualizan
trimestralmente.
• Se sugiere que las salidas recreacionales sean semestrales en la cual se pueda
premiar a los mejores colaboradores según áreas, con el fin de generar mayor
integración, entre el colaborador y la empresa.
• Se sugiere implementar el uso de uniformes de trabajo, ya que generan marca
corporativa, uniformidad, crea identidad, esto le permite a la empresa estar en mejor
control de la imagen de sus colaboradores.

Con respecto al punto 3, instrumentos de gestión

• En vista al análisis realizado al reglamento interno de trabajo, sugerimos como
aporte implementar un nuevo reglamento enfocado en la Seguridad y Salud en el
trabajo, en el cual se pueda encontrar información de qué hacer en caso de
emergencia, como incendios, sismos, primeros auxilios, así como la seguridad en las
actividades administrativas de oficina.
• Como aporte sugerimos que se implemente un procedimiento, a modo
de instructivo en el que cada área detalle sus actividades, se indique fecha de
ingreso del trabajo y se mencione a los responsables de cada proceso.

XI. Anexos:

Encuesta realizada a los colaboradores de OPTIMICE

Para evaluar la cultura organizacional de la empresa.
Las respuestas de los colaboradores: