POSTGRADOSUVUVM

OSTGRADOS
RADOS
GRADOSUVMUVM
M POPOSTGRADOS
STGRADOS UVMUVM

POPOSTGRA
STGRAD

INFORMACIÓN DOCUMENTADA.

DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTO Y REGISTRO

Yoly Castellano Materan

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En las Normas ISO el término “información documentada” es usado de forma general para
contener dos términos claves que son ¨Documento y Registro¨. Con el fin de identificarlos dentro
de los procesos de la organización y así poder gestionarlos adecuadamente, se hace necesario
conocer como diferenciarlos. A continuación, se presentan las diferentes maneras de hacerlo:

• Los “documentos” son definidos en las normas ISO como ¨mantener información documentada¨,
mientras que los “registros” son descritos como ¨conservar información documentada¨
• Todos los documentos no son necesariamente registros, pero todos los registros son un tipo
especial de documentos.
• Los “documentos” son usados como documentación de apoyo y pueden constar de ejemplares
múltiples, mientras que los “registros” son documentos que deben archivarse y son ejemplares
únicos.
• Un “documento” contiene información necesaria para describir las actividades dentro de los
procesos como, por ejemplo: Manuales, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, etc., mientras
que el “registro” es un formato con información que describe lo realizado en los procesos.
• Un “documento”, que no sea registro, menciona como llevar a cabo una actividad en los
diferentes niveles de la organización, mientras que un “registro” menciona como se llevó a cabo
una actividad, como se controló y/o los resultados generados.
• Los “documentos” están sujetos a cambios en el tiempo, generalmente requieren de una nueva
versión, mientras que los “registros” son evidencias fidedignas de la actividad desarrollada y sus
resultados, requieren de identificación y fecha, y no están sujetos a cambios.
• Los “documentos” orientan hacia el cumplimiento de requisitos contractuales, mientras que los
“registros” son la evidencia del cumplimiento de los requisitos.
• Los “documentos” son aprobados, publicados y distribuidos por la Dirección de la organización o
por los responsables del sistema documental, mientras que los “registros” se generan y aprueban
después de realizada la actividad, por cualquier persona que lo haya generado.
• El “documento”, que no sea registro, está activo y se mantiene activo, mientras que un “registro”
es un documento inactivo y con una vida útil definida.
• Los “documentos” se archivan como único ejemplar (normalmente el original) puede ser en
físico o digital, mientras que los “registros” se archivan por un período determinado, algunos
son permanentes y dependiendo del tiempo de conservación, se eliminan o destruyen
• Por lo general, el período de conservación de los documentos, no se menciona porque son de
uso directo, mientras que el tiempo de retención de los registros si se puede establecer.

Al estar claramente identificadas las diferencias entre documento y registro, la gestión documental de
ambos tipos de ¨información documentada¨ se logra ejecutar exitosamente, con una visión acorde a las
necesidades tanto de los Sistemas de Gestión implementados, como a las necesidades claves del negocio,
y al cumplimiento de los requerimientos legales y reglamentarios de la organización.