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El Entorno en el que Operan los Proyectos
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Índice
Objetivos
• Conocer el entorno, tanto interno como externo, en el que operan los proyectos para
identificar los factores favorables o desfavorables que puedieran impactar al
proyecto.
1 Descripción General
Los proyectos operan en entornos, tanto internos como externos, que pueden influir en
Los proyectos operan en entorno, internos y
externos, que pueden generar un impacto ellos. Resulta crítico para el éxito del proyecto identificar las influencias que pudieran
favorable o desfavorable. generar un impacto favorable o desfavorable en el devenir del proyecto.
Factores Activos de
Ambientales Procesos de la
de la Empresa Organización
1
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 37.
2
El PMBOK® Guide – Sixth Edition sigue siendo una guía vigente que complementa a la nueva version El
PMBOK® Guide – Seventh Edition que se encuentra como anexo en PMIstandards+.
Las influencias a la que se puede ver sometido un proyecto son las siguientes:
Hacen referencia a factores que NO están bajo el control del equipo del proyecto y que
pueden influir, restringir o dirigir el proyecto. A tener en cuenta:
* Emplazamiento de fábricas.
Infraestructura:
* Hardware informático.
* Equipamiento.
* Canales de telecomunicaciones.
Software informático.
Disponibilidad de recursos:
* Restricciones contractuales.
Condiciones de mercado:
* Competidores.
* Participación en el mercado.
* Reconocimiento de marca.
* Clima político.
Restricciones legales:
* Protección de datos.
* Conducta de negocio.
* Estudios comparativos.
Investigaciones académicas.
Consideraciones financieras:
* Cambio de divisas.
* Condiciones de trabajo.
* Condiciones climáticas.
Los procesos y procedimientos de la organización pueden incluir, entre otros, los siguientes:
Inicio y Planificación
* Métricas de trazabilidad.
Cierre
* Transferencia de conocimientos.
* Cierre de contratos.
Datos históricos.
4 Sistemas Organizacionales
Los proyectos operan en entornos con restricciones impuestas por la propia organización
como, por ejemplo, su estructura organizacional y el marco de gobernanza definido. El
Director del Proyecto debe entender estos entornos para comprender e identificar de
dónde proviene la autoridad o ante quién se rinde cuentas dentro de la organización.
Seún A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK®3 Guide) - Sixth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2017 del Project Management Institute (PMI) ® 4, que se
encuentra como anexo de PMIstandards+5, define sistema como “un conjunto de diversos
componentes que juntos pueden producir resultados que los componentes individuales no
pueden producir por sí solos”6
1. Elementos de gestión.
2. Marcos de gobernanza.
La interacción de los diferentes componentes del sistema ofrece como resultado las
capacidades y la cultura de la organización. Generalmente, los sistemas son responsabilidad
de la dirección de la organización. Hay que tener en cuenta los siguientes principios:
3
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
4
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
5
El PMBOK® Guide – Sixth Edition sigue siendo una guía vigente que complementa a la nueva version El PMBOK®
Guide – Seventh Edition que se encuentra como anexo en PMIstandards+.
6
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Sixth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 42.
Según PMBOK®7 Guide 6th que se encuentra como anexo de PMIstandards+8, “Los elementos
de gestión son los componentes que comprenden las funciones o principios clave de la
dirección general de la organización”9.
* Disciplina de acción
* Unidad de mando
* Unidad de dirección
7
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
8
El PMBOK® Guide – Sixth Edition sigue siendo una guía vigente que complementa a la nueva version El PMBOK®
Guide – Seventh Edition que se encuentra como anexo en PMIstandards+.
9
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, ( PMBOK ® Guide) – Sixth
Edition, Project Management Institute, Inc., 2017, Page 44.
* Moral óptima
Reglas
Políticas
Procedimientos
Normas
Relaciones
Sistemas
Procesos
“La gobernanza es el marco dentro del cual se ejerce la autoridad en las organizaciones”.
Dicho marco influye, entre otras, en los siguientes aspectos:
• Se optimiza el desempeño.
No existe una única estructura aplicable a todas las organizaciones por igual . La
No existe un tipo de estructura mejor que estructura de una organización es el resultado de una multitud de variables que pueden
otra o una única estructura que sea
implicar un nivel de importancia diferente que es necesario analizar. Los factores a
aplicable a toda organización
considerar para seleccionar una estructura organizacional incluyen, entre otros, los
siguientes:
* Capacidades de especialización
* Capacidades de delegación
* Asignación de responsabilidades
* Eficiencia en el desempeño
* Consideraciones de costos
* Ubicaciones físicas
* Sistema de comunicaciones
Organización Funcional
Estructura Matricial
El rol del Director del Proyecto será muy diferente en cuanto a su autoridad, capacidad
de decisión y disponibilidad sobre los recursos dependiendo si la estructura es matricial
débil, balanceada o fuerte. El director podría no tener ninguna autoridad (como un
facilitador de proyectos) o tener una alta autoridad.
Alguna de las características que muestra este tipo de estructura son las siguientes:
Alguna de las características asociadas a este tipo de estructura son las siguientes:
Estructura Virtual
Alguna de las características asociadas a este tipo de estructura son las siguientes:
Estructura Híbrida
Alguna de las características asociadas a este tipo de estructura son las siguientes:
Alguna de las características asicadas a este tipo de estructura son las siguientes:
Según PMBOK ®10 Guide “Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una estructura de
la organización que estandariza los procesos de gobernanza relacionados con el proyecto
y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas” 11.
La responsabilidad y autoridad de una PMO puede ser muy diversa, desde lo más simple,
como proporcionar información y datos históricos, hasta dirigir directamente uno o más
proyectos.
Existen muchos tipos de PMO y hay mucha información al respecto, dependiendo del
Una PMO es la unidad interna de la
organización que se encarga de “poner
autor o del enfoque de dirección de proyectos consultado, podría identificarse una gran
orden” a las prácticas de dirección de
proyectos
10
PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
11
Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK ® Guide) –
Seventh Edition, Project Management Institute, Inc., 2021, Page 211.
1. De apoyo:
a. Desempeña más que otra cosa un rol consultivo.
b. Suministra plantillas, mejores prácticas y acceso a la información y lecciones
aprendidas de proyectos pasados.
c. Sirve de repositorio de información.
d. Ejerce un grado de control reducido.
2. De control:
a. Proporciona soporte y, además, puede exigir el cumplimiento de políticas
como, por ejemplo:
i. Adopción de metodologías de dirección de proyectos.
ii. Uso de plantillas y documentos estandarizados.
iii. Uso de determinadas herramientas.
iv. Alineamiento con la política de la organización.
b. Ejerce un grado de control moderado.
3. De dirección:
a. Pueden dirigir proyectos directamente.
b. Los directores de proyectos son designados por esta PMO y rinden cuentas
ante ella.
c. Ejerce un grado de control elevado.
* Hace recomendaciones
5 Conclusiones
• El Director del Proyecto tiene que ser consciente del entorno interno y externo
en el que se desarrollan los proyectos para identificar los factores que puedan
influir, positiva o negativamente, en los mismos.