EMPRESAS PUBLICAS DEL MUNICIPIO DE EL SANTUARIO E.S.

P Código: GF-PRO-01
PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN y RECAUDO DE LOS
Versión: XX. X/03/2021
SERVICIOS OFERTADOS
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Facturación y recaudo de los servicios públicos de Acueducto, alcantarillado, Aseo y demás

OBJETIVO
productos o servicios que tengan que ver con la labor misional de la entidad.

Ingresar las respectivas tarifas, fechas, consumos, novedades y verificación antes de liquidar el
ALCANCE servicio de Acueducto, Alcantarillado, Aseo y demás productos o servicios ofrecidos por la
entidad.
RESPONSABLE Técnico en Facturación
Humanos: Personal Administrativo
RECURSOS Físicos: Infraestructura física y equipos, sistemas de información.

1. GENERALIDADES
 Controlar y realizar el proceso de facturación y recaudo de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo,
transfiriendo a la base de datos de la Empresa los consumos y novedades mensuales detectadas expidiendo la
facturación en las fechas indicadas y cargando oportunamente en el sistema los pagos realizados por los clientes
y reportados por las empresas recaudadoras.
 Tramite de solicitudes e inconsistencias en el proceso de facturación
 Realizar los ajustes a las desviaciones presentadas durante el recorrido de lecturas de facturación.

2. GLOSARIO

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

El potencial usuario o suscriptor reclama el formato de
Técnico Atención al
Consulta de Matriculas inscripción y trámite para la Factibilidad y disponibilidad
1. Usuario-Técnico
nuevas de servicios públicos (CO-FOR-03 versión 4
Facturación
10/09/2020) disponible en atención al usuario.
Revisión de Recibida la solicitud, se verifican los datos del potencial
Técnico Atención al
cumplimiento de suscriptor con el fin de que no se presenten deudas o
2. Usuario-Técnico
requisitos mínimos del pagos con vencimientos por cualquier concepto en la
Facturación
solicitante entidad.
Previo cumplimiento de los requisitos, el Visto Bueno del
Ingreso de nuevos STO y recibida la orden de conexión entregada por los
Subgerente Operativo
3. suscriptores en la Base fontaneros, se realiza el ingreso del suscriptor con su
Técnico Facturación
de Datos respectiva parametrización en el sistema a un tiempo no
superior a los 40 días después de la fecha de radicación.
Activación en el sistema Al tener la base de datos en el sistema se procede a la
4. de conexiones o activación de los servicios que el usuario haya solicitado Técnico Facturación
instalaciones nuevas a través de formato (CO-FOR-03 versión 4 10/09/2020).
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No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Al tener el usuario activado, se procede a ingresar los
Ingreso de cobros a cobros correspondientes a las matriculas de acuerdo a las
5. facturar de las matriculas indicaciones que reportan los fontaneros en el formato Técnico Facturación
nuevas (CO-FOR-01 versión 6 10/09/2020)

Ingreso por otros conceptos: consta de aquellos servicios

complementarios tales como, venta e instalación de
Ingreso de novedades de medidores, tapas, llaves, suspensión, reconexión del
6. Técnico Facturación
facturación servicio y abono orgánico, el cual se factura a través del
aplicativo Saimyr y las tarifas son definidas por el STO.

El operario recolector de residuos, mes a mes a través de

una planilla-usuario (GF-FOR-03 versión 5-10-03-2016),
nos reportan las cantidades de residuos que recogen por
usuario.
Al finalizar el mes o los primeros días del mes siguiente,
entregan estas planillas; se suman las cantidades que
reportan y estas se convierten a toneladas.
Operario recolector de
Liquidación de aforos de Esta información se carga a una planilla en Excel, la cual
7 residuos
servicios de aseo contiene: usuario, dirección, código, uso, entre otros; se
Técnico Facturación
pasan los cálculos que se generan de acuerdo a las
toneladas como los cargos fijos y variables a otra planilla,
en donde están todos los valores de las tarifas aprobadas
para el mes en vigencia.
Cuando se tiene la información se hace un archivo plano
y este se carga al sistema de SAIMYR.

El usuario realiza la solicitud de instalación del

macromedidor, para las zonas comunes generalmente de
edificios, junto con la de los micromedidores. El formato
utilizado (CO-FOR-03 versión 4 10/09/2020),
adjuntando fotocopia de la cédula de ciudadanía,
impuesto predial y autorización de secretaria de
Planeación y Vivienda; desde facturación se verifica que
Tratamiento de esté a paz y salvo, tanto la dirección como el solicitante. Técnico Atención al
suscriptores en Propiedad Desde atención al usuario se le asigna # de radicado y se Usuario-Técnico
8.
Horizontal entrega a la STO para la verificación y recomendaciones Facturación
(Macromedidores) de las conexiones de acueducto y alcantarillado, una vez Personal operativo
este verificado, el STO entrega firmados los registros a
atención al usuario, donde se hace la orden de trabajo en
el formato (CO-FOR 01 versión 6 10/09/2020) el tiempo
de respuesta es de 40 días a partir de la fecha de radicado,
Al estar culminados estos trabajos se procede a asignarle
un código como usuario y la respectiva parametrización
en el sistema.
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El usuario se acerca a la oficina a informar que su
Técnico Facturación
vivienda se encuentra vacía, se realizar el reporte de
Lotes e inmuebles Auxiliar administrativo
9. visita (CO-FOR-01 versión 6 10/09/2020)), y al tener la
inactivos o desocupados Lector
certeza de que éste, está vacío se actualiza en el sistema
aplicando la novedad correspondiente.
La facturación de los servicios da inicio de acuerdo a los
recorridos de lecturas que realizan los funcionarios
responsables, de acuerdo a lo establecido en el Contrato
de Condiciones Uniformes.
Teniendo en cuenta los siguientes parámetros, en los
servicios:
Acueducto: el cobro se realizará dependiendo de los
consumos encontrados durante el recorrido de lecturas y
las tarifas de acuerdo al modelo tarifario aprobado por la
junta directiva y la CRA.
Alcantarillado: este cobro está asociado al consumo en
m3 de agua potable y las tarifas de acuerdo al modelo
tarifario aprobado por la junta directiva y la CRA.
Aseo: Este cobro será de acuerdo al Costo Fijo esto
Grabación de tarifas de
depende de: (costo de comercialización, costo de
Acueducto,
limpieza urbana por suscriptor y costo de barrido y
10 Alcantarillado y Aseo Técnico Facturación
limpieza por suscriptor) y Costo Variable esto depende
(teniendo en cuenta la
de: (costo de recolección y transporte, costo de
tarifa a aplicar)
disposición final y costo de lixiviado).
Los cobros se realizan a la siguiente clasificación: No
residencial categoría uno: aquellos que tienen una
producción de residuos entre 0.01 y 0.50 m3
No residenciales categorías dos: aquellos usuarios que
tienen una producción de residuos entre 0.51 y 0.99 m3
No residenciales grandes productores categoría uno:
aquellos usuarios que tienen una producción de residuos
entre 1 y 6 m3
No residenciales grandes productores categoría dos:
aquellos usuarios que tienen una producción de residuos
entre 6.1 m3 en adelante.
En los tres (3) servicios se tendrá en cuenta el subsidio y
contribución establecido por el Concejo Municipal.
A medida que los auxiliares administrativos lectores van
cargando la información al sistema, se van realizando las
11 Revisión de lecturas Técnico Facturación
revisiones correspondientes a errores de lecturas ó la no
lectura de algún medidor.
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Al tener estas revisiones culminadas se realiza la reunión, Subgerente
en la cual se dan las recomendaciones generales que Técnico Facturación
tienen que ver con el proceso, de acuerdo a las quejas y Auxiliar administrativo
Reunión de pre
12 reclamos de los usuarios durante el periodo de Lector
facturación
facturación anterior, al igual que los dan el reporte de los Técnica administrativa,
consumos altos o las novedades a que dieron lugar. Atención al usuario y
gestión documental
Aprobación y Generación de factura mediante el software
13 Liquidación definitiva establecido por la entidad, Técnico Facturación

Generación de informes Inmediatamente termina el proceso de facturación se

14 para pagos PSE y vía genera un archivo y se envía por E-mail, al banco para la Técnico Facturación
baloto activación del proceso de recaudo.
Envío de E-mail, clasificado por rutas para su respectiva
impresión. Técnico Facturación
Impresión, organización Filtrar facturas de acuerdo a solicitudes de usuarios y Auxiliar administrativo
15
y asignación de rutas anexar carta por alguna notificación de parte de la Lector
empresa para el usuario.

Distribución en físico a usuarios con el personal de la Auxiliar administrativo

Entrega de facturas a entidad, esta se realiza en 4 días y medio.
16 Lector
lectores

Una vez se liquida la facturación, se genera un informe

Generación de informes en el que contiene: suscriptores, subsidios, tarifas, m3
17 Técnico Facturación
SUI facturados y se le envía al asesor de tarifas a través de E-
mail.
Se realiza copia de seguridad del sistema, por parte de
Copia de seguridad de Saimyr, los viernes cada 8 días en las horas de la tarde y Técnico en sistemas
18
cierre por parte de la empresa cada 15 días. Técnico de Saimyr

4. PUNTOS DE CONTROL
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ACCIÓN A
TOMAR
CRITERIO (SI NO REGISTRO
QUE SE ACTIVIDAD
COMO SE DE CUMPLE DE LA RESPONSABLE
CONTROL DONDE SE
CONTROLA ACEPTACI CRITERIO ACCIÓN DEL CONTROL
A CONTROLA
ÓN DE TOMADA
ACEPTACI
ÓN)
Identificando Reunión
La lectura de los consumos mensual
Reprogramar Acta de la Técnico
los Consumos altos altos, a través
nueva reunión reunión Facturación
medidores de un reporte
generado
Corroborando
Conteo y filtro
el registro de
Recepción de de acuerdo a lo Se imprime Registro en
Entrega de acuerdo al Técnico
las facturas solicitado por nuevamente la archivo de
facturas listado que se Facturación
impresas usuarios factura copias facturas
saca para el
específicos
mes
Se hace la
En el formato
investigación
(GF-FOR-16
Archivos GF-FOR-16 que
Realizando el Recaudo Diario
planos que Recaudo Diario corresponde Técnico
Recaudo cargue al Facturación
envían los Facturación (saldos a Facturación
sistema SEB 2017 V02) se
bancos 2017 V02 favor) o se
deja la
hace el cargue
observación
manual

5. INDICADORES

DESCRIPCIÓ ESCALA FUENTE DE

NOMBR MET FRECUENC RESPONSAB
NY FORMULA INFORMACI
E A Límites IA LE
OBJETIVO ÓN
Medir la Modulo de
capacidad del Servicios
Recaudo del
Eficiencia recaudo sobre públicos y
periodo/valor
en el los ingresos formato GF- Tecnico en
total de 70% Mensual
recaudo facturado en el FOR-16 facturación
facturación del
periodo de recaudo diario
periodo
prestación de facturación
servicio 2017 v02
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NOMBR DESCRIPCIÓ MET ESCALA FUENTE DE FRECUENC RESPONSAB

FORMULA
E NY A Límites INFORMACI IA LE
OBJETIVO
Identificar el ÓN
cumplimiento
Cumplir
de la entrega de
con la Entrega de
facturas del
distribuci copias de Modulo de
periodo y Tecnico en
ón de facturas/cantida 100% Servicios mensual
asegurar la facturación
facturas a d de facturas públicos
integridad de
los impresas
los datos que
usuarios
allí se ven
reflejados

6. NOTAS DE CAMBIO

Versión inicial o Versión

Descripción del cambio Fecha de aprobación
anterior final

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Subgerente Administrativo y Financiero Coordinadora Calidad Gerente