GC-PR-01 Versión: 15

GESTIÓN DE COMPRAS Fecha de Vvigencia:

30-Ene-2020
OBJETIVO: Garantizar la adquisición de los productos y/o de servicios requeridos por la organización, cumpliendo con los requerimientos del usuario.
ENTRADA: Solicitud de compra en el ERP para ser aprobada por la Gerencia Financiera.

¿Es un activo
NO 3
fijo?

SI
1
1. Verificar 4. Gestionar la 5. Informar al 8 1 2
existencia de lo ¿Elemento
cesión del elemento administrador de
requerido en el con el área (gerente)
aprobado para SI
inventarios del
2 23. Seleccionar A
cesión? Proveedor
inventario encargada cambio del activo
1
USUARIO

NO
3
4
8. Consultar con el
21. Solicitar
área contable el ¿Activo fijo 10. Generar solicitud ¿Compra
SI NO cotización de la 7
código del Producto/ creado? de compra especializada?
compra solicitada
Servicio
ERP ERP 3
COMPRA FINALIZADA, ENTREGA DE 28. Verificar compra
NO ELEMENTOS AL SOLICITANTE O vs. criterios de
SI
USUARIO aceptación
3
18. Solicitar al área 11. Elaborar el RFP
de inventarios la del documento y 12. Asignar
creación del código ¿Requiere comité
enviarlo al área de supervisor para la NO 6
compras para compra y contrato de compras?
cotización
ASISTENTE
CONTABLE

9. Indicar al usuario
el código del
producto que debe SI
usar, o la no
existencia de este.
ADMINISTRATIVO
Y FINANCIERO O

FINANCIERO

¿Solicitud de
DIRECTOR
GERENTE

SOLICITUD
compra NO
CANCELADA
aprobada?

SI

COMPRA ESPECIALIZADA
6
24. Solicitar 5 5
15. Enviar orden de
documentación a 12. Gestionar
compra
7 proveedor reunión con el
1 comité de compras
LÍDER DE COMPRAS

22. Cotizar según 2

solicitud de compra
27. Asignar solicitud
25. Validar de 26. Crear proveedor 13. Generar orden de
1 2 al área financiera
NO documentación en Dynamics compra o Contrato
para aprobación
ERP
ERP
¿Requiere comité
NO 8 GJ-PR-01
de compras? LEGALIZACION DE ¿Requiere
SI
¿Los CONTRATOS Contrato?
documentos se PROVEEDORES
SI SI
encuentran
completos? NO
5

14. Gestionar
compra con el
Proveedor

8
JEFE DE INVENTARIOS

¿Qué tipo de
2. Verificar la 19. Crear el código 20. Informar al
17. Informar al usuario creación del 4 compra es?
existencia de los ¿Hay existencia? NO 3 Del producto
usuario código del producto
ítems consultados

ACTIVOS FIJOS
ASEO Y CAFETERIA
SI

2
3. Indicar al usuario el INGENIERÍA DE SW
centro de costo al que 6.Informar al auxiliar
ACTIVO FIJO CON CAMBIO
está asignado(s) los contable el cambio 7. Generar acta de
elementos y 1 DE CENTRO DE COSTO Y/O
de centro de costo o entrega del activo
características/ PROYECTO
condiciones proyecto del activo
INVENTARIOS
AUXILIAR DE

4
IN-PR-01
16. Recibir compra y PROCEDIMIENTO COMPRA FINALIZADA, ENTREGA
verificar vs orden de RECEPCIÓN Y DE ELEMENTOS AL
compra enviada ENTREGA DE SOLICITANTE O USUARIO
ELEMENTOS
ASIGNADO A LA
COORDINADOR

COMPRA O AL
SUPERVISOR
TECNICOS /

CONTRATO
SERVICIOS

4
COMPRA FINALIZADA, ENTREGA DE 28. Verificar compra
ELEMENTOS AL SOLICITANTE O vs. criterios de
USUARIO aceptación
SALIDAS

Compra finalizada, Entrega de elementos al solicitante o usuario – Todos los proyectos y áreas – GC-PR-03 Pago Facturación Proveedores
CONVENCIONES

4 Orden de Compra
1 GC-FM-26 Selección de Proveedores
1 GC-MA-01 Manual Gestión de Proveedores
2 5 GC-FM-33 Acta para comité de compras
GC-FM-02 Solicitud de información de los proveedores
2 GC-PT-01 Políticas de Gestión y Comité de Compras
3 GC-FM-10 RFP
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GESTIÓN DE COMPRAS Fecha de Vvigencia:
30-Ene-2020
OBJETIVO: Garantizar la adquisición de los productos y/o de servicios requeridos por la organización, cumpliendo con los requerimientos del usuario.

ENTRADAS: Evaluación y Re-evaluación de Proveedores

7 8 8
PRODUCTO O SERVICIO
1. Complementar ¿Proveedor 5. Enviar resultados 6. Actualizar ACEPTADO, RECIBIDO E
A evaluación del aprobó la Si de la evaluación al Seguimiento de IMPLEMENTADO, BD
proveedor evaluación? proveedor proveedores PROVEEDORES
1 1 ACTUALIZADA
LÍDER DE COMPRAS

No Si

7
2. Informar al
¿Proveedor
proveedor el 3. Enviar a proveedor a 7.Implementar plan de
aprobó re-
resultados de la re-evaluación evaluación? mejora
evaluación
1 1
BASE DATOS
¿Se han PROVEEDORES
NO
No completado 3 re- No ACTUALIZADA
evaluciones?

¿La decisión 5
Si 4. Informar al usuario. tomada es 8. Eliminar proveedor
SI
prescindir del de la base de datos
proveedor?
COMITÉ DE
RIESGOS Y

COMPRAS
USUARIO/

CALIDAD/

10. Informar a
9. Estudiar caso y
compras decisión
Tomar decisión
tomada
SALIDAS

Producto o servicio aceptado, recibido e implementado, BD proveedores actualizada, Proveedor evaluado y re-evaluado.
CONVENCIONES

5 Base de datos Proveedores 1 GC-MA-01 Manual Gestión de Proveedores

7 GC-FM-09 Formato de evaluación y reevaluación de proveedores

8 GC-FM-23 Seguimiento evaluación de proveedores

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GESTIÓN DE COMPRAS Fecha de Vvigencia:
30-Ene-2020
ACTIVIDADES TRANSVERSALES A TODO EL PROCEDIMIENTO

Actividad No. 4 Gestionar la cesión del elemento con el área (gerente) encargada: El usuario debe tramitar la cesión del activo con el área que lo
tiene a cargo.
Nota: La única situación que impide el que se lleve a cabo la cesión del activo es que el área que lo tiene a cargo tenga previsto hacer uso de este para
un proyecto en especifico, de lo contrario deberá cederlo. En caso de que el encargado inicial del activo requiera de este para emplearlo en un proyecto,
el activo debe ser devuelto por el área a la que fue cedido y esta deberá realizar la compra del mismo.

Actividad No. 10 Generar Solicitud de Compra. El Usuario o área es responsable de crear la solicitud con el código suministrado por Inventarios o el
área de contabilidad.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Nota: Para los casos en donde la solicitud refiere a un activo fijo hay que tener en cuenta la destinación de estas compras; ya que la compañía maneja
cinco tipos de activos y cada uno tiene tratamiento diferente, estos tipos son:

· Activos fijos propios de la compañía

· Inventarios (equipos que son para la venta)
· Pre-operativos (proyectos en investigación y concesión Cundinamarca. Biométricos, circulemos 2)
· Mandato ( compras en calidad de préstamo para uniones y consorcios)
· Gasto (corresponde a compras inferiores a 50 UVT)

Actividad No. 18 Solicitar al área de inventarios la creación del código. El usuario debe solicitar mediante correo electrónico la asignación del
código del artículo para Subir su solicitud en el ERP.

Actividad No. 24 Solicitar documentación a proveedores. Por medio de correo electrónico solicitar al proveedor los documentos señalados en el
documento GC-MA-01 Manual de gestión de compras, con el fin de poderlo crear en Dynamics.

Actividad No. 27 Asignar Solicitud al área financiera. Se debe asignar la solicitud al gerente administrativo y financiero o al director financiero, para
que apruebe o rechace la solicitud de la compra.

Actividad No. 28 Verificar compra vs. criterios de aceptación. Esta actividad la realiza el coordinador de servicios técnicos, el supervisor asignado a
la compra o al contrato, dependiendo del tipo de compra.

Activo Fijo: Un activo fijo es aquel bien que hace parte de la compañía, como son automóviles, maquinaria, muebles y enseres, equipo de
procesamiento de datos.

Compra Especializada: Son compras cuya naturaleza implique un acompañamiento y/o tratamiento especial por el mismo solicitante, usuario o
GLOSARIO

supervisor asignado, por ejemplo: Consultorías, productos de Software, capacitaciones especializadas entre otros.

Compra Estándar: Es todo tipo de compra que puedan ser comprendidas y gestionadas por el líder de compras sin poner en riesgo o afectar el
servicio o producto de la compañía, por ejemplo: papelería, computadores con características genéricas, dotación, entre otros, exámenes médicos de
ingreso .

Unidad de Valor Tributario (UVT): Es una unidad de medida de valor que representa los valores tributarios que se encontraban anteriormente
expresados en pesos. La finalidad es estandarizar y homogeneizar los distintos valores tributarios.
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GESTIÓN DE COMPRAS Fecha de Vvigencia:
30-Ene-2020

Los cambios realizados fueron: se relaciona la politica del proceso de compras,

documento de manual de gestión de proveedores el cual contendrá todo lo
relacionado para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores, se ajusta
la actividad de generar documento comercial con el proveedor aclarando que
Actualización procedimiento según buenas
10 1-oct.-2013 seran acuerdos con el proveedor, se incluye dentro del procedimiento las Analistas de Compras
prácticas requeridas por CMMI - SAM
actividades de aceptación del producto y servicio, diferenciando entre como se
acepta un producto y como un servicio y sus responsables respectivos. Se
incluye dentro del procedimiento como requisito para la aceptación del producto y
servicio actividad de transición dependiendo del tipo de insumo que se reciba.

Se incluye actividad de toma de decisiones por el comité de compras. Se incluye

actividad de selección de proveedores y evaluación inicial. Se incluyen actividades Para incluir mejoras identificadas en el
Analista de Compras / Cristina
asociadas al uso de la herramienta (Dynamics). Diligenciar solicitud de compras, proceso de gestión de compras y al inicio de
Bolívar
11 12-ago-14 registrar propuestas (cotizaciones) en la herramienta, aprobar orden de compra uso de la herramienta Dynamics.
Asistente de comparas/ Luisa
libar orden de compra. Se elimina el registro GC-FM11 consolidado de
Barrera
requerimientos y el GC-FM -05 requerimientos de productos y servicios. Se
adicional el rol de Administrador de inventarios el cual está encargado de recibir
todo tipo de inventarios en Bogotá.
Se simplifica el proceso de compras en uno solo, en este se contemplan las
compras de servicio especializado y de tipo estandar, se eliminan los roles de Actualizar el proceso con las lecciones
coordinador de servicios administrativos, asesor juridico y gerencia de ingenieria; aprendidas y ajustes que se hicieron
se actualizan las actividades del procedimiento de acuerdo a la reestructuración despues de la implementación de la Analista de Compras / Cristina
12 18-ago-15 del ERP y de la organización, se incluye el formato de criterios de recepción de herramienta Dynamics. Bolívar
compras estandar .
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GESTIÓN DE COMPRAS Fecha de Vvigencia:
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Se eliminan los formatos GC-FM-06 criterios de recepción de adquisiciones. Este

formato lo creo inicialmente el área de inventarios; pero según confirmó jefe de Actualización de Analista de Compras Gerente Administrativo y Financiero
13 1-jun-13
inventarios, este formato ya no lo usan, por lo tanto esta obsoleto. Continúa procedimiento Martha Cristina Bolívar Juan Carlos Forero
siendo referenc

Actualización de Líder de compras Gerente Administrativo y Financiero

14 25-may-18 Se cambia rol "analista de compras" por " líder de compras"
procedimiento Cristina Bolívar Juan Forero

Se incluyen los pasos: 24. Soclicitar documentación a proveedores, 25. Validar

documentación y 26. Crear proveedore en Dynamics. Se modifica cambio de
cargos de coordinador financiero a director financiero y coordinador de
Actualización de Líder de compras Gerente Administrativo y Financiero
15 30-ene-20 inventarios a jefe de inventarios. Inclusión de proveedores con aprobación de
procedimiento Cristina Bolívar Juan Forero
comité de compras, en la solicitud de documentos.
Con respecto a la fase de evaluación y re-evaluación, se modificó en el paso 4 y
organización la dos decisiones consecutivas de la aprobación de re-evaluación.