PROPUESTA DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL

DEPARTAMENTO DE UNIDAD DE GRADO Y PROTOCOLO DE LA UNIVERSIDAD

POLITECNICA TERRITORIAL DEL NORTE DEL TACHIRA “MANUELA SAENZ”

 CAPITULO I

Planteamiento del Problema

Hoy en día, las organizaciones a nivel mundial generalmente transitan por ciclos y

existe la necesidad de controlar cada ciclo para que se realice de manera competente,

por lo que es significativo el control interno aplicado a los manuales de procedimientos,

que a la vez son auxiliares utilitarios para la comunicación que se da a un individuo o

actividad dentro de una organización. Según (DuhatKizatus, 2007) los manuales de

procedimiento son “un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,

información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de

una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”

De acuerdo con lo anterior se podría decir que un manual de normas y procedimientos

es un informe de ayuda para el personal de una unidad, que contiene sistemas,

controles y un detalle minucioso del gran número de actividades que deben ejercer en

una labor específica. El procedimiento demuestra y detalla un ciclo, que conforma un

plan organizado de emprendimientos o actividades elegidas progresivamente en

relación con los comprometidos de la ejecución, que deben seguir sistemas y

estándares extendidos mostrando la duración y el flujo de registros.

La planificación de los manuales de normas y procedimiento da cuenta de los ejercicios

y ciclos creados por cada una de las áreas de la organización, y también debe ser
posible a la luz de los nuevos sistemas, siendo ventajoso que cada área capacitada

tenga su propio manual de normas y procedimientos. En este sentido, es básico que

cada rama de una organización cuente con su propio manual, sin importar el negocio en

el que trabaje o el tamaño que tenga, ya que la importancia de un manual de normas y

procedimientos radica en que permite a las organizaciones formalizar su marco de

trabajo, unificando así su autoridad, su posición de seriedad y simultáneamente

optimizar su servicio al cliente.

La Universidad venezolana no escapa a esta realidad. Como toda organización

conformada por unidades administrativas, requiere de la ejecución de innumerables

procesos administrativos y académicos para el cumplimiento de sus metas y objetivos;

la unidad de grado protocolo de la Universidad Politécnica territorial del Norte del

Táchira “Manuela Sáenz” se distingue por el importante volumen de procesos que

realiza, lo que la obliga a contar con manuales de normas y procedimientos

actualizados y adaptables al ámbito tecnológico.

El departamento de Unidad de grado, es la unidad encargada de revisar los

expedientes de los estudiantes que optan a grado, realiza las actas de conferimiento,

solicita la elaboración de los títulos y medallas de los graduandos, organiza la

ceremonia para la entrega de títulos, archiva los documentos de los egresados de la

Universidad. Por lo que constituyen una dependencia al servicio de todos los miembros

de la comunidad universitaria y de la sociedad en general.

Por tal motivo es de gran importancia la elaboración de un manual de normas y

procedimientos, ya que en la actualidad no se cuenta con el mismo en el departamento,

aunque ya se haya realizado alguno no fue presentado ni aprobado.

Lo que ha ocasionado retardo para la revisión de los expedientes, actas de

conferimiento en total desorden sin tomo ni folio, no se lleva un control de egresados y

graduandos de la Universidad, al momento de realizar los actos de grado siempre se

han presentado inconvenientes con los estudiantes.

En este sentido, surgen las preguntas adjuntas:

¿Cuáles podrían ser las estrategias para dar un servicio eficiente y eficaz en el

Departamento de unidad de grado? ¿Con el Manual de Normas y Procedimientos

podrían asignarse las funciones del Departamento?

Objetivo general

Proponer un manual de normas y procedimientos administrativo para el Departamento

de Unidad de Grado de la Universidad Politécnica Territorial del Norte del Táchira

"Manuela Sáenz".

Objetivos Especifico

1. Comprobar si existe un manual de normas y procedimientos en el Departamento

de Unidad de grado y Protocolo de la Universidad.

2. Definir la estructura del manual de normas y procedimientos al Departamento de

Unidad de Grado y Protocolo.

3. Detallar los procesos del Departamento de Unidad de Grado y Protocolo.

 4. Proponer el manual de normas y procedimientos al Departamento de Unidad de

Grado y Protocolo que mejore los procesos administrativos.

Justificación de la investigación

Los manuales de normas y procedimientos son de suma importancia para la

Universidad, ya que a través de ellos se normalizarán los procesos y cualquier

responsable del Departamento de Unidad de grado y protocolo podrá programar de

manera idónea sus objetivos y cumplir con las metas trazadas.

Asimismo, ayudará a que los funcionarios asignados a este departamento sientan

menos presión de trabajo, ya que sabrán cómo desempeñar sus oficios y lo que el

Rector prevé que ellos realicen.

De acuerdo con la perspectiva de la investigación, será de gran contribución, ya que el

manual de normas y procedimientos puede ser utilizado como una ayuda para futuros

manuales en diferentes departamentos de la Universidad, ya que la clasificación de los

manuales de normas y procedimientos son muy parecidos.