Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad Nacional Experimental Simon Rodríguez

Cátedra: Técnicas de Capacitación,
Adiestramiento y Desarrollo de Recursos Humanos
UNIDAD VI:
MANUAL DE ADIESTRAMIENTO, CAPACITACIÓN Y DESARROLLO

ELABORACION DE MANUAL ADMINISTRATIVOS

Prof.: Miriam Ramírez

Integrantes:

Rengifo Sugueidy C.I. 13.482.243

Valencia Daumin C.I. 15.488.302
Vásquez Berlitz C.I. 16.971.424
Castellanos Amílcar C.I. 17.775.851
Yépez Katherine C.I. 21.388.126
 ÍNDICE

INTRODUCCION……………………………………………………………… 3
MANUALES ADMINISTRATIVO…………………………………………….. 4
OBJETIVOS …………………………………………………………………… 5
VENTAJAS……………………………………………………………………. 6
LIMITACIONES………………………………………………………………. 7
ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS…………………. 8
PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO………………………………………….. 8
BUSQUEDA DE LA INFORMACIÓN………………………………………. 8
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN………………………………………….. 9
ELABORACIÓN DEL MANUAL……………………………………………… 9
VALIDACIÓN DEL MANUAL……………………………………………….. 10
AUTORIZACIÓN DEL MANUAL……………………………………………. 10
DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL…………………………….. 10
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL…………………………… 11
ESTRUCTURA BÁSICA DEL MANUAL ADMINISTRATIVO…………….. 11
FORMATOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS………………… 12
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO…………………………………….. 13
PROCEDIMIENTO……………………………………………………………. 13
MANUAL DE PROCEDIMIENTO 13
CLASIFICACION 14
COMO SE DEBE REDACTAR LOS MANUALES 14
CONCLUSIÓN……………………………………………………………….. 22
RECOMENDACIONES……………………………………………………… 23
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS………………………………………… 24
ANEXOS 25
 INTRODUCCIÓN

Tanto para la administración pública y la privada los manuales son los

elementos básicos para convertir los objetivos, planes y programas en
acciones y resultados concretos, encaminados a satisfacer las necesidades
más apremiantes de las organizaciones. Por ello, mediante el incremento de
la eficiencia de los procesos, la reducción de los tiempos de respuesta, la
eliminación de requisitos innecesarios y el acercamiento de las instancias.”

En este sentido, es preciso que la administración en general revise

permanentemente sus trámites y servicios, a efecto de rediseñar y
documentar los procesos de trabajo, medir y mejorar la calidad de los
servicios, disminuir instancias de gestión, atender con oportunidad las
solicitudes y demandas, y reducir el manejo de documentación a lo
estrictamente necesario. Estas acciones contribuirán a la optimización de los
procedimientos para que se lleve a cabo de forma más sencilla, ágil, directa y
transparente. Para contribuir al logro de este fin, el equipo 6 ha formulado la
presente monografía los componentes que conforman la estructura básica de
los manuales administrativo, la cual, realizada bajo el enfoque de instructivo
básico que proporcionara a los integrantes del grupo y a la audiencia los
lineamientos generales para la elaboración de manuales de procedimiento.

3
 MANUALES ADMINISTRATIVOS

Si una institución, sea de naturaleza pública o privada no tiene una

herramienta técnica en la cual se agrupen todas las acciones y funciones que
debe desarrollar, o la manera en que debe de realizarlas, esta deficiencia
hace que el riesgo de brindar los bienes y/o servicios a los usuarios de forma
ineficiente se incremente exponencialmente. Dentro de los problemas que
esta situación puede acarrear se pueden mencionar: que la estructura
orgánica que funciona en la práctica difiera de la estructura aprobada por los
jerarcas institucionales; que la forma en la cual se ejecutan las actividades
sea producto de la costumbre, la tradición o la ocurrencia, existiendo en
algunos diversidad de maneras de brindar un mismo bien y/o servicio; que no
exista un mecanismo para transmitir el conocimiento de un funcionario a otro,
teniendo entonces que dedicar largas horas al entrenamiento de nuevos
funcionarios, ya que estos no cuenta con una herramienta práctica que le
muestre los pasos básicos para desempeñar sus labores; que no existan
elementos básicos para medir el desempeño, ya que al no estar normadas
las formas correctas de realizar las tareas, no es posible señalar
objetivamente los defectos en la ejecución de las mismas, entre otros. Este
tipo de problemas que presentan las Instituciones se pueden solucionar con
la realización de Manuales Administrativos que les permitan registrar y
transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una
organización y servir como medio de comunicación y coordinación entre los
funcionarios de la misma. El uso de manuales administrativos en la
administración pública contribuye a solucionar problemas tales como la falta
de comunicación adecuada en la cadena de mando en todos los niveles
jerárquicos institucionales, ya que suministrará a los funcionarios el medio de
recibir instrucciones e informaciones, de estudiarlas metódicamente e
instruirse en los detalles de las directivas generales y administrativas de la

4
institución. Para efectos de esta Guía, los Manuales Administrativos son
instrumentos que apoyan el funcionamiento de la institución, por medio de la
especificación de bases jurídicas, atribuciones, estructuras, objetivos,
políticas, determinación de campos de competencia, deslindamiento de
responsabilidades, funciones, actividades, operaciones o puestos en general;
en ellos se concentra información amplia y detallada acerca del quehacer de
la misma, sin embargo no son duplicados de los instrumentos normativos o
legales, tales como leyes, decretos, directrices o reglamentos. Los manuales
constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones
para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son
fundamentalmente, un instrumento de comunicación. El principal propósito
de los manuales administrativos deberá ser el de instruir al personal acerca
de aspectos como: funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos
y normas para lograr una mayor eficiencia en el trabajo.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los objetivos que se persiguen con la elaboración de los manuales

administrativos en una institución son diversos, entre ellos se encuentran los
siguientes:

1. Instruir a los colaboradores de la Institución acerca de aspectos tales

como objetivos, visión, misión, estrategias, funciones, relaciones,
políticas, procedimientos, responsabilidades, normas, etc.
2. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y detectar omisiones.
3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas a la
institución y los colaboradores, así como, propiciar la uniformidad en la
ejecución de las labores.

5
4. Servir como medio de integración y orientación a los colaboradores de
nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones.
5. Servir para el análisis o revisión de los procesos y/o procedimientos de
una institución. Constituye una base para el análisis posterior del trabajo
y el mejoramiento de los sistemas, procesos, procedimientos y métodos
de trabajo.
6. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de
reformas administrativas.
7. Simplificar la determinación de responsabilidades por fallas y errores.
8. Aumentar la eficiencia de los funcionarios indicándoles que es lo qué
deben hacer y cómo deben hacerlo.
9. Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones o cuellos de
botella.

VENTAJAS DE CONTAR CON MANUALES ADMINISTRATIVOS

La elaboración de manuales administrativos genera ventajas a las

Instituciones que los realizan, dentro de las más importantes podemos citar:

1. Servir como un compendio de la totalidad de funciones, procesos,

procedimientos y actividades que desarrolla la organización.
2. La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas
a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada
momento, sino que son regidas por normas que mantienen continuidad
en el trámite a través del tiempo.
3. Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad por asumir, en aquellas
situaciones específicas, en las que pueden surgir dudas con respecto a
las áreas organizacionales que deben tomar decisiones o proceder con
acciones.

6
4. Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión
administrativa y evitan la formulación de excusas basadas en el
desconocimiento de las normas vigentes.
5. Son elementos informativos para instruir o capacitar al personal que se
inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido.
6. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a
través del tiempo.

LIMITACIONES

Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los

problemas administrativos que se puedan presentar.
Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.
Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de
lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la
misma es notoria.
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por
todos los integrantes.
Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y
rigidez.

ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben

desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente
a continuación:

7
PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la

elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un
representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o
por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar
un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin
de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la
información.
También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas
metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los
manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el
cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los
manuales.

BÚSQUEDA DE LA INFORMACIÓN

Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a

recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según
las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas
investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede
realizar mediante:
Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos
impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información
relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa,
estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización
administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de
labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se
encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a

8
 entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener
dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.

ANÁLISIS DE LA INFORMACION

Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la

elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera
que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el
proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes
preguntas: ¿Qué trabajo o actividad se hace?, ¿Quién es el responsable
realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable
¿Quién lo hace?, ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?,
¿Para qué se realiza el trabajo?, ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?,
¿Cuándo o en qué momento se hace?, ¿Por qué se hace? Estas preguntan
facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las
actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las
relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el
funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la
información.

ELABORACIÓN DEL MANUAL.

Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará

para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar: a) la
redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para
manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios
del mismo; b) la elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de
distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos,
entre otros. Se elaboran según las formas más sencillas y establecidas ya
sea a nivel institucional o las recomendadas; c) el formato, asegurándose de

9
que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya
uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros
aspectos de forma.

VALIDACIÓN DEL MANUAL

Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se

debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa
a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información
presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y
actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las
unidades administrativas a las que va dirigido el manual.

AUTORIZACIÓN DEL MANUAL

Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el

mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad
administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que
se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a
nivel institucional en general o de las unidades administrativas
correspondientes.

DIFUSIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL

Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se

distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con
el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el
documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del
documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el

10
fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de
la institución.

REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL

Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto,

deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para
ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de
los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad
institucional.

Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para

realizar un Manual Administrativo, sin embargo, mediante este documento se
presentan algunos de los ejemplos utilizados con mayor frecuencia en la
práctica. A continuación detallamos algunos de estos ejemplos de manuales,
con el contenido básico de cada uno de ellos.

ESTRUCTURA BÁSICA DE MANUAL ADMINISTRATIVO

Las partes principales de un manual son las siguientes:

1. Tabla de contenido
2. Introducción
3. Instrucciones para el uso del manual
4. Cuerpo del manual
5. Flujo gramas
6. Glosario de términos
7. Conclusiones
8. Recomendaciones
9. Anexos

11
Figura. 1

FORMATOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos, deberán ser sistematizados, capturados

en el paquete Word para Windows o Linux (todo dependiendo de los
parámetros de la empresa), (se sugiere el uso de tablas con el fin de evitar la
desconfiguración de la información), con letra tipo Arial Narrow de 12 puntos,
las hojas que se utilizarán para la formulación del manual, deberán ser
tamaño carta y en forma vertical, con el siguiente formato:
Márgenes: Izquierdo 3 cm.
Derecho 2 cm.
Superior 5 cm.
Inferior 2 cm.
Encabezado
Sangrías y tabuladores de 1 cm.
Mayúsculas y minúsculas de acuerdo a las reglas gramaticales.

12
 Viñetas de guión ( - )

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

El procedimiento administrativo es un plan o método de trabajo que

establece una sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí,
que tienen como propósito la realización de una actividad o tarea específica
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación para la obtención de un
resultado concreto.

PROCEDIMIENTO

El procedimiento determina, de manera específica y detallada, el cómo

se Realizan las actividades de transformación de insumos en productos. En
consecuencia, en el procedimiento se deben identificar las personas, tareas,
recursos y flujos de información que se emplean en el desarrollo del trabajo
administrativo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Es un documento que describe en forma lógica, sistemática, detallada

las actividades de una institución o unidad organizativa De acuerdo con sus
atribuciones y tomando en cuenta lo necesario para la ejecución eficiente de
las mismas.

En el manual de procedimiento se especifica:

 Quién debe hacer la actividad
 Qué debe hacerse en esa actividad
 Cómo debe hacerse la actividad
 Dónde debe hacerse;

13
  Cuándo debe hacerse la actividad

Los manuales de Procedimientos se clasifican en 2:

 Manual General: Contiene la descripción de los procedimientos de

toda la institución

 Manual Específico: Comprende las actividades a realizar en una

unidad organizativa especifica.

COMO SE DEBE REDACTAR UN MANUAL ADMINISTRATIVO

CUBIERTA O PORTADA

En esta parte se deberán incluir los siguientes datos:

Imagen institucional de la dependencia, organismo auxiliar o
fideicomiso público del que se trate
Logotipo
Título del manual de procedimientos
Fecha de elaboración

PORTADA INTERIOR O PORTADILLA

Contendrá los mismos elementos que la cubierta o portada y en su

caso, contendrá al reverso los datos siguientes:
El copyright o los derechos de copia, con el nombre y domicilio del
editor y el año en que se registraron los derechos de autor o del editor.
El número de la edición o de la reimpresión de que se trate, así como
el tiraje y el año de la misma.

14
VALIDACIÓN

Este apartado contendrá el nombre, puesto y firma de las autoridades

de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso público que
corresponda, por medio del cual se aprueba el contenido del manual de
procedimientos.
Cabe señalar que los manuales de procedimientos de las dependencias
deberán ser validados por los titulares de las unidades administrativas
ejecutoras de los procedimientos y por los jefes inmediatos superiores hasta
el nivel de Secretario.

Si se trata de un manual específico o de un organismo auxiliar la validación

del documento será hasta el titular.
También, los manuales deberán ser rubricados por el titular de la Dirección
General de Innovación, Estructura y Organización, a fin de comprobar que
cumplen con los lineamientos técnicos establecidos.

ÍNDICE

En esta parte se señalarán los capítulos o apartados que constituyen

la estructura del documento; así mismo, se deberán agrupar los
procedimientos atendiendo a la unidad administrativa que los ejecuta. La
paginación del documento en sus apartados de presentación, objetivo
general, identificación e interacción de procesos, relación de procesos y
procedimientos, simbología, registro de ediciones, distribución y validación
será con números romanos. Para el apartado de descripción de los
procedimientos deberá paginarse atendiendo al código del procedimiento y al
número arábigo de la página que le corresponda. Esta medida permitirá

15
agilizar la actualización del documento, en razón de que al modificarse algún
procedimiento, únicamente se sustituiría o adicionaría la página
correspondiente.

INTRODUCCION

Deberá contener una explicación de los que el documento, cuáles son

sus propósitos y a quienes se dirigen, así como su ámbito de aplicación. Por
lo general, la presentación no deberá exceder de dos cuartillas y su
redacción deberá ser clara y sencilla.

Es conveniente que se resalte la importancia del manual, a través de un

mensaje de la autoridad de mayor rango de la institución, así como hacer
notar el papel que debe desempeñar los servidores públicos en la aplicación
del mismo, ya que sin su participación todos los esfuerzos de mejoramiento
administrativo no tendrán los resultados deseados.

OBJETIVO GENERAL

Se deberá establecer el propósito que se desea alcanzar y los medios

o acciones para lograrlo; es decir, qué se pretende lograr con la integración y
aplicación del manual de procedimientos.
Para la redacción del objetivo general se recomienda lo siguiente:
Iniciar la descripción del objetivo general con un verbo en infinitivo que
implique, inherentemente, alguna medición, por ejemplo: incrementar,
reducir, disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, abatir, etc.
Especificar con claridad qué se pretende con la integración del manual
de procedimientos, así como las acciones que se llevarán a cabo para
lograr el resultado esperado.

16
OBJETIVO

Se deberá describir, de manera clara y precisa, el resultado que se

desea alcanzar con cada procedimiento.
La redacción del objetivo debe considerar las mismas condiciones que se
especificaron para el objetivo general del manual.
Iniciar la descripción del objetivo con un verbo en infinitivo que implique,
inherentemente, alguna medición, por ejemplo: incrementar, reducir,
disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, etc.
Especificar con claridad qué se pretende con la ejecución del procedimiento,
así como las acciones que se llevarán a cabo para lograr el resultado
esperado.

POLÍTICAS

En este apartado se anotarán las normas o disposiciones que regulan

las actividades de los procedimientos. Las políticas emanan de disposiciones
jurídico-administrativas como leyes, reglamentos, acuerdos, convenios,
circulares, etc.

Las políticas son directrices o lineamientos que deben cumplirse antes,

durante o después del desarrollo del procedimiento, por tanto su redacción
tiene un carácter imperativo. A través de las políticas se pueden regular los
casos o situaciones que por excepción se pueden presentar en las
actividades rutinarias del proceso.

DESARROLLO

17
 En este apartado se deberán describir las actividades u operaciones
que se ejecutan en el procedimiento, así como las unidades administrativas o
puestos que intervienen en su realización, La descripción permite conocer
con precisión Las acciones, documentos y flujos de información que los
servidores públicos llevan acabo para la generación de un bien o servicio. El
desarrollo del procedimiento deberá responder a los cuestionamientos
siguientes:
¿Qué hacer?
¿Cómo se hace?
¿Qué instrumentos o equipos de oficina se utilizan?
¿Dónde se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cuáles decisiones se toman?
¿Qué documentos se generan?
¿Cuáles el destino de los documentos o de información que se
genera?
Cabe resaltar que la frecuencia del procedimiento deberá desarrollarse
mediante el uso de los anteriores cuestionamientos hasta finalizar con la
obtención del resultado esperado.
Si el resultado del procedimiento sirve de insumo para otro procedimiento
deberá señalarse su conexión.

Los linimientos para la redacción del procedimiento son los siguientes:

Objetividad: En la redacción debe utilizarse un lenguaje que relate hechos,

situaciones y circunstancias, lo mas fielmente posible, por lo que es preciso
evitar reflejarlos sentimientos, emociones o puntos de vista de las personas
que redactan el procedimiento a terceros.

18
Evitar las obviedades: Es necesario que en la redacción se consideren
todos los aspectos del procedimiento sin dejar cabida a obviedades toda vez
que la descripción del procedimiento debe reflejar un lenguaje de hechos que
se puedan probar o auditar.
Precisión: Se debe omitir términos vagos o imprecisos que generen
ambigüedad en su comprensión, por lo que es recomendable precisar y
especificar al máximo los aspectos cuantitativos, medibles o catalogables del
proceso.
Sencillez: para su cabal comprensión, la redacción del procedimiento debe
eliminar redundancias, así como objetivos calificativos, empleando un
lenguaje sobrio, accesible e incluso llano.

DIAGRAMACIÓN

Una vez descrito el procedimiento se continúa con su representación

gráfica; para ello, se elaborará un diagrama que simbolice el flujo de la
información, los documentos o materiales que se utilizan y las interacciones
entre las unidades administrativas y puestos que intervienen en el
procedimiento. Un diagrama es una representación esquemática y
simplificada de la actividad administrativa, muestra la relación de las
operaciones entre sí, así como las fases en que se divide el procedimiento.

La diagramación tiene como objetivos visualizar de manera integral las

interrelaciones del procedimiento, indicar la secuencia de las operaciones y
los elementos que intervienen en su ejecución e identificar el origen y destino
de los documentos.

19
 ARCHIVO DEFINITIVO
INCIO

INTERCONEXION ARCHIVO TEMPORAL

ACTIVIDAD ANOTACION

1 1 CONECTORES

DECISION A A CONECTORSE DE
PAGINA

DIRECCION DE FLUJO
DOCUMENTO

BASE DE DATOS

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

En este apartado se deberán incluir los formatos utilizados en el

procedimiento, así como su instructivo de llenado, en el cual se explicará el
objetivo del formato, las copias requeridas, destinatarios y la información
variable que deberá obtenerse.

INFORMACIÓN ADICIONAL

La unidad administrativa podrá disponer de este apartado para señalar

aspectos o conceptos complementarios al manual, que no pudieran ser
incluidos en los apartados que el índice de forma específica contempla para
la elaboración del manual.

20
SIMBOLOGÍA

En este apartado del manual se deberán incluir únicamente los

símbolos ANSI y significados que fueron usados en los diagramas de flujo.

CONTROL DE CAMBIOS

Este apartado se podrá utilizar para Manuales ya registrados siempre

y cuando el registro no tenga una antigüedad mayor a 6 meses, y para
cambios mínimos entendiendo por éstos, aquellos que no afecten de manera
sustancial el contenido del mismo, ejemplo, integración o modificación de un
procedimiento, en el caso de que el manual integre varios, modificación o
integración de una política y cambio de nomenclatura.

FORMATO DE HOJA

Con el propósito de homogeneizar la presentación de los manuales de

procedimientos, se recomienda utilizar letra Arial de 12 puntos, resaltando en
bold los títulos de los apartados y justificando la alineación de la información,
con un margen de 0.5 a la izquierda y 0.3 a la derecha, al interior del margen
del formato.

21
 CONCLUSIÓN

Después de haber realizado la monografía y para obtener el mejor de

los resultados en la investigación los autores proceden a efectuar el análisis
respectivo puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo
es múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento
interno con lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal manera,
se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto
importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera
estructurada y que cumplen con los pasos del proceso administrativo.

Sin embargo los manuales administrativos son de gran ayuda en una

organización también tiene sus limitaciones ya que se requiere estar
permanentemente actualizando procedimiento, a consecuencias de los
cambios organizacionales etc.,

22
 RECOMENDACIONES

Después de haber analizado las conclusiones se plantean las

recomendaciones en concordancia con los objetivos de la unidad VI

Se recomienda, a las instituciones, organizaciones tanto privada como

publica:
1. Considerar la fortaleza que tienen los manuales administrativos dentro
de las empresas, establecer un ciclo de actualizaciones de los
manuales para dar a conocer los procedimientos de cada proceso.
Con relación a los manuales procedimientos, éstos deben adaptarse a
los nuevos tiempos evitando la doble tramitación y optimizando las
labores en fusión de facilitar los procedimientos.
2. Proponer como futuros gerentes Manuales administrativos adaptados
a los nuevos tiempos de avance en materia empresarial con la debida
sinceración de los procesos.
3. Implementar capacitación a los empleados en relación al conocimiento
de los manuales de la empresa a fin de resolver el problema de
información Inter.-departamentales.

23
 BIBLIOGRAFÍA

Dirección General de Desarrollo Administrativo. Metodología para la

Elaboración de Manuales Administrativos. Contraloría General,
Gobierno del Estado de Veracruz, México, 2005. Disponible en el sitio
electrónico:
http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/CGINICIO/PDFS_MAROL
EGAL/METODOLOGIA%20MANUALES%20ADMINISTRATIVOS_2.PDF

Amador, Juan Pablo. Manuales Administrativos. El Prisma, Portal para

Investigadores y Profesionales. 2009. Disponible en el sitio
electrónico:
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesad
ministrativos/default3.asp

24
ANEXOS

25