OPAL, Módulo 1: Concepto y función de los almacenes

Operaciones y Organización
de Almacenes

Módulo 1: Concepto y función de los

almacenes

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INDICE
1. Presentación

2. Descripción y funciones de los almacenes

3. La importancia de la relación de los almacenes

con otros departamentos de la empresa

4. El almacén, eslabón integrado en la cadena

logística

5. La subcontratación total o parcial del

almacenaje, manipulación y distribución.

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1.Presentación

El presente módulo trata sobre el concepto y función de los almacenes. En

breves pinceladas, haremos el siguiente recorrido:

•Definiremos qué es un almacén y sus funciones típicas: Haremos una

introducción preliminar definiendo el concepto de almacén y explicando de
una manera conceptual su función en su entorno natural que es la empresa
bien productiva o bien de servicios. Expondremos un ejemplo.

• Analizaremos la importancia de los almacenes con otros departamentos de

la empresa. Veremos cómo encaja el almacén en el ciclo de negocio.
Posteriormente analizaremos con más concreción el almacén en un entorno
de empresa manufacturera o de empresa de servicios. En el primero
definiremos la información básica que debe manejar el jefe de almacén y en
el segundo además haremos hincapié en los cambios de la presentación física
que puede sufrir el producto y lo que ello implica en la manipulación del
mismo.

•Incidiremos en el concepto de almacén como eslabón integrado en la cadena

logística: Veremos la definición de Supply Chane o cadena logística.Veremos
también algún ejemplo de buen y mal funcionamiento logístico

•Finalmente hablaremos sobre la subcontratación total o parcial del

almacenaje, manipulación y distribución: Haremos una introducción previa
mostrando los distintos tipos de almacenes atendiendo a diferentes y
criterios. Nos concentraremos en las 2 configuraciones típicas de almacén.

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Expondremos criterios a tomar en cuenta para ver la conveniencia o no de

subcontratar total o parcialmente el almacenaje, la manipulación y el
transporte.

Por último veremos un caso en el que tendremos que aplicar dichos criterios.

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2. Descripción y funciones de los

almacenes

2.1 Concepto de Almacén

Podemos definir un almacén como:

“Local donde se depositan mercancías para guardarlas o venderlas al por

mayor”. Diccionario de la lengua.

“Local destinado a guardar materias primas, productos semielaborados o

mercancías acabadas de una empresa industrial o las existencias de reserva
de un establecimiento comercial”.

“Edificio especialmente proyectado para recibir, guardar, manipular,

reacondicionar y expedir los productos que vendemos”. Definición de la ELA.

“Espacio planificado para el eficiente y eficaz almacenaje y manipulación de

bienes y materiales”.

En esta última definición hay dos aspectos importantes, ALMACENAJE Y

MANIPULACION. El papel que tenga el almacén en el negocio dependerá de
la naturaleza de su operación. Muchas veces los almacenes solo actúan como
plante de cross-docking, donde reciben mercancías las consolidan o agrupan
y las envían al cliente, esto convierte la manipulación en un aspecto de
mucha importancia. En otros casos son recintos donde la mercancía pasara
un periodo o estación esperando el momento de ser distribuida.

El almacén ha de servir para ambos propósitos y debe permitir:

• Que se desacople la oferta y la demanda mediante el mantenimiento

del stock.

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• Tener un stock anticipatorio que cubra la falta de capacidad o

inflexibilidad de nuestra producción o de nuestra comercialización
(compra).
• La construcción de un stock de oportunidad (cada vez menos usados,
por el crecimiento de la concepción logística y de su coste total de
utilización).
• Maximizar los metros cúbicos del almacén.
• Minimizar la manipulación dentro del almacén, aprovechando
recorridos y frecuencias.

2.2 El Almacén y sus Principios de Gestión

La función de almacenaje es un servicio que se ofrece en el sistema de

distribución total y representa un nodo entre la oferta y la demanda de
cualquier negocio. No siendo un ente aislado, al contrario, entra dentro de
la cadena de suministro como una pieza clave de cara al servicio y se
relaciona directamente con la cuenta de resultados de nuestra compañía.

Al almacén le conciernen tres objetivos principales:

• Optimizar el flujo físico dentro de nuestro almacén o almacenes.

• La minimización de los costes totales de las operaciones destinadas a

la recepción, el almacenaje y la preparación de pedidos.

• La provisión de los niveles de servicio “deseados” y “concertados” por

nuestros clientes.

Y además:

ƒ Coordinar los desequilibrios producidos entre la oferta y la demanda.

ƒ Reducir el coste e compra de transportes mediante la optimización de
la unidad de carga.
ƒ Complementar al proceso productivo reduciendo la acción de los
cuellos de botella.

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Para conseguir estos objetivos, la gestión de almacén necesita considerar

los tres principales elementos que inciden en la gestión de un almacén y que
parten de su diseño: Recursos Humanos, Espacio y Equipos.

En el desarrollo de las operaciones de un almacén y atendiendo a un diseño

eficaz y eficiente del almacén, la gestión es la encargada de:

• Optimización de los flujos físicos en el interior del almacén, desde su

recepción hasta su expedición, (ubicación de productos, flujo de
entrada y salidas).
• El uso eficaz de los equipos, espacios y personal.
• El mantenimiento de los sistemas para la gestión y control de la
operación dentro del almacén.
• Del valor y volumen en términos de integridad (no desperfectos) y
seguridad (robos).
• Que la operación se realice en un entorno seguro.

Y esto lo lograremos:

• Almacenando los bienes en zonas seguras e identificadas

correctamente.
• Llegando a la expedición de los equipos de manera eficiente y eficaz
que garanticen el nivel de servicio deseado por nuestro cliente.
• Asegurando que el inventario físico sea igual al reporte de inventario.
• Asegurando la máxima utilización del espacio con revisiones continúas
de utilización de estos.

Considerando que:

• El stock debe ser de fácil acceso.

• Las ubicaciones deben ser flexibles en la ubicación de materiales.
• Se debe adecuar a nuestra rotación de stock.
• Podremos controlar el stock con facilidad.

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2.3 El porque de un Almacén. Necesidades de

Almacenaje.

• Demanda no conocida: La demanda o las necesidades de nuestros

clientes usualmente no son conocidas, existen muchas técnicas para
tratar de conocer o anticipar la demanda de nuestros clientes,
analizando el comportamiento histórico, actual y de previsión
comercial. Pero cierto es que es impredecible y por esto necesitamos
tener almacenes que se adelanten a la demanda mediante el
almacenaje de materias primas, semi-elaborados o productos
terminados.

Hay diferentes tipos de demanda:

Estable:

Tiempo

Estacional:

Tiempo
Con tendencia:

Positiva

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Tiempo

Negativa:

Tiempo

• La producción no es instantánea: Poseer una planta con sobre

capacidad productiva, seria el sueño de muchos sistemas o Directores
de Producción, pero las realizadas es otra, que hoy día la exigencia de
la demanda nos lleva a poseer un gran número de referencias que
atender con diferentes empaques. Esto hace que la producción no
pueda montar el articulo que necesitamos en el mismo momento
(producción contra pedido), ya que el numero de maquinas que poseen
están casi siempre comprometidas hasta mas de un 80% de su
capacidad productiva. Entonces tenemos que tener un stock
intermedio que nos asegure la reacción contra la demanda.

• Lotes de fabricación económicos: En ciertos procesos productivos la

preparación de la maquinaria para poder comenzar la fabricación de
un nuevo producto trae consigo procesos como podría ser cambios de
molde, cambio de colores, cambio de ajuste de maquina por tipo de
material, etc. Esto conlleva un tiempo que debe ser rentabilizado con
el lote de producción. Si la demanda es uno y nuestro lote económico
3, lo mas seguro es que tengamos que realizar tres y almacenar 2.

• El transporte no es instantáneo. Se podría aplicar a la materia prima

con relación a la fabricación o la compra de material de reventa. Si
nuestro compromiso con el cliente es de 24 horas desde que emite el
pedido, y el tiempo de suministro de nuestro proveedor (llámese
fabrica o proveedor directo de producto terminado) es 48 ya que

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entre él y mi almacén hay 1000 Km., necesitaremos almacenar

producto para poder servir las necesidades de nuestro cliente.

NECESITAMOS ESPACIOS FISICOS DONDE ALMACENAR

PRODUCTOS A LO LARGO DE TODO NUESTRO CICLO
LOGISTICO.

DESDE EL PUNTO DE VISTA LOGISTICO LOS

ALMACENES FORMAN LOS NODOS EN LOS QUE LOS
PRODUCTOS SE DETIENEN TEMPORALMENTE, ESTANDO
CONECTADOS ENTRE SI POR ACTIVIDADES TRANSPORTE
- STOCK ALMACENADO Y STOCK DE TRANSITO.

2.4 Necesidades estratégicas, de planificación,

operativas y de control ligadas al diseño de
almacenes.

A la hora de diseñar un almacén o un sistema de distribución multi-

almacenes, debemos contemplar las necesidades de gestión que día a día se
presentan contemplando las metas a corto, mediano y en ciertas
oportunidades a largo plazo, que son normalmente impuestas por la
planificación estrategia de la dirección de nuestras compañías.

Necesidades Estratégicas: Se debe conocer el desarrollo esperado del

negocio en términos de nuevos productos, volúmenes, proveedores y
clientes; esto es necesario para que podamos planificar las necesidades de
recursos, dónde y cuándo deben ser asignados.
El plazo de tiempo para desarrollar e implantar un almacén alternativo o
desarrollar un sistema de red multinivel puede ser considerable. Todas las
decisiones contempladas en el diseño o reingeniería de un almacén deben ser

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pensadas en un lapso de tiempo no menor a dos años y recomendable entre

dos y cinco años.

Necesidades de Planificación: La planificación de los recursos en el corto y

mediano plazo es necesaria para:

• Establecer la continua viabilidad de la operación actual.

• Permitir introducir cambios según la dinámica de cambio del negocio.
• Determinar presupuestos operativos.
• Identificar áreas de mejora de la productividad.

Necesidades Operativas: Estas necesidades se refieren a elementos que

crean en corto plazo oportunidades o restricciones en el entorno del
almacén.

Necesidades de Control: La comparación continua de los actuales niveles de

actividad y sus resultados con relación a los niveles planificados, junto con
el análisis del impacto de estos cambios y su posible reducción, son
importantes en las operaciones del almacén y otras áreas de la distribución.
Toda acción en el diseño del almacén debe ser monitorizada para revisar su
contribución en la mejora de los procesos. NO HAGAS NADA QUE NO
AUMENTE LA PRODUCTIVIDAD O REDUZCA LOS COSTES.

2.5 Símil explicativo:

Veamos un ejemplo gráfico que nos ayudará a entender cual es el papel

básico del almacén; la razón por la cuál su concurso es imprescindible en la
actividad empresarial:

Imaginemos que tenemos una casa en el campo. Allí, el suministro de agua de

la compañía es irregular. Unas veces llega con presión y caudal suficiente
para atender las demandas de la cocina a la hora de preparar la comida,
otras veces no. Unas veces tenemos suerte y el caudal llega para tomar una

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ducha siempre y cuando no estemos utilizando el inodoro... A veces incluso,

la compañía nos envía demasiada presión cuando no necesitamos cantidad de
agua alguna y las tuberías se ven sometidas a una presión excesiva...

En definitiva, es prácticamente imposible que la disponibilidad de presión y

caudal de la compañía se adapte en cada momento a nuestras necesidades
domésticas; unas veces por defecto y otras por exceso.

Tendremos muchos problemas; esa es la nefasta consecuencia de todo ello.

Nuestra mujer (o la persona encargada para ser más correctos) se quejará
porque muchas veces no podrá disponer del agua precisa cuando friegue los
platos; la abuela se quejará porque querrá tomar su baño y a lo que se colme
la bañera el agua ya estará fría. Os volveréis locos...

La solución mágica a todo ello está en un depósito pulmón. Un depósito que

acumule agua cuando la demanda no exija todo el caudal, para que puedas
disponer de ella en los momentos pico.

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ENTRADAS

DEPÓSITO

SALIDAS
En el símil expuesto podemos identificar entradas a almacén como el agua
aportada por la compañía, el almacén mismo con el tanque pulmón y las
salidas de almacén como el agua destinada a grifos, duchas, inodoros, etc.

El tanque (almacén) nos permite adaptar las demandas de la casa (clientes o

mercado de demanda) a las disponibilidades de la compañía suministradora
(fábrica o mercado de oferta).

El almacén es el gran adaptador del flujo de bienes entre oferta y

demanda, entre productores y consumidores.

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2.6. Caso práctico:

• Una empresa fabrica equipos de aire acondicionado a un ritmo
constante de 50 equipos por mes, reforzando la línea de
producción con un turno adicional antes de la llegada del verano,
llegando la producción a 100 unidades mensuales durante Marzo,
Abril, Mayo, Junio y Julio.
• Por otro lado, la demanda se concentra en los meses de Julio y
Agosto. En Noviembre y Diciembre también hay un ligero repunte
de pedidos.

Veamos cómo se reflejan gráficamente estos flujos de producción y de

demanda:

ALMACEN REGULADOR: ENTRADAS Y SALIDAS

400
350
350
300
300
250
Unidades

Entradas
200
Salidas
150
100 100 100 100 100
100 50 50 50
50 50 50 50 50 50
50 30
10 10 10 10 10 10 10
0
e

li o
o
o
Fe o
e

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No bre

zo

ril
e

to
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ay
br

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Ab

Ju

os
ar

Ju
m
m

br
En
u

em

M
M
ct

Ag
vie
ie

ci
pt

Di
Se

Meses

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Para ver con mayor claridad ambos perfiles, reflejaremos estos datos
en un diagrama de áreas:

Vemos cómo con la capacidad productiva de la fábrica, sería imposible

seguir en cada momento la demanda exigida por el mercado, pese a que

ALMACEN REGULADOR: ENTRADAS Y SALIDAS

500
450
400
350
Unidades

300
350 Salidas
250
Entradas
200 300
150
100 10 10 10 10
50 50 30 10 100 100 100
50 10 10 50 50 50 100 100
50 50 50 50
0
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ar

Ju
m

En

br
m

em

M
M

Ag
ct

vie
ie

Fe
ci
pt

Di
Se

Meses

la capacidad productiva anual de la fabrica si que puede atender la

demanda global de equipos (850 uds/año).

En tiempo real, en Septiembre y Octubre seríamos capaces de

suministrar todos los equipos pedidos e incluso tendríamos exceso de
capacidad productiva. Durante Noviembre y Diciembre estaríamos
produciendo exactamente lo demandado. En Enero y Febrero
tendríamos exceso de producción. Dicho exceso sería máximo durante
los meses de Marzo a Junio. Sin embargo en Julio y Agosto, cuando

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llega la hora de hacer caja, nos veríamos totalmente desbordados por

la demanda.

Solo la planificación de la producción unido a la existencia y gestión del

almacén permitirá satisfacer la demanda total del año sin
sobredimensionar de manera inviable nuestra capacidad productiva.

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3. La importancia de la relación de los

almacenes con otros departamentos
de la empresa
3.1 El ciclo de negocio
El almacén no es un departamento, es una estructura física dentro de la
empresa. Funcionalmente, el almacén depende de los departamentos con los
que está íntimamente relacionado. Estos departamentos planifican y
controlan diferentes estructuras físicas de la empresa.

La composición de los distintos departamentos no es siempre la misma en

todas las empresas, aunque éstas desarrollen actividades similares. Así
pues, en algunas empresas el almacén puede depender de Producción,
mientras que en otras puede depender de Distribución, o incluso e Compras.

Veamos una somera descripción funcional de los distintos departamentos:

El departamento de Marketing básicamente capta las necesidades de los

clientes, diseña perfiles de productos adecuados para cubrir dichas
necesidades y, una vez desarrollados, se encarga de darlos a conocer al
mercado (publicidad).

El departamento Comercial es la fuerza de ventas de la empresa y se

encarga de vender los productos de la empresa a los potenciales clientes.

El departamento de Producción desarrolla los nuevos productos de la

empresa en colaboración con Marketing y fabrica planificadamente los
productos de catálogo.

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Por último, Distribución se encarga de que los productos lleguen al cliente

final.

Una vez hecha esta presentación departamental, podemos describir un ciclo

de negocio típico de la siguiente manera:

Comercial, en contacto permanente con los clientes, capta los pedidos. Estos
son pasados a Compras o a Producción para fabricar los bienes demandados.
Distribución hace llegar el producto acabado al cliente y tras la entrega de
dicho producto se genera la factura correspondiente.

Comercial/
Marketing Venta
Clientes
Distribución
Compras

Producción
Producto

Almacén

Dentro de este esquema departamental del ciclo de negocio, insertamos el

almacén como entidad física y vemos que está íntimamente relacionado con
Producción, con Distribución y eventualmente con Compras.

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La relación del almacén con Producción es obvia puesto que es necesario

acopiar materias primas en algún lugar antes de procesarlas, en el caso de
actividades manufactureras. En el caso de actividades de servicios el
proceso productivo es la propia manipulación y almacenaje de bienes en el
almacén.

La relación del almacén con Distribución, también resulta evidente puesto

que los bienes que se hacen llegar a los clientes son tomados del almacén.

En actividades manufactureras la intervención de Compras en el proceso de

tramitación del pedido se justifica por el acopio de materias primas y
productos semielaborados que hay que incorporar al proceso productivo. En
este caso, además Compras debe saber qué stocks existen en almacén para
emitir correctamente las órdenes de pedido correspondientes.

Por el contrario, cuando la actividad es más bien de servicios, caso de

operadores logísticos, esta función de Compras desaparece y es Producción
u Operaciones (el mismo departamento puede tomar estos nombres) quienes
normalmente tramitan los pedidos y hacen una gestión activa del almacén.

3.2 Ciclo del proceso manufacturero

Una vez analizada la actividad empresarial desde el punto de vista
departamental, veremos ahora cómo se articula la actividad productiva de la
fábrica considerando las entidades físicas involucradas en dicho proceso. En
este puzzle aparecerá el almacén como pieza fundamental.

En la actividad manufacturera las materias primas y productos

semielaborados se transforman en productos terminados.

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cadena
Proceso Proceso Producto
productivo 1 productivo 2 terminado
M
A
T
E
R A
Almacén Almacén Almacén
I B
A C mat. primas prod. en curso prod. terminado
S

P
R
I
M
A
S Almacén

En el almacén integrado en fábrica, las materias primas necesarias para ser

transformadas llegan a él (entrada). Del almacén de materias primas el
proceso productivo incorpora ciertos productos almacenados (salidas).
Puede pasar que el proceso productivo fabrique productos intermedios, no
acabados, que se guardan en almacén (entradas) bien para que sean
expedidos a clientes o a otros fabricantes (salidas) o para reincorporarlos
posteriormente al proceso productivo en un estado más avanzado (salidas).
En cualquier caso, al final tendremos el producto terminado que será
almacenado (entradas) a la espera de ser expedido a clientes o almacenes
de distribución (salidas).

Vemos la complejidad de los flujos de materiales que pueden darse en una

almacén manufacturero

También nos podemos percatar inmediatamente del papel capital que el

almacén juega dentro de la empresa. De la existencia de materias primas en

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almacén depende la continuidad del proceso productivo y los servicios dados

a terceros.

Por otro lado, los recursos del almacén son limitados (superficie, volumen,
medios de manipulación, muelles). Por ello:

– El jefe del almacén debe conocer con antelación los flujos de

materiales que se van a dar para poder hacer una previsión de
actividad y detectar a tiempo eventuales situaciones de saturación de
medios de manipulación y operativos (carretilleros, muelles, etc).

– El jefe de almacén debe conocer la rotación de los productos para

conocer la ocupación media requerida y poder evaluar con exactitud la
suficiencia del espacio de almacenamiento.

– Como consecuencia del flujo de materiales requeridos y de los

distintos costes asociados al suministro, la Gestión de Stocks
establecerá el Lote Económico de Pedido (LEP). Este apartado se verá
con más detalle en el módulo 8.

3.3 Ciclo del proceso de servicio de almacenaje

Mientras que en las actividades empresariales manufactureras se producía
una transformación del producto que llegaba al almacén para elaborar
productos terminados, en las actividades empresariales de servicio de
almacenaje dicha transformación no se produce.

No obstante sí es común que en este tipo de actividad se produzcan cambios

en la presentación o embalaje.

Genéricamente podemos establecer tres tipos de presentación de los

productos a almacenar:

- En lote (normalmente en paletas).

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- Individuales (como por ejemplo lavadoras).

- En kits (como equipos de aire acondicionado).

Esto implica que productos que entran en almacén con un tipo de

presentación o embalaje pueden ser despachado bajo otro tipo de
embalaje. Así pues la combinación entre forma de entrada y salida
puede ser:

– Lote/Lote: Ejemplo, paletas de yogur que entran y salen del

mismo modo.

– Lote/individual: Paletas de neumáticos que se despachan

individualmente.

– Lote/kit: Paletas de yogur, zumos, que se despachan en

pedidos de productos combinados a pequeño comercio
(picking).

– Individual/lotes: Almacén de fábrica de sillas que despacha

en pedidos paletizados.

– Individual/individual: Lavadoras que entran y salen del

almacén una a una.

– Individual/Kits: Almacén de fábrica de equipos de aire

acondicionado. En el almacén se embalan en la misma paleta
evaporador, condensador y líneas precargadas antes de ser
despachada.

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– Kit/Lotes: Almacén de lavado de cajas de plástico donde las

cajas entran mezcladas y sucias y se despachan limpias y
paletizadas por tamaños.
– Kit/Kit: Almacén distribuidor de equipos de aire
acondicionado.

La combinación Kit/individual, rara vez se da.

Cualquier combinación distinta al Lote/lote, kit/kit o individual

/individual añade complejidad a la operación de almacenamiento y
supone un valor añadido al producto despachado.

Ciclo del proceso de servicio de almacenaje

Proceso Proceso
Operativo 1 Operativo 2

Almacén
Almacén Almacén Almacén
de entradas de existencias de salidas

Entrada de Salida de
producto producto

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En el caso de almacenes de procesos de servicios, lo que antes

llamábamos proceso productivo, pasa a ser ahora proceso operativo
puesto que ya no producimos físicamente nada si no que operamos
sobre productos ya existentes.

Por esa misma razón, el departamento de Producción pasa a llamarse

normalmente departamento de Operaciones.

En los procesos operativos 1 y 2 es dónde se pueden dar los cambios

en presentación o embalaje antes mencionados.

Del mismo modo que se mencionaba en los almacenes de procesos

manufactureros, también aquí el jefe de almacén debe estar
informado sobre los flujos de materiales previstos y sobre la rotación
de los productos a fin de determinar la suficiencia de los recursos de
que dispone para afrontar dichos flujos y adoptar las estrategias
adecuadas para poder dar el servicio requerido.

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4. El almacén, eslabón integrado en la

cadena logística
4.1 Definición:

Logística: Es aquella parte del Supply Chain (Cadena Integral del

Abastecimiento o Cadena Logística) que planifica, implementa y
controla de manera económica el flujo de almacenaje de materias
primas, productos en proceso y productos terminados, desde el punto
de origen al punto de consumo (cliente) para satisfacer las
necesidades de éste.

Al hilo de la definición anterior de Logística, podemos pensar en la

cadena logística como en todos los procesos físicos y de gestión
implicados de una manera directa en transformar unas materias
primas en productos terminados puestos al alcance del cliente. De
esta manera pensaremos como eslabones de dicha cadena en la
emisión de pedidos a proveedores, en el control de stocks de almacén,
en el transporte de materias primas y productos semielaborados a
almacén, en la manipulación y almacenaje de dichos productos así
como en su transformación, en el embalaje y expedición del producto
terminado desde almacenes, en su transporte a almacenes de
distribución, en la distribución capilar hasta clientes...

Veamos en el siguiente esquema lo arriba apuntado:

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Proveedores
Proceso productivo
materias
primas

Almacén Almacén regulador

mat. Primas y
productos elab.

Proveedores
productos
ALMACÉN
elaborados

Almacén Almacén
distribución 1 ........... distribución n

Cliente Cliente

El almacén es un eslabón primordial en la cadena logística.

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El almacén regulador, normalmente cercano al centro de producción,

distribuye el producto a los almacenes de distribución.

Los almacenes de distribución están más cerca del cliente y le hacen

llegar el producto.

Si el funcionamiento de la cadena logística en general y del

almacenaje en particular es deficiente, defraudaremos las
expectativas de nuestros clientes y nuestra empresa tendrá serios
problemas de supervivencia.

4.2 Ejemplos de buen y mal funcionamiento

logístico

Zara:

En un suplemento económico de El País del mes de Diciembre del

2002, se comentaba la enorme éxito que la nueva tienda de Zara en
ese país había tenido en el poco tiempo transcurrido desde su
inauguración. El entusiasmo de los suizos venía por la gran agilidad con
la que esa cadena cambiaba sus colecciones (2 cada mes) cuando las
tiendas suizas al uso, pueden estar varios meses con la misma
colección, sin nuevos aires. La satisfacción también se justificaba por
la disponibilidad abundante de prendas en las tallas más usuales.

No es una casualidad esta noticia. Buena parte del éxito empresarial

de Zara se debe a su magnífica logística que permite tener el género

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en la cantidad y tiempo requerido, a parte de los propios diseños y el

buen compromiso calidad/precio de la marca.

Concesionarios de automóviles:

Una vez uno ya ha tomado la decisión sobre qué automóvil va a

comprar, se ha resignado a gastar un 20% más de lo que en principio
se había marcado... ¿quién no ha vivido la frustrante experiencia de
solicitar ese vehículo y el concesionario no tenerlo en el color que
deseamos?.

Lo he localizado en un concesionario de Sevilla, no te preocupes que

en 2 semanas lo tienes... No sé que ha podido pasar pero el caso es
que estaba comprometido... podemos ver otro color. Lo tengo en rojo
y blanco para mañana mismo si quieres...

Obviamente hablar de un automóvil más o menos caro no es lo mismo

que hablar de un par de calcetines. Sin duda la logística existente
tras ese producto es mucho más compleja... pero las marcas se ven en
problemas por no vender lo suficiente, no por exceso de demanda...

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 OPAL, Módulo 1: Concepto y función de los almacenes

5. La subcontratación total o parcial

del almacenaje, manipulación y
distribución

5.1. Introducción:

Antes de entrar directamente en los criterios de subcontratación, nos

detendremos un poco en los distintos tipos de almacenes que se pueden
dar.

- Según el propietario del almacén:

ƒ Propio
ƒ Subcontratado

- Según el propietario de la mercancía:

ƒ Individuales

™ Reguladores
™ De distribución

ƒ Compartidos

- Según ubicación y comunicación física con la empresa:

ƒ Integrados

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ƒ Independientes

- Según la transformación física del producto en el almacén:

ƒ Estándar (sin transformación)

ƒ De valor añadido

™ Bodegas
™ Almacenes de baja temperatura para control de
fermentos lácticos

- Según la temperatura interior del almacén:

ƒ De temperatura ambiente
ƒ De temperatura controlada (productos perecederos)

™ Sobre cero grados centígrados (conservación natural)

™ Bajo cero grados centígrados (conservación
congelados)

- Según el tipo predominante de unidad almacenada:

ƒ De paletas
ƒ De paquetería
ƒ De prendas de vestir
ƒ Etc

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Puede darse casi cualquier combinación entre la clasificación

expuesta, pero normalmente partiendo de unas configuraciones
troncales típicas:
ƒ Propios e individuales (fabricante que posee su propio
almacén para sus productos)
ƒ Subcontratados y compartidos (operadores logísticos a
los que se subcontrata el almacenaje, manipulación y,
eventualmente, el transporte. En el almacén
subcontratado coexisten nuestros productos con los de
terceros).

A partir de aquí podrán ser en cada modalidad:

– Integrados o independientes
– Estándar o de valor añadido
– De temperatura ambiente o de temperatura
controlada
– De paletas o de paquetería o de prendas de vestir...

Aunque habitualmente tendremos que optar entre estas dos opciones

troncales, con menos frecuencia se dan fórmulas mixtas tales como
Propio y Compartido (caso de un fabricante que utiliza superficie
excedente de su almacén para alquilarlo a terceros) o Subcontratado
e Individual (caso de operador logístico que nos subcontrata almacén
dedicado para una o varias líneas de nuestros productos).

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 OPAL, Módulo 1: Concepto y función de los almacenes

5.2. Criterios de subcontratación de

almacenaje:

- Razones logísticas:

ƒ Si precisamos almacenar productos en curso para

transformalos posteriormente, lo lógico es disponer de
almacenaje propio e integrado dentro de la empresa.
ƒ Si nuestra producción está centralizada y necesitamos
distribuir nuestro producto en una amplia área geográfica, será
necesario dotarnos de un almacén regulador normalmente
propio y cercano a fábrica para suministrar a almacenes de
distribución cercanos a nuestros clientes.
ƒ Siguiendo con el argumento anterior, dependiendo del volumen
de producto dedicado a cada almacén distribuidor, puede
interesar que éste sea propio (grandes superficies) o
subcontratado (empresas de pequeño y mediano tamaño).

- Razones de estacionalidad:

ƒ Si nuestra producción tiene un fuerte componente estacional,

podemos recurrir en determinados momentos a subcontratar
parte del almacenaje con objeto de no sobredimensionar
nuestros recursos de almacenamiento que estarían
infrautilizados buena parte del año.

- Razones de concepto de gestión:

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 OPAL, Módulo 1: Concepto y función de los almacenes

ƒ A principios de los 90 comenzó en España a tomar fuerza la

idea del outsourcing o externalización de servicios,
fundamentalmente por dos cuestiones:

™ Como vía para concentrar los recursos en el núcleo de la

actividad, dejando las actividades periféricas
subcontratadas a empresas colaboradoras de contrastada
solvencia profesional.
™ Como medio para transformar en costos variables algunas
actividades que, de otra forma, serían un costo fijo en todo
o en parte.

Sin embargo, no hay que caer en la falacia de pensar que la

distribución de nuestro producto no es parte esencial de
nuestro negocio. Otras razones habrán para soportar una
decisión de subcontratación pero no ésta.

De poco sirve un buen producto que sin embargo no está en la

cantidad adecuada y en el tiempo comprometido al alcance de
los clientes.

- Razones del precio del suelo:

ƒ El precio del suelo industrial se ha disparado en los últimos
años alrededor de los principales núcleos urbanos de España.
ƒ El cinturón industrial se ha ido ensanchando hacia el exterior y
en los polígonos más próximos a los núcleos urbanos y a vías
principales de comunicación el precio del suelo se ha
multiplicado varias veces en la última década
ƒ Si queremos ampliar el almacén en nuevo terreno colindante, el
costo de la inversión puede ser inasumible.

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 OPAL, Módulo 1: Concepto y función de los almacenes

ƒ Bajo estas circunstancias incluso el mantenimiento de los

almacenes actuales podría suponer una pérdida de oportunidad
considerando que:

™ Podría obtenerse fondos extraordinarios con la enajenación

de almacenes para la financiación de proyectos productivos
de la empresa con las plusvalías de la venta
™ Podrían hallarse soluciones mixtas de almacenaje
subcontratado a precio atractivo para resolver las propias
necesidades.

Al final del módulo veremos un caso de este tipo.

5.3. Criterios de subcontratación de la

manipulación:

ƒ Normalmente, la manipulación estará subcontratada cuando el

almacenaje también lo esté (con un operador logístico).
ƒ Si el almacén es propio y dedicado, la manipulación se hará
habitualmente por el propio personal de la empresa.
ƒ Razones de estacionalidad, vacaciones, etc, pueden hacer que
en el caso anterior, se refuerce la plantilla de almacén
mediante el concurso de ETT´s. No obstante, esto es en la
práctica un aumento temporal de plantilla dado que las ETT´s
no gestionan ningún servicio sino que solo proporcionan personal
para ser instruido y dirigido por la propia empresa.

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 OPAL, Módulo 1: Concepto y función de los almacenes

5.4. Criterios de subcontratación de la

distribución:

En España, el transporte subcontratado de mercancías es muy

competitivo debido a la gran atomización de pequeños propietarios de
camiones o de flotas reducidas que configuran un mercado de oferta
muy dinámico.

El apoyarse en el transporte subcontratado hace que los costes de

distribución puedan ser totalmente variables. No obstante:

ƒ El depender totalmente de una distribución subcontratada

tiene sus riesgos:

™ No podemos asegurar al 100% el cumplimiento de todos

nuestros compromisos.
™ En momentos de alta actividad transportista, el problema
puede agravarse dramáticamente.
™ Ciertos transportes (mercancías peligrosas o explosivas,
productos alimentarios a granel, etc) requieren de
transportes específicos que el mercado de subcontratación
no se encuentran con tanta facilidad en el momento
necesario.

ƒ Sin embargo, disponer de una amplia flota propia tiene

también sus inconvenientes:

™ Supone una inversión importante en inmovilizado material

que demanda recursos financieros de la empresa (flota de
camiones).

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 OPAL, Módulo 1: Concepto y función de los almacenes

™ Incrementa los costos fijos de la empresa (conductores).

™ La flexibilidad de adaptar la fuerza de transporte a
nuestras necesidades reales en cada momento es menor.
™ Requiere a su vez recursos humanos y materiales adicionales
para la gestión de la flota propia.
™ Las consecuencias de un conflicto social entre los
conductores (huelga) se amplifican dramáticamente.
™ La proliferación de nuevos conductores en el mercado
español está estancada y es complicado, hoy por hoy,
encontrarlos y fidelizarlos.

Por todo lo expuesto, un compromiso entre flota propia y

subcontratada se muestra como la solución más flexible.

Para determinar en qué proporción debe implementarse nuestra

distribución habrá que aplicar los criterios vistos al caso particular
de nuestra empresa y, como siempre, hacer uso del sentido común.

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