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AP01-AA1-EV02

Estructuración del proyecto de sistema de información para mejorar el sistema

de inventarios y servicio de la biblioteca

Aprendiz:

Laura Daniela Gil Fonseca

Oscar Eduardo Murillo

Instructora:

Carolina Mendoza Vivas

Ficha:

2348830

TECNÓLOGO EN ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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Contenido

Ficha técnica del proyecto.............................................................................................................. 4

TÍTULO DEL PROYECTO:............................................................................................................. 5
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA O NECESIDAD QUE SE PRETENDE SOLUCIONAR........5
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO................................................................................................6
¿Para qué se va a hacer?............................................................................................................... 7
OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO.......................................................................................7
OBJETIVOS ESPECIFICOS...........................................................................................................8
ALCANCE DEL PROYECTO (PRODUCTO, PROCESO Y CONTEXTO).......................................8
Que se ofrece................................................................................................................................. 9
Que no está incluido....................................................................................................................... 9
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Ficha técnica del proyecto

información del proyecto

implementación de un sistema de
título del proyecto información
beneficiarios colegio san Ignacio
encargados del proyecto team Sena
duración del desarrollo 2 años
lugar donde se realizará ciudad Bogotá  
palabras clave
inventarios
libros
bienes tecnológicos
satisfacción de servicio
ejecución

 
Objetivo General

desarrollar el sistema de información de la biblioteca basado en MYSQL para tener

una base de datos robusta que mejore las tomas de los inventarios evitar perdida
de información y mejorar el servicio de la biblioteca.
objetivos específicos
1.facilitar la toma de los inventarios y evitar la pérdida de información
2.permitir la creación de un catálogo para ofrecer a los estudiantes facilidades en su
búsqueda
3.llevar un control adecuado de los libros y bienes tecnológicos de la biblioteca
5.desarrollar un sistema automatizado de préstamos, salidas y entradas.

Justificación
con el desarrollo del sistema de información, se facilitarán la toma de los inventarios,
se recopilará la información de manera más efectiva sin pérdida de la misma. se
ofrecerá un catálogo virtual para la fácil consulta de los libros y evitar la pérdida de tiempo. el
sistema mejorara el servicio de la biblioteca, y también evitara perdidas
de los libros y demás bienes de la biblioteca
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TÍTULO DEL PROYECTO:

Implementación de un Sistema de Información para soportar el proceso de inventario

y préstamo de libros en la Biblioteca del Colegio San Ignacio, ubicado en la ciudad de
Bogotá.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA O NECESIDAD QUE SE PRETENDE

SOLUCIONAR.

De acuerdo al seguimiento realizado en el Colegio San Ignacio, se evidencia la falta de

control de un sistema automatizado para la toma de inventarios por parte de los
funcionarios de la biblioteca, los cuales al realizar el proceso tienen como herramienta
un generador de texto en Excel, esta herramienta no proporciona mucha ayuda para las
necesidades que han ido surgiendo. Además, algunas operaciones básicas no son
cubiertas por este sistema, por lo tanto, se tiene que recurrir a aplicaciones de oficina
para obtener los resultados deseados.
El problema que lleva a los empleados de la Biblioteca a capturar hasta tres veces la
misma información. Una para el sistema de inventario, otra para obtener un reporte
general teniendo que ser captura de una hoja de Excel y la última captura para crear las
fichas bibliográficas en el formato que la Biblioteca necesita.

La Biblioteca del Colegio San Ignacio, cuenta con más de 12000 libros entre: Literatura,
Matemáticas, Ciencias Naturales, Filosofía, Sociales, Cuentos, Poemas, etc. de los
cuales no se lleva un buen control de inventario. El proceso de préstamo de libros se
lleva en forma manual, es decir se registra cada préstamo realizado a docentes o
estudiantes en un archivo de Excel que contiene, Nombre, grado/curso, título del libro,
fecha de préstamo y fecha de devolución, haciendo que el trabajo sea más extenuante
para la bibliotecaria y más demorado en la solicitud de préstamo para los usuarios. Se
informa que para la entrega del informe de inventario puede tardar más de 1 mes y se
convierte en pérdida de productividad y falta de veracidad en la información.
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En las evidencias de las entrevistas y encuestas realizadas a estudiantes y docentes del

Colegio San Ignacio, acerca del insuficiente control para el registro del préstamo de los
libros con el que se maneja el material bibliográfico, se hace necesario buscar una
solución apropiada de control de préstamo de libros y de inventario.
Para solucionar este problema, se implementará un sistema de información en el cual
se pueda guardar en forma digital la información que allí se genere, brindando un
respaldo, agilidad y seguridad a la hora de consultar la información, contando además
con la información actualizada en todo momento.

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO

Basándonos en el diagnóstico previo del entorno, se realizó el análisis del problema

que tiene el colegio en la elaboración de los inventarios, los informes, la consulta de
estos, las salidas y entradas, la rotación y préstamo de libros de la Biblioteca.
Se quiere mejorar la herramienta actual de la biblioteca para facilitar el control efectivo
del inventario e incrementar la productividad.

Para ello, la solución es crear un Software, basado en MYSQL en el cual se pueda

gestionar, almacenar y proveer datos e informaciones para apoyar los procesos y
funciones en la biblioteca, de manera versátil e intuitiva y así cumplir con los parámetros
requeridos y ofrecer tanto a los estudiantes, docentes y personal administrativo, la
información precisa en tiempo real de los recursos con los que cuenta la biblioteca.
Manifestando de esa manera la necesidad de implementar un sistema de información
que cumpla con las necesidades del colegio.

El sistema de información para la Biblioteca, permitirá desarrollar una base de datos

más robusta y confiable, que garantice un orden y fácil acceso a la información,
registrando eficiencia y confiabilidad a la hora de consultar algún dato que se requiera y
además permita los reportes solicitados a tiempo, optimizando los procesos que se
realizan en la Biblioteca. Ofreciendo catálogos de los libros para su fácil consulta
además de ofrecer un sistema de préstamos automatizado de libros.
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¿Para qué se va a hacer?

Se realiza para mejorar los procesos de inventario de la biblioteca optimizarlos y

ofrecer mediante un sistema de información robusto y oportuno, no solo la toma de
inventarios si no la información de cada ejemplar en cuanto a libros y fichas técnicas
de los medios tecnológicos que ofrece la biblioteca para que los alumnos y todo el
personal del colegio accedan mediante una plataforma interactiva a la información de
los mismos y que en tiempo real puedan conocer si están dentro de la biblioteca o no
se encuentran disponibles.

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO

Garantizar la satisfacción del cliente en el modo de desarrollar un sistema de información

de inventarios que solucione y agilice la toma de los mismos, proporcionando una
herramienta intuitiva y amigable, que todos los usuarios puedan acceder a ella de forma
sencilla tanto los encargados del proceso de inventarios y custodia de los mismos
(bibliotecóloga, auxiliar etc.), como de los mismos estudiantes, profesores y
administrativos. Mediante un código puedan acceder a los elementos disponibles en la
biblioteca agilizando la entrega de los libros o cualquier otro bien mediante imágenes
desde el programa y generando un código cuando un libro sale de la biblioteca con
alarmas para saber si fue devuelto o sigue prestado, a quien se prestó y cuánto tiempo
ejemplo.

Biblioteca san José Biblioteca san José

Autores
nombres

genero
documento
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OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Clasificar la información recolecta en las entrevistas y los documentos existentes, por

medio de diagramas de procesos que permitan identificar los requerimientos de los
usuarios del sistema, que serán integrados al sistema de información.

 Realizar el diseño del software que se suministrara a los usuarios para que se
familiaricen y den sus puntos de vista.

 Se hará una prueba antes de la entrega del Software, para verificar si cumple con las
necesidades del cliente.

 Implementar herramientas de trabajo para el uso del Software.

 Capacitar a las personas encargadas el debido manejo de dicha herramienta.

ALCANCE DEL PROYECTO (PRODUCTO, PROCESO Y CONTEXTO)

Límites y alcance del proyecto

Por medio del desarrollo del sistema de inventarios y después de digitalizar los libros
para ofrecer un catálogo electrónico y haber desarrollado la base de datos ofrecer
agilidad en la toma de inventarios, así como los otros bienes de la biblioteca y mejorando
las consultas de libros de manera dinámica se quiere mejorar la herramienta actual de la
biblioteca. Los límites del proyecto se evidencian en cuanto está el colegio dispuesto en
adquirir, herramientas tecnológicas y capacitación del personal y estudiantes para su
buena implementación. Los riesgos como en todo proyecto limitan el mismo como la
resistencia al cambio, recortes de presupuesto, inexperiencia con la tecnología y recortes
presupuestales.
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Que se ofrece

Se ofrece un software que mejora la herramienta utilizada por la biblioteca para la toma
de inventarios con una interfaz gráfica en la cual se llenan unos ítems creados y
almacenados anteriormente en una base de datos para el correcto control del inventario y
se garantiza el mantenimiento de esta por un periodo de tiempo. Con actualizaciones y
capacitaciones.

Que no está incluido

El mantenimiento después del periodo de tiempo acordado por ambas partes nuevos
requerimientos del cliente como cambio de interfaz o agregar productos que no tengan
relación con el inventario y programas previamente propuestos en el marco del
contrato.
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