18-4-2023

Sistema integrado de
gestión bibliotecaria.

HEIDY NICOLE CRUZ DE LOS SANTOS 2022-0345

ANDY AUGUSTO ENCARNACION 2022-0995

CLEIMES ANTONIO LORENZO 2022-1062

EMANUEL HOLGUIN 2018-7277

Kerwin Angeles Flores 20221044

 INTRODUCCIÓN

¡Bienvenido al nuevo sistema de biblioteca para la Biblioteca de librosCasa, Este sistema ha

sido diseñado pensando en las necesidades de los usuarios y en mejorar la experiencia de los
mismos en nuestra biblioteca.

Este sistema permite a los usuarios acceder a nuestro catálogo de manera sencilla y rápida
desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Podrás buscar los libros por título, autor o
tema, y también ver si están disponibles en la biblioteca o si ya han sido prestados. Además,
podrás reservar los libros que estén en préstamo y recibir una notificación cuando estén
disponibles para ser retirados.

El sistema también cuenta con un servicio de préstamo a domicilio, para que puedas disfrutar
de los libros en la comodidad de tu hogar. Además, podrás renovar tus préstamos en línea si
necesitas más tiempo para leer tus libros.

Para aquellos que necesiten estudiar o trabajar, el sistema permite reservar los espacios de
estudio individuales o en grupo en línea, para que puedas planificar tus visitas con anticipación
y asegurarte de tener un lugar tranquilo y cómodo para estudiar o trabajar.

Nuestro sistema de biblioteca también te mantendrá informado sobre las novedades literarias
y eventos que se realizarán en la biblioteca. Podrás registrarte para recibir alertas y
notificaciones sobre tus autores favoritos, talleres y presentaciones de libros.

Nos enorgullece ofrecerte un sistema moderno y accesible para que disfrutes al máximo de
nuestra biblioteca. ¡Esperamos verte pronto en la Biblioteca Pública de librosCasa!
 CAPÍTULO 1

NECESIDAD
Vamos a hacer un software en una biblioteca para ayudar en el manejo de las
informaciones y en la administración de los libros, y vamos a poner una base de datos
en la que se guardaran los usuarios, cada usuario tendrá su id único.
JUSTIFICACIÓN
 Acceso a la información.
 Aprendizaje y educación.
 Desarrollo personal.

OBSERVACIÓN

La facilidad de uso y accesibilidad del software para los colaboradores de la biblioteca.

Capacidad del software para integrarse con otros sistemas.
LIMITANTES Y PROBLEMÁTICA

LIMITANTES

 Limitaciones técnicas.
 Limitaciones en los recursos.
 Exclusión digital.
 Limitante de alcance.

 Exclusión digital: la falta de acceso a la tecnología y a la información digital

puede limitar el alcance de la biblioteca virtual y excluir a ciertos usuarios.
 Limitaciones técnicas: el software puede tener limitaciones técnicas que
impiden su uso efectivo.
 Limitaciones en la oferta de recursos: aunque el software de la biblioteca
puede ser efectivo en la gestión de los recursos disponibles, es posible que la
biblioteca tenga limitaciones en la oferta de recursos, lo que puede limitar el
valor del software.

PROBLEMÁTICA

 Manejo de la cantidad de información.

 Registro de diferentes tipos de libros.
 No tener los datos centralizados.
 Depender de Microsoft para tener los documentos en línea.
  Normalización de la base de datos: la gran cantidad de datos que contendrá la
base de datos puede dificultar su normalización, lo que puede generar errores
en la gestión y acceso a la información.
 Accesibilidad para usuarios diversos: el diseño y la estructura del software
deben facilitar el acceso y uso de todos los usuarios, incluyendo aquellos con
diferentes habilidades y necesidades.
 Manejo de la cantidad de información: la alta demanda de información puede
generar dificultades en la gestión y organización de la información, lo que
puede afectar la eficacia y eficiencia del software.
 Depender de Microsoft: puede limitar la accesibilidad de los documentos a
aquellos usuarios que no cuentan con una cuenta de Microsoft o con acceso a
internet. Asimismo, la dependencia de una sola plataforma puede generar
vulnerabilidades de seguridad y de privacidad de los datos almacenados.

IMPORTANCIA

Vamos a crear un sistema virtual para la librería cuesta libro que nos ayudará a
reemplazar el antiguo sistema obsoleto, en este sistema virtual podremos organizar la
información a través de la base de datos. El sistema nos permitirá interactuar con los
datos de manera precisa. La importancia de este sistema es que, a través de esto,
podemos implementar la tecnología en una biblioteca, ya que antes no existían muchas
opciones tecnológicas, y ahora en estos lugares podemos poner un sistema que les
ayude a facilitar la demanda de personal. Este sistema va a permitir al negocio manejar
más eficientemente las informaciones y el registro de los libros.
PROPUESTA DEL PROYECTO

Crear un software que permita al administrador poder administrar los datos que
tengan la biblioteca y que permita ver los libros que tenga disponible.
OBJETIVOS

 Registrar los diferentes tipos de libros que se encuentre disponible.

 Manejo correcto de los datos.
 Hacer una buena normalización de una base de datos, para que no haya perdida de
datos.

 Hacer un software eficaz y sin errores.

 CAPÍTULO 2

METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DE PROYECTO

La metodología que vamos a utilizar en nuestro trabajo es la Scrum, queremos mejorar la

colaboración en el proyecto, queremos que los trabajadores se comuniquen regularmente y
puedan ir mejorando el proyecto, los trabajadores podrán enfocarse en la parte que le
corresponda, y ver cómo va el trabajo de los demás.
Para el desarrollo de la aplicación vamos a utilizar Java y el gestor de base de datos será
MySQL.

DIAGRAMA DE CLASE

ANÁLISIS DE CASO DE ESTUDIO

Actores involucrados:

 Software: Brindar un proceso rápido y eficaz, Capaz de permitir el administrador

administrar la salida y la entrada de libros.
 Cliente: Quiere que la biblioteca le facilite el préstamo del libro de manera rápida y
quiere saber si el libro está disponible en el menor tiempo posible.
 Bibliotecario: Quiere tener un Software para actualizar la forma manual en la que antes
se hacía. Verifica y registra las informaciones de los libros y de las personas.
  Adm. De Software: Quiere Solucionar cualquier error de manera rápida que el Software
presente para dar un buen servicio al Usuario.

Pasos para utilizar el sistema:

1. Dirigirse hacia la aplicación.
2. Buscar, editar, agregar o modificar información de un libro.
3. Almacenar información en la BD.
4. Método de pago.
5. Dar recibo.

DIAGRAMA DE DESPLIEGUE
 CAPÍTULO 3

FACTIBILIDAD ECONOMICA, TECNICA Y OPERATIVA

En cuanto a la factibilidad económica, es importante evaluar si el costo de desarrollar y

mantener el software es viable en comparación con los beneficios que se esperan obtener de
su uso, en este caso, los beneficios que se van a obtener son mayores que el costo, ya que
después de la creación del sistema, solo se le dará mantenimiento o se emplearan
actualizaciones a este cada cierto tiempo, por lo que el beneficio es mayor, ya que el uso será a
largo plazo y en este tipo de sistemas, no es necesario hacer mantenimiento con frecuencia.
En cuanto a la factibilidad técnica, se deben evaluar aspectos como la disponibilidad de las
herramientas y tecnologías necesarias para desarrollar el software y la compatibilidad del
software con los sistemas existentes en la organización. La empresa ya posee los recursos
necesarios para desarrollar el software, así que, al momento de crearlo, este debe ser
compatible con el sistema de registro anterior (de haber uno) para que al usuario le resulte
más cómodo y familiar.
Finalmente, en cuanto a la factibilidad operativa, es importante considerar si el software será
fácil de usar y si cumplirá con los requerimientos de los usuarios. Esto incluye evaluar si el
software cubre todas las funcionalidades necesarias y si es fácil de instalar y configurar. El
software debe poseer la mayor accesibilidad posible, ya que no todos los empleados están
familiarizados con la tecnología, por lo que hacerlo de la manera más intuitiva posible es la
mejor opción.
ANALISIS FODA

FORTALEZAS

 Gestión eficiente de recursos: Un sistema integrado de gestión bibliotecaria puede

ayudar a optimizar la gestión de recursos, como libros, revistas, material multimedia,
etc.
 Accesibilidad de la información: Un sistema integrado de gestión bibliotecaria puede
permitir un acceso más fácil y rápido a la información. Ejemplo acerca de la
disponibilidad de libros que se encuentran en la biblioteca.
 Automatización de procesos: Un sistema integrado de gestión bibliotecaria puede
ayudar a realizar un seguimiento de los pedidos realizados, las facturas pagadas y los
usuarios que han tomados prestados.
 Administración de presupuestos: El sistema puede ayudar a administrar el
presupuesto de la biblioteca de manera más efectiva, permitiendo una mejor
planificación y seguimiento de los gastos.
OPORTUNIDADES

 Mejora en la gestión de la información: Un sistema integrado puede ayudar a la

biblioteca a gestionar mejor la información y los recursos, permitiendo una mejor
organización, búsqueda y recuperación de la información.
 Mejora en la gestión de la información: Un sistema integrado puede ayudar a la
biblioteca a gestionar mejor la información y los recursos, permitiendo una mejor
organización, búsqueda y recuperación de la información.
 Gestión de datos: Un sistema integrado podría permitir la gestión de grandes
cantidades de datos de la biblioteca, lo que podría facilitar el análisis y la toma de
decisiones basadas en datos.
 Aprendizaje personalizado: El sistema podría ofrecer recomendaciones personalizadas
de recursos de la biblioteca en función de los intereses y las necesidades de cada
usuario.

DEBILIDADES

 Costos de implementación: La implementación de un sistema integrado puede tener

un costo significativo en términos de hardware, software y recursos humanos.
 Dependencia de la tecnología: El sistema integrado depende de la tecnología y
cualquier fallo en el sistema podría tener un impacto negativo en la eficiencia de la
biblioteca.
 Falta de capacitación del personal: La implementación del sistema puede requerir
capacitación y adaptación del personal, lo que podría llevar tiempo y recursos
adicionales.
 Problemas de seguridad de datos: Los sistemas integrados de gestión bibliotecaria
pueden estar sujetos a problemas de seguridad de datos, como ataques cibernéticos, lo
que puede comprometer la privacidad y la confidencialidad de los usuarios y la
biblioteca.

AMENAZAS

 Competencia de sistemas alternativos: Existen otros sistemas de gestión bibliotecaria

en el mercado, lo que podría aumentar la competencia.
 Cambios en la tecnología: La tecnología cambia rápidamente y el sistema integrado
podría quedar obsoleto con el tiempo.
 Errores humanos: las personas que trabajan con el sistema de gestión de la biblioteca
pueden cometer errores, como borrar información importante o ingresar datos
incorrectos, lo que podría causar problemas y pérdida de datos.
 Fallos del sistema: los sistemas de gestión de bibliotecas pueden fallar debido a
problemas técnicos, como errores en el hardware o software, problemas con la red o
interrupciones en el suministro de energía eléctrica.
 Exposición de información confidencial: los sistemas de gestión de bibliotecas pueden
almacenar información confidencial, como registros de préstamo de libros, información
personal y financiera de los usuarios y datos de la biblioteca. Si esta información se
expone públicamente debido a una brecha de seguridad, podría causar daño a la
reputación de la biblioteca y a la privacidad de los usuarios.
 MATRIZ
Oportunidades
Fortalezas
- Un sistema integrado puede ayudar a la
biblioteca a gestionar mejor la información y los
recursos, permitiendo una mejor organización,
búsqueda y recuperación de la información.
-El sistema puede ayudar a administrar el
presupuesto de la biblioteca de manera más
efectiva, permitiendo una mejor planificación y
seguimiento de los gastos.
-Aprendizaje personalizado: El sistema podría
ofrecer recomendaciones personalizadas de
recursos de la biblioteca en función de los
intereses y las necesidades de cada usuario.
-Un sistema integrado podría permitir la gestión
de grandes cantidades de datos de la biblioteca, lo
que podría facilitar el análisis y la toma de
decisiones basadas en datos.
Debilidades
-La implementación de un sistema integrado
puede tener un costo significativo en términos de
hardware, software y recursos humanos. Por dicha
razón debemos de tener la oportunidad de contar
con los recursos y dinero necesario para la
realización del sistema.
-La implementación del sistema puede requerir
capacitación y adaptación del personal, lo que
podría llevar tiempo y recursos adicionales por eso
debemos de invertir en personas con la capacidad
suficiente como para manejar dichos programas.
-La falta de actualizaciones y mejoras regulares del
sistema integrado puede limitar su capacidad para
mantenerse al día con las necesidades cambiantes
de la biblioteca y lo que puede afectar su eficacia a
largo plazo. Por eso debemos de tener en cuenta
las actualizaciones que requiere el sistema para
que no quede obsoleto.
Amenazas
-Existen otros sistemas de gestión
bibliotecaria en el mercado, lo que
podría aumentar la competencia. Por
eso debemos de enfocarnos en un solo
nicho y ofrecerle lo que ellos necesiten
en ese preciso momento.
-Fallos del sistema: los sistemas de
gestión de bibliotecas pueden fallar
debido a problemas técnicos, como
errores en el hardware o software,
problemas con la red o interrupciones
en el suministro de energía eléctrica.
Por ende, debemos de estar pendiente
a estos problemas para luego tener
una idea de cómo vamos a
solucionarlos.
-La tecnología cambia rápidamente, lo
que significa que un sistema integrado
de gestión bibliotecaria puede volverse
obsoleto en poco tiempo si no se
actualiza regularmente.
-Ataques de seguridad: un sistema
integrado de gestión bibliotecaria
puede ser vulnerable a ataques
cibernéticos, lo que podría poner en
peligro la seguridad de la información
de la biblioteca y de sus usuarios.
ANÁLISIS COSTO -BENEFICIO Y RIESGOS

Aunque la inversión en un principio pueda ser mayor que los costos del sistema antiguo, a la
larga es más provechoso el sistema que estamos proponiendo y más ágil. Partiendo desde la
primicia que el sistema anterior contaba con puro personal humano y todos los procesos eran
llevados a mano y por lo tanto la pérdida de información era mayor al no estar automatizados
y al no todos tener el conocimiento para manejar dicha contabilidad, traía consigo una pérdida
de más de $1,000,000 pesos al mes sin contar la inversión del personal tanto de tiempo para
su entrenamiento como el dinero que lleva consigo mantener un personal.
El nuevo sistema tendría un costo de $5,000,000 y más un costo de $100,000 al mes en caso
de requerir nuestros servicios de mantenimiento. Puede parecer mucho, pero si sacamos los
cálculos del personal que poseen ahora mismo el costo a largo plazo es incluso el doble del
sistema. Sin contar que el nuevo sistema va a ser operable las 24h y los 7 días a la semana y
será fácil de manejar por cualquier persona por lo que no va a requerir más de unos días para
que las personas se especialicen en el sistema. Reduciendo el costo de entrenamiento de
nuevo personal, reduciendo los errores y reduciendo así los riesgos de pérdida de información.

 Costos del hardware:

Dispositivos RAM Alm Procesador cantidad Costo

Computadora 4 60 int.core 3ra 1xlocal 12,000
Servidor PTC1 2 250 Pentium G 1 200,000
Total 212,000

 Costos del software y mantenimiento:

Software 5,000,000
Mantenimiento 100,000
Total 6,200,000

Para un total de durante el primer año el costo subiría a 6,200,000 por el costo de creación del
proyecto disminuyendo a 1,200,000 al año luego del primer año con un plus de 200,000 por
servidor y 12,000 por cada librería con dicho sistema.
  Costos del sistema actual y problemas del sistema actual

Gastos Annual

Empleados 3xlibreria 66,000 792,000

Perdidas del Sistema actual 83,333,33 1,000,000

Margen de error 15%
Riesgos laborales (Licencias 5 x mes costo x día 733,33 43,998
por enfermedades o
accidentes)
Tiempo de actualización 200xdia 72,000
(1xmes)
Total, de perdidas e 1,907,998
inversiones

El sistema antiguo trae consigo casi 2 millones en pérdidas de las ganancias de la empresas
anuales, sin contar que los riesgos fueron minimizados al mínimo para la comparativa, si
vamos a los datos realidades se pueden ver un incremento de hasta un 30% por los riesgos
laborales y la sobre comprar de libros por no tener un sistema de almacenamiento virtual
actualizado al instante con el nuevo sistema habría una optimización de procesos y el personal
especializado no sería requerido gracias a que al ser un proceso digital y automatizado
cualquier persona con conocimientos básicos de computación serían capaces de usar el
mismo. Reduciendo así los riesgos y errores del sistema o proceso.
 CONCLUSIÓN

Un sistema de biblioteca es una herramienta vital para cualquier biblioteca moderna que
busque mejorar la eficiencia y la experiencia del usuario. A través de un sistema de gestión de
bibliotecas, se pueden automatizar procesos, mejorar el acceso a información y recursos, y
brindar un servicio más eficiente y personalizado a los usuarios. Además, un sistema de
biblioteca también permite a la biblioteca recopilar y analizar datos para tomar decisiones
informadas sobre el uso de los recursos y servicios. En general, un sistema de biblioteca bien
implementado es una inversión valiosa que beneficia tanto a los usuarios como al personal de
la biblioteca.