GUÍA GESTIÓN DOCUMENTAL

METACONTRATAS

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SEYSES

2
 Solución en la Nube

METACONTRATAS es un Gestor de la Demanda de

contenidos.

La documentación es solicitada acorde a la

aplicación de una LÓGICA ante la generación de
unos eventos

3
 Ficha de Empresa SEYSES
Deberá insertar el logo con buena
calidad, ya se que este es el que se
aparecerá en las credenciales.
Datos de Sociedad, deberá llenar los
campos indicados para el registro de la
empresa en la plataforma

Persona de contacto, deberán designar a

una persona a cargo del seguimiento de
la plataforma, representante legal y EHS.
Por favor, rellenar TODOS los campos

La Ficha de Empresa se deberá llenar todo en

mayúscula, sin acentos y sin guiones Observaciones, datos de interés
adicionales a los mencionados
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 Ficha de Recursos SEYSES
1. Para realizar altas o bajas del personal, deberá solicitar la ficha de recursos por correo electrónico del personal de SEYSES.
2. Se va añadiendo a los trabajadores de la lista ya existente, en mayúsculas, sin acentos y sin guiones. No se deberá eliminar al
personal de la ficha de recursos.
3. Seguir el flujo de los colores:
a. Todas las modificaciones deberá realizarse con la letra en color NEGRO (altas, bajas, modificaciones de nombre, puesto, trabajos
a realizar).
b. En color VERDE aparecen todas las altas ya realizadas en el sistema.
c. La letra en color ROJO indica las bajas en el sistema. En caso de reactivar a este personal, deberá solicitar el alta en la ficha de
recursos, indicando en la fecha de inicio la fecha de reactivación con la letra en color negro.
Nota: Los colores verde y rojo solo los cambia el técnico SEYSES.

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 FLUJO DE COLORES
La plataforma trabaja como un semáforo:
➢ Toda la documentación: empresa, empleados y maquinaria que se muestre en ROJO esta
pendiente por cargar al sistema o fue rechazada. La cual se deberá cargar lo antes posible para no
afectar el acceso del personal y maquinaria al proyecto
➢ Toda la documentación que se muestre en color NARANJA está pendiente por validar por parte
de SEYSES. El equipo tiene 24 horas para tomar una decisión sobre la validez del documento. Por
lo cual sugerimos contemplar los tiempos de carga, para no afectar el acceso de los recursos a la
obra
➢ Toda la documentación que se presente en color VERDE ha sido validada, se encuentra en estado
OK

6
 Ingreso Plataforma SEYSES
1. Ingresar al portal de SEYSES https://seyses.com/
2. Dirigirse a iniciar sesión > Login

Al finalizar la formación, se le
otorgará usuario y contraseña

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Deberá leer con atención el aviso de privacidad de datos y
aceptar para continuar

Al ingresar a la plataforma, le
solicitará que cambie la contraseña
que se le otorgó

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 VISTA GENERAL

A. Menú
B. Cuerpo y Resultados

9
1. EMPRESAS SUBCONTRATISTAS

Se visualizan 5 iconos
1. Detalle de Empresa
2. Lista de Empleados
3. Lista de Maquinaria
4. Situación de documentos requeridos
5. Centros de Trabajo

10
1.1. Detalle de Empresa

Se reflejan los datos proporcionados

en la ficha de empresa

18
 1.2. Lista de Empleados

b a c A B C D E F

2.1
2.2

A. En cuento expire la vigencia del documento en automático se pondrá en color rojo

a. Solo muestra empleados B. Indica el número total de documento se solicita por empleado
activos C. Total de documentos que están en color VERDE - OK
b. Muestra empleados activos e D. Total de documentos pendiente por validar en color NARANJA
inactivos (es necesario quitar E. Total de documentos pendientes por cargar al sistema, documentos en color ROJO
“ver sólo activos”) F. Estado del empleado: OK toda la documentación correcta, doc. Expirada (documentación
c. Muestra todo los empleados pendiente por cargar)
en una página
12
 1.2.1. Este icono muestra
el listado de documentos
que le aplican los
empleados

Para cargar un documento al sistema,

seleccionar este icono , aparecerá la
ventana “nuevo documento”:
a a. Indicar la fecha del documento o la fecha
en la que cargue el documento (por ej.
Fotografía e identificación oficial)
b. Adjuntar el archivo en formato PDF
b c. Al oprimir “subir” aparecerá una barra, una
c vez que llegue al 100% la ventana
desaparecerá y el documento estará en
color NARANJA

13
 1.2.2. En Detalle del Empleado se visualizan los datos del
trabajador, IMPORTANTE verificar que los datos estén correctos

2
2

Se descarga un archivo en
1 formato PDF: credencial lista
para imprimir. En este modulo
se puede descargar las
credenciales de forma
individual o como se explica en
la presentación 14

14
 1.3. Lista de Maquinaria

1 2

2
1

1. En código QR se descarga la credencial del vehículo

2. En esta pestaña de deberá cargar la documentación que le
aplique a la maquinaria

15
 1.4. Situación de documentos requeridos
a nivel empresa

Se cargará el documento como se ha mencionado

anteriormente. El documento se pondrá en automático en
color naranja

16
 3

1 2. DOCUMENTOS
2
2.1 Gestión de
Documentos

1. Seleccionar Gestión de
documentos
En caso que un
2. Colocar el número de
documento sea
rechazado, le llegará un documento rechazado
correo en con un 3. Mostrar resultados
número de documento. En caso de duda, comunicarse con
el técnico.

9
Ejemplo: Documento rechazado

18
5

2.2 Nuevo documento

1

2 En este apartado se puede cargar

documentos que le aplique a varios Constancia de
empleados, por ejemplo: Inducción

1. Seleccionar la opción “EMPLEADOS”

3 2. indicar la fecha del documento
3. Cargar el documento en formato PDF
4. Seleccionar a los empleados que aplique el
documento
5. Aplicar el cambio y automático se cargar el
4 documento a los empleados seleccionados

19
 3. CONSULTAS Para visualizar el estatus de los empleados o
maquinaria, realizar los siguientes pasos:
1. Ingresar el NIF, nombre o puesto del trabajador o
Empleados y Maquinas si se quiere visualizar todos los empleados la
casilla debe estar en blanco
2. Seleccionar el punto a revisar: documentación
5 OK, baja de recursos…
3. Indicar el documento a revisar en especifico o si
se prefiere visualizar el estatus general, la casilla
1
deberá quedar como se muestra en la imagen
2 4. Seleccionar un rango de fecha que queramos ver
el estado del documento

20
 3.1. Aplicar cambios, y en automático nos mostrará esta ventana

1 2

2. Se genera un
a
b archivo en PDF
con las
credenciales para
imprimir.
ÚNICAMENTE
aplica cuando
todas las
credenciales
1. Muestra una ventana con dos cuentan con la
opciones (a – b). Seleccionar la(s) fotografía
opcione(s) que nos ofrece los cuadro
21
(Exportable)
 4. Varios
4.1 Documentación informativa

En esta ventana se encuentra este manual y

otras guía de apoyo

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Criterios de Validación

23
 Criterios de Validación
1.- Legibilidad: El documento cumple con los niveles necesarios para su lectura clara de la información que proporciona. Un Motivo de Rechazo
podría ser que no es posible leer en su totalidad el documento cargado.

2.- Naturaleza:
Este criterio hace referencia al objeto determinado del documento, es decir, que responda a lo solicitado en la descripción del requisito en
plataforma. Un Motivo de Rechazo podría ser que el documento hace referencia a otro requisito diferente y que no responde al solicitado en
plataforma.

3.- Veracidad:
Este criterio busca que el documento sea original y no existan dudas al respecto. Un Motivo de Rechazo es que no sea posible certificar que no se
trate de un documento adulterado. Por ejemplo, considerando que existen algunos como: F30-1 o Certificado de Adhesión a Organismo
Administrador que se puede corroborar con quien lo genera.

4.- Sujetos:
Este criterio responde a verificar que las personas (naturales o jurídicas) detalladas en el documento, estén asociadas a los elementos (Empresa o
Trabajadores) que la requieren y relacionadas con el documento. El Motivo de Rechazo podría darse por que los sujetos del documento no coinciden
con el elemento.

5.- Fondo: No se cumplen los criterios de fondo (contenido) o forma definidos por el requisito, que en algunos casos es establecido por el Cliente. El
Motivo de Rechazo podría darse por qué no se cumple con los criterios específicos para validar dicho documento. Teniendo en consideración
lineamientos del Cliente o aspectos legislativos aplicables.

NOTA* Todos los documentos que se carguen en el sistema deberán tener formato PDF
NOTA** La fotografía debe ser a color, tamaño carnet, con un fondo uniforme (sin importar el color de fondo), sin lentes, casco o gorra.

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