SSTA-I-017

Versión 5

INGRESO DOCUMENTACIÓN PARA

CONTRATISTAS

Antes de ingresar al sistema BPMS tener presente los siguientes aspectos:

1. Escanear e identificar los documentos del paquete de ingreso por cada

trabajador (16 documentos).
2. Escanear los documentos a blanco y negro, en archivos separados.
3. Cada documento debe ser un archivo en formato PDF.
4. Marcar cada archivo con el nombre del documento que se escaneo; Ejemplo:
Cedula de ciudadanía, Afiliación EPS, Afiliación ARL. (De acuerdo con el formato
SSTA-F-76)
5. Previamente crear una carpeta en el computador para identificar los
documentospor trabajador.
6. Los archivos se deben cargar en el siguiente orden:
7. Fotocopia por las dos caras de cedula de ciudadanía.
8. Fotocopia del certificado de afiliación a la EPS del mes vigente.
9. Fotocopia del certificado de afiliación a la ARL del mes vigente
10. Fotocopia del certificado de afiliación a la AFP del mes vigente
11. Planilla aportes al sistema de seguridad social. (EPS, ARL y AFP) del mesvigente.
12. Copia del recibo de pago o comprobante de pago electrónico de la planilla
de seguridad social.
13. Examen médico de aptitud máximo un año de vigencia a nombre del
empleador.
14. Validación del examen médico ocupacional, emitida por la IPS.
15. Inducción SST de la empresa empleadora.
16. Registro de entrega elementos de protección personal y dotación.
17. Perfil de cargo de acuerdo con las funciones a ejecutar; competencias y
responsabilidades frente a SSTA
18. Registro de socialización de perfil de cargo.
19. Certificación vigente de trabajo seguro en alturas de acuerdo al nivel que
corresponda.

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 20. Validación del certificado de trabajo seguro en alturas, emitida por el centro de
entrenamiento y certificado vocacional emitido por el Ministerio de trabajo.
21. Contrato de trabajo.
22. Otros documentos de roles y/o cargos especializados.

• Las validaciones se requieren para garantizar que los documentos

entregados sonverídicos.
• Para los siguientes roles y/o cargos especializados se tendrán que adjuntar los
siguientesdocumentos, un PDF por cada documento:

CARGO Y/O ROL DOCUMENTO

Hoja de vida

Licencia vigente en SST de acuerdo con manual decontratistas.

Certificado curso vigente 50 horas SST

Auxiliares y/o inspectores SSTA Certificado curso básico primeros Auxilios.

Certificados del curso vigente de coordinador dealturas.

Certificaciones laborales que acrediten la experienciarequerida (1 año)

Eléctricos (personal que desarrolle
tareas y trabajos en caliente)
Actividades en espacios confinados
Certificado CONTE de acuerdo con la categoría que le corresponda o
certificado de formación como técnico eléctrico.
Examen médico ocupacional de aptitud para el cargo adesempeñar.
Certificado de persona autorizada para espaciosconfinados.
Examen médico de aptitud para espacios confinados.

Licencia y certificado vigente del consejo profesionalnacional de topografía.

Topógrafos
Operadores de cortadora o / y Certificado de idoneidad
Operadores Equipos de
Capacitación especifica en el manejo del equipo
construcción
Operador maquinaria amarilla y
grúastorre Certificado de formación de competencia
Aparejadores de Grúa Torre Certificado de capacitación en izaje de cargas.

Acreditación de la guarda emitida por la

Superintendencia de seguridad y vigilancia.

Guardas de seguridad física Curso vigente (máximo un año) de guarda deseguridad.

Examen vigente (máximo un año) psicométrico para manejo de armas de
fuego

Visa de trabajo o PEP (Permiso Especial de

Permanencia).
Personal Extranjero
Copia de pasaporte o documento de identificación depaís de origen

Registro SIRE.

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INGRESAR AL SISTEMA BPMS

El Bussiness Process Magnament Service (BPMS) es una herramienta que permite

gestionar, almacenar y consultar la información que se genera y hace parte de los
procesosde la compañía.

Esta herramienta funciona con el motor de búsqueda Google Chrome, su uso es

fácil y amigable para cualquier usuario que desee utilizar los servicios que posee el
BPMS.

Una vez se tengan los documentos completos, escaneados y guardados en el

computador por cada trabajador, ingrese a BPMS con el usuario y la contraseña
que les fue asignada por el inspector SSTA de Amarilo.

A continuación, se explicará cada paso a seguir para el ingreso al BPMS:

1. Ingrese al BPMS registrando la siguiente URL en la barra de búsqueda del

navegador:

http://190.216.202.237:8080/bpms

2. Una vez ingrese a la URL , aparecerá en pantalla lo siguiente:

3. Digite en el campo de nombre de usuario la dirección de correo

electrónicoasignado, seguido de la contraseña.

Ejemplo:
Usuario:construcciones@gmail.com
Contraseña: amarilo2015
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 4. Después de ingresar al sistema aparecerá la siguiente pantalla:
Seleccionamos la opción “RADICAR” se desplegará otra pestaña que
tendrá por nombre “tipo documental” y daremos clic en la opción
“Paquete de ingreso contratista”.
Tenga presente el correo electrónico del inspector de SST de Amarilo y del
proyectoa donde se va a cargar la información.

5. (1) Dar clic en crear radicado, aparecerá un número de radicado

asignado por el sistema, relacionado con (2) paquete de ingreso del
contratista; esto con el fin de anclar los 10 archivos en PDF.

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 6. En la opción (3) seleccionar archivo; adjuntar los 10 documentos
digitalizados en formato PDF.

7. Cuando la palabra “LISTO” aparezca en azul se debe (4) seleccionar el

cuadro de documento, automáticamente se seleccionan los 10 archivos
como se observa en la imagen

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 8. Dar clic en (5) la flecha doble y automáticamente se trasladarán los 10
archivos a laventana izquierda cómo se observa en la imagen.

9. Una vez adjunto, se dará clic sobre la pestaña “INDEXAR” se visualizará el

documento y al lado derecho de la ventana deberán diligenciarse todos
los campos que solicita el sistema (Proyecto, obra, nombre contratista, NIT
contratista, nombre del trabajador, cedula del trabajador y fecha de
ingreso).

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 10. Al finalizar de diligenciar los campos que solicita el sistema daremos clic en el icono
(6) Guardar

El sistema guardará el documento para revisión del inspector de seguridad y

saluden el trabajo de la obra.

11. Después de guardar el documento es importante dar Clic en (7) Comentario

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 12. Seleccionado el icono comentario aparecerá una ventana para dar clic
en el (8) cuadro
agregar

13. Aparecerá un (9) cuadro dónde se escribirá el comentario:

Ejemplo: La documentación se encuentra en el sistema nombre trabajador,
empresa contratista.

14. Se selecciona la opción (10) enviar por correo: se digita la dirección de

correo electrónico del Inspector de SSTA y finalmente se da (11) clic en
“Guardar”

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12

15. Una vez guardado el comentario, se debe dar (12) clic en “Aceptar” para
que el sistema envié un correo con el comentario al Inspector de Seguridad y
salud en el trabajo correspondiente a la dirección de correo ingresada.

16. En caso de requerirse subir documentos adicionales al paquete de ingreso, este

debe apadrinarse o anclarse al radicado original NO a los hijos del radicado
original.

Cada paquete de ingreso debe subirse por independiente, creando su número de

radicado, por ningún motivo se debe anclar a un radicado ya existente.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACION DE DOCUMENTOS

A continuación, se describe el procedimiento para subir al sistema BPMS los

documentos con nuevas fechas de vigencia como cursos de alturas certificados
médicos, y/o vigencia de cualquier tipo de certificado:

1. Ingrese los documentos aplicando los pasos del 4 al 10 del presente documento.
2. Una vez haya culminado el paso anterior, se debe apadrinar el nuevo
certificado al radicado inicial del trabajador, teniendo en cuenta los
siguientes pasos:

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 2.1 Clic en más opciones

2.2 Clic en cambiar asociación de padre

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 2.3 Le aparecerá la ventana de asociación de padre, digite allí el número de
radicadoinicial del ingreso del trabajador al proyecto

2.4 Clic en guardar para asociar el nuevo radicado, al radicado inicial del
trabajador alproyecto.

Una vez culminados estos pasos los certificados vigentes quedaran apadrinados al
radicado inicial del trabajador.

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 REVISIÓN Y CONFIRMACION DEL INSPECTOR SSTA AL CONTRATISTA

1. El inspector ingresará al sistema BPMS dónde revisará cada archivo

validando los documentos ingresados por el contratista.

2. El Inspector debe ingresar a BPMS cuando reciba el correo con el

comentario realizado por el contratista, quien previamente mediante la
entrega del formato SSTA-F-76 diligenciado y firmado, le confirma que los
documentos ya se encuentranen el sistema.

3. El inspector también deberá agregar un comentario dónde confirma que

todos los documentos se encuentran completos sin novedades o por el
contrario indicando sihace falta algún requisito para el ingreso del personal.

4. El contratista recibirá un correo directamente de BPMS dónde se

encuentra la aprobación del inspector SSTA o las observaciones que se
presenten.

¿Qué hacer cuando se sube por error un documento que no

corresponde?

En el comentario debe informar al inspector SSTA el cargue de los documentos de

los trabajadores también puede comunicarle al Inspector el archivo (nombre o
número con el que está marcado el pdf) que se encuentra en el sistema que no
corresponde o tiene algúnerror, para que el inspector pueda eliminarlo.

**Sí se presenta alguna novedad con el sistema BPMS o el usuario por favor
comunicarlo por medio de un correo electrónico al Inspector SSTA del
proyecto para realizar el respectivo acompañamiento**.
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