Sebal Cloud: Instructivo para Usuarios

Manual de Procedimientos – SEBAL Accounting Cloud
sa
DUMAS SOFTWARE
Instructivo para usuarios
Sebal Accounting Cloud
ud
Usuario: Empresa Demos, S.A.
o
Cl
Versión 2021 (web-Site)
b al
Se
Desarrollo por: Reynaldo G. Vasquez R.
Revisión 2.05
sa
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1. Ingreso al sistema:
Es la primera pantalla desplegada al operador, la misma estará compuesta por campos
ambos de carácter obligatorio.
|x|
Usuario: Nombre que se le asigno al operador para ingresar al sistema (ejemplo. Pedro,
juan, asistente, supervisor), al ser digitada lo podrá hacer tanto en mayúsculas como en
ud
minúsculas, el sistema igual la validará.
Contraseña: clave asignada al operador, para este campo se debe respetar la condición de
los caracteres, es decir la minúsculas con las mayúsculas para el sistema NO SERAN Iguales
o
por lo que denegara el acceso al sistema.
Cl
1.1. Cambio de Contraseña:
El operador puede cambiar su contraseña en cualquier momento que lo considere
necesario para garantizar la integridad de sus operaciones, para cambiar la contraseña el
operador deberá buscar en la primera columna del “Menú Principal” la pestaña que indica
al
“sistema”.
b
Se
una vez que ingrese a la opción “Cambiar clave”, le aparecerá en pantalla el nombre
del usuario y la contraseña anterior. Se debe digitar la nueva contraseña 2 veces y para
confirmarla se debe oprimir el botón de “Cambiar Contraseña”.
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1.1 BARRA DE HERRAMIENTAS:
a b c d e f g h i
a) Busca el Primer Registro en un archivo.
b) Busca el registro anterior al dato puesto en pantalla.
c) Busca el registro igual al dato puesto en pantalla.
ud
d) Busca el registro siguiente al dato puesto en pantalla.
e) Busca el Ultimo Registro en un archivo.
o
f) Limpia la pantalla y adicionar un nuevo registro.
Cl
g) Limpia solamente la pantalla.
h) Graba un Registro que esta pantalla en el archivo.

al
i) Elimina el registro que está en pantalla del archivo.

b
Se
sa
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2. Mayor General
2.1. Mayor General – Archivos:
ud
Fig. 2.1
2.1.1. Cuentas contables:
o
Para la creación de cuenta contables, seguimos en el menú principal según la fig. 2.1 y
tomamos la opción “Cuentas Contables”, al hacer esto se desplegará la pantalla para la
Cl
creación de una cuenta contable.
b al
Se
Fig. 2.2
En esta pantalla el operador deberá completar la siguiente información:
a.) Cuenta Contable: Es el número que se le asigne según el codificador de cuentas

utilizado, se debe seguir el principio básico de contabilidad para la creación de la
misma, es decir para la creación de una cuenta contable el primer digito de la misma
debe indicar a que grupo contable pertenece, veamos la fig. 1.1 para comprenderlo
mejor.
- Cuentas que inicien con “1”, son cuentas de “Activos”

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- Cuentas que inicien con “2”, son cuentas de “Pasivos”

- Cuentas que inicien con “3”, son cuentas de “Capital”
- Cuentas que inicien con “4”, son cuentas de “Ingresos”
- Cuentas que inicien con “5”, son cuentas de “Costos”
- Cuentas que inicien con “6”, son cuentas de “Gastos”
b.) Nombre de cuenta: Es la descripción o nombre que la asignara a la cuenta en este

caso “Banco General”
c.) Grp.: Código de Grupo, su valor debe ser de 1 a 6. (ejemplo: Activo)
d.) S.Grp: Se usa para indicar a que clase pertenece el activo (ejemplo: Activo corriente)
e.) SS.Grp: se usa para indicar a que grupo pertenece el activo (ejemplo: efectivo en caja
y Banco)
ud
f.) Cta.: Es la secuencia asignada a la cuenta contable (ejemplo: 12)
g.) Condición: permite indicarle al sistema el tipo de cuenta la cual solamente tendrá dos
(2) valores “Titulo” o “Movimiento” y son las cuentas de “Movimiento” a las cuales se
o
les podrá registrar transacciones las cuentas de “Titulo” solo son usadas para agrupar
Cl
varias cuentas.
h.) Modo: Se le indica al sistema en que informe se debe incluir esta cuenta, los valores
que puede tener este campo son dos (2): “Balance” y “Resultados”.
al
i.) Acumulados Mensuales: este es una segunda pantalla donde el operador solamente
podrá visualizar los saldos mensuales netos por cada cuenta, en esta pantalla el
b
operador deberá indicar el año fiscal que se desea consultar y presionar la tecla TAB,
Se
para que el sistema muestre los saldos mensuales.

sa
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2.1.2 Listado de Cuentas:

El listado de cuentas le permite al operador tener un patrón a la hora de crear una nueva
cuenta ya que presenta la clasificación de cada cuenta y su comportamiento en el sistema.
o ud
Cl
al
2.1.2. Catálogo de cuentas:

El catálogo de cuenta o codificador de cuenta se emite para ver la presentación de cómo
b
se reflejará o será visible en los estados financieros.

Se
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2.1.3. Tipo de Documentos:

En esta sección es en donde el operador podrá adicionar algún tipo especifico de
documentos que desee manejar adicional a los que presenta el sistema por default.
Para ello el operador deberá completar los siguientes campos.
a.) Tipo: Código del tipo de documento, deberá estar compuesto de hasta siete (7)
ud
caracteres alfanuméricos.
b.) Descripción: descripción o nombre del tipo de documento que se quiere adicionar al
sistema.
o
c.) Desc. Corta: Descripción abreviada del nombre del tipo de documento.
Cl
2.1.4. Listado de tipo de documentos:
Le permite al operador la emisión del listado de todos los tipos de documentos existentes
en el sistema.
b al
Se
sa
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2.1.5. Anexos – DGI:
ud
En esta sección el operador podrá darle mantenimiento a las tablas o archivos de los
o
contribuyentes, anexos 72 y anexo 94.
Cl
a) Archivo de Contribuyentes:
En esta sección el usuario deberá especificar las condiciones o parámetros de cada

contribuyente, entre los datos que se deben completar están:
b al
Se
- R.U.C: Es el registro único del contribuyente.
- Nombre: Nombre de la empresa o persona natural.
- Digito verificador: DV asignado por la Dirección General de Ingresos al

contribuyente.
- Tipo de Contribuyente: el tipo de contribuyente podrá ser solamente de tres

posibles opciones: Persona Natural, Persona Jurídica o Extranjero.
sa
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b) Anexos – Generales:
El sistema maneja bajo esta opción los anexos 72 y anexo 94.
o ud
Cl
al
c) Anexos – Conceptos:
b
Le permite al operador dar el detalle sobre los conceptos en que se puede clasificar el
Se
contribuyente al momento de clasificarlo.

sa
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2.2. MAYOR GENERAL – PROCESOS.
En el mayor general está diseñado para “Recibir” los asientos contables de los
auxiliares, Libro de Bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, Inventario y
operaciones, básicamente aquí solamente se deberán registrar ciertos comprobantes
que no provengan de estos módulos, como ejemplo podemos mencionar:
- Comprobantes de planilla y reservas
- Asientos de depreciación de activos
- Asientos de correcciones varias.
o ud
Cl
b al
Se
En el módulo del Mayor general existen dos (2) áreas que son fundamental para un
buen uso del sistema y estas son:
- Registro Mes Corriente: Solamente aceptara registros con fechas que

coincidan con el mes que este abierto o en proceso
- Registro de Comprobantes: aceptara transacciones con fecha mayor o igual

al mes que este abierto o en proceso y es aquí en donde se deberán ser
registrados los comprobantes adicionales que no tengan su origen en los
auxiliares.
sa
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2.1.1. REGISTRO DE COMPROBANTES:
o ud
Es en esta sección del sistema en donde se deberán las transacciones como:
Cl
- Registro de caja menuda
- Reembolsos de tarjetas
- Depreciaciones de activos
b al
Se
Los datos que deberán ser considerados al momento de registra un comprobante serán los
siguientes:
sa
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a.) Control No. : Cuando se esté creando un comprobante este campo no debe ser
completado ya que será asignado por el sistema que es un consecutivo interno que
brinda el sistema.
b.) Tipo: Indica el tipo de comprobante que se está utilizando.
c.) Número: Es el número de documento o secuencia asignada para identificar el

comprobante.
d.) Fecha: Es la fecha que se realizo el comprobante, debemos mencionar que se podrán
registrar cualquier fecha que sea mayor al periodo fiscal abierto o en proceso, ejemplo
si el modulo de contabilidad esta 2022, se podrán registrar cualquier documento con
fecha del año 2022 en adelante.
e.) Documento balanceado: Este campo no debe ser completado ya que el mismo sistema
lo auto completara una vez que detecte que el comprobante este balanceado, es
importante mencionar que el sistema no permitirá grabar un documento que no esté
ud
en balance.
f.) Explicacion1: Es la explicación que indicara el porqué del comprobante.
o
g.) Explicacion2: Segunda línea de explicación para el comprobante, debemos mencionar
que ninguna de estas dos (2) líneas se reflejaran al momento de consultar una cuenta
Cl
contable.
A continuación, el operador deberá completar el detalle contable, es decir las cuentas que se
verán afectas con este comprobante, ejemplo FIG. 8.1, los datos a completar en esta sección
al
serán los siguientes:
h.) Numcta: Es el número de cuenta contable que queremos afectar mediante este
b
registro.
Se
i.) Nombre: Descripción o nombre de la cuenta que se esta afectando.
j.) DocExpanX: Es la explicación que queremos se refleje al momento de consultar la

cuenta contable.
k.) Valor Dr: Monto que queremos afectar por el lado debito de la cuenta. (solo se permite
grabar un valor por cada cuenta)
l.) Valor Cr: Monto que queremos afectar por el lado crédito de la cuenta (solo se permite
grabar un valor por cada cuenta)
Una vez efectuado el registro el sistema en la parte inferior empezara a llevar los totales
registrados tanto por el lado debito como por el crédito y cuando detecte que el
comprobante este en balance, permite salir del mismo.
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2.1.2. Integración Contable:
El proceso de integración contable es el que permite pasar o extraer de los módulos

auxiliares y del registro de comprobantes los asientos contables de un periodo
especifico, en este caso tomaremos como ejemplo que el módulo de mayor general
tiene el mes de marzo 2022 en proceso o abierto.
ud
Debemos especificar que esta extracción de transacciones tendrá como destino el
área denominada como “mes corriente”, al momento de realizar esta operación el
usuario deberá indicar los siguientes campos:
o
a) Marcar “Eliminar registros de mes corriente”
Cl
b) Marcar “Recibe comprobantes de auxiliares”
c) Especificar el rango del periodo de días que se desea recibir de los auxiliares
al
Una vez completado estos campos se procede a dar click en el botón “iniciar”
2.1.3. Diario de asientos contables:

b
Se
El diario de asientos contable le permite al operador la emisión de los asientos

contables ya sea que estén posteados (Mayorizado) o bien en proceso (mes
corriente)
Para la emisión de los asientos contables el operado deberá completar dos pasos
fundamentales:
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a) Orden de Selección: le permite especificar si se quiere imprimir todo un mes o

bien solo un rango de fechas.
b) Información: le permite especificar al operador de donde desea que el sistema

busque los asientos contables que desee imprimir.
En esta opción se le especifica al sistema de donde quiere el operador “buscar” los
asientos contables, para ello hay cuatro (4) opciones disponibles:
a) Mayor general: contiene todos los asientos contables que ya han sido posteados
en el sistema, ejemplo si el sistema actualmente se encuentra activo en
septiembre 2022, todos los meses de agosto hacia atrás se podrán listar bajo esta
opción.
b) Mes corriente: contiene solamente los asientos contables del periodo que se está
trabajando en este caso septiembre 2022.
ud
c) Comprobantes: contiene todos los asientos contables que se tengan registrados
de octubre 2022 en adelante.
o
d) Asiento Finales: hace referencia a los asientos generados a final de cada periodo
Cl
fiscal para cerrar las cuentas de operaciones.
al
Una vez verificadas todas las transacciones se puede proceder con lo que será el
posteo de estos datos, para generar los estados financieros como también
cualquier otro informe que se desee consultar.
b
Se
2.1.4. Actualizar MC (Mayorizar):
Mediante este proceso el usuario postea o actualiza todas las transacciones

previamente verificadas en el diario de asientos contables, debemos mencionar
que en esta opción el operador no puede cambiar el mes a postear ya que tendrá
sa
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por defecto el mes en que se encuentra el sistema.

En esta opción se le especifica al sistema de donde quiere el operador “buscar” los
asientos contables, para ello hay cuatro (4) opciones disponibles:
e) Mayor general: contiene todos los asientos contables que ya han sido posteados
en el sistema, ejemplo si el sistema actualmente se encuentra activo en
septiembre 2022, todos los meses de agosto hacia atrás se podrán listar bajo esta
opción.
f) Mes corriente: contiene solamente los asientos contables del periodo que se está
trabajando en este caso septiembre 2022.
g) Comprobantes: contiene todos los asientos contables que se tengan registrados

de octubre 2022 en adelante.
ud
h) Asiento Finales: hace referencia a los asientos generados a final de cada periodo
fiscal para cerrar las cuentas de operaciones.
2.1.5. Reversar MC (Des-Mayorizar):

o
Cl
b al
Se
El modulo de mayor general permite manejar dos(2) posibles formas de

correcciones a las transacciones una vez posteadas y son:
a) Realizar un comprobante en Mes Corriente (MC) con las correcciones que se

quieren realizar (es lo recomendado, para dejar pistas de lo que ocurrió
previamente)
b) La segunda opción es de reversar o desmayorizar por usar un término y que

consiste en revertir todas las transacciones y llevarlas de nuevo al ciclo de Mes
Corriente y el operador puede realizar cualquier tipo de corrección que
considere y volver a postear dejando sin rastro cualquier indicio del error.
2.2. MAYOR GENERAL - INFORMES:
Es en esta sección del programa que el operador podrá realizar la emisión de los
siguientes informes:
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a) Balance de Prueba
ud
El operador deberá indicar el periodo que desea la emisión del informe y
o
presionar el botón de “Iniciar Reporte”
Cl
b al
Se
El balance mostrara el saldo inicial del mes, su movimiento débito y crédito así
como el saldo neto del mes y su saldo al final del mes.
sa
DUMAS SOFTWARE
b) Balance General Comparativo
El operador deberá indicar el periodo que desea la emisión del informe y

presionar el botón de “Iniciar Reporte”
o ud
Cl
b al
Se
En este informe el operador podrá comparar el saldo o balance de una

determinada cuenta en relación al mismo periodo que año anterior.
c) Balance General Trimestral
El operador deberá indicar el periodo que desea la emisión del informe y presionar
el botón de “Iniciar Reporte”
sa
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o ud
Cl
al
El informe del balance generar trimestral permite le permite al operador visualizar de

forma rápida la situación mes a mes de un determinado trimestre.
b
Se
d) Estados de Resultados Comparativos
sa
DUMAS SOFTWARE
o ud
Cl
En este informe el operador podrá comparar el saldo o balance de una
al
determinada cuenta en relación al mismo periodo que año anterior.
e) Estados de Resultados Trimestral

b
Se
sa
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o ud
Cl
El informe del estado de resultados trimestral permite le permite al operador visualizar
de forma rápida la situación de los ingresos o gastos mes a mes de un determinado
trimestre.
al
f) Informe anual de gastos
Para este informe el operador solamente deberá indicar el año fiscal que
b
desea consultar y el sistema le desplegar el total de gastos mes a mes de todo

Se
el año fiscal.
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2.3. MAYOR GENERAL – ANEXOS:
o ud
El modulo del mayor general esta diseñado para la preparación y envió de ciertos
Cl
anexos de forma directa a la DGI (Dirección General de Ingresos) si necesidad de estar
pasado a plantillas tradicionales de Excel o bien digitándolo manualmente en el portal
de la DGI.
al
Los anexos que se encuentra disponibles son los siguientes:
a) Anexo 43: mejor conocido como el informe de compras

b
Se
Para la emisión de este anexo el operado deberá indicar el periodo que desea generar
tanto el año fiscal como el mes calendario y presionar el botón de visualizar.
sa
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o ud
Cl
b al
Se
b) Informe 102: hace referencia al informe del detalle de las ventas de un

determinado periodo.
sa
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c) Anexo 72 y 94: Son los anexos que deben ser reportados en la declaración de
renta si se utiliza la cuenta de otros gastos, al igual que en los anexos anteriores
el operador deberá especificar el periodo que desea generar.
o ud
Cl
El sistema desplegara el detalle resumido por cada contribuyente en su respectivo
concepto y el monto total del mismo.
b al
Se
sa
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Si el operador desea consultar el detalle de cualquiera de estos anexos podrá

hacerlo ingresando a la siguiente opción etiquetada como “Detalle de anexo 72 -
94”
Una vez especificado el detalle del anexo que se desea consultar el sistema generara
ud
la siguiente información, en donde mostrara el Numero control donde fue afectada
dicho anexo y contribuyente.
o
Cl
b al
Se
En este ejemplo se puede apreciar el detalle del anexo 72 para el concepto No.7
Seguros y por cada uno de los contribuyentes y en la segunda columna “Control” el
número asignado por el sistema cuando fue creado en el sistema.
sa
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2.4. MAYOR GENERAL – CIERRES:
o ud
El mayor general maneja el concepto de cierre mensual y cierre anual, aquí una breve
explicación de estas dos (2) opciones:
Cl
a) Cierre Mensual: Le permite al operador indicarle al sistema que un mes fiscal
está terminado, al realizar el cierre mensual el sistema quedara habilitado con
al
la fecha del siguiente mes, debemos mencionar que el sistema ira cambiando
de mes hasta llegar al mes de diciembre, este mes en particular no cambiara
con el cierre de mes, hasta que se realice el cierre anual del sistema.
b
Se
El operador solamente debe presionar el botón para que el sistema de por

cerrado el mes.
sa
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b) Cierre Anual: El cierre anual es el proceso que le permite al sistema cerrar todas
las cuentas de operaciones además de preparar el sistema para el registro del
nuevo año fiscal.
o ud
Cl
El cierre anual este compuesto en varias etapas, aquí las explicamos:
- Generar Asiento de Final: Es la primera fase del cierre anual y el operador

al
deberá indicar cual es la cuenta de las utilidades retenidas o bien la cuenta

contra la cual serán cerrados las cuentas de operaciones.
b
Se
- Registro de asiento final: en esta opción el operador podrá ingresar y ver el

asiento generado contra la cuenta que previamente se especificó.
sa
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o ud
- Actualizar Asiento de cierre: Mediante este proceso el sistema postea o
actualiza el asiento generado para el cierre del periodo.
Cl
b al
Se
- Cierre Anual: Es la última fase del cierre anual y es la que cambia el año fiscal
en el sistema.
sa
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3. LIBRO DE BANCOS:
3.1. LIBRO DE BANCOS – ARCHIVOS:
o ud
3.1.1. Cuentas Bancarias:
Cl
Para la creación de cuenta contables, seguimos en el menú principal y tomamos la opción
“Bco. - Bancos”, al hacer esto se desplegará la pantalla para la creación de una cuenta
bancaria.
b al
Se
a.) Número de cuenta: es el número de cuenta previamente creada en el módulo de

Mayor General, ambas deben ser iguales
b.) Nombre de la cuenta: Nombre del Banco donde está la cuenta bancaria
c.) Cuenta Bancaria: No. De la cuenta bancaria
d.) Línea de Crédito: Monto de la línea de crédito (si es que se mantiene una línea de
crédito con el banco)
sa
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e.) Tipo de cuenta: para la información del tipo de cuenta que es, como lo muestra, podrá
ser “Cuenta de ahorros”, “Cuenta Corriente”, etc.
f.) Sucursal: Nombre o ubicación de la sucursal donde se abrió la cuenta
g.) Contacto: Nombre de la persona o oficial con la cual se mantiene contacto para tratar
todo lo relacionado con la cuenta bancaria.
h.) Teléfono: Núm. De teléfono de la sucursal donde se puede contactar a la persona que
maneje la cuenta bancaria.
i.) Tasa de interés anual: el porcentaje de la tasa de interés anual, si la cuenta creada es
de ahorros o de plazo fijos.
j.) Vigencia desde: Fecha en que inicia el plazo fijo.
k.) Vigencia hasta: Fecha en que finaliza el plazo fijo.
ud
l.) Años: Tiempo en años que tendrá vigencia el plazo fijo.
3.1.2. Cuentas Acumulados:
En esta es pantalla el operador solamente podrá visualizar los saldos mensuales netos por
o
cada cuenta de banco, para consultar cualquiera cuenta de banco se deberá escoger o
Cl
digitar el numero de la misma adicional deber indicar el año que desee consultar y
presionar la tecla TAB, para que el sistema muestre los saldos mensuales.
b al
Se
sa
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3.1.3. Catálogo de bancos:
En esta opción el operador podrá emitir un catálogo con todas las cuentas creadas en el
auxiliar del libro de banco.
o ud
Cl
b al
3.1.4. Tipos de Documentos:

Se
En esta sección el operador podrá crear los diferentes tipos de operaciones que se pueden
realizar en el auxiliar de banco, así como también definir su comportamiento si aumenta o
disminuye el saldo del banco.
sa
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3.1.5. Catalogo tipo de documentos:
Le permite emitir un catálogo o listado de todos los posibles movimientos activos en el auxiliar
de bancos.
o ud
Cl
al
3.2. LIBRO DE BANCOS – PROCESOS

b
Se
En el módulo de bancos es en donde se podrán registrar las transacciones de:
Depósitos, Notas crédito, Notas débito o cheques, para una mejor comprensión se han
divido estas transacciones en dos (2) grupos las que suman al banco (Deposito y Notas
Crédito) y las que restan al banco (Cheques o Notas Debito).
sa
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3.2.1 REGISTRO DE DEPOSITOS Y NOTAS CREDITO:
o ud
Cl
Los datos que el operador deberá completar en esta pantalla serán:
a.) Control No. Este campo al momento de registrar una nueva transacción de
depósito o Nota Crédito no debe tener valor ya que el sistema le asignara un
al
número que es un control interno.
b.) Documento balanceado: Este es otro campo que el operador tampoco debe
completar, ya que se activara una vez la transacción este balanceada.
b
c.) Número de cuenta: es aquí en donde se le indica al sistema el numero de la cuenta

Se
del banco en donde se está realizando el depósito o la nota crédito.
d.) Tipo: En esta ventana se le especifica al sistema el tipo de transacción que se está
registrando, los tipos validos que el operador puede utilizar son: Deposito y Notas
Crédito.
e.) Documento: En esta venta se debe especificar el número del depósito o de la nota
de crédito que se está registrando.
f.) Fecha: Es la fecha que se refleja la transacción en el banco, es importante

mencionar que solamente el sistema aceptara fechas del mes que se está
procesando.
g.) Explicación Bco.: En esta línea se debe digitar la explicación que queremos se
refleje al momento de consultar el libro de bancos.
h.) Explicación Mag.: En esta línea se debe digitar la explicación que queremos se
refleje al momento de consultar la cuenta a nivel de mayor general.
i.) Valor Documento: Corresponde al monto del depósito o el de la nota de crédito.

sa
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A continuación, se debe registrar la(s) cuentas que deben ser afectadas por el lado
crédito, el lado debito NO DEBE ser digitado al momento de crear un nuevo registro ya
que el mismo será creado por el sistema.
j.) Sq.: Es un campo que el operador no debe completar, es la secuencia que le asigna
el sistema al detalle de depósito o nota de crédito.
k.) Numcta: es aquí en donde el operador debe indicar la cuenta que se desea que se
afecte por el lado crédito.
l.) Nombre: Corresponde a la descripción de la cuenta y será desplegada por el

sistema una vez le indique el operado el número de cuenta a utilizar
m.) Explicación: En este campo el operador debe indicarle al sistema la explicación que
desea se muestre al momento de consultar la cuenta a nivel del mayor general.
n.) Debito: Recuerde que mencionamos que solo se deben digitar los valores crédito
ud
ya que el débito, el sistema lo registrara de forma automática (si el débito es al
banco)
o.) Crédito: Monto crédito, que es la contrapartida al banco una vez digitado se debe
o
presionar la tecla TAB, para que el sistema verifique el balance del documento.
Cl
3.2.2 REGISTRO DE CHEQUES Y NOTAS DEBITO:
b al
Se
Los datos que el operador deberá completar en esta pantalla serán:
a.) Control No. Este campo al momento de registrar una nueva transacción de Cheques o
Nota Debito (ACH) no debe tener valor ya que el sistema le asignara un número que es
un control interno.
b.) Número de cuenta: Es la cuenta de banco que será afectada para que se rebaje el
cheque o bien la nota débito.
sa
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c.) Tipo: Corresponde al tipo de transacción que se debe utilizar en esta opción, los tipos
de transacción validos en esta pantalla son: Cheques y Notas Debito.
d.) Numero: Se debe indicar el número de cheque o bien el Numero de la nota debito que
se está registrando.
e.) Fecha: Es la fecha que se refleja la transacción en el banco, es importante mencionar

que solamente el sistema aceptara fechas del mes que se está procesando.
f.) Explicación Bco.: En esta línea se debe digitar la explicación que queremos se refleje al
momento de consultar el libro de bancos.
g.) Explicación Mag.: En esta línea se debe digitar la explicación que queremos se refleje
al momento de consultar la cuenta a nivel de mayor general.
h.) Proveedor No.: Se debe indicar el código del proveedor que se le aplicara el cheque o
la nota de débito, si la transacción no es para ningún proveedor se debe indicar que no
ud
aplica.
i.) Valor: Corresponde al Monto total por lo que se confecciono el Cheque o la nota de
débito.
o
A continuación, se podrán apreciar cuatro pestañas con los siguientes títulos:
Cl
- Cuentas por pagar: En esta pestaña el operador no debe completar la primera
columna identificada con “Seq.” la misma la completara el sistema una vez se
grabe la transacción de pago.
al
En La segunda columna “Aplica A”, el operador debe indicar el numero de la

factura que se desea afectar del proveedor.
b
La tercera columna “Valor” es para indicarle al sistema el monto que se desea

afectar de la factura.
Se
Este procedo se debe repetir con todas las facturas que se estén pagando con esta
transacción.
- Cuentas por cobrar: Esta pestaña deberá ser usado si el cliente maneja auxiliares
de cuentas por cobrar empleados, socios. Ya que mediante esta opción se puede
cargar un cheque o bien una transferencia auxiliar por cobrar, los campos que se
deben completar son:
sa
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La primera columna “Seq.” No se debe llenar es una secuencia interna y

consecutiva que la brindara el sistema.
ud
La segunda columna “Cliente” es para indicar el código de cliente, empleado o
socio al cual se le cargara el monto deseado.
La tercera columna “R.U.C” no debe ser completa, el sistema desplegara el registro
o
único del contribuyente que se tenga grabado en el archivo.
Cl
La cuarta columna “Valor” es para indicar el monto que será cargado al cliente,
empleado o socio.
Este proceso debe repetirse indicándole cada empleado o socio, si con esta
al
transacción se le deberá a más de uno en el auxiliar.
- Aspecto contable: En esta pestaña se deberá completar o terminar el aspecto

b
contable de esta transacción, considerando que si el operador utilizo alguna de las

dos (2) pestañas anteriores esta parte del aspecto contable el sistema la
Se
contabilizará automáticamente.
Los campos a completar de esta pestaña serán las siguientes:

sa
DUMAS SOFTWARE
La primera columna “Seq.” No se debe llenar es una secuencia interna y consecutiva

que la brindara el sistema.
La segunda columna “Cuenta” es el número de cuenta contable a la cual se le aplicara

el débito de la transacción.
La tercera columna “Nombre” es la descripción o el nombre de la cuenta y será

desplegada por el sistema automáticamente.
La cuarta columna “Explicación” es la descripción que deseamos ver al momento de

consultar la cuenta en el futuro.
La quinta columna “Debito” es aquí en donde se debe registrar la contrapartida del

banco.
La sexta columna “Crédito” no debe ser completada por el operador ya que esta
reservada para el valor total de la transacción a rebajar del banco.
ud
- Detalle de Anexos:
o
Cl
b al
Se
Los campos a completar de esta pestaña serán las siguientes:
La primera columna “Fecha” corresponde al día en que se confecciono la factura del

contribuyente.
La segunda columna “Factura” corresponde al número de documento o referencia que

se está pagando.
La tercera columna “R.U.C”, es para identificar el número del Registro único del
contribuyente, al ser digitado o buscado se le desplegará el nombre en la cuarta
columna, de no existir el contribuyente el opera deberá ingresar a la sección de
archivos del mayor general – “archivos – Anexo DGI” y proceder a crear el nuevo
registro para continuar.
La quinta columna “Anexo”, es aquí en donde se le especifica al sistema a que rubro

se le quiere declarar al contribuyente, de no acordarse el operador podrá dar doble
click en la columna para la activación del detalle de todos los posibles conceptos
habilitados en el sistema.
sa
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La última columna “Monto” es para especificar el monto o total que se quiere declarar
en el anexo
3.2.3. DIARIO DE ASIENTOS CONTABLES:
o ud
Este diario o informe de asientos contables le permite al operador la verificación del registro
de cada operación realizada en el sistema, para la emisión de este diario se deberán especificar
Cl
primero un rango de fechas, seguido del tipo de transacción a verificar o bien puede elegir
todas las transacciones.
b al
Se
sa
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3.3. CONSULTAS Y REPORTES:
ud
El módulo de banco le permite al usuario una vez registrada la transacción consultar o verificar
el movimiento de la cuenta bancaria afectada.
o
3.3.1. Consulta de Movimiento Bancario:
Cl
b al
Se
Para consultar el movimiento de la cuenta bancaria se debe especificar primero el numero de

cuenta del banco, seguido del rango de fecha a consultar.
sa
DUMAS SOFTWARE
3.3.2. Consulta de Movimiento por tipo:
La consulta de movimiento por tipo de documento le permitirá al usuario generar un

listado “Filtrado” dependiendo de los parámetros que considere necesarios para
realizar la búsqueda.
Veamos el siguiente ejemplo, si el operador desea buscar todos los depósitos
ud
registrados en el sistema de la cuenta del Banco General, desde el 1ro. al 31 de agosto,
cuyo monto este entre $450.25 y 600.25.
o
Cl
b al
Se
Este patrón de búsqueda se puede aplicar para cada uno de los movimientos
previamente creados y usados en el sistema.
sa
DUMAS SOFTWARE
3.4. LIBRO DE BANCOS – CIERRES:
El cierre mensual del libro de banco, es un proceso sencillo ya que solamente hay que
presionar en el botón “cerrar”, el sistema desplegara el mensaje del cierre de mes, una vez
ud
realizado el sistema cambiara el control de proceso o de registro, habilitando el mes calendario
que sigue.
o
3.5 LIBRO DE BANCOS – CONCILIACION BANCARIAS:
Cl
Si bien este módulo forma parte del libro de banco, trabaja de forma independiente es decir
el libro de banco puede estar por ejemplo a diciembre 2022 y el módulo de conciliación en
agosto 2022.
b al
Se
El módulo de conciliación bancaria está definido en dos partes:
a) Conciliar cuentas de banco:
Es aquí en donde se podrá ejecutar mes a mes las conciliaciones de cada una de las
cuentas bancarias que sean usadas en el sistema.
b) Otros procesos:
Para efectuar una concilian bancaria deben tener en consideración dos puntos
importantes y estos son: definir el mes que se desea conciliar y los documentos si los hay
sa
DUMAS SOFTWARE
que estén en tránsito del mes anterior y para estos efectos es aquí en donde se definen
ambos casos.
3.5.1. CONCILIAR CUENTAS BANCARIAS:
a) Preparar Conciliación:
ud
En esta opción el operador debe indicar el numero de cuenta que desea conciliar, el
sistema mostrara el mes que se esta conciliando y a continuación se debe digitar el saldo
final del estado de cuenta bancario.
o
Cl
b al
Se
b) Procesar Conciliación:
sa
DUMAS SOFTWARE
Al momento que el usuario active la cuenta a conciliar podrá ver todas las
transacciones realizadas en las primeras dos etiquetas de la pantalla:
1. Pago de cheques y Notas débitos
2. Depósitos y Notas Crédito
En estas dos primeras etiquetas se debe ir marcando si la transacción ingreso al banco

en el mes realizado tanto los cheques, notas débito y depósitos.
En la tercera etiqueta denominada como “ajustes”, el usuario podrá registrar cualquier

ajuste que se desee hacer, considerando que este ajuste “NO SERA REFLEJADO EN EL
LIBRO DE BANCO”.
La cuarta etiqueta denominada como “Procesos especiales” le permitirá al usuario

marcas y desmarcar TODAS las transacciones de forma automática, el uso de esta
ud
forma queda a discreción del usuario.
o
Cl
b al
Se
La última etiqueta que se muestra en esta pantalla con la etiqueta “Conciliación” es en

la cual se podrá verificar si la conciliación esta balanceada, así como también realizar
el cierre de la misma.
sa
DUMAS SOFTWARE
o ud
Cl
Una vez que el campo en pantalla “Balance” este en cero, el operador podrá emitir la
conciliación bancaria y proceder con el cierre de la misma.
b al
Se
sa
DUMAS SOFTWARE
4. CUENTAS POR PAGAR:
4.1.1. CREACION DE PROVEEDORES (CTAS. X PAGAR):
o ud
Para la creación de los proveedores en el sistema, seguimos en el menú principal según la
fig. 3.0 y tomamos la opción “CXP - Proveedores”, al hacer esto se desplegará la pantalla
Cl
para la creación de un Proveedor.
b al
Se
a.) Proveedor: Es el código que se usara para llamar a cada proveedor al momento de
registrar una transacción, es un valor único y es asignado por el sistema
b.) Nombre del proveedor: es el campo que se ubica al lado código y debe ser completado
con el nombre del proveedor que nos brinde el servicio.
c.) División: este campo de división servirá para realizar una clasificación de los diferentes
proveedores, ejemplos para su uso podría ser:
sa
DUMAS SOFTWARE
- Proveedores Exterior
- Proveedores locales
O
- Transportistas
- Seguros
- Terceros
Esta clasificación será según el criterio y las necesidades de la empresa y debe ser
creado el registro en el “CXP – Divisiones”. Fig.3.0
d.) Cuenta: Hace referencia a la cuenta contable que le indicara al sistema contra que se
clasificara cada vez que un proveedore realice una operación en el sistema,
generalmente su uso podría ser:
ud
- Cuentas por pagar Proveedores
- Cuentas por pagar socios
- Cuentas por pagar compañías afiliadas
Al igual como ocurre con el campo “Divisiones” la cuenta previamente debe ser
o
creada en el “CXP – Cuentas Contables” Fig. 3.0
Cl
 Clasificación del Proveedor
La clasificación del proveedor le permite al sistema generar el informe 43, si es que el

al
usuario debe presentar este informe ante la Dirección General de Ingresos (DGI).
e.) Estado de Cuenta: campo que debe ser marcado si es necesario que el sistema genera
b
estado de cuenta para este proveedor, al momento de crear un proveedor el sistema

lo marcara como habilitado.
Se
f.) Proveedor Activo: este campo cuando se crea un proveedor lo marca como habilitado
y si el usuario desea que este proveedor no reciba ningún tipo de transacción en el
sistema deberá quitar la opción de habilitado, recordando que para ejecutar esta
opción el proveedor debe tener saldo cero (0.00)
g.) R.U.C: Es el Registro Único del Contribuyente.
h.) D.V: Es el Digito verificador del proveedor.
i.) Tipo de Persona: especifica el tipo de proveedor (Natural, Jurídico o Extranjero)
j.) Anexo 43: se debe especificar a que grupo se debe clasificar el proveedor en el informe
43, sus valores son según la tabla de la DGI.
sa
DUMAS SOFTWARE
k.) Límite de crédito: se debe indicar si el Monto del límite de crédito que el proveedor le
asigno a la empresa.
ud
 Localización
o
Cl
b al
Se
En esta pantalla será donde se complete la información de los datos generales del
proveedor como son: Dirección, teléfonos, contacto, correo electrónico.
4.1.2. PROVEEDORES ACUMULADOS:

En esta es pantalla el operador solamente podrá visualizar los saldos mensuales netos por
cada cuenta de Proveedor, para consultar cualquiera saldo de un determinado proveedor
se deberá escoger o digitar el número del mismo adicional deber indicar el año que desee
consultar y presionar la tecla TAB, para que el sistema muestre los saldos mensuales
sa
DUMAS SOFTWARE
4.1.3. CREACION DE DIVISIONES:
o ud
Cl
al
En esta pantalla el operador podrá crear las diferentes clasificaciones que considere
necesarias de los proveedores sus campos son:
a.) División No.: Código asignado por el operador para la división a crear, se permiten
b
letras o números su largo es de 4 caracteres.

Se
b.) División Nombre: Nombre o descripción de la división a crear.
4.1.4. CREACION DE CUENTAS CONTABLES:
En esta pantalla el operador podrá crear las diferentes cuentas contables que
considere necesaria para manejar este auxiliar, recordando que estas cuentas
deben coincidir con las del Mayor General, los campos son:
a.) Número de Cuenta: Es el número de cuenta contable
b.) Nombre de Cuenta: Nombre o Descripción de la cuenta contable.

sa
DUMAS SOFTWARE
4.1.5. TIPO DE TRANSACCIONES:
Las transacciones básicas aceptadas por el sistema vienen configuradas al

momento de la instalación, pero si el operador desea adicionar alguna otra lo
puede hacer teniendo en consideración lo siguiente:
a) Código: debe estar compuesto de 2 caracteres
ud
b) Descripción: Nombre de la transacción en el sistema
c) Tipo Transacción: debe especificar el comportamiento del movimiento.
o
d) Operación: El comportamiento de las cuentas por pagar es que aumentan por
el lado crédito.
Cl
e) Grupo de transacción
f) Mayor General: como será visible la fuente cuando se integre el asiento

al
contable al Mayor General.
4.2. CUENTAS POR PAGAR – PROCESOS:

b
4.2.1. REGISTRO DE FACTURAS DE PROVEEDORES:

Se
En esta sección se deberán registrar la factura que no afecten los auxiliares de

inventario o Embarques, ya que estas deben procesadas en sus respectivos modulo,
pero las mismas serán integradas al auxiliar de los proveedores.
sa
DUMAS SOFTWARE
o ud
Cl
En esta pantalla el operador deberá completar los siguientes datos:
al
a.) Control No.: Al momento de crear una nueva factura, este campo debe estar en
blanco debido a que el sistema le asignara un consecutivo automáticamente.
b
b.) Código de Transacción: El único código valido para este campo será el “10” que le
indicará al sistema que se está procesando una factura.
Se
c.) Proveedor: Código del proveedor al cual se le registra la factura por pagar.
d.) Documento: Numero de factura o referencia del proveedor este campo no debe
estar en blanco.
e.) Fecha: Corresponde a la fecha del documento del proveedor, recuerde que el
sistema solamente aceptara fechas de acuerdo al mes que se esté procesando.
f.) Documento Balanceado: Este es un campo que el operador no debe completar ya

que el mismo se marcara cuando el sistema detecte que existe balance en el
documento es decir la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos.
g.) Explicación CXP: Es la explicación que queremos se refleje en el movimiento al

consultar el historial de un proveedor.
h.) Explicación MAG: Es la explicación que queremos se refleje al momento de

consultar la cuenta contable a nivel del Mayor General
i.) Subtotal: Se debe digitar el subtotal de la factura del proveedor.
j.) Impuesto: Corresponde al monto de los impuestos de la factura.

sa
DUMAS SOFTWARE
k.) Total: Corresponde al total de la factura, pero no debe ser completado por el
operador, el sistema lo calculara utilizando el subtotal más el monto del impuesto.
A continuación, el operador deberá completar el detalle contable, es decir las cuentas

que son afectas en este registro, pero solo deberá registrar las cuentas que afecte el
lado débito, ya que el lado crédito el sistema lo marcará utilizando la cuenta que se le
asigno al proveedor al momento de ser creado. Los campos que se deben completar
son los siguientes:



ud
La cuarta columna “Debito” es aquí en donde se debe registrar los montos que se
deseen que afecte el lado debito del asiento contable de la factura
o
La quinta columna “Crédito” no debe ser completada por el operador ya que está
reservada para el valor total de la transacción de la factura.
Cl
4.2.2. PROCESOS CXP – DIARIO DE FACTURAS:
El operador podrá verificar las facturas registradas mediante el diario de facturas, para
al
esto debe especificar el rango de fecha que desea verificar.

b
Se
4.2.3. PROCESO CXP – DIARIO DE ASIENTOS CONTABLES:

sa
DUMAS SOFTWARE
4.2.4. REGISTRO DE OTRAS TRANSACCIONES:
o ud
Cl
al
En esta pantalla el operador podrá registrar otras transacciones como, Notas crédito, notas
débito o bien algún ajuste determinando ya sea débito o crédito.
b

Se
a.) Control No.: Al momento de crear una nueva transacción, este campo debe estar en
b.) Trans.No: El código de transacción valido para esta opción podrán ser:
- 31=Nota Debito
- 32=Nota Crédito
- 41=Ajuste Debito
- 42=Ajuste Crédito
c.) Proveedor: especifica el código del proveedor al cual queremos afectar el saldo de la
cuenta.
d.) Documento: Numero de referencia del proveedor para identificar esta operación
e.) Fecha: Corresponde a la fecha del documento del proveedor, recuerde que el sistema
solamente aceptara fechas de acuerdo al mes que se esté procesando.
F.) Explicación CXP: Es la explicación que queremos se refleje en el movimiento al

consultar el historial de un proveedor.
sa
DUMAS SOFTWARE
G.) Explicación MAG: Es la explicación que queremos se refleje al momento de consultar

la cuenta contable a nivel del Mayor General.
A continuación, el operador deberá completar las siguientes pestañas identificadas con las
etiquetas:
+ Documentos Aplicados
+ Asientos contables
Documentos aplicados: En esta etiqueta el operador deberá registra una a una la(s)
factura(s) que desee afectar del proveedor, las columnas que debe completar solamente
son:
La primera columna “Seq.” No se debe llenar es una secuencia interna y consecutiva que
la brindara el sistema.
La segunda columna “Aplicar A” es donde se especifica el numero de la factura que se
ud
desea afectar del proveedor.
La tercera columna “Subtotal” es en donde se indica el monto que se desea rebajar de la

factura de proveedor.
o
La cuarta columna “Impuesto” se usará si el documento lleva algún impuesto y queremos
Cl
separarlo, pero considerando que este impuesto será sumado al campo Subtotal para
afectar el saldo del proveedor.
b al
Se
A continuación, el operador deberá completar el detalle contable, es decir las cuentas que
son afectas en este registro, pero solo deberá registrar las cuentas que afecte el lado
débito, ya que el lado crédito el sistema lo marcará utilizando la cuenta que se le asigno al
proveedor al momento de ser creado. Los campos que se deben completar son los
siguientes:
sa
DUMAS SOFTWARE



Para la cuarta y quinta columna “Debito” o “Crédito” el usuario debe considerar el tipo
de documento que está registrando ya que solamente se debe indicar al sistema la
contrapartida del documento, el sistema asignara la primera línea que afecta la cuenta
por pagar.
4.2.5. DIARIO DE OTRAS TRANSACCIONES:
o ud
Cl
al
El usuario puede emitir el diario de otras transacciones, para ello debe especificar el
rango de fechas que desea verificar.
4.3.
b
CONSULTAS E INFORMES:
Se
El módulo de cuentas por pagar le brinda al operador una variedad de consultas e informes
los cuales se detallan a continuación
sa
DUMAS SOFTWARE
a) Open Ítem del Proveedor:
El informe open ítem (Facturas Pendientes) le permite al usuario consultar de un

determinado proveedor todas las facturas recibidas.
ud
Se deberá indicar primero el código del proveedor, después se debe marcar si solo se
desean consultar las facturas pendientes por cancelar o todas las facturas.
o
Cl
b al
Se
b) Historial del proveedor:

sa
DUMAS SOFTWARE
Esta consulta contiene todas las transacciones efectuadas al proveedor y el sistema

establecerá el saldo inicial dependiendo del rango de fecha que se desee consultar.
o ud
Cl
c) Informe de Morosidad por Cuenta:
b al
Se
Para la emisión del informe de morosidad el usuario deberá especificar los

siguientes valores:
- Número de cuenta del pasivo a consultar
- Periodo que desea consultar (Año – Mes)
- Orden, el sistema puede ordenar la información a presentar ya sea por el

código de Proveedor, como también por el nombre de este.
sa
DUMAS SOFTWARE
o ud
Cl
al
d) Informe de Morosidad por División:
Para la emisión del informe de morosidad por división el usuario deberá especificar
b
los siguientes valores:

Se
- Código de división a consultar

sa
DUMAS SOFTWARE
ud
e) Informe de Saldos por Cuenta:
o
Cl
b al
Se
Para la emisión del informe saldos por cuenta el operador deberá especificar:
1. El número de cuenta del pasivo a consultar
2. El periodo que desea consultar (Año – Mes)
3. Orden que se desea ver la información, ya se ordenado por código o bien por
el nombre del proveedor.
El formato básico del informe consiste en presentar el saldo inicial al periodo a

consultar seguido de las columnas con el total de los débito y el total del crédito,
para presentar un saldo neto mensual y el saldo al final del periodo que se está
consultando
sa
DUMAS SOFTWARE
ud
4.4. CIERRE DEL PERIODO:
o
Cl
b al
Se
El cierre del periodo o cierre mensual es el que le permite al usuario cambiar el

control de registro, una vez cerrado se habilita para que el sistema reciba
transacciones del mes que sigue.
Si el mes a cerrar es diciembre el sistema realizara de forma automática el cierre

del año y pasara al mes de enero.
sa
DUMAS SOFTWARE
5. CUENTAS POR COBRAR:
5.1. CUENTAS POR COBRAR – ARCHVOS
ud
5.1.1. CREACION DE CLIENTES (CTAS. X COBRAR):
Para la creación de los clientes en el sistema, seguimos en el menú principal según la fig.
o
y tomamos la opción “CXC - Clientes”, al hacer esto se desplegará la pantalla para la
creación de un Cliente.
Cl
b al
Se
a.) Cliente: Es el código de cliente a crear es asignado por el operador, el mismo puede
contener letras y números, su largo máximo será de 8 caracteres.
b.) Nombre del cliente: Nombre por el cual el cliente lo creara en el sistema.
c.) División No.: este campo de división servirá para realizar una clasificación de los
diferentes clientes, ejemplos para su uso podría ser:
sa
DUMAS SOFTWARE
- Por actividad Comercial.

- Por Ubicación Geográfica.
Esta clasificación será según el criterio y las necesidades de la empresa y debe ser
creado el registro en el “CXC – Divisiones”. Fig.5.0
d.) Número de Cuenta: Hace referencia a la cuenta contable que le indicara al sistema
contra que se clasificara cada vez que un cliente realice una operación en el sistema,
generalmente su uso podría ser:
- Cuentas por Clientes
- Cuentas por Cobrar Socios
- Cuentas por Cobrar Empleados
Al igual como ocurre con el campo “Divisiones” la cuenta previamente debe ser creada
en el “CXC – Cuentas Contables” Fig. 5.0
ud
 Clasificación del cliente
En esta área se asigna ciertos parámetros para definir como debe comportarse el
o
sistema con cada uno de ellos, adicional tomara cierta información para la
presentación del informe 1027 a la DGI.
Cl
e.) R.U.C: Es el Registro Único del Contribuyente, este campo se debe completar ya que
será impreso en las facturas fiscales que se le emita al cliente.
al
f.) D.V.: Digito Verificado del cliente, también saldrá impreso en la factura fiscal
g.) Límite de Crédito: si se le brindara algún límite de crédito al cliente aquí se debe
b
especificar el monto de ese límite.

Se
h.) Días de crédito: si se le brindara crédito al cliente se deberán especiar los días, 30, 60
o 90, si no se le dará se debe dejar en blanco para que el sistema considere cero (0)
días de crédito.
i.) Estado de Cuenta: campo que debe ser marcado si es necesario que el sistema genera
estado de cuenta para este proveedor, al momento de crear un proveedor el sistema
lo marcara como habilitado.
j.) Cliente Activo: este campo cuando se crea un proveedor lo marca como habilitado y si
el usuario desea que este proveedor no reciba ningún tipo de transacción en el sistema
deberá quitar la opción de habilitado, recordando que para ejecutar esta opción el
cliente debe tener saldo cero (0.00).
k.) Paga 7%: se debe marcar esta casilla si se desea que el cliente considere el calculo del
7% en la facturación.
l.) Clase: Se debe especificar la clase de cliente y la mis podrá ser “Contado” o “Crédito”.
sa
DUMAS SOFTWARE
 Localización:
o ud
Cl
al
En esta pantalla será donde se complete la información de los datos generales del cliente como
b
son: Dirección, teléfonos, contacto, correo electrónico.
5.1.2. CTAS POR COBRAR – CLIENTE ACUMULADOS:

Se
La pantalla de los acumulados de los clientes solamente será de consulta no se pueden

modificar estos valores en forma directa que no sea mediante una transacción.
El operador deberá primero indicar el código del cliente y a continuación digitar el periodo o
año Fiscal a consultar, automáticamente se le desplegarán el saldo neto de todo el periodo.
sa
DUMAS SOFTWARE
5.1.3. CREACION DE DIVISIONES:
En esta pantalla el operador podrá crear las diferentes clasificaciones que considere
necesarias de los clientes sus campos son:
a.) División No.: Código asignado por el operador para la división a crear, se permiten
letras o números su largo es de 4 caracteres.
ud
b.) División Nombre: Nombre o descripción de la división a crear.
5.1.4. CREACION DE CUENTAS CONTABLES:
o
Cl
b al
En esta pantalla el operador podrá crear las diferentes cuentas contables que
considere necesaria para manejar este auxiliar, recordando que estas cuentas
Se
deben coincidir con las del Mayor General, los campos son:
a.) Número de Cuenta: Es el número de cuenta contable
b.) Nombre de Cuenta: Nombre o Descripción de la cuenta contable.
c.) CAT: Será la categoría que tendrá el auxiliar.

sa
DUMAS SOFTWARE
5.2. CUENTAS POR COBRAR – PROCESOS:

5.2.1 REGISTRO DE FACTURAS:
ud
En esta sección del sistema el usuario podrá registrar facturas a clientes, realizar notas
o
de débito o crédito, ajustes débito o crédito o bien incluir los abonos o pagos de los
clientes. Debemos mencionar que el registro de factura y notas de crédito es opcional
Cl
ya que lo recomendable es que estos documentos deben ser procesados desde el
módulo de facturación del sistema.

al
l.) Control No.: Al momento de crear una nueva factura, este campo debe estar en
b
m.) Código de Transacción: El único código valido para este campo será el “10” que le
Se
indicará al sistema que se está procesando una factura.
n.) Cliente: Código del cliente al cual se le registra la factura por cobrar.
o.) Documento: Numero de factura o referencia que será cobrada al cliente este
campo es obligatorio no debe dejarse en blanco.
p.) Fecha: Corresponde a la fecha de emisión de la factura por cobrar al cliente,

recuerde que el sistema solamente aceptara fechas de acuerdo al mes que se esté
procesando.
q.) Documento Balanceado: Este es un campo que el operador no debe completar ya

que el mismo se marcara cuando el sistema detecte que existe balance en el
documento es decir la suma de los débitos sea igual a la suma del crédito.
r.) Explicación CXC: Es la explicación que queremos se refleje en el movimiento al

consultar el historial del cliente.
s.) Explicación MAG: Es la explicación que queremos se refleje al momento de

consultar la cuenta contable a nivel del Mayor General
t.) Subtotal: Se debe digitar el subtotal de la factura por cobrar.

sa
DUMAS SOFTWARE
u.) Impuesto: Corresponde al monto de los impuestos de la factura.
v.) Total: Corresponde al total de la factura, pero no debe ser completado por el
operador, el sistema lo calculara utilizando el subtotal más el monto del impuesto.

son los siguientes:


ud
o
Cl
al
5.2.2. REGISTRO DE OTRAS TRANSACCIONES:

b
Se
sa
DUMAS SOFTWARE
En esta pantalla el operador podrá registrar otras transacciones como, Notas crédito, notas
débito o bien algún ajuste determinando ya sea débito o crédito.
f.) Control No.: Al momento de crear una nueva transacción, este campo debe estar en
g.) Trans.No: El código de transacción valido para esta opción podrán ser:
- 31=Nota Debito
- 32=Nota Crédito
- 41=Ajuste Debito
- 42=Ajuste Crédito
h.) Cliente: especifica el código del cliente al cual queremos afectar el saldo de la cuenta.
ud
i.) Documento: Numero de referencia de la nota débito o crédito que se desea registrar.
j.) Fecha: Corresponde a la fecha de emisión del documento al cliente, recuerde que el
sistema solamente aceptara fechas de acuerdo con el mes que se esté procesando.
o
H.) Explicación CXC: Es la explicación que queremos se refleje en el movimiento al
Cl
consultar el historial de un Cliente.
I.) Explicación MAG: Es la explicación que queremos se refleje al momento de consultar

la cuenta contable a nivel del Mayor General.
al
J.)
A continuación, el operador deberá completar las siguientes pestañas identificadas con las
b
etiquetas:
Se
+ Documentos Aplicados
+ Asientos contables
Documentos aplicados: En esta etiqueta el operador deberá registra una a una la(s)
factura(s) que desee afectar del cliente, las columnas que debe completar solamente son:
La primera columna “Seq.” No se debe llenar es una secuencia interna y consecutiva que
la brindara el sistema.
La segunda columna “Aplicar A” es donde se especifica el numero de la factura que se

desea afectar del cliente.
La tercera columna “Subtotal” es en donde se indica el monto que se desea rebajar o

aumentar de la factura del cliente.
La cuarta columna “Impuesto” se usará si el documento lleva algún impuesto y queremos

separarlo, pero considerando que este impuesto será sumado al campo Subtotal para
afectar el saldo del cliente.
sa
DUMAS SOFTWARE
Asientos Contables:
o ud
Cl
al
son los siguientes:

b

Se


sa
DUMAS SOFTWARE
5.2.3. REGISTRO DE ABONOS DE CLIENTES:
o ud
Cl
al
En esta opción el usuario podrá registrar los pagos o abonos que realicen los clientes,
para esto se deberán completar las siguientes opciones:
a.) Documento No.: Es el número de recibo que se le confecciono al cliente para

b
rebajar su cuenta.
Se
b.) Cliente Núm..: Corresponde al código del cliente al cual se le aplicara el recibo.
c.) Fecha: Fecha en la cual se confecciono el recibo de pago, recuerde que el sistema
solamente permitirá transacciones que correspondan con el mes que se está
procesando.
d.) Transacción: El único código de transacción valido es el “21” que le indica al

sistema que es un pago.
e.) Explicación: Es la explicación que aparecerá en el historial y estado de cuenta del

cliente.
f.) Deposito: Todas las transacciones deben ser registradas a la caja general, que para
posteriormente rebajarlas en el módulo de banco de la caja general.
g.) Buscar Fact: Una vez completado todos los campos de arriba el usuario deberá dar
“click” a esta opción y a continuación se les desplegara en la sección de abajo todas
las facturas que el cliente tiene pendiente en el sistema, se deberán indicar el
monto que se desea rebajar de cada factura, una vez hecho esto se procederá a
dar “click” en el botón “Grabar”.
sa
DUMAS SOFTWARE
5.2.4. DIARIO DE FACTURAS CXC:
El usuario puede emitir un informe o diario de las facturas que son registradas
directamente del auxiliar de las cuentas por cobrar, solamente deberá
especificar el periodo que desea seleccionar de las facturas
o ud
Cl
b al
Se
A continuación e sistema le desplegar toda la documentación de las facturas registras

durante el periodo seleccionado.
5.2.5. DIARIO DE OTRAS TRANSACCIONES:
EL usuario de igual manera deberá especificar el rango de fechas que desee consultar
las transacciones realizadas, a continuación especificar el tipo de transacción que
desea consultar o bien indicar “todas las transacciones”.
sa
DUMAS SOFTWARE
A continuación se le desplegara toda la información registrada indicando la fecha, el

cliente y la factura afectada.
ud
5.2.6. DIARIO DE ASIENTOS CONTABLES:
o
Cl
al
El usuario podrá imprimir para su verificación el aspecto contable, como fueron

consideras para la aplicación de una cuenta. De igual forma se debe especificar el
b
periodo que se desea consultar.

Se
El sistema desplegara la información de cada transacción tanto el lado debito como el

lado crédito, mostrando el balance de cada documento.
sa
DUMAS SOFTWARE
5.3. CONSULTAS E INFORMES – CXC:
El módulo de cuentas por pagar le brinda al operador una variedad de consultas e informes
los cuales se detallan a continuación
ud
a) Open Ítem del cliente:
o
Cl
al
El informe open ítem (Facturas Pendientes) le permite al usuario consultar de un

determinado cliente todas las facturas recibidas.
b
Se deberá indicar primero el código del cliente, después se debe marcar si solo se
Se
desean consultar las facturas pendientes por cancelar o todas las facturas.
sa
DUMAS SOFTWARE
b) Historial del Cliente:
Esta consulta contiene todas las transacciones efectuadas del cliente y el sistema
establecerá el saldo inicial dependiendo del rango de fecha que se desee consultar.
o ud
Cl
b al
Se
c) Informe de Morosidad por Cuenta:
Para la emisión del informe de morosidad el usuario deberá especificar los

siguientes valores:
- Número de cuenta del activo a consultar

sa
DUMAS SOFTWARE

o ud
Cl
al
d) Informe de Morosidad por División:

b
Para la emisión del informe de morosidad por división el usuario deberá especificar
los siguientes valores:
Se
- Código de división a consultar

código del cliente, como también por el nombre de este.
sa
DUMAS SOFTWARE
o
e) Informe de Saldos por Cuenta:
ud
Cl
b al
Se
Para la emisión del informe saldos por cuenta el operador deberá especificar:
4. El número de cuenta del activo a consultar
5. El periodo que desea consultar (Año – Mes)
6. Orden que se desea ver la información, ya se ordenado por código o bien por
el nombre del cliente.
El formato básico del informe consiste en presentar el saldo inicial al periodo a

consultar seguido de las columnas con el total del débito y el total del crédito, para
presentar un saldo neto mensual y el saldo al final del periodo que se está
consultando
sa
DUMAS SOFTWARE
f) Estado de cuenta selectivo:o ud

Cl
b al
Se
El sistema le brinda al usuario dos formas de presentar un estado de cuenta a los

clientes, el primero es el formato en historial o clásico en donde se presenta un
saldo inicial, seguido de todas las operaciones del mes a imprimir.
sa
DUMAS SOFTWARE
o ud
Cl
b al
Se
sa
DUMAS SOFTWARE
g) Estado de cuenta colectivo:
El estado de cuenta colectivo es el segundo formato disponible en el sistema y

es conocido como “open ítem” o “facturas abiertas” y en el cual se mostrarán
todas las facturas que presentan saldo en el sistema.
Para este estado de cuenta se puede realizar la emisión de forma masiva si se
ud
especifica el numero de cuenta del auxiliar a listar o bien de un cliente en
específico brindando el código del cliente.
o
Cl
b al
Se
sa
DUMAS SOFTWARE
5.4. CIERRE DEL PERIODO:
El cierre del periodo o cierre mensual es el que le permite al usuario cambiar el

control de registro, una vez cerrado se habilita para que el sistema reciba
ud
transacciones del mes que sigue.
Si el mes a cerrar es diciembre el sistema realizara de forma automática el cierre

del año y pasara al mes de enero.
o
Cl
b al
Se
sa
DUMAS SOFTWARE
6. OPERACIONES:
El modulo de operaciones o de servicios se encarga de recoger la gran mayoría de

las transacciones que alimenten los módulos de cuentas por pagar, cuentas por
cobrar, así como también al Mayor general.
El concepto del módulo es crear un embarque o “Domi” que como lo llamaremos

en este caso y al cual se le registran cada servicio brindado a la Domi, para su
posterior facturación y presentar la cuenta al cliente.
6.1. OPERACIONES – ARCHIVOS:
o ud
Cl
al
6.1.1. MAESTRO DE SERVICIOS:

b
Se
En esta área se crean, modifican cada uno de los servicios que pueden ser
brindados a los clientes, es de vital importancia que al momento de crear un nuevo
servicio el usuario especifique los siguientes valores:
a) Código: es un código actualmente de tres (3) caracteres que es proporcionado

por el usuario y deberá verificar cual es el último código creado, para la
asignación del nuevo código a crear.
sa
DUMAS SOFTWARE
b) Descripción: Nombre o una breve explicación del servicio brindado, esta

descripción será visible al momento de consultar la Proforma o detalle de
operaciones que es la que se le presentara al cliente.
c) Paga 7%: si el servicio brindado será computable para cobrar el 7% al momento

de facturar la domi al cliente.
d) Cuenta de Gastos: Se debe especificar a que cuenta el sistema debe contabilizar

el gasto al momento en que se registre una transacción a cualquiera Domi.
e) Cuenta de Ingresos: Al momento de emitir la factura fiscal o bien procesar la

domi mediante la facturación electrónica el sistema verificara a que cuenta se
le indico que se debe contabilizar el servicio brindado al cliente.
6.1.2. LISTADO DE SERVICIOS:
ud
El sistema le permite al usuario la emisión de un listado con todos los servicios
brindados a los clientes, y el mismo mostrara el código, Descripción y las cuentas
del gasto así como también la cuenta de ingreso.
o
Cl
b al
Se
sa
DUMAS SOFTWARE
6.1.3. EMBARQUES EN PROCESO:
ud
Esta opción solamente deberá ser utilizada para establecer todos los embarques
abiertos o que se encuentren activos al momento de iniciar el sistema.
o
Los valores que deben ser indicados por el operador al momento de utilizar esta
Cl
opción son las siguientes:
a) Núm. Domi: Numero del embarque o Domi abierta

al
b) Estado: El estado con que se esta realizando la apertura, su valor podrá ser:
“abierta” o en “proceso”.
b
c) Fecha de Embarque: Fecha en que se inicio las operaciones o tramites de este

embarque.
Se
d) Tipo de embarque: El tipo de embarque podrán ser de dos(2) tipo:
+ Normales: Son todos los embarques o domi que se le debe al final de proceso
cobrar por los tramites realizados.
+ Adelantos: Son aquellos embarques o domi que se manejan con transferencia

del exterior y la empresa solamente le factura al final del evento los servicios
de manejo.
e) Cliente: Es el código que tiene el cliente en el sistema, al ser digitado o buscado

se desplegara el nombre del mismo.
f) Información del embarque: Explicación del trabajo que se le estará realizando

al cliente.
g) Cotización: Monto que se le cotizo al cliente.
Una vez completado toda esta información el operador deberá presiones el botón de
“Grabar.”
sa
DUMAS SOFTWARE
6.2. APERTURA DE EMBARQUES:
ud
Una vez que el sistema este en uso, todos los embarques nuevos deben ser creados
mediante esta opción, el sistema llevara el control del numero de Domi que se le
asignara, los datos a completar en esta pantalla serán los siguientes:
o
a) Fecha de Embarque: Fecha en que se inició las operaciones o tramites de este
Cl
embarque.
b) Cliente: Es el código que tiene el cliente en el sistema, al ser digitado o buscado

se desplegara el nombre del mismo.
al
c) Tipo de embarque: El tipo de embarque podrán ser de dos (2) tipo:
+ Normales: Son todos los embarques o domi que se le debe al final de proceso
b
cobrar por los tramites realizados.

Se
+ Adelantos: Son aquellos embarques o domi que se manejan con transferencia

del exterior y la empresa solamente le factura al final del evento los servicios
de manejo.
d) Información del embarque: Explicación del trabajo que se le estará realizando

al cliente.
e) Total cotizado: Monto que se le cotizo al cliente, este monto servirá para una
posterior comparación entre lo real facturado vs lo cotizado.
Una vez completado toda esta información el operador deberá presiones el botón
de “Grabar.”
sa
DUMAS SOFTWARE
6.3. REGISTRO DE SERVICIOS:
o ud
Cl
El registro de servicios es el proceso que se encargara de alimentar los modulo de
al
los embarques en proceso, las cuentas por pagar e ir preparando la factura o

cuenta que se le debe preparar al cliente, los datos que se deben completar en esta
b
sección son, teniendo en consideración que solamente se podrá afectar a un

embarque con cada registro efectuado.
Se
a) Control no: Es una secuencia que asignará el sistema por cada servicio
registrado en el sistema, el mismo servirá para una posterior corrección o
revisión de ser necesario.
b) Factura No.: Corresponde al numero de factura o número de referencia dada

por el proveedor.
c) Fecha: Fecha en que se realizo el servicio o fecha que indicada en la factura.
d) Proveedor: Código del proveedor que brindo el servicio, de no conocer el

código se podrá presionar la opción de búsqueda para activar el listado de los
proveedores del sistema.
e) Domi Núm.: Corresponde al numero de embarque o numero de domi

previamente asignado por el sistema.
f) Observación: Explicación del servicio que brindo el proveedor.
g) Monto a Pagar: Es el monto que se le debe pagar al proveedor

sa
DUMAS SOFTWARE
Adicional a esto, se deben especificar más sobre el servicio brindado por el

proveedor, pero clasificándolo según los tipos de servicios creados en el sistema, y
para ellos el usuario deberá completar las siguientes columnas:
h) Código: Le permite al operador activar la búsqueda de los códigos que los

servicios que brinda la empresa y a continuación se le desplegara la descripción
del servicio.
i) Observación: breve explicación del servicio brindado, esta explicación será

presentada en el informe detalle de servicio que se le presenta al cliente.
j) Gasto: Corresponde al monto que se considera como gasto para contabilidad y

la suma de esta columna debe ser igual al monto que se le pagara al proveedor.
k) Valor (CxC): Corresponde al monto que se le piensa cobrar al cliente por el

servicio brindado.
ud
Una vez completada la columna del valor a cobrar al cliente y pasar a la siguiente
line el sistema procederá a la asignación del número de control y a grabar la
o
transacción, si es necesario registrar otro servicio con esta misma factura del
proveedor solamente se deben ir completando línea por línea.
Cl
Al momento que se grabe la primera transacción al embarque pasara del estado
“Abierta” a estar en “Proceso” y solamente el sistema aceptara transacciones a los
embarques que mantengan estos estados
al
Es importante mencionar que, de haber algún error en el registro, como numero

de factura, fecha o proveedor errado lo recomendable es borrar la transacción,
b
esto se hace buscándola por el numero de control y presionar el icono de Borrar

Se
en pantalla.
6.4. INFORME DE EMBARQUES:
El usuario podrá obtener un informe de todos los embarques o DOMI que estén en
el sistema y seleccionarlos dependiendo del estado del mismos. Para esto deberá
primero indicar el orden en que desee se presente la informacion, para ello podrá
seleccionar entre: Por numero de Domi, Fecha, Costo, Valor factura o
alfabéticamente.
sa
DUMAS SOFTWARE
Seguido de esto el estado de los embarques que desee consultar, teniendo en

consideración que los mismos podrán ser: Abiertas, Proceso, Cerradas y Facturas.
o ud
Cl
6.5. CONSULTA DE EMBARQUES:
b al
Se
En la pantalla de consultar los embarques del sistema el operador no tiene la

opción de cambiar ningún valor del embarque, solamente podrá cambiar el estado
del mismo.
sa
DUMAS SOFTWARE
Para realizar el cambio del estado, primero debe buscar el embarque luego ir al
campo “Status de Embarque” y buscar el estado que desee cambiar, debemos
mencionar que aquí solamente le aparecerán los embarques que mantenga como
estado “Abiertas”, “Proceso” y “Cerradas”.
Recuerde que el sistema mantendrá el embarque con el estado en “Proceso” a todo

aquel embarque que reciba una transacción de servicio hasta que la misma no sea
cambiada en este proceso como “Cerrada”.
En esta opción el usuario podrá realizar la emisión de la pre-factura u orden de

“Detalle de Operaciones”, solamente debe tener el embarque activo en pantalla y
dar “click” en el botón de “Imprimir Domi” y a continuación se le desplegará en
pantalla el Detalle de Operaciones.
o ud
Cl
b al
Se
sa
DUMAS SOFTWARE
7.1. PROCESOS FISCALES:
Todo embarque debe ser “Facturado” para que el mismo no pueda recibir mas
transacciones en el sistema, para esto el usuario deberá buscar y activar en pantalla
ud
el embarque que desea facturar.
o
Cl
b al
Se
Y completar los dos (2) valores faltantes que son:
+ No. De Factura: Corresponde al numero de la factura electrónica usada.
+ Fecha de Factura: Fecha en que se emitió la factura electrónica.
Seguido de dar “click” en el botón de “Grabar”, con esto el usuario dará por
cerrada el proceso del embarque y el sistema pasará el control del documento a
las cuentas por cobrar para seguir con la gestión de cobros.

Sebal Cloud: Instructivo para Usuarios

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Manual de Procedimientos – SEBAL Accounting Cloud

Instructivo para usuarios

Sebal Accounting Cloud

Desarrollo por: Reynaldo G. Vasquez R.

1.1 BARRA DE HERRAMIENTAS:

a) Busca el Primer Registro en un archivo.

b) Busca el registro anterior al dato puesto en pantalla.

c) Busca el registro igual al dato puesto en pantalla.

e) Busca el Ultimo Registro en un archivo.

h) Graba un Registro que esta pantalla en el archivo.

i) Elimina el registro que está en pantalla del archivo.

2.1.1. Cuentas contables:

En esta pantalla el operador deberá completar la siguiente información:

a.) Cuenta Contable: Es el número que se le asigne según el codificador de cuentas

- Cuentas que inicien con “1”, son cuentas de “Activos”

- Cuentas que inicien con “2”, son cuentas de “Pasivos”

b.) Nombre de cuenta: Es la descripción o nombre que la asignara a la cuenta en este

c.) Grp.: Código de Grupo, su valor debe ser de 1 a 6. (ejemplo: Activo)

para que el sistema muestre los saldos mensuales.

2.1.2 Listado de Cuentas:

2.1.2. Catálogo de cuentas:

se reflejará o será visible en los estados financieros.

2.1.3. Tipo de Documentos:

Para ello el operador deberá completar los siguientes campos.

2.1.5. Anexos – DGI:

En esta sección el usuario deberá especificar las condiciones o parámetros de cada

- R.U.C: Es el registro único del contribuyente.

- Nombre: Nombre de la empresa o persona natural.

- Digito verificador: DV asignado por la Dirección General de Ingresos al

- Tipo de Contribuyente: el tipo de contribuyente podrá ser solamente de tres

El sistema maneja bajo esta opción los anexos 72 y anexo 94.

contribuyente al momento de clasificarlo.

2.2. MAYOR GENERAL – PROCESOS.

- Comprobantes de planilla y reservas

- Asientos de depreciación de activos

- Asientos de correcciones varias.

- Registro Mes Corriente: Solamente aceptara registros con fechas que

- Registro de Comprobantes: aceptara transacciones con fecha mayor o igual

2.1.1. REGISTRO DE COMPROBANTES:

b.) Tipo: Indica el tipo de comprobante que se está utilizando.

c.) Número: Es el número de documento o secuencia asignada para identificar el

f.) Explicacion1: Es la explicación que indicara el porqué del comprobante.

serán los siguientes:

i.) Nombre: Descripción o nombre de la cuenta que se esta afectando.

j.) DocExpanX: Es la explicación que queremos se refleje al momento de consultar la

2.1.2. Integración Contable:

El proceso de integración contable es el que permite pasar o extraer de los módulos

2.1.3. Diario de asientos contables:

El diario de asientos contable le permite al operador la emisión de los asientos

a) Orden de Selección: le permite especificar si se quiere imprimir todo un mes o

b) Información: le permite especificar al operador de donde desea que el sistema

2.1.4. Actualizar MC (Mayorizar):

Mediante este proceso el usuario postea o actualiza todas las transacciones

por defecto el mes en que se encuentra el sistema.

g) Comprobantes: contiene todos los asientos contables que se tengan registrados

2.1.5. Reversar MC (Des-Mayorizar):

El modulo de mayor general permite manejar dos(2) posibles formas de

a) Realizar un comprobante en Mes Corriente (MC) con las correcciones que se

b) La segunda opción es de reversar o desmayorizar por usar un término y que

2.2. MAYOR GENERAL - INFORMES:

b) Balance General Comparativo

El operador deberá indicar el periodo que desea la emisión del informe y

En este informe el operador podrá comparar el saldo o balance de una