ISO 22000:2018 Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria:

Procedimiento de Control de Documentos.

Código: DOC-INO-03 Revisión: 01 Fecha Emisión 26 de Julio de 2019 Paginas: 2 de 8

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOS.

ELABORO: Cecilia Martínez REVISO: Alberto Acosta Nuñez APROBO: Alberto Acosta Nuñez
FIRMA: _________________________ FIRMA: ________________________ FIRMA: ________________________
FECHA: 26 de Julio 2019 FECHA: 26 de Julio 2019 FECHA: 26 de Julio 2019
 ISO 22000:2018 Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria:
Procedimiento de Control de Documentos.

Código: DOC-INO-03 Revisión: 01 Fecha Emisión 26 de Julio de 2019 Paginas: 2 de 8

1. Objetivo

Establecer la forma de elaborar, revisar, aprobar y actualizar los documentos establecidos con la
finalidad de lograr su control.

2. Alcance

Aplica a todos los productos ya identificados como no inocuos que se encuentren ya con los
consumidores.

3. Referencias

Norma ISO 22000:2005

Procedimiento de Control de Registros DOC-INO-04

4. Definiciones

Documento: Datos que poseen significado y su medio de soporte

Documento controlado: es aquél documento que está incorporado al sistema de Gestión de inocuidad
y que además en copia física tiene la leyenda “documento controlado”
Documento No Controlado: es aquél documento que no es parte del sistema de gestión de inocuidad
o bien que se solicita temporalmente para una consulta y se le pone la leyenda “Documento No
Controlado”.
Documento obsoleto: Documento no vigente.
Registro: es un documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas y que suministra evidencias objetivas de resultados.

5. Responsabilidades

Coordinador del Sistema de Gestión de Inocuidad Alimenticia

Tendrá como responsabilidad de:
a) Elaborar y asignar la clave a los documentos emitidos,
b) Llevar el control de los mismos,
c) Publicar los documentos vigentes,
d) Distribuir documentos impresos emitidos y/o las modificaciones que se presenten, así como reunir
y mantener los documentos originales del Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria (SGIA).
e) Coordinar la revisión y aprobación de los documentos del Sistema de gestión de Inocuidad.
f) Controlar su edición y retiro de los documentos obsoletos.

Supervisores de producción, supervisores de calidad:

Son responsables de que el personal a su cargo conozca, entienda y aplique lo establecido en los
documentos implementados así como de cuidar los documentos y evitar su daño y deterioro.

6. Desarrollo

6.1 Documentación, revisión, aprobación y distribución de los documentos

6.1.1 El Coordinador de SGIA es quien aprobará todas aquellas actividades que deben estar
documentadas de acuerdo a los requerimientos de la norma ISO 22000:2018 y que serán
incorporados formalmente al Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria.
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6.1.2 Una vez que el Coord. SGIA apruebe la actividad documentada, solicitara a la función
directamente involucrada se aboque a elaborar el borrador correspondiente, tal borrador
deberá presentarse en forma impresa.
6.1.3 El borrador será revisado por el Dirección General quien aprobará o no su impresión.
6.1.4 El borrador no aprobado será regresado a quien emitió para su corrección.
6.1.5 La elaboración de cualquier documento de origen interno del SGIA será efectuada por el
responsable del área solicitante, el Nombre y firma aparecerán en el apartado de
“elaboró”.
6.1.6 Se firmará en el apartado de revisó por el Coord. SGIA quien asume la responsabilidad de
revisar su contenido.
6.1.7 Posteriormente firmará en el apartado de “aprobó” el Director General quien asume la
responsabilidad de aprobar su contenido.
6.1.8 Los apartados mencionados en los puntos anteriores y en este como elaboró, revisó y
aprobó quedarán excluidos en la política y objetivos de Inocuidad.
6.1.9 Cubierto el punto anterior se obtendrán las copias fotostáticas necesarias para
incorporarlas al correspondiente manual donde se colocara la leyenda en cada hoja de
“documento controlado”.
6.1.10 Posteriormente la Coord. SGIA coordinara la distribución en medio físico y solicitara que
firmen de recibido “acuse de recibo” de documentos. FOR-CAL-15
6.1.11 La distribución de los documentos se realizará en un lapso no mayor a 5 días hábiles a
partir de su aprobación.
6.1.12 Los documentos deberán estar disponibles en los puntos de uso o centros de trabajo cuyo
control estará en la lista de distribución.
6.1.13 Deberán de ser legibles y fácilmente identificables, esto se controla emitiendo los
documentos mediante el sistema de cómputo.

6.2 Otros Documentos de origen Interno y externo.

6.2.1 En el caso de los documentos de origen interno o bien externo, pero diferentes a los
incorporados SGIA se en listarán a continuación:
a) Origen Interno
b) Política de inocuidad
c) Objetivos de Inocuidad
d) Hoja de Control de Registros

6.2.2 Su control se establece colocando al pie de estos documentos lo siguiente:

e) Fecha de emisión
f) Número de revisión
g) Número de copia
h) Documento Controlado
6.2.3 En el caso de los documentos de origen externo se enlistarán los siguientes:
A) Norma ISO 22000:2005
B) Normas mexicanas. Dirección general de normas.

C) NOM-120-SSA1-1994, bienes y servicios. Prácticas de higiene y sanidad para el

proceso de alimentos, bebidas no alcohólicas y alcohólicas.
D) NOM-251-SSA1-2009, Prácticas de higiene para el proceso de alimentos, bebidas o
suplementos alimenticios.
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Cualquier otro documento diferente a los que se mencionaron anteriormente el tipo de control quedará
establecido en los diferentes procedimientos y en el caso de los documentos que no exista procedimiento
será a la función organizacional responsable y quien definirá su forma de control.

6.3 Cambio a los documentos

6.3.1 Cuando la función responsable de alguna actividad, Dirección General o la Coord. SGIA
detecten necesaria la sustitución o cambio total o parcial de algún(os) documento(s) deberán
realizar una “Solicitud de Cambios de Documentos” FOR-CAL-14

6.3.2 Esta se presentará al Coord. SGIA el cuál revisará y aprobará o rechazará el cambio. En
este último caso regresará tal solicitud a quien la emitió, anotando las razones.

6.3.3 En caso de que la solicitud de cambio sea aprobada se notificará al solicitante y se

procederá según los puntos 6.1.3 al 6.1.7.

6.3.4 En el caso de que algún cambio signifique eliminar alguna descripción relevante o un
párrafo completo, organigrama, Gráfico, tabla, se indicará tal cambio de la siguiente manera:

[ Se eliminó el párrafo referente a…]

El texto aparecerá en letra cursiva y ennegrecida

6.3.5 Cada cambio que se realice se pondrá ennegrecido y subrayado para que el usuario pueda
detectar rápidamente los cambios realizados y así permanecerá hasta la siguiente revisión, donde
lo único ennegrecido y subrayado serán los cambios actuales.

6.3.6 Al realizar la distribución de cada documento se destruirán todos los documentos a

excepción del original, al cual se le colocará la leyenda “documento obsoleto”. Tal copia se
conservará hasta la siguiente revisión.

6.3.7 La Coord. SGIA verificará cada punto del check list FOR-CAL-08 para asegurar el
cumplimiento a los puntos principales de su control.

6.3.1 En el caso de la política y objetivos de inocuidad su revisión se efectuará en cada junta de

revisión por la dirección donde ahí se declarara si existe algún cambio o no. Pero en
cualquier ocasión estos podrán ser cambiados.

7. Estructura Documental del SGIA.

7.1 La Estructura de los documentos controlados que forman parte del SGIA deberán apegarse a los
puntos que a continuación se indican:
7.1.1 El formato utilizado para cada uno de los documentos, la primera hoja servirá como
portada y en la parte inferior tendrá los apartados de “elaboró, revisó y aprobó”
7.1.2 Este formato deberá apegarse como mínimo al siguiente contenido:
a) Portada: Donde presenta el nombre de la empresa, titulo, código, revisión, fecha de
emisión y número de página.
b) Además el cuerpo del documento se apegará a la siguiente estructura interna:
Manual Procedimientos Instructivos
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1. Objetivo X X
2. Alcance X X
3. Referencias X X
4. Definiciones * *
5. Responsabilidades X X
6. Desarrollo X X
7. Formatos y Anexos * *
8. Registros * *
9. Lista de distribución X X
10. Control de cambios X X X
X: obligatorio, *: Cuando así se requiera

7.1.3 El significado de cada concepto para propósito de este procedimiento es:

A) Título: Nombre del documento.
B) Número: Código asignado a cada documento.
C) Fecha de emisión: fecha en la cual se emitió el documento
D) Revisó: Es nombre y firma de la persona responsable de su revisión y contenido
técnico.
E) Revisión: Es el consecutivo de la revisión actual del documento.
F) Aprobó: Nombre y firma de la persona responsable de la aprobación de documento,
para que sea puesto en práctica.
G) Objetivo: Es el resultado o metas a ser logradas al implementar el documento en
cuestión.
H) Alcance: Es áreas, departamentos, actividades, o puestos en los cuales el documento
aplica.
I) Referencias: Son los documentos involucrados que sirven de base para la operación
del documento.
J) Definiciones: Descripción de términos, aspectos técnicos que no sean comunes o
entendibles por los involucrados.
K) Responsabilidades: Son funciones y actividades específicas de cada puesto
involucrado en el documento en que describe clara y consistentemente la
responsabilidad de cada persona.
L) Desarrollo: Explicación de los pasos, actividades o etapas secuenciales indicando
quien y como se realiza cada actividad.
M) Formatos y anexos: Son documentos, formas particulares usadas en un documento u
otras fuentes que tienen relación con el procedimiento en cuestión.
N) Registros: Formatos particulares usados en el documento y el sistema de archivo
aplicado.
O) Lista de distribución: Dónde se colocará nombre y puesto de las personas a las que se
les ha distribuido el documento en cuestión.
P) Control de cambios: Explicación breve de la naturaleza del cambio, revisión y fecha
de emisión. Este control permanecerá en las dos últimas revisiones que haya tenido el
documento.

8. Indexación de los documentos.

8.1 Para la indexación de documentos se considerarán los siguientes criterios para determinar el
código de los documentos:
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8.1.1. El código del documento se formará de la siguiente manera.

XX – YYY – ZZ
Donde:
XX corresponde al tipo de documento.
YYY corresponde al departamento donde aplica.
ZZ corresponde al número de documento asignado por cada departamento.

8.1.2. Para los tipos de documentos se tiene la siguiente nomenclatura:

DOC = Documento
FOR = Formato
REG = Registro

Así como para los diferentes departamentos o áreas:

INO = Inocuidad
CAL = Calidad
PRO = Producción
COM = Compras
RH = Recursos Humanos
MAN = Mantenimiento
VTA = Ventas.

9. Formatos y anexos

CHECK LIST
Documento No.
Revisión No.
Fecha:
SI NO
1. Solicitud de cambio de documentos ( ) ( )
2. Revisión ( ) ( )
3. Acuse de recibo ( ) ( )
( ) ( )
4. Actualización de hoja maestra de documentos controlados
5. Existen cambios en formatos ( ) ( )
6. Actualización de manual de formatos ( ) ( )
7. Actualización de Indice de manual de formatos ( ) ( )
8. Retirar formatos obsoletos ( ) ( )
9. Actualizar el indice de los manuales ( ) ( )
10. Archivo de documentos obsoletos ( ) ( )
11. Nombres de organigramas actuales (verificación) ( ) ( )
12. Revision de Norma ISO 22000:2005 vs manual de inocuidad y este vs procedimientos y/o ( ) ( )
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instructivos relacionados
Reviso
Nombre y firma
FOR-CAL-08

SOLICITUD DE CAMBIO DE DOCUMENTOS

Solicita: Fecha
Nombre y firma
Area: Consecutivo
Documento a cambiar

Revisión actual
Cambio (s) solicitado (s):

Motivo del cambio:

Comentarios de la Gerencia de Producción

NO
APROBADO APROBADO
FOR-CAL-14

ACUSE DE RECIBO DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD ENTREGADOS

DOCUMENTO No.

FECHA DE
COPIA No. REV No. DEPTO NOMBRE PUESTO RECIBO FIRMA
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9. Registros

9.1 Los registros generados en la aplicación de este procedimiento se conservarán 1 año civil
dentro del departamento de Calidad y posteriormente pasarán al archivo muerto por un periodo
de 1 año civil y terminando este lapso se podrán desechar.

10. Lista de Distribución

No. de Copias Puesto

01 Dirección General
02 Coord. SGIA

11. Control de Cambios

Rev. Descripción Fecha

00 Inicio 18/01/17
01 Responsable de actividades, antes Gerente 26/07/18
de Producción ahora Coord. SGIA