AUDITORIA II

TEMA

Ventas y Cuentas por Cobrar 2

Narrativa del Proceso de Ventas y Entradas de Efectivo.

NOMBRE:

José Luis Alejandro Villao

DOCENTE:

CPA. Omar Jurado Reyes, MBA

 Todo inicia cuando el cliente decide realizar la solicitud de bines a adquirir.

El cliente envía la orden de compra a la compañía, PAM DELLEY que es la encargada de recibir la

orden de compra de una manera automática o computarizada, esta puede ser mediante correo electrónico

o por alguna aplicación que la empresa utiliza.

Una vez recibida la orden del cliente este pasa a la gerencia y contraloría para la respectiva

aprobación, el control que realizan en este punto es que el crédito se aprueba mediante comparación

con los límites de créditos autorizados. El riesgo que se podría dar seria la alteración del límite

crediticio de un cliente.

Luego de la aprobación del crédito, PAM revisa el documento con el fin de preparar la orden de

venta específicamente para saber la cantidad, descripción e información relacionada con los bienes que

dese adquirir el cliente.

Estos documentos de orden de ventas tienen que estar ordenada alfabéticamente los bienes a detallar.

Las ventas son respaldadas con las respectivas autorizaciones. Además, el documento cuenta con varias

copias siendo este un control, la orden de venta 1 se queda en contraloría o gerencia (el contralor es el

que justifica tolos los números de ordenes de ventas semanalmente, siendo este otro método de

control que están utilizando. El riesgo que se puede presentar sería el extravió de una copia de este

documento.

Al igual que todos los conocimientos de embarque, la orden de venta 2 pasa al departamento de

embarque a mando de HARRY MORTON, la orden de venta 3 pasa al departamento de procesamiento

de datos a cargo de VIRGIL GILLINS, adicional se envía al cliente la orden de venta 4.

Cuando llega la orden de venta al departamento de embarque esta se preparará para despachar el lote

que indica el documento, pero en este caso las órdenes de ventas vienen detallado numéricamente

(ósea las cantidades que solicita el cliente / siendo este otro control) de igual manera orden de

conocimiento de embarque 1 pasa a contraloría, el Conocimiento de embarque 2 es enviada al cliente,

el conocimiento de embarque 3 pasa al departamento de proceso de datos y el conocimiento de embarque

4 es remitida al transportista. El riesgo podría darse por la alteración de algún documento.

Cuando el conocimiento de embarque llega al departamento de procesamiento de datos, la empresa

ya cuenta con la información de ese cliente, es por eso por lo que la orden de venta 3 va de la mano con

el conocimiento de embarque 3.

Después que tenemos la información del cliente es enviado a un archivo llamado operaciones de

ventas. En este documento están incluidos todas las operaciones de ventas registradas en la factura y

está basada en una lista de precios estandarizados previamente autorizados por el gerente o

contralor, siendo otro método de control que están usando. El riesgo podría ser que se adulteren los

precios de esta lista.

La información que se encuentra registrado en este archivo es primordial para la compañía entre

algunos tenemos: nombre del cliente, fecha monto, clasificación de las cuentas, vendedor y porcentaje

de la comisión.

Una vez grabados los archivos del cliente en la operación de la venta podemos imprimir listados o

informes dependiendo de las necesidades de la compañía.

Las ventas quedan registradas en el libro diario de ventas de la compañía, este diario consta de igual

manera toda la información del cliente, además del monto y la clasificación de la operación o línea del

producto. El control que utilizan es que Pam reúne todos los días las ventas diarias y semanalmente

compara el total de los lotes con el libro de ventas diario. El riesgo que se corre acá seria que Pam

no registre la venta de un día.

Este diario de ventas nos permite identificar el tipo de venta que se realizo ya sea en efectivo o

cuentas por cobrar. Este listado se lo elabora diariamente.

Una vez terminado el registra de las ventas, son impresos los respectivos informes (documentos/

orden del cliente, orden de venta y conocimiento de embarque) dichos documentos cuentan con la fecha

realizada de la operación. El contralor se encarga de comparar el archivo maestro de cuentas por

cobrar con el libro mayor general de ventas. El riesgo sería igual al anterior al no registro de alguna

venta

Como observaos en el grafico que una copia de la orden de venta al igual que la factura son entregadas

al cliente ya con toda la información detallada de la transición.

De la misma manera una factura pasa a contraloría para su verificación, la cual puede realizarse de

manera semanal o mensual. Otra copia pasa al departamento de embarque y la otra copia reposaría en

el departamento de procesamiento de datos para su debido respaldo.

Terminado el procesamiento de datos de las operaciones de la venta ya podemos contar con una

actualización del archivo de cuentas por cobrar, este archivo nos permite saber las ventas de manera

individual que no fueron pagadas y se otorgó un crédito, siendo otro método que utiliza la compañía.

Un posible riego seria que en ese archivo ya subido al sistema no estén considerados las rebajas o

devoluciones por alguna venta.

Dentro de los archivos maestros contamos con una balanza de comprobación de cuentas por cobrar

de cada cliente. Estos estados de cuentas son enviados de manera mensual a los clientes (otro

control) donde se detalla el saldo inicial, monto, fecha de la venta y los pagos en efectivos recibidos. El

riesgo en este proceso podría ser el no envió de las cuentas a cobrar a los clientes en el periodo indicado.

La recepcionista es la encargada de recibir los pagos en cheque y tiene la responsabilidad de

verificar cada documento (monto, datos del cliente etc.) siendo otro control que ellos realizan. El riego

en este proceso podría ser que la recepcionista no revise de manera adecuada el endoso de los cheques.

Terminada la elaboración del listado la recepcionista realiza el depósito diariamente, siendo otro

control que utilizan. El riesgo en este proceso podría ser que no se realicen los depósitos en el día

indicado.

La recepcionista también elabora un listado de los pagos en cheque que ha recibido diariamente y

estos son comparados semanalmente, siendo otro método de control. El riesgo de este proceso podría

ser que no se cumpla el proceso de comparación semanalmente.

 Cuando se termina de elaborar este listado de pagos se envía al departamento de contabilidad

donde el contralor es la persona encargada de realizar las conciliaciones bancarias, siendo este otro

método. El riesgo que se podría dar seria que el contralor no concilie de manera correcta esta cuenta.

El contralor es la persona encargada de revisar y corregir en el mismo día los errores encontrados

después de la actualización de los datos financieros.

También es el que imprime y envía los estados financieros al gerente para su respectivo análisis.

Una vez el presidente de la compañía ha terminado de analizar los estados financieros de la cuenta

por cobrar es el encargado de aprobar todos los gastos por cuentas incobrables para su respectiva

eliminación.