¿Qué son sistemas de costos?

Los Sistemas de Costos son conjuntos de métodos, normas y procedimientos,

que rigen la planificación, determinación y análisis del costo, así como el proceso
de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa,
de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la
producción y de los recursos materiales, laborales y financieros.

Los sistemas de costos son el marco utilizado por las

empresas con el objetivo de estimar el costo de sus productos
para poder calcular el análisis de rentabilidad, la valoración de
inventarios y el control de costos.

Calcular el costo exacto de los productos es vital para las

operaciones rentables. Una empresa debe saber qué productos
son rentables y cuáles no, y esto solo se puede determinar si se
ha calculado el costo correcto del producto.

Además, un sistema de cálculo de costos del producto ayuda a

estimar el valor de cierre del inventario de materiales, el trabajo
en proceso y el inventario de productos terminados, con el fin
de preparar los estados financieros.

Un sistema de costos típico funciona mediante el seguimiento de

las materias primas a medida que pasan por las diferentes
etapas de producción y lentamente se van convirtiendo en
productos terminados en tiempo real.

Cuando las materias primas se llevan a producción, el sistema

registra inmediatamente el uso de estos materiales acreditando
la cuenta de materias primas y cargando la cuenta de productos
en proceso.

Dado que la mayoría de los productos pasan por muchas etapas

antes de que puedan llamarse productos terminados, al cierre
de un período existen a menudo varias cuentas diferentes de
trabajo en proceso.

En un ambiente de manufactura, varios tipos de costos

contribuyen en la fabricación del producto. La contabilización de
estos costos en los informes financieros y gerenciales mejora la
comprensión de la rentabilidad de la operación de fabricación y
permite la toma de decisiones.
Características de los sistemas de costos.

a continuación describiremos las características generales de todos

los sistemas de costos.

  Los sistemas de costos fijan las pautas a las que se someten los
procedimientos de asignación de costos.
 Los sistemas de costos determinan los criterios a aplicar en la distribución y
prorrateo de gastos.
 Los sistemas de costos establecen la forma, la fecha y la oportunidad en
que deben ser calculados los costos, las modalidades de cálculo, las bases
que se pueden utilizar, la forma en que tienen que ser tratados
determinados costos, la forma de determinar los costos totales y unitarios.
De la misma manera, establece la metodología para la presupuestación de
costos y determinación de estándares.

El componente de tiempo real del sistema de costos es su

característica más valiosa. La gerencia puede tomar decisiones
basadas en datos actuales y no tiene que esperar a que se
agreguen a los informes al final del período. Esta importante
característica no siempre se logra fácilmente.

En un sistema de costos, la asignación de los costos se lleva a

cabo sobre la base de un sistema de costos tradicional o un
sistema de costos basado en actividades. El sistema tradicional
de cálculo de costos calcula una sola tasa de gastos y la aplica a
cada trabajo o en cada departamento.

Por otro lado, el cálculo de costos basado en actividades implica

el cálculo de la tasa de actividad y la aplicación de los gastos
generales a los productos en función del uso respectivo de cada
actividad.
Sistemas de costos de una empresa.

Hoja de costos y registro de costos.

La hoja de costos se utiliza para resumir el valor de los costos directos e

indirectos atribuidos a cada orden de trabajo y como soporte contable para el
departamento de producción y de almacén.
Una hoja de costos es un documento en el que se acumulan los elementos que hacen
parte del costo de un producto, es decir, la materia prima directa –MPD–, la mano de
obra directa –MOD– y los costos indirectos de fabricación –CIF–.

Este documento es utilizado por las empresas que manejan el sistema de costos de
órdenes de producción, puesto que permite determinar el costo unitario y total de cada
orden de trabajo que recibe la entidad.

Recordemos que el sistema de órdenes de producción es conveniente para las empresas

que realizan contratos en los que los clientes tienen la posibilidad de definir las
características del producto que necesitan. El costo se determina para cada orden,
lote, tarea o pedido, y después se divide entre el número total de unidades.

Así pues, las empresas que aplican este sistema deben elaborar una hoja de costos
por cada orden de trabajo que reciban.

Estructura de la hoja de costos

En la hoja de costos se deben incluir los datos de la empresa, el número de orden de
trabajo, el producto al que corresponde la orden de trabajo, el número de unidades que
se fabricarán, el precio de venta y la fecha de inicio y finalización de la orden de
trabajo.

A continuación, se discriminan cada uno de los elementos que hacen parte del costo
del producto:

 Materia prima directa: son los materiales que se pueden asignar directamente a una
unidad de producto. Por ejemplo, en una empresa dedicada a la confección de blusas,
la materia prima directa correspondería a la tela utilizada para fabricar cada blusa.
 Mano de obra directa: corresponde al costo de la nómina de los empleados que
participan directamente en la elaboración del producto. Puede ser mano de obra
contratada por la empresa o tercerizada. Siguiendo con nuestro ejemplo, en la
empresa dedicada a la confección de blusas correspondería a los operarios que
fabrican la blusa.
 Costos indirectos de fabricación: corresponden a todas aquellas erogaciones en las
que debe incurrir una entidad para la producción de sus mercancías, cuya
particularidad está en que no pueden asignarse de manera exacta a una sola unidad
de producto, por lo que esto se debe hacer mediante el uso de inductores. Estos se
dividen en:
o Variables: son aquellos que dependen del nivel de producción. Entre otros, se
pueden identificar como CIF variables los materiales indirectos y la mano de
obra indirecta.
o Fijos: son aquellos que no se afectan por los cambios en el nivel de
producción. Entre ellos están el arrendamiento del espacio donde funciona la
planta, el salario del supervisor de esta y su impuesto predial.

Una vez asignados todos estos elementos a cada unidad de producto, es posible determinar
el costo unitario de cada producto de la orden de trabajo, así como el costo total de la orden
de trabajo.
Para registrar los costos de producción de cada
una de tales órdenes se emplea la llamada hoja
de costos que es un documento contable interno 
el cual  debe  contener  como  mínimo 
información  de  los  tres  elementos  del costo.
Cada orden de producción debe tener hoja de
costos. Un formato de hoja de costos seria la
siguiente:

4.- Registro de Costos:

Mediante la Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT, se
establecen
los formatos e información mínima de los libros y registros contables vinculados
a
asuntos tributarios, dentro de los cuales se encuentra el registro de costos y se-
ñala lo siguiente:
El Registro de Costos debe contener la información mensual de los diferentes
ele-
mentos del costo, según las normas tributarias, relacionados con el proceso
produc-
tivo del período y que determinan el costo de producción respectivo.
Como observamos, los formatos que integran este registro deberán ser
llevados de
manera mensual, y la información requerida en ellos corresponde a aquella
relacio-
nada al proceso productivo.
4.1 Información mínima:
Formato 10.1: “Registro de Costos - Estado de Costo de Ventas Anual”
La información mínima a ser consignada en este formato, será la siguiente:
i. El costo del inventario inicial de productos terminados contable.
ii. El costo de producción de productos terminados contable.
iii. El costo de los productos terminados disponibles para la venta contable.
iv. El costo de inventario final de productos terminados contable.
v. Ajustes diversos contables.
vi. Determinación del Costo de Ventas Contable
Formato 10.2: “Registro de Costos - Elementos del Costo Mensual”
La información mínima a ser consignada en este formato, será la siguiente:
i. Costo de materiales y suministros directos.
ii. Costo de la mano de obra directa.
iii. Otros costos directos.
iv. Gastos de producción indirectos:
(iv.1) Materiales y suministros indirectos.
(iv.2) Mano de obra indirecta.
(iv.3) Otros gastos de producción indirectos.
v. Total consumo en la producción.
vi. Costo total por cada elemento del costo.