FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

1. Envíos, legalización y cargue masivos de correspondencia

2. Control de correspondencia física y digital (se puede generar una base de datos para
llevar la trazabilidad de la correspondencia y un documento en el cual de archive
llevando un control de recibido para que la persona encargada de recibirlo firme y la
que lo entregue sepa a quien se le entrego, esto para evitar inconvenientes)
3. Recepción de llamadas
4. Llevar de manera adecuada y organizada la recepción de documentos
5. Archivar y organizar documentos según su clasificación en el cuarto de archivo
(archivar los comprobantes de ingreso, archivar de facturas de los pedidos de los
proveedores y del control de producción entre otras)
6. Dar trámite a los diferentes procesos y documentos que lleguen al área
7. Combinación de correspondencia en Word para manejar grandes cantidades de
cartas en uno solo archivo
8. Generar los certificados de retención en la fuente y reteica
9. Realizar cuentas de cobro
10. Llevar un control de producción físico y digital (se puede generar un formato en el
cual con el control de correspondencia aparezca automáticamente los datos
pertinentes a cada trabajadora como lo son el nombre completo, numero
consecutivo, y fechas correspondientes. De esta manera agilizar el proceso de
producción del documento tanto físico como digital)
11. Alimentación de la base de datos de los certificados de ingresos y retenciones de los
empleados.
12. Generar los certificados laborales de cada empleado
13. Crear los usuarios nuevos en el biométrico
14. Realizar las diferentes afiliaciones para el personal como lo son:

 Afiliación a Mapfre Seguros

 Afiliación a Colsubsidio
 Afiliación a los Fondos de pensiones
 Afiliación a las EPS
 Asignar Lockers
 Afiliación a ARL

15. Llevar un control directorio de los proveedores actualizado

16. Realizar y generar los desprendibles de pago
17. Diligenciar formatos para actualización de datos o para afiliaciones
18. Realizar los contratos para el personal seleccionado
19. Gestionar la confirmación del pago a cada uno de los proveedores y trabajadores
externos correspondientes
20. Solicitar pedidos en la Distribuidora de toberin con el fin de cubrir la necesidad del
trabajador para que de esta manera pueda gestionar su trabajo.
21. Realizar comprobantes de egreso bajo la supervisión de la Sra. Consuelo
22. Gestionar cargues de certificados en la página de Colsubsidio con el fin de que el
trabajador obtenga el subsidio monetario.
23. Realizar scanner copias e impresiones cuando sea necesario
24. Archivar los contratos firmado de manera física para obtener un registro físico
25. Archivar documentos como las hojas de vida y afiliaciones de cada trabajador para
de esta manera tener un registro físico
26. Gestionar recogidas TCC
27. Llevar un control digital de cada trabajador con los datos actualizados
28. Realizar Cotizaciones externas
29. Manejar el direccionamiento telefónico
30. Gestionar las prórrogas emitidas por gerencia para el trabajador seleccionado.