¿CÓMO ORGANIZAR EVENTOS

ESCOLARES EXITOSOS?
por Lucia Sampaolessi1, Jul, 2019Blog
En la actualidad, si una escuela quiere organizar eventos
escolares es necesario combinar algunas estrategias del
marketing con el uso de plataformas digitales. Estos eventos
favorecen la unión de la comunidad escolar. Veremos qué tipos
hay y cómo organizarlos de manera exitosa.
El poder de una comunidad escolar unida
 
Los centros educativos tienen la obligación de favorecer un
ambiente de integración real entre los miembros de la escuela.
En este sentido, los eventos escolares son una excelente
estrategia para beneficiar la socialización y la participación de
los actores de la comunidad institucional.
Ya han quedado atrás los tiempos en que las funciones de la
escuela y de la familia estaban totalmente delimitadas. Está a la
vista la imperiosa necesidad de generar tiempos y espacios de
encuentro, pues ambas instancias tienen la responsabilidad
compartida de favorecer el desarrollo de los niños y jóvenes, y
de formar ciudadanos.
Si solo la acción conjunta de ambos agentes permite cumplir con
los objetivos educativos y responder a las demandas de la
sociedad, es necesario plantearse cuáles estrategias permiten
esa unión de la comunidad escolar. Definitivamente, los eventos
escolares constituyen un privilegiado tiempo y espacio de
encuentro.
En el nuevo escenario educativo, fuertemente demandante de
calidad, los eventos escolares, si se dan positivamente, pueden
ser un importante espacio de aprendizaje para los estudiantes y
favorecer los procesos de participación de familiares y tutores;
todo esto tiene además el valor agregado de mejorar el clima
escolar.
Tipos de eventos escolares
 
Sin importar qué eventos escolares estés programando llevar a
cabo en tu colegio, tené en cuenta que siempre será necesario
que haya compromiso, dedicación, conocimiento de lo que se
hace y un trabajo en equipo muy bien coordinado.
Por pequeño que sea el evento es importante cuidar todos los
detalles, considerar los factores involucrados, establecer
objetivos y decidir de manera asertiva.
A continuación te presentamos los tipos de eventos escolares
que se realizan con mayor frecuencia.
Eventos académicos
Sus objetivos principales son transmitir conocimientos acerca de
un tema de interés y enriquecer la formación integral de los
estudiantes. Normalmente se dirigen a los alumnos, pero
también podríamos incluir aquí los eventos de capacitación para
los docentes.
En esta categoría se incluyen: ferias y exposiciones científicas,
conferencias, foros, mesas de debate, talleres, seminarios.

Eventos deportivos
Se caracterizan por el enorme atractivo que ofrecen.
Posiblemente se trate de esa cuota de incertidumbre respecto al
resultado propia de los deportes o al suspenso que se les asocia,
lo cierto es que provocan excitación, disfrute y representan una
excelente oportunidad de socialización en la escuela.
Dependiendo del objetivo del encuentro, se clasifican en
eventos de exhibición, como los juegos amistosos, y los de
competición, aquellos donde se disputa un campeonato.
Eventos culturales
Estos eventos escolares permiten difundir la cultura, los valores,
las creencias o las tradiciones de una sociedad. Fomentan la
tolerancia y la integración. Se incluyen aquí los actos culturales,
conmemoraciones, obras de teatro, conciertos, muestras de
arte, exposiciones, concursos, entre otros.
Eventos sociales
Generalmente se trata de fiestas que se llevan a cabo para
celebrar algún acontecimiento. Por ejemplo: inicio y cierre del
año escolar, fiestas patrias, aniversarios de la institución, bailes,
fiestas de graduación.

¿Cómo organizar eventos escolares exitosos?

 
El éxito de los eventos escolares está muy relacionado con la
organización y con la difusión. Para esto, las prácticas de
marketing digital constituyen una poderosa estrategia, así
como el uso de herramientas digitales orientadas a favorecer la
comunicación entre todos los miembros de la comunidad
educativa.
En la organización de los distintos tipos de eventos escolares
hay 4 momentos bien definidos: planificación, ejecución, puesta
en escena y evaluación. Veamos a continuación algunos tips que
debés tener en cuenta en cada etapa.
Planificación
Definí tu objetivo, ¿qué querés lograr con la realización de este
evento? Luego, debés saber cuáles son tus recursos materiales y
humanos, establecer una estructura organizacional, delegar
responsabilidades y organizar grupos de trabajo.
Estos grupos se encargarán de elaborar un presupuesto, buscar
patrocinantes, hacer el boceto del póster y de las actividades a
desarrollarse en el evento, además de un cronograma que debe
seguirse con rigurosidad. Para contar con el apoyo de
voluntarios, las plataformas digitales utilizadas para la
comunicación institucional serán de gran ayuda.
Ejecución
En esta etapa la supervisión y la coordinación de las
actividades es fundamental, tanto como el liderazgo de quien
esté al frente del evento. Es el momento de promocionarlo
mediante los medios digitales usados para la comunicación
institucional.
Los equipos asignados deben reunir los objetos necesarios,
como medallas, certificados, premios, etc. y lo referente a la
puesta en escena, como la música, los recursos audiovisuales y
el maestro de ceremonia. También deben encargarse de la
decoración, asegurarse de contar con las fotos y vídeos, y
contratar las comidas y bebidas.
Puesta en escena
Es fundamental que el día del evento todos los organizadores se
encuentren desde muy temprano en el lugar y que estén
identificados para que los participantes puedan recurrir a ellos
si es necesario. Además, debe haber carteles informativos y un
punto de registro y recepción.
Se requiere hacer pruebas de sonido con antelación, y que el
maestro de ceremonias tenga claro el propósito del evento y
cuente con la información necesaria sobre este.
Evaluación
Una evaluación en retrospectiva por todos los miembros del
equipo permitirá hacerlo mejor la próxima vez. Es muy
importante agradecer a quienes estuvieron involucrados en el
proceso.
Los eventos escolares exitosos requieren de innovación y
creatividad. Si se tienen claros los objetivos, se trabaja de
manera coordinada y se logra involucrar a la comunidad,
especialmente mediante las herramientas digitales usadas para
la comunicación escolar, todo fluirá convenientemente.
Estas herramientas permiten que las familias reciban mensajes
del colegio en tiempo real, y se motiven a involucrarse en todo
el proceso, desde la logística de los diferentes tipos de eventos
escolares hasta la asistencia. Se trata de espacios digitales
atractivos e informativos, que construyen una comunidad
educativa más global.