MACROPROCESO GESTIÓN DE CÓDIGO: IF-P20-PR01

INFRAESTRUCTURA
VERSIÓN: 2
PROCESO PROGRAMACIÓN DEL
MANTENIMIENTO FECHA: Noviembre de 2012

PROCEDIMIENTO

PLANEACION DE MANTENIMIENTO DE ACTIVOS

REVISADO POR APROBADO POR

Jefe de Oficina de Administración de Campus
Coordinadores de la Oficina de Administración del Director de Recursos Físicos
Campus

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
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PROCEDIMIENTO
PLANEACION DE MANTENIMIENTO DE VERSIÓN: 2
ACTIVOS
FECHA: Noviembre de 2012

1. OBJETIVO

Identificar las actividades orientadas a la programación y ejecución de los servicios

de mantenimiento de activos fijos, con el fin de determinar los componentes propios
del activo susceptibles de reparación y de esta manera garantizar su adecuado
funcionamiento y conservación.

2. ALCANCE

Inicia con la recepción de las notificaciones de activos nuevos y las actualizaciones

de los inventarios de activos, hasta la programación y ejecución del plan de
mantenimiento.

3. DEFINICIONES

Activo Fijo: Es aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no
está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la
empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la
producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso
administrativo de la entidad.

Solicitud de servicio de mantenimiento: Petición presentada formalmente por un

miembro de la Comunidad Educativa Javeriana o en representación de una unidad
para la ejecución de un servicio de mantenimiento.

Orden de trabajo: Registro que se elabora con el fin de aceptar una solicitud de
servicio realizada para la ejecución de un mantenimiento, en el que se especifica el
trabajo a realizar, detalles sobre repuestos y mano de obra y no requiere de
formalidades plenas.

Plan de Mantenimiento: Programación correspondiente a las actividades de

mantenimiento preventivo o correctivo de un activo.

Mantenimiento Preventivo: Actividad de mantenimiento en la cual se realizan

rutinas de inspección programadas relacionadas con la conservación de la
infraestructura, maquinaria y equipos, con la intención de minimizar la probabilidad
de fallas y daños del mismo.

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Mantenimiento correctivo: Actividad que se lleva a cabo después de que ocurre una
falla y que pretende restablecer el equipo a un estado en el que pueda realizar la
función requerida

4. CONDICIONES GENERALES

 Es responsabilidad de la Oficina de Administración del Campus responder por

el mantenimiento preventivo y correctivo de los activos fijos de la Universidad
que están bajo su administración o que las unidades soliciten y que estén
dentro del alcance o capacidad de atención de la OAC.

 Para la provisión de recursos o contratación de empresas especializadas que

efectúen servicios de mantenimiento correctivo y preventivo, se deberá dar
cumplimiento a los lineamientos establecidos en el Manual de Normas y
Lineamientos Generales de Contratación, LE-P11-MN01.

 Cuando se considere pertinente, la Oficina de Administración del Campus

podrá solicitar asesoría a expertos de la Universidad para recolectar
información encaminada a contratar al proveedor más conveniente o comprar
el material y herramientas adecuadas.

 Es responsabilidad de la oficina de Administración del Campus establecer un

Plan Anual de Mantenimiento Preventivo de Activos, contemplando
actividades, ubicación, frecuencia, fechas y reprogramaciones.

 La prioridad para el mantenimiento de los activos será determinada de

acuerdo al Formato “Calificación de activos y servicios para inclusión en
programas de mantenimiento preventivo y correctivo (IF-P20-F02).

 Será considerado un activo crítico aquel que al momento de su adquisición por

parte de la Oficina de Suministros, su construcción o porque de acuerdo con el
uso que le dan las diferentes unidades de la Universidad, se le hayan
identificado las siguientes características:

o En caso de no funcionar apropiadamente puede afectar la seguridad

física de alguno de los miembros de la Comunidad Universitaria.

o En caso de presentarse una falla genere alteraciones al Medio Ambiente.

o Cuando la falla genere el paro total o parcial del proceso o procesos a

los cuales preste servicio, no se cuente con equipos de respaldo o
redundantes o cuando la frecuencia de fallas del mismo a si lo amerite.

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o La Oficina de Administración de Campus será la encargada de señalar la

criticidad de un activo al momento de su inclusión en el plan de
mantenimiento. Esta clasificación la hará con base en la información
contemplada en la hoja de vida, la ficha técnica, el manual del equipo y
la información que la unidad dueña del activo le pueda aportar,
relacionada a su uso.

 En caso que se requiera cambiar o reprogramar el mantenimiento preventivo

de un activo, se realiza de forma individual al activo en el sistema.

 Todos aquellos activos que no serán incluidos, dentro de un plan de

mantenimiento preventivo, ni serán dados de baja y que no apliquen a un
análisis de falla recurrentes, serán analizados de acuerdo con el procedimiento
Viabilidad de la Solicitud y Programación del Mantenimiento (IF-P21-PR01).

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO DE ACTIVOS

RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Revisa el módulo de Activos Fijos, los

Oficina de
manuales, las fichas técnicas, los períodos de
1 Administración Coordinador
garantía y toda la información existente del
del Campus
activo.
Define el tipo y prioridad de mantenimiento
del activo a través del formato “Calificación
de activos fijos y servicios para
inclusión en programas de
mantenimiento preventivo y correctivo”
(IF-P20-F02).

 Si el activo debe ser incluido en el plan Oficina de

2 de mantenimiento preventivo: Administración Coordinador
del Campus
Remítase a la actividad número 4

 Si el activo no será incluido en el plan de

mantenimiento preventivo:

Remítase a la actividad número 3

Determina el estado del activo y su posible

disposición.

 Si el activo será dado de baja:

Ver procedimiento “Devolución, manejo y

disposición de los activos fijos
obsoletos” IF-P50-PR03. Oficina de
3 Administración Coordinador
En este momento finaliza el procedimiento. del Campus

 Si el activo no será dado de baja:

Ver procedimiento “Análisis de fallas

recurrentes de activos” IF-P21-PR05.

En este momento finaliza el procedimiento.

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RESPONSABLES
No. DESCRIPCIÓN
UNIDAD CARGO

Establece el tipo de mantenimiento a realizar Oficina de

4 a cada activo, la frecuencia y necesidades Administración Coordinador
para la ejecución. del Campus

Identifica con las unidades los usos de los Oficina de

5 activos y disponibilidades para programación Administración Coordinador
del mantenimiento. del Campus

Ingresa el plan de mantenimiento al ERP.

(Bucles de Mantenimiento):
Oficina de
6 Administración Coordinador
Ver procedimiento “Evaluación de
del Campus
solicitud y programación de
mantenimiento” IF-P21-PR01.

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6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “PROGRAMACIÓN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE
ACTIVOS”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:

SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la

intersección de líneas. Representa una conexión entre
Conector de rutina
actividades del procedimiento de la misma página o
entre páginas.

Representa el enlace entre la última actividad de una

Conector de pagina
página y la primera de la siguiente.

Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la

unidad responsable y en el recuadro inferior la
Operación
descripción de la actividad desarrollada en del
procedimiento.

Indica el punto dentro del procedimiento en donde

Decisión o alternativa
surgen posibles caminos alternativos.

Representa cualquier tipo de documento asociado al

Documento
procedimiento.

Referencia un procedimiento establecido a nivel

Procedimiento predefinido
institucional o al interior de la Facultad/Unidad.

Representa el archivo de documentos asociados al

Archivo
procedimiento.

Rutina de Sistemas de Representa actividades ejecutadas a través de los

Información diferentes Sistemas de Información.

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5.1 EJECUCIÓN Y CIERRE DE ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO

INICIO

Coordinador
Oficina de administración del campus
Revisa el módulo de Activos Fijos, los manuales, las
fichas técnicas, los períodos de garantía y toda la
información existente del activo.

Coordinador
Oficina de administración del campus
Define el tipo y prioridad de mantenimiento del activo
a través del formato “Calificación de activos fijos y
servicios para inclusión en programas de
mantenimiento preventivo y correctivo” (IF-P20-
F02).

Debe ser incluido en el plan de mantenimiento?

NO

Coordinador
SI
Oficina de administración del campus
Determina el estado del activo y su posible
disposición.

Coordinador
Oficina de administración del campus
Sera dado de Baja?
Establece el tipo de mantenimiento a realizar a cada
activo, la frecuencia y necesidades para la ejecución.

SI
Coordinador Coordinador
Oficina de administración del campus Oficina de administración del campus
Identifica con las unidades los usos de los activos y Ver procedimiento “Devolución, manejo y
disponibilidades para programación del mantenimiento. disposición de los activos fijos obsoletos” IF-P50-
PR03. NO

Coordinador
Oficina de administración del campus
Ingresa el plan de mantenimiento al ERP. (Bucles de
Mantenimiento):
Coordinador
Oficina de administración del campus
Ver procedimiento “Evaluación de solicitud y
programación de mantenimiento” IF-P21-PR01. Ver procedimiento “Análisis de fallas recurrentes
de activos” IF-P21-PR05.

FIN

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7. RELACIÓN DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO
Formato calificación de activos fijos y servicios para
inclusión en programas de mantenimiento preventivo IF-P20-F02
y correctivo.

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

IDENTIFICACIÓN DEL
NOMBRE
DOCUMENTO

Análisis de fallas recurrentes de activos IF-P21-PR05.

Devolución, manejo y disposición de los Activos Fijos
INTERNO obsoletos.
Viabilidad de la Solicitud y Programación del
Mantenimiento (IF-P21-PR01).

EXTERNO

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