INSTRUCTIVO REFERENCIA:

PAG.I.01.1.
Orden de Ventas SAP B1 REV.00

Objetivo

Ingresar la información correcta en los módulos correspondientes para emitir

Órdenes de Venta en SAP B1.

Alcance

El/La Jefe de atención al cliente (CAC) y sus agentes autorizados a gestionar

Órdenes de Pedido que se generen desde el sistema SAP B1 deben acogerse
a este instructivo.

Responsabilidades

Las/los Vendedores Externos deben ingresar sus pedidos por la plataforma de

comercio electrónico www.hermaprove.com lo cual generará una Orden de
Venta en SAP B1.
El/La Jefe de CAC debe pasar las Ofertas de Venta realizadas por sus agentes
a Orden de Venta. Adicionalmente será responsable de generar nuevas
Órdenes de Venta de acuerdo a lo indicado en este instructivo, si no se reciben
por el canal de comercio electrónico www.hermaprove.com
El/La Jefe de logística debe asignar y completar los campos de ruta en la
Orden de Ventas de acuerdo al presente instructivo.

Instrucciones

Módulo: Ventas - Clientes → Orden de ventas

Campos Obligatorios
● Nombre: Se puede buscar por código (campo Cliente) o por nombre
(campo Nombre). Si conoce el código del cliente se digita en el campo
Cliente + TAB Ej C0990907161001 + TAB sale el cliente HERMAPROVE
S.A. Si conoce el nombre del cliente exactamente como está en el
sistema se puede comenzar a escribir en el orden correcto y se podrá
encontrar rápidamente el cliente. Ej HERMA + TAB sale el cliente
HERMAPROVE S.A.
En el caso de no conocer el código ni el orden exacto de los nombres
de los clientes, se utiliza la nomenclatura de búsqueda *nombre. Ej
*herma + TAB dará por resultado todos los clientes que contengan
Herma en su nombre.
● Fecha de Contabilización: La fecha de ingreso del pedido
● Fecha de entrega: La fecha de compromiso de entrega

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● Artículos: Se puede buscar por código (campo Número de Artículo) o

por descripción (Descripción del artículo). Si saben el código o la
descripción exacta se escribe y digita TAB. Ej: En Número de Artículo
digita MAS0633AMH + TAB y saldrá el producto AGLO HR MDP
SAHARA 15X2140X2500 MAS SW o en descripción de artículo digita
AGLO HR MDP SAHARA + TAB y saldrán todos los productos de ese
producto y se puede escoger el formato.
En el caso de no conocer el código ni el orden de la descripción, la
nomenclatura de búsqueda es * ej: *aglo*sahara (en el campo
descripción) le incluirá el mismo artículo en la Oferta de Ventas.
● Los campos de UDF para la guía de remisión deben asignarse una vez
que el área logística le asigne ruta de entrega.*Ver instructivo “Creación
de guías de remisión por Ventas a través de SAP B1”

Pasos a seguir

1. Dar click en el ícono añadir en el menú superior

2. Buscar el cliente

En el caso de que haya una cotización previa (Oferta de Ventas) se puede

utilizar el campo “copiar de” en la Orden de Ventas luego de haber
seleccionado el cliente

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● Solo seleccionar la oferta de ventas a “despachar”.

● Las modalidades son: Si es completa, seleccionar *finalizar, si es por
ítem, seleccionar *parcialmente y finalizar

3. Agregar fecha de contabilización y compromiso de entrega

4. En el caso de que no se utilice el sistema Copiar de → Agregar artículos

5. Solicitar autorización de crédito

Cuando una Orden de Venta no pasar el bloqueo asignado de acuerdo a las

Políticas de Crédito y Cobranzas, aparece una ventana para solicitar la
aprobación del mismo. En esa Ventana se debe redactar comentarios que

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incluyan el nombre del cliente y la justificación de la solicitud en breves

palabras.
Se recibirá en el buzón de entrada de su perfil, el mensaje de aprobación o
negación:

En el mensaje, volvemos al borrador de la orden de ventas

6. Crear

Nota: Los pedidos que los agentes de ventas o los clientes realizan en
www.hermaprove.com se integrarán como Orden de Ventas en el sistema SAP
B1. Esas Órdenes de Venta entrarán con la numeración PED_WEB

Estos pedidos, pasarán de la misma forma desde el paso 5 de este instructivo

en el caso de que no cumplan con los requisitos de la Política de Crédito y
Cobranzas.

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Actualización para Entregas

1. Una vez ingresadas las Órdenes de Venta en SAP B1 Hana, el/la

coordinador/a logística debe organizar las rutas de entrega.
2. El/La Coordinador/a Logística debe llenar la información a partir de la
ruta asignada de despacho para poder relacionar los documentos. En
SAP B1 Hana → Módulo → Ventas - Clientes → Pedido.
3. Llenar los campos mostrados en la primera figura. Los siguientes
campos deberán tener los siguientes patrones

a) Fecha de inicio de traslado = La fecha en la que se realiza el

movimiento
b) Fecha de fin de traslado = La fecha máxima esperada hasta la
entrega de la mercadería
c) Motivo = VENTAS
d) Punto de Partida = Se actualiza automáticamente de acuerdo a la
bodega
e) Código de transporte = Seleccionar el correspondiente de la lista
f) Código de transportista = Seleccionar el correspondiente de la
lista. No siempre estará agregado el código del transporte y el
transportista. Estos se deberán crear en Herramientas >
Formularios por defecto > EXXIS_TRANSPORTE en el caso del
código del transporte o Herramientas > Formularios por defecto
> EXXIS_TRANSPORTISTA. Ver al final del documento imágenes
de las ventanas.
g) Ruta: Por el momento es opcional, hasta que se definan las rutas
existentes y se vuelva un campo desplegable.

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4. Una vez llenados estos campos en la Orden de Venta se debe continuar

con el procedimiento Logístico establecido de liberar los pedidos para
el Picking.

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