PG-12-06 AUDITORÍAS INTERNAS

EMPRESA: MESSER CHILE LTDA CÓDIGO: PG-12-06

GERENCIA: GENERAL

UNIDAD
CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE
GENERADORA:

TÍTULO DEL
AUDITORÍAS INTERNAS PÁGINAS: 12
PROCEDIMIENTO:

PARTICIPANTES ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO:

Fecha última
PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
revisión:

Director Técnico Ingeniera en Seguridad Gerente HSEQ 07/04/2021

VIGENCIA: Desde: 07/04/2021 Hasta: 07/04/2024 Versión: 06

Gerencia General, Gerencia Industrial, Gerencia Comercial, Gerencia de Finanzas,

DISTRIBUCIÓN:
HSEQ, RRHH, Distribución, Jefes y responsables de áreas de producción.

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INDICE

INDICE

1.0 OBJETIVO..............................................................................................................................................4
2.0 ALCANCE...............................................................................................................................................4
3.0 DEFINICIONES.......................................................................................................................................4
4.0 DOCUMENTOS RELACIONADOS............................................................................................................5
5.0 PROCEDIMIENTO..................................................................................................................................6
5.1. Condiciones Generales.........................................................................................................................6
5.2. Composición del equipo de auditores..................................................................................................6
5.3. Requisitos para calificación de auditores..............................................................................................6
5.3.1. Auditor:.............................................................................................................................................6
5.3.2. Auditor líder:.....................................................................................................................................7
5.3.3. Auditor Externo:...............................................................................................................................7
5.3.4. Auditor de soporte:..........................................................................................................................7
5.3.5. Observador:......................................................................................................................................7
5.4. Programación de auditorías..................................................................................................................7
5.5. Fases de la Auditoría Interna del Sistema de Gestión...........................................................................7
5.5.1. Selección del equipo auditor............................................................................................................7
5.5.2. Verificación de documentos de referencia.......................................................................................8
5.5.3. Notificación al negocio/sucursal/área a ser auditada.......................................................................8
5.5.4. Reunión de preparación de la auditoría...........................................................................................8
5.5.5. Reunión de Apertura........................................................................................................................9
5.5.6. Reunión de cierre diario...................................................................................................................9
5.5.7. Reunión de cierre de auditoría Interna.............................................................................................9
5.6. Informe de Auditoría Interna..............................................................................................................10
5.7. Registro de los hallazgos de auditoría interna del SGI........................................................................10
6.0 RESPONSABILIDADES..........................................................................................................................10
7.0 DOCUMENTOS Y REGISTROS..............................................................................................................11

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8.0 MONITOREO Y VERIFICACIÓN.............................................................................................................11

9.0 ANEXOS..............................................................................................................................................12
10.0 REGISTRO DE MODIFICACIONES.........................................................................................................12

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AUDITORÍAS INTERNAS

1.0 OBJETIVO

Estandarizar el método para planear y realizar las auditorías internas al sistema integrado de gestión
así como registrar e informar los resultados obtenidos.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento aplica a las auditorías internas realizadas sobre las actividades,
documentos, funciones, registros y otros documentos que constituyen el sistema integrado de
gestión.

3.0 DEFINICIONES

 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener registros,

declaraciones de hecho u otra información que son relevantes para los criterios de auditoría
y verificables (evidencias de la auditoría) y evaluarlos objetivamente, con el propósito de
determinar la extensión en que los criterios de auditoría han sido cumplidos.

 Auditor Líder: Persona calificada para manejar y realizar auditorías externas.

 Auditor Interno: Miembro de la organización, calificado y competente para efectuar

auditorías internas.

 Evidencias de auditoría: Información, registro o verificación objetiva, de naturaleza

cualitativa o cuantitativa, que son relevantes para los criterios de auditoría relativas al
Sistema de Gestión Integrado y que son verificables.

 Requerimiento: Necesidad o expectativa que está establecida, normalmente considerada en

forma implícita entre las partes, o que es obligatoria (legales o reglamentarias).

 Criterio de auditoría: Conjunto de política, procedimientos o requerimientos utilizados

como referencia para efectuar la auditoría.

 Aspectos destacables: son aquellos aspectos del sector auditado que pueden ser tomados
como modelo por otros sectores.

 Observaciones: desvíos, que a criterio del auditor, no son incumplimientos a la normativa,

pero que pueden llevar a una futura No Conformidad.

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 Aspectos a mejorar: son aquéllos aspectos, que a criterio del auditor, convendría optimizar
para lograr la mejora continua del sistema.

 No Conformidades: es cualquier incumplimiento a los requisitos establecidos en las

Normas ISO 9001, ISO 22000, Norma Técnica 127 (Buenas Prácticas de Manufactura), 139
(Buenas Prácticas de Laboratorio) y DS3 bajo las que se rige el Sistema de Gestión
Integrado, y a las pautas fijadas en el sistema de Gestión Integrado a través de los
documentos que lo componen.

 Corrección: Es cualquier acción tomada para eliminar uno No Conformidad. Para el

propósito de la ISO 22000, se refiere a la manipulación de productos potencialmente no
inocuos y se puede efectuar conjuntamente con una acción correctiva. Una corrección puede
ser: Un reproceso, proceso anterior y/o eliminación de las consecuencias de la No
Conformidad, como por ejemplo, la disposición para otro uso o u etiquetado específico.

 Acción Correctiva: Acción que se debe aplicar para eliminar las causas de las No
Conformidades reales y evitar que vuelvan a ocurrir, implementando las acciones necesarias
sobre las causas que lo originaron. Las AC son el resultado de un análisis exhaustivo del
incumplimiento existente, con el objetivo de eliminar las causas y evitar la recurrencia.

 Acción de Mejora: Es toda acción que incrementa la capacidad de la organización para

cumplir con los requisitos y que no actúa sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus
causas.

4.0 DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Norma ISO 9001

 Norma ISO 22000
 Norma Técnica 127
 Norma Técnica 139

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5.0 PROCEDIMIENTO

5.1. Condiciones Generales

El área de HSEQ debe establecer la planeación de las auditorías internas de los sistemas de gestión,
con el fin de asegurar su implementación y mantención en la organización

5.2. Composición del equipo de auditores

El equipo de auditores debe ser formado y certificados de conclusión de alguno de los

siguientes cursos:

 Para auditorías en Sistemas de Gestión de Calidad: Aprobación de curso interno o externo

en ISO 9001 vigente
 Para auditorías en Sistemas de Inocuidad: Aprobación de curso interno o externo en ISO
22000 vigente

Los cursos para los auditores internos pueden ser dictados por auditores internos calificados o
por empresas acreditadas y competentes que cumplan con los requisitos para impartir dichos
cursos.

Si un auditor posee curso de formación en la norma ISO 19011, podrá actuar como auditor en
cualquiera de las normas de referencia, siempre y cuando:
 Posea curso de interpretación de las normas referidas previamente, o
 Posea experiencia en el área referente al sistema de gestión a ser auditado.

Nota 1: Los auditores de cualquiera de los sistemas de gestión pueden solicitar personal con
experiencia de la propia empresa para recibir soporte técnico cuando la auditoría fuera
realizada en negocios/funciones que no hacen parte de su área de conocimiento y el mismo
sea imprescindible para el buen resultado de la auditoría.

5.3. Requisitos para calificación de auditores

5.3.1. Auditor:

Funcionario Messer que debe:

 Tener entrenamiento específico (Realizado externamente o suministrado por un

funcionario certificado) en auditorías de sistemas de gestión, de acuerdo con el alcance de
la auditoría y mantenerse actualizado en las revisiones de las normas de referencia

 Poseer preferentemente experiencia práctica relacionada con los sistemas de gestión

integrada, además de participación en entrenamientos relacionados a los mismos
sistemas.

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5.3.2. Auditor líder:

Funcionario de Messer que cumple con los requisitos de auditor conforme al ítem anterior.
Deberá ser designado por el área de HSEQ con base en el análisis de su desempeño en la
auditoría anterior o por su experiencia previa.

5.3.3. Auditor Externo:

Profesional con competencia y experiencia, no funcionario de Messer, designado e invitado a

participar de una auditoría interna por el área de HSEQ debido a alguna necesidad particular
del sistema o del área a auditar, por ejemplo, falta de experiencia de los auditores internos en
la norma de referencia a auditar o falta de experiencia técnica en el área.

5.3.4. Auditor de soporte:

Funcionario de Messer, solicitado por el área de HSEQ para acompañar en la auditoría y

actuar como soporte para el equipo auditor conforme a su conocimiento, formación,
informaciones y experiencia en el proceso auditado.

5.3.5. Observador:

Funcionario de Messer, designado por el área de HSEQ para acompañar la auditoría como
forma de capacitación como auditor interno en los Sistemas de Gestión.

5.4. Programación de auditorías

Todas las unidades y negocios involucrados en el Sistema de Gestión Integrado, deben ser
auditados al menos una vez por año, conforme la programación de auditorías internas, de
manera de asegurar la conformidad con los requisitos de los diferentes sistemas de gestión.

Se deben mantener registros de realización de auditorías internas como evidencia de las

fechas en las cuales fueron realizadas las auditorías y las actividades y procesos verificados.

Se pueden realizar auditorías internas al SGI no programadas por solicitud de la Gerencia

responsable de la unidad.

Se recomienda que los procesos corporativos (transversales) que hacen interfaz con los
procesos certificados en las diferentes normas de referencia sean auditados al menos 1 vez
cada tres años y de preferencia en el año que antecede a certificaciones o recertificaciones de
estos procesos.

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5.5. Fases de la Auditoría Interna del Sistema de Gestión

5.5.1. Selección del equipo auditor

El equipo auditor deberá estar compuesto preferencialmente por un mínimo de 2 auditores,

siendo excepciones los casos en que la limitación del objetivo de la auditoría o la competencia
de los auditores admita la participación de sólo 1 auditor.

Los auditores deben ser seleccionados por el área de HSEQ del listado de auditores internos
(Anexo a este procedimiento) y uno de ellos deberá ser seleccionado como auditor líder.

El equipo debe estar compuesto por personal independiente de aquel que tiene
responsabilidad directa por la actividad que está siendo auditada con el fin de garantizar
imparcialidad del auditor durante la auditoría.

5.5.2. Verificación de documentos de referencia

El auditor líder debe consultar los documentos que servirán de referencia en la auditoría, tales
como:

 Documentación del sistema de gestión

 Normas aplicables al procesos
 Lista de verificación de auditorías internas
 Informes de auditorías previas, etc.

5.5.3. Notificación al negocio/sucursal/área a ser auditada

Se deberá entregar la siguiente información a las áreas a ser auditadas:

 Razones y objetivos de la auditoría

 Criterios y documentación de referencia
 Fecha y duración de la auditoría
 Equipo auditor
 Necesidades de los auditores
 Participación de observadores
 Relación de recursos necesarios

La notificación debe ser enviada por mail a todos los involucrados, preferiblemente desde 10
días de anticipación.

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5.5.4. Reunión de preparación de la auditoría

El auditor líder deberá en lo posible reunirse con el equipo auditor para elaborar el plan de
auditoría, aclarar dudas de los auditores, transmitir informaciones y alinear la forma de actuar
durante la auditoría y los criterios de la misma.

Se recomienda que esta reunión se realice previa al inicio de la auditoría. No se requiere dejar
registro de esta reunión.

5.5.5. Reunión de Apertura

Esta reunión debe ser realizada el primer día de la auditoría, antes del inicio de los trabajos.
Se recomienda la participación en esta reunión de todos los responsables de las áreas a ser
auditadas. La reunión debe ser conducida por el auditor líder y exige el registro de asistencia.

En esta reunión se deben tratar los siguientes puntos, cuando sea adecuado:

 Confirmación del plan de auditoría (objetivos y criterios de auditoría)

 Alcance de la auditoría
 Presentación del equipo auditor
 Confirmación de fechas y horarios de auditoría para cada área
 Aclaración de dudas
 Alteraciones del plan, de acuerdo con necesidades de los auditados o del equipo auditor
 Confirmación de procedimientos de seguridad del trabajo, plan de emergencias y
seguridad para el equipo de auditoría en el caso que esta sea presencial.
 Informaciones sobre condiciones adversas por las cuales una auditoría puede ser cerrada
previamente.

5.5.6. Reunión de cierre diario

Estas reuniones se realizan al finalizar la jornada diaria de auditoría y permiten a los auditores
intercambiar informaciones, relatar sus observaciones y decidir sobre posibles alteraciones en
la realización de la auditoría para hacerla más eficaz.

No se requiere generar registro de estas reuniones.

El último día de la auditoría, el equipo auditor debe reunirse para consolidar las informaciones
necesarias para la confección del informe final.

5.5.7. Reunión de cierre de auditoría Interna

Una vez completadas las entrevistas y terminada la revisión documental especificada en el

plan de auditoría, se debe realizar la auditoría de cierre con la presencia del equipo auditor y
los representantes de las áreas auditadas. Esta reunión requiere generar registro de asistencia.

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La reunión deberá ser conducida por el auditor líder y se deben tratar los siguientes puntos:

 Presentación de los hallazgos

 Discusión y aclaración de dudas. Esta es la oportunidad para que todos los hallazgos
detectados sean entendidos por completo entre las partes y sea reconocido por el auditado
 Conclusiones de la auditoría
 Próximos pasos y fechas para entregas de planes de acción, seguimientos y cierre de las
acciones.
 Resumen de las fortalezas y aspectos por mejorar detectados
 Comentarios de la auditoría
 Cierre de la auditoría

5.6. Informe de Auditoría Interna

Los auditores de cada proceso deben entregar sus informes de los resultados de la auditoría
interna al auditor líder. El auditor líder deberá emitir el informe general de la auditoría interna
incluyendo los aspectos por destacar, hallazgos y recomendaciones.

Para las auditorías internas de la unidad, el informe deberá hacerse en el anexo 3 de este
procedimiento.

Las desviaciones encontradas en las verificaciones mensuales son informadas a los

responsables de las áreas

Es deseable que los informes de auditoría sean entregados 5 días hábiles después de realizadas
las auditorías y deberá ser enviado a cada uno de los responsables de las áreas auditadas.

5.7. Registro de los hallazgos de auditoría interna del SGI

Los hallazgos de las auditorías internas y verificaciones deberán ser registrados en el módulo
de incidencias de SharePoint.

Los hallazgos deberán ser ingresados por el auditor líder y derivados a los responsables de
hacer el análisis y tratamiento del hallazgo de acuerdo con lo especificado en el
procedimiento PG 10 – Tratamiento de hallazgos y generación de acciones preventivas y
correctivas.

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6.0 RESPONSABILIDADES

Responsabilidades
Actividad Auditor Gerente Gerente Jefe / Jeje de Auditores
Líder HSEQ General Responsable Planta Internos
de Área
Programación de las Responsable
auditorías internas
Aprobación del Programa Responsable
de auditorías
Designación de auditores Responsable
Planificación y Responsable Participa Participa
comunicación de la
auditoría interna
Reunión previa a la Responsable Participa Participa
auditoría interna
Realización de la auditoria Responsable Participa Participa
Reunión de cierre Responsable Participa Participa Participa Participa Participa
Informe de Auditoría Responsable
Acciones posteriores a la Participa Responsable Participa
realización de auditoría
interna

7.0DOCUMENTOS Y REGISTROS

 Programa Anual de Auditoría Interna. Se archiva electrónicamente en la base de datos.

 Informe de Auditoría Interna. Se archiva electrónicamente en la base de datos.
 Informe de Hallazgos. Se archiva electrónicamente en la base de datos.
 Análisis de causas. Se archiva electrónicamente en la base de datos.
 Planes de acción. Se archiva electrónicamente en la base de datos.

8.0MONITOREO Y VERIFICACIÓN

Qué Auditoría Interna

Cómo Anualmente en la revisión por la dirección se debe presentar los resultados
de las auditorías internas al sistema, los hallazgos y estado de las acciones
generadas.
Quién Gerente General o Gerente HSEQ
Cuándo Anual
Donde registra Acta de la revisión gerencial
Acciones correctivas En caso de encontrarse falta de Planeación de las auditorías internas,
deberá levantarse una No Conformidad y realizar las auditorías dentro de
los siguientes 15 días hábiles.
En caso de tener un plan de auditoría aprobado pero presentarse
incumplimiento en las fechas programadas, analizar las causas del
incumplimiento y realizar reprogramación de las auditorías pendientes.

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Verificación Se verificarán durante las auditorías externas de seguimiento y/o de

recertificación por parte del Auditor Externo.

9.0ANEXOS

Anexo 1. F121. Formato Programa anual de auditoría interna del sistema de gestión integrado
Anexo 2. F122. Formato Plan de auditoría interna
Anexo 3. F123. Formato Informe de auditoría interna
Anexo 4. L121. Listado de auditores internos

10.0 REGISTRO DE MODIFICACIONES

Nº Detalle de la modificación Fecha

3 Se incluye el sistema GEGI para el archivo de los hallazgos de las auditorías ABC de Messer 03/11/14
y se actualiza el archivo de los registros en la base de datos electrónica. Por error al subir el
documento al ISO WISE este documento queda como V3 en lugar de V2
4 Se actualiza el procedimiento de acuerdo con la última actualización de enero de 2015 de 15/02/15
la norma NI 10004 – Auditoría interna
5 Se actualiza organograma de la empresa 09/03/16
6 Se actualiza razón social de Praxair a Messer y se actualiza organigrama 07/04/21

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