Tips para evitar errores en el diseño y estructuración de manuales

administrativos: Organización y Puestos

 ¡La función general se debe escribir en infinitivo y las funciones

específicas en presente…ver ejemplos!!!
 FUNCION CRITICA ES SINONIMO DE FUNCION GENERAL,
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO O PROPOSITO DEL PUESTO Y
DE FUNCION GENERAL DEL PUESTO. ¡USEN LA QUE MAS LES
GUSTE O ESTANDARIZEN CON FUNCION GENERAL Y FUNCIONES
ESPECIFICAS PARA MAS COMODIDAD!!!
 FUNCION CRÍTICA: gestionar las actividades vinculadas a la mercadotecnia de los
productos y/o servicios de la organización, con el propósito de consolidar la marca e
imagen de la organización, por medio de las diferentes estrategias y tácticas diseñadas.
USAR UN VERBO EN EL INICIO, LUEGO REDACTAR EL PARRAFO QUE
JUSTIFIQUE LA RAZON DE EXISTIR DE DICHO PUESTO EN LA ORGANIZACIÓN.
 FUNCIONES ESPECIFICAS:
 Establece las metas de mercadotecnia que permitan obtener un aumento en el segmento
de mercado y elevar la rentabilidad de los productos y servicios.
 Desarrolla y ejecuta planes y programas de mercadotecnia de corto, mediano y largo
plazo, que garanticen el crecimiento de las utilidades y la expansión de los productos y/o
servicios de la compañía.
 Investiga, analiza y vigila los factores financieros, tecnológicos y demográficos, de modo
que se capitalicen las oportunidades de mercado y se reduzcan las los efectos de las
actividades de la competencia.
 Planifica y supervisa la publicidad y las actividades promociónales de la organización,
inclusive los medios impresos, electrónicos y correo directo.
 Se comunica con agencias externas de publicidad para coordinar las campañas
existentes.
 Trabaja con redactores, creativos y demás personal involucrado para supervisar los
derechos de autor, diseño, bocetos y producción de los materiales de promoción.
 Diseña y recomienda la estrategia de precios para la organización que permitirá obtener
los resultados expresados en los objetivos de la organización, prepara el presupuesto que
la apoya.
 Establece relaciones satisfactorias con los departamentos internos y con las empresas
que facilitan las labores del departamento.
 Evalúa las reacciones del mercado por medio de encuestas, entrevistas y otras técnicas
de investigación; recomienda los cambios y prepara los informes correspondientes.
 Los puestos gerenciales o administrativos: deben tener un mínimo de
12 funciones específicas y deben proyectar la presencia del proceso
administrativo en las mismas, los puestos operativos deben tener un
mínimo de 10.
 Las funciones específicas para los puestos gerenciales o administrativos
deben colocarse en el orden del proceso administrativo, por ejemplo, si
son funciones de supervisión y control, estas serán las últimas de la lista.
¡Si son funciones de previsión, planificación y diseño de estrategias o
promociones, deberán ser de las primeras!!! ¡Favor poner atención a
esto!!!
 En el caso de las funciones de puestos de supervisión y operativos,
deberán ser ordenadas por prioridad y por secuencia. Las funciones que
son eventuales se colocan en la parte inferior de la lista.
 NO se usa más el formato de actividades diarias, semanales,
mensuales…. ¡Esto se los puedo confirmar por la Maestría en
Recursos Humanos que tengo!!! ¡No es criterio personal, son
instrucciones para hacer más accesibles y funcionales los
manuales!!! ¡ESTO MUESTRA LA EVOLUCION DE LA CIENCIA DE
LA ADMINISTRACION!!!!
 En los manuales no se coloca conclusiones ni recomendaciones,
recuerden que no es un trabajo de investigación.

 El manual debe ser atractivo visualmente y fácil de usar, iniciando desde

el índice. Usar colores en los formatos, títulos, slogan y logo. Que no sea
un documento aburrido en blanco y negro. Pueden usar marca o fondo de
agua.

 No se deben colocar rangos amplios en las funciones específicas, es

decir, se debe especificar en una forma clara y concreta, la función, sin
dejar márgenes amplios o ideas vagas sobre lo que se debe hacer. Los
puestos de gerencia deben incluir funciones en donde se evidencien las
etapas del proceso administrativo, etapa por etapa, en orden; evitar las
siguientes declaraciones: otras funciones a criterio del jefe, otras
funciones propias del puesto, otras tareas asignadas por el
inmediato superior y otras funciones inherentes al puesto

 Todos los manuales deben incluir TERMINOLOGIA TECNICA, para que

la persona que lo lea, BUSQUE las palabras que desconozca y así
obtener una percepción más clara de la definición o significado. Mínimo
de 20 palabras por manual y dos a tres líneas mínimo de definición.

 Debe realizarse una constante actualización de los manuales (lo más

recomendable: 1 vez al año). Agregar el formato de actualización en
todos los manuales.
  La presentación física del manual debe ser en cartapacio. Usar el
formato que se recomienda o se usa en los manuales que han sido
enviado como muestra o ayuda. Esto es solo instrucción académica,
acá para el curso que sea en digital, únicamente llevar impresos:
introducción, definición, justificación y los objetivos del manual. De
cada uno: Organización y de Puestos.

 El uso de los títulos dentro de los manuales debe ser estandarizado.

 Los 3 títulos básicos en los cuales se desglosa el puesto son:

1. Identificación del puesto= Deberá incluir mínimo: Nombre del
puesto, Unidad administrativa a la que pertenece, Inmediato
Superior, Subalternos y otros vinculados, ver modelos y presentar
lo más completo
2. Descripción del puesto= la cual se divide en Función General y
Funciones especificas
3. Perfil del puesto o Especificación del puesto : incluye cuatro campos
obligatorios:
 Experiencia Laboral---indispensable o deseable…explicar,
incluir el tiempo y en que áreas
 Respaldo Académico: incluye estudios formales, técnicos o
académicos que se puedan demostrar con diplomas o
certificados
 Competencias Laborales: incluye habilidades, capacidades,
aptitudes
 Perfil Psicológico- Personalidad o Rasgos de Personalidad:
relacionados con actitud y comportamiento del individuo,
deseables para el puesto que se este aplicando

4. Agregar otros elementos complementarios de un Análisis de

Puestos; para el curso envié modelos, es sumamente
importante el Perfil de Riesgo del Puesto orientado a los
riesgos de enfermedades labores y accidentes industriales,
vinculado a condiciones del entorno laboral.

INSTRUCCIONES EXTRAS:
1. Cada vez que se mencione el título del manual, hacerlo con negrita y con
Inicial Mayúscula… eso en cada manual respectivamente: Manual de
Organización…Manual de Puestos y Funciones
2. Verificar que los objetivos, el general y el especifico toque temas
relacionados con cada manual, no generalidades, por ejemplo, en el de
 Organización, mencionar: Cadena de Mando, Línea de Autoridad,
Nivel de Autoridad y Responsabilidad, Tramo de Control o Tramo de
Amplitud, Nivel Jerárquico…
3. En el Manual de Puestos: Funciones, Tareas, Responsabilidades,
Requisitos, Perfil, Estándares de Desempeño, Condiciones del
Entorno Laboral, Riesgos Ocupacionales y Riesgos de Accidentes
Industriales; Relaciones de Coordinación y Responsabilidad de
equipo o bienes.
4. El desglose del Manual de Organización, que se haga por nivel
Jerárquico, hacer algo funcional con el organigrama, con colores separar
los niveles y luego colocar en orden los puestos que corresponden a cada
nivel. Igual lo pueden hacer en el de Puestos. ¡Esto es sugerencia!!!
5. En el de Organización estoy solicitando un Organigrama Funcional,
además del Organigrama General y la Estructura Organica.
6. En el de Puestos estoy solicitando un Organigrama de Plazas y Vacantes,
también llamado Organigrama de Integración de Personal!!! Lo mismo del
punto anterior.
7. Cada puesto en el Manual de Organización, deberá llevar únicamente
dos elementos: La identificación y la Función General del Puesto….nada
mas………!!!!!! Si desean usar tabla o cuadro para presentar la
información!!!!!!!!!!!!!! Recuerden función general con verbo en infinito!!
IDENTIFICACION DEL PUESTO:
1. Nombre del puesto:
ANALISTA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCION
2. Unidad Administrativa:
Gerencia Recursos Humanos
3. Inmediato Superior:
Jefe de Integracion de Personal.
4. Subalternos: Auxiliar de reclutamiento y selección
5. Autoridad: Lineal
6. Nivel Jerárquico: Operativo
7. Ubicación física: Planta alta, oficina 102
8. Código del puesto: 1010

FUNCION GENERAL:
Diseñar un plan de recursos humanos por medio del
cual se identifiquen las plazas vacantes, mediante la
propuesta de estrategias y procesos específicos que
faciliten el aprovisionamiento de personal en el menor
tiempo posible, que cumpla con las descripciones y
especificaciones de los puestos, y favorezca el uso
racional de los recursos humanos.
8. En el Manual Puestos usar de base los formatos que envié.
9. Ver ejemplos y seguir instrucciones.
10. ¡La palabra clave de los manuales es la Estandarización!!!!!