Cómo calcular

el rendimiento
y otros indicadores
para la gestión de tus vehículos
 Como profesional dedicado a la gestión de flotas ya debes
conocer que el rendimiento de combustible es uno de los
temas más relevantes para la operación de tus vehículos.
Este indicador, en combinación de algunos otros factores,
son determinantes cuando se trata de trazar los planes y
estrategias para la operación.
I NT R O D U C C I Ó N

Por eso, es indispensable tener métodos para medir y controlar su uso por los
costos que implica para una empresa. Afortunadamente, la tecnología ha entrado
al rescate para mostrarnos los momentos en los que se gasta más combustible y
las mejores prácticas para mejorar su consumo.

A pesar de que contamos con herramientas que nos ayudan a gestionar el

consumo de gasolina, es necesario conocer cómo medir su consumo y los
indicadores clave para reducir su utilización, todo esto para poder interpretar los
datos que te pueda brindar una herramienta especializada. Para eso creamos esta
guía para ayudarte a entender el proceso, con un formato que te puede servir
para aplicarlo en tu propia flotilla. Sigue leyendo y resuelve tus dudas.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 1
 1. Indicadores clave
para la gestión de tus vehículos
1.1 Costo total por kilómetro
1.2 Porcentaje de uso
1.3 Relación entre mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo
1.4 Radio de accidentes por 1,000,000 kilómetros
1.5 Rendimiento de combustible

2. Cálculo de rendimiento:
¿Por qué es importante?
2.1 ¿Qué considerar para medir el rendimiento de combustible?
2.2 Indicadores para medir el rendimiento
Í N D I C E

2.3 Cómo hacer el informe de rendimiento de combustible

2.4 Formato de control de combustible

3. Conclusión

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Indicadores Clave Los Indicadores Clave de Desempeño (KPIs, por
sus siglas en inglés), son métricas enfocadas a
para la gestión de aspectos de la operación de las empresas que
tus vehículos resultan fundamentales para el éxito de las
mismas.(1) Identificar los KPIs adecuados para los
objetivos de nuestra compañía es el primer paso
para lograr un incremento significativo en el buen
desempeño de la operación.
Los KPIs varían de acuerdo al giro de cada empresa, y
por ello, no hay un listado general de ellos.
(2) Para la gestión de flotillas, existen KPIs específicos
que te ayudarán a comprobar la calidad de la operación
de tu flota. Para comenzar a trabajar con los KPIs, se
debe contar con una amplia base de datos del estado
actual de tu flotilla. Esta servirá como línea base para
comparar los datos posteriores.

Hay 5 indicadores que es imprescindible tener

en cuenta para la gestión de flotas:

Relación entre
Costo total Porcentaje mantenimiento Radio de Rendimiento
por kilómetro de uso preventivo accidentes de combustible
por 1,000,000 kilómetros
correctivo

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1.1 Costo total por kilómetro (CPKm)

¿Cómo se calcula?
Mediante la división del costo total de la operación de nuestra flotilla (CO)

entre la cantidad de kilómetros recorridos por la misma(km).

Fórmula: Costo total por km (CPKm) = CO / km

¿Cómo debe comportarse?

Lo ideal es que este indicador disminuya o se mantenga estable.

¿Cómo darle seguimiento?

En caso de que aumente, hay que poner especial atención al cumplimiento

de rutas establecidas y que los vehículos no sean utilizados para

actividades fuera de la operación de la flota. Otro factor que puede estar

afectando este número es la antigüedad de la flota.

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1.2 Porcentaje de uso

¿Cómo se calcula?
Este indicador se obtiene multiplicando el número total de horas reales de

utilización (UR) de la flotilla por 100 y dividiendo este resultado entre el

número de horas programadas de uso de la flotilla (UP).

Fórmula: % de uso = UR*100/UP %

¿Cómo debe comportarse?
Lo ideal es que este indicador se mantenga siempre lo más cercano a 100%

¿Cómo darle seguimiento?

En caso de que este porcentaje baje, significa que nuestros vehículos están

siendo utilizados de forma incorrecta, sobre utilizados o en caso contrario,

que no se están aprovechando correctamente.

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1.3 Relación entre mantenimiento
preventivo y mantenimiento correctivo
¿Cómo se calcula?
Se obtiene dividiendo la cantidad de horas empleadas en mantenimiento

correctivo (hmc) sobre la cantidad de horas empleadas en mantenimiento

preventivo (hmp).

Fórmula: Relación entre mantenimiento

preventivo y correctivo = hmc/hmp

¿Cómo debe comportarse?

La meta es que esta métrica se acerque lo más posible a 0, esto indica que

el mantenimiento preventivo es efectivo, y que nuestros vehículos necesitan

poco mantenimiento correctivo.

¿Cómo darle seguimiento?

Si este número aumenta con respecto a meses anteriores, es probable que

sea hora de cambiar algunos vehículos, sobre todo, aquellos que pasan más

horas en el proceso de mantenimiento correctivo. También hay que poner

especial atención en los conductores asignados a dichos vehículos, ya que

es probable que su operación no sea eficiente.

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1.4 Radio de accidentes
por 1,000,000 kilómetros

¿Cómo se calcula?
Obtengamos el número de accidentes o siniestros de nuestra flota al año (A),

multipliquemos ese número por 1,000,000 y dividamos el resultado entre el total

anual de kilómetros recorridos por nuestra flota (km).

Fórmula: Radio de accidentes = A*1000000/km

¿Cómo debe comportarse?

El objetivo es que este indicador se mantenga por debajo de 1.61, que es el radio

medio mundial de accidentes al año.

¿Cómo darle seguimiento?

Si el radio de nuestra flotilla se encuentra por arriba de esta cifra, pon atención a

las medidas de seguridad de tus operadores al momento de conducir, puede ser

necesario que implementes nuevos planes de capacitación. También es posible

que algunos de tus operadores tengan malas prácticas de conducción.

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1.5 Rendimiento de combustible (R)

¿Cómo se calcula?
Es el resultado de dividir los kilómetros recorridos de todos nuestros vehículos

(km) sobre la cantidad total de consumo de combustible (cc) de nuestra flotilla.

Fórmula: Rendimiento de combustible (R) = km / cc

¿Cómo debe comportarse?

Este indicador debe aumentar con cada medición, o en su defecto, mantenerse.

¿Cómo darle seguimiento?

¿Cómo darle seguimiento?

Al disminuir, es momento de revisar los vehículos que se encuentren por debajo de

la media, estos son los vehículos que más gasolina están consumiendo. Puede

deberse a que les hace falta mantenimiento, que sus neumáticos no estén a

presión adecuada o que no sean los indicados, o incluso a prácticas de manejo

incorrectas por parte del operador.

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 2. Cálculo de rendimiento:
¿Por qué es importante?

Esta puede parecer una pregunta obvia, sin embargo,

nunca sobra una explicación que sirva para ayudar a
entender e implementar las medidas necesarias.

Control de gastos
Un profesional en la gestión de flotillas debe seguir la pista
de todos los aspectos en los que se invierte el dinero de la
empresa y encontrar formas de ahorrar.

Por eso el consumo de combustible es un área crítica, ya

que detectar formas de ahorrar en su consumo también
permite usar ese dinero en otras áreas, como
mantenimiento, infraestructura o herramientas que ayuden
al personal a desempeñar sus funciones.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 9
Profesionalización de los
choferes
Manejar es una tarea ardua y hacerlo de forma
profesional implica no sólo ponerse frente al volante,
sino conocer cómo funciona el vehículo para entender Planeación estratégica
la forma en que se puede eficientar el manejo.

Controlar el rendimiento de combustible también se ve

Al contar con métodos para controlar el rendimiento de reflejado en la planeación estratégica de una empresa.
combustible, los operadores pueden ser más conscientes de la
forma en la que conducen.
El gestor de flotilla tiene información fidedigna de la operación

Por otro lado, la organización puede promover capacitaciones e cotidiana, por lo que es pieza clave para generar la planeación

incentivos para ofrecer premios a los operadores que presenten estratégica en términos de costos. Con estos datos, es posible

un mayor ahorro de gasolina, estimulando las buenas prácticas al generar una presupuesto más cercano a la realidad y proponerse

conducir un camión. metas de optimización de recursos a mediano o largo plazo.

El control del rendimiento de combustible mejora el resultado del

flujo de caja, y en consecuencia, aumenta las ganancias de la
empresa.

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 1. Identificar el vehículo

Conocer todos los vehículos de tu flota es

esencial. No solo se trata de enumerarlos o
asignarles un código, sino que el administrador
de flotas debe poder identificar el tipo, modelo,
marca, año, etc.

Esta información te servirá para verificar el

Indicadores para volumen de combustible que debe usar cada

vehículo según lo dictado por el fabricante, al
medir el rendimiento mismo tiempo que puedes realizar comparativas

de combustible de consumo entre las diferentes marcas de

camiones en tu flotilla.
Si bien existe tecnología para detectar el
rendimiento de combustible en una flotilla, es
No solo eso, con el tiempo podrás detectar
necesario que el gestor de flotillas aprenda a
cuando existan variaciones en el consumo y
detectar indicadores clave que pueden
brindar valiosa información sobre el uso de la tomar medidas para analizar si existe un

gasolina en las unidades. problema.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 11
2. Gasolineras o estaciones de servicio confiables

Además de conocer al pie de la letra a tus vehículos, también debes

generar una lista de estaciones de servicio confiables.

Esto es útil para ayudarte a llevar el control del
gasto de combustible y del mantenimiento de
los camiones.
Idealmente, puedes establecer alianzas con
estas estaciones, ya sea de forma directa o a
través de alguna empresa que gestione
tarjetas o vales de combustible.
Con ello puedes generar una red de
gasolineras e incorporarlas a las rutas de tu
flotilla, de modo que puedas obtener una
mejor lectura del consumo de gasolina o
diésel, así como verificar si el combustible
usado en alguna de estas estaciones rinde
menos que el de otras.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 12

3. Conoce a tus conductores
Tan importante como conocer tus
vehículos es conocer a los conductores
a cargo de las unidades.
Con un registro de choferes, puedes saber quién
manejaba el camión cuando se hizo la última carga
de gasolina, lo que te permite hacer un análisis del
número de repostajes de esa unidad.
De igual forma, podrás identificar patrones de
manejo, paradas y distancias recorridas, lo que te
dará un panorama del consumo de gasolina por
conductor.
4. Tipo de combustible
Cada fabricante de camiones recomienda usar en
sus motores cierto combustible para obtener el
mejor rendimiento de la unidad. Por eso es crucial
conocer el combustible que usan en lo cotidiano
las unidades.
El combustible no sólo sirve para mantener en
movimiento a la unidad sino que, usar un tipo de
combustible inadecuado, puede provocar
problemas en el motor de un vehículo que, a largo
plazo, puede notarse en el consumo de gasolina
además de generar problemas mecánicos que
requieran una visita a un taller. Por eso este
indicador es tan importante para el rendimiento
de gasolina en un camión.
Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 13
5. Cantidad y distancia
Más adelante les explicaremos la fórmula para hacer el
cálculo matemático para el rendimiento de combustible,
pero te adelantamos que tanto la cantidad de gasolina
en un camión así como la distancia recorrida, son
indicadores base para este cálculo.
Con estos datos podrás saber si una unidad de tu flota
usa más combustible de lo que normalmente utilizaría
para realizar la misma ruta. En caso de que existan
variaciones, puede ser señal de un problema mecánico.
El odómetro es una pieza fundamental que te puede
ayudar a controlar las distancias entre cargas de
combustible. Con él también podrás detectar a aquellas
unidades con altos kilometrajes y determinar los
siguientes pasos a seguir con ese vehículo.
6. Tipo de carga

El uso que se le da a un vehículo también juega 7. Intensidad de

un papel importante en el consumo de energía
combustible. ¿Qué tipo de carga trasladas?
¿Cuál es la recomendación del fabricante en Este indicador es muy usado en el sector de
cuanto al peso de carga? ¿Trasladas pasajeros? transporte, y puede resultar algo complejo,
Un software de gestión de
Estas son algunas preguntas que debes ya que considera el consumo energético, la
flotas te ayudará a recolectar
hacerte sobre tu flotilla. tonelada transportada y los kilómetros
estos datos, y te facilitará el
recorridos por vehículo.
análisis para que puedas tomar
Cada unidad tiene un tipo de carga adecuada a
las mejores decisiones al
sus características, de modo que sobrecargar
La intensidad se calcula al dividir el consumo de gestionar tu flota.
un vehículo puede variar la cantidad de
gasolina entre la multiplicación de la carga por la
combustible por repostaje y el número de
distancia recorrida, de forma que con esta medición
cargas en un periodo de tiempo
puedes comparar consumos y rendimientos de forma
más precisa.
Como consejo, procura incorporar una forma de
llevar un registro de la carga por unidad, esto te
Para empezar a llevar un registro más completo de
dará un panorama más claro del consumo de
estos indicadores, puedes generar un formato sencillo
combustible o si algún chofer está
en una hoja de cálculo - el cual te mostraremos más
sobrecargando el vehículo.
adelante - pero también puedes auxiliarte con algún
software de gestión de flotas.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 14
 Cómo hacer el informe
de cálculo de combustible
Si bien hay programas informáticos que pueden ayudarte de forma automática a
calcular el consumo de combustible, es importante que el gestor de flota sepa
hacer este cálculo para cada vehículo.

Al saber cómo realizar este cálculo, le permite al gestor tener un punto de partida
para establecer un sistema de control para cada unidad que forme parte de su
flotilla. Con este conocimiento podrá implementar un sistema más avanzado de
control y hacer los análisis correspondientes.

Al tomar en cuenta más indicadores, existe una mayor precisión en el control de

combustible, lo cual se verá reflejado en la eficiencia de la flota y también en el
presupuesto. Dicho esto, aprendamos a hacer el cálculo.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 15
Fórmula para calcular el NOTA: si los repostajes son realizados en un depósito de la

consumo de combustible empresa, es importante cotejar estos datos con el responsable

de esta tarea, de forma que él también cuente con los mismos

Para empezar, es importante que cada chofer de tu datos que reportan los conductores.

flotilla lleve un registro detallado donde anote cada

carga, así como datos sobre los litros de gasolina,
Es crucial que al final de la jornada laboral se
llenado del depósito y los kilómetros indicados en el
entregue al gestor de flota una hoja con estos datos.
tablero.

Por su parte, el gestor de flotilla debe generar una hoja de

Con estos datos podremos hacer la cuenta de cuánto
cálculo o usar un software de gestión de flotas para capturar
combustible se consumió en determinado periodo de tiempo.
esta información. De esta forma se puede llevar un registro
Para obtener los kilómetros realizados entre recargas, se debe
preciso que permitirá conocer más sobre el rendimiento de
hacer la siguiente operación:
combustible.

Mientras más grande sea la flotilla, será más importante usar

KM realizados= KM al llenar el tanque una herramienta tecnológica que facilite procesar todos

- KM a la hora de hacer la carga de gasolina estos datos en términos sencillos para los gerentes o
encargados.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 16
Presenta tu información en un gráfico
Si bien los números son elocuentes para mostrar
información relevante, una imagen será más clara
para todos los miembros de tu equipo, de modo Toma en cuenta los kilómetros totales recorridos en el

que lo mejor para ayudarte a complementar tus periodo. Este valor es resultado de la suma de los

reportes será generar un gráfico o tabla. kilómetros hechos durante la ruta o también los
puedes calcular con esta fórmula:

Como gestor de flotilla debes ayudar a que otras áreas

de tu equipo puedan entender información crucial con un KM totales =
solo vistazo, de modo que un gráfico puede ayudarte a Última anotación - Primera anotación del tacógrafo
detectar consumos anormales y detectar estas variantes.

Lo ideal es realizar un gráfico del rendimiento de Si los registros están encima del límite establecido, se

combustible por vehículo, pero aquí es importante que debe investigar la razón, ya sea un tema relacionado

marques una línea de tolerancia máxima de consumo. con la conducción o un problema mecánico. De esta
forma se pueden proponer soluciones.

Para hacer este cálculo te recomendamos sacar la media

total del consumo de un vehículo. El método será el Con un control mensual del consumo y kilometraje de

mismo usado para calcular el consumo, pero aplicado a vehículos, un gestor puede aprovechar mejor a los

un conjunto de cargas hechas en un periodo de tiempo vehículos y choferes, por ejemplo, podría usar a

determinado. conductores que reporten mejores prácticas de

conducción para realizar las rutas más largas.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 17
 CONTROL DE COMBUSTIBLE (CONDUCTORES)

DÍA: UNIDAD:
FECHA: PLACA:
Formato
conductores
HORA LITROS / GALONES KM/HM TIPO DE COMBUSTIBLE PROVEEDOR

Como una forma de ayudarte a llevar de forma

más precisa el control de combustible en tu
flota, te proponemos el uso de los siguientes
formatos para complementar tu operación
diaria.
ENTREGADO RECIBIDO

El primero de ellos, que colocamos a NOMBRE NOMBRE

continuación, será para tus choferes y pueden FIRMA FIRMA

llenarlo al final de la jornada para entregarlo al
gestor de la flotilla.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 19
 Control de combustible
El siguiente es un tanto más complejo. Es una hoja de cálculo
El archivo contiene pestañas divididas
en Excel, que también puede usarse en plataformas como las de la siguiente forma:
Hojas de Cálculo de Google. Este formato está pensado para
Vehículo Sitios Sitios
recabar la información brindada por los conductores y realizar

un seguimiento semanal o mensual. Puedes tomarlo como

Pestaña Vehículos:
punto de partida para añadir o quitar columnas. Aquí puedes enlistar las
placas del vehículo así como
el tipo de unidad.
Pestaña Sitios:
En este apartado puedes
colocar el punto de inicio y
punto de partida para tus
rutas.
Pestaña Conductor:
Puedes colocar todos los
nombres de tus choferes
aquí.

Estas pestañas están vinculadas a la pestaña principal "Viajes", de modo que al ingresar un registro
CONTROL DE COMBUSTIBLE
solo deberás seleccionar entre las opciones que te aparezcan al dar clic sobre el triángulo invertido
Numero Placa Conductor Inicio Fin Fecha y hora Inicio en cada celda.
1 EXL547 Mario Lopez Sur Norte 4/4/20 16:04 4/6/20 17:14

Puedes descargar el formato de control de combustible dando clic aquí.

Descarga aquí el formato para conductores.

Esperamos que estos formatos te sean útiles, y sobre todo, te inspiren para crear tus propios
sistemas que se adapten a las necesidades de tu flotilla.

Guía: Cómo calcular el rendimiento y otros indicadores clave para la gestión de tus vehículos | Pág. 20
 Utilizando KPIs específicos para la gestión de flotas no solo obtenemos un análisis
adecuado de los diversos aspectos de nuestros vehículos y conductores, también
tendremos un panorama que nos permite saber si las acciones que implementamos
son las correctas, ó por el contrario, no están rindiendo frutos y es momento de
implementar otro tipo de soluciones. La toma de decisiones es mucho más sencilla
si usamos adecuadamente los KPIs.

Es momento de que evalúes qué tanto de estos consejos ya llevas a la práctica y, en caso de
que no lo hagas, pongas manos a la obra para realizar una mejor gestión de tus unidades.

También queremos recordarte que, no importa qué tan grande o pequeña sea tu flotilla,
C O N C L U S I Ó N

siempre será buena idea contar con el apoyo de un software de gestión de flotas
especializado.

Siguiendo las indicaciones que te recomendamos, no solo estarás gestionando tu flota como un
profesional, sino que llevarás a tu empresa a otro nivel en administración y preparación.

Si tienes dudas o comentarios sobre este tema, puedes mandarnos un

mensaje. Vamos a platicar sobre todo lo que podemos hacer juntos por tu
flotilla.

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