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Manual de Procesos Administrativos

ELDONS S.A DE C.V


MANUAL DE PROCESOS Y POLITICAS CONTABLES

Las Políticas de Contabilidad han sido autorizadas por la Gerencia de Eldons S.A de
C.V., atendiendo todo lo establecido en los Principios de Contabilidad Generalmente
aceptados o una base contable aceptable.

Descripción de Procesos Contables Específicos

Cierre Contable

1. Los Estados Financieros de Eldons S.A de C.V., deberán ser preparados tomando los
saldos de las Cuentas del Mayor.
2. El Balance de Comprobación deberá ser preparado agrupando los saldos en base a la
presentación de los Estados Financieros.
3. En caso de que se originen variaciones notorias o de significación que puedan afectar
alguna cuenta especifica del Estado Financiero, deberán anexarse las notas
explicativas correspondientes así como los ajustes y reclasificaciones que se
consideren a lugar.
4. Deberán ser registrados en el ejercicio siguiente, aquellos ajustes no registrados que
se determinen posteriormente al cierre del Balance de Comprobación del año en
curso.
5. Deberán existir notas explicativas cuando se originen variaciones de significación en
los movimientos contables.
6. Aquellos acuerdos que sean tomados por Presidencia y que afecten los Estados
Financieros, serán debidamente registrados en la Contabilidad.
7. Después del cierre anual bajo ningún concepto deberán efectuarse ajustes a las
Cuentas de Superávit.
8. El cierre contable debe estar preparado el día 12 del mes siguiente al de cierre.

Inversiones

 Verificar que las cantidades que se muestran como Inversiones en el Balance


General, están clasificadas en forma correcta.
 Registrar los intereses y deudores de la cartera de inversiones mensualmente.
 Estar Vigilantes por la aplicación correcta de los cambios surgidos en el mes.

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Ingresos y Egresos Financieros

 Determinar que tanto las transacciones de Ingresos como de Egresos correspondan al


año en curso.
 Velar porque las cantidades reflejadas en el Estado de Ganancias y Pérdidas se
encuentren perfectamente descritas y clasificadas según los requerimientos de Eldons
S.A
 Hacer estados comparativos entre las partidas financieras del año en curso respecto
a las presupuestadas y a las ejecutadas el año anterior.
 Documentar el resultado de la investigación de aquellos asientos en cuentas del
mayor general que resulten poco comunes.

Cuentas de Capital y Reservas

 Velar porque las cantidades indicadas como Capital y Reserva se encuentren


debidamente clasificadas y descritas en el Balance General.
 Investigar asientos que resulten poco comunes en las distintas Cuentas de Capital y
Reservas y dejar constancia escrita de los resultados con la respectiva nota a los
Estados Financieros.
 Determinar que se hayan efectuado las Reservas por Provisiones.
 Señalar en forma precisa los aumentos y disminuciones que afecten las Cuentas
Patrimoniales.

Préstamos Recibidos de Instituciones Financieras

 Describir en forma correcta los préstamos recibidos e intereses pagados a efectos de


reflejarlos debidamente en el Balance General.
 Velar por la adecuada acumulación de los intereses en las cuentas del Mayor.
 Efectuar revisiones periódicas de las cuentas del Mayor General en cuanto a asientos
poco usuales y dejar constancia de los resultados.
 Estar pendientes de aquellos préstamos que por su importancia requieran de
explicaciones especiales en los Estados Financieros.

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Inversiones en Muebles e Inmuebles

 Analizar la composición de las cuentas del Mayor General contra los registros de las
Cuentas Auxiliares.
 Conciliar el auxiliar y mayor cada mes
 Revisar la consistencia y los cálculos efectuados para la aplicación de Depreciación
registrada en el Balance

Sueldos y Otros Gastos del Personal

 Efectuar revisiones de todas aquellas obligaciones que según La ley se debe cumplir
en la Compañía en cuanto a remuneraciones, prestaciones y deducciones del período
anual de actividad laboral.
 Verificar que los egresos por concepto de remuneraciones y contratos se
correspondan con los servicios prestados por los empleados.

Caja Chica

 Efectuar las revisiones pertinentes al manejo de Caja Chica en cuanto a las


reposiciones que deben efectuarse dentro de los tres días hábiles anteriores a la fecha
del cierre.
 Efectuar revisiones de los gastos incurridos con los fondos de caja Chica.
 Efectuar arqueos de Caja Chica Diariamente.

Bancos

 Verificar las transferencias efectuadas entre bancos y otras instituciones financieras


en las cuales la empresa efectué operaciones mercantiles, y dejar asentados los
registros correspondientes.
 Exigir de las Entidades Bancarias los Estados de Cuenta, Notas de Débito, y Notas de
Crédito lo más pronto posible a efectos de realizar las conciliaciones bancarias.
 Preparar las conciliaciones bancarias de todas las cuentas sin excepción
 Los saldos de cuentas en moneda extranjera deben quedar valuados a la tasa de
cierre oficial bancaria

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Cuentas por Cobrar

 Reflejar en el Balance General el saldo de las provisiones que se requieren para


aquellas Cuentas Deudoras.
 Efectuar las Conciliaciones pertinentes de las cuentas del mayor contra las cuentas
auxiliares.
 Hacer análisis sobre los estados de antigüedad de las cuentas por cobrar y evaluar las
necesidades de suficiencia para la provisión de cuentas de cobro dudoso.

El Patrimonio de los Accionistas:

La parte no comprometida de la entidad deberá reconocerse en función del capital social


mínimo pagado y no pagado, capital social variable pagado y no pagado, las utilidades
restringidas y no restringidas, así como, las reservas legales y patrimoniales.

Reserva Legal

Esta Reserva se determina de conformidad con el Código de Comercio de Honduras (art.


123, 124 y 295) debiendo constituirse con el 7% sobre las utilidades netas, antes del
impuesto sobre la Renta, y el límite mínimo legal será la quinta parte del capital social.

Las transacciones deberán registrarse de tal forma que permitan revelar la situación
financiera en una fecha determinada.

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Descripción de las políticas contables especificas

a) Bases de Presentación: La preparación de los estados financieros de Eldon´s S.A. de


C.V. se realiza de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en
Honduras.

b) Período Contable: El período contable en el que se registran las transacciones inicia


el 1 de enero de cada año y finaliza el 31 de diciembre del mismo año.

c) Caja y Bancos: Agrupa las cuentas representativas del efectivo en caja y depósitos en
bancos nacionales en moneda nacional o extranjera y en bancos en el extranjero.

d) Cuentas por Cobrar: Las cuentas por cobrar son registradas a su costo menos su
importe no recuperable. Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa
concede a sus clientes a través de una cuenta abierta, como resultado de la entrega de
artículos.

e) Inventarios: Los inventarios los integran artículos varios relacionados con el área de
alimentos, productos de limpieza, medicina general, productos de ferretería, entre otros.
Los inventarios se valúan al costo promedio, es determinado a partir del promedio
ponderado del costo de las unidades en existencia al principio de un período y el costo de
las unidades compradas o producidas durante ese período.

f) Propiedad, Mobiliario y Equipo: Los activos fijos se registran al costo de adquisición.


Las mejoras que aumentan significativamente la vida útil o la capacidad productiva de los
activos se capitalizan, las reparaciones menores y gastos de mantenimiento normales se
cargan a los resultados del año en que se incurren.
Se reconoce como Activo fijo todos los bienes con un valor mayor a 20,000 Lempiras, si el
valor es menor se reconoce como gasto.

g) Depreciación, amortización y agotamiento de activos: La depreciación se calcula


por el método de línea recta con base en la vida útil de los activos depreciables, y lo
estipulado en el Reglamento Especial para la Depreciación, Amortización y Agotamiento
de Activos. Aplicando los siguientes porcentajes de vida útil:

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Tipos de Bien Porcentajes de Depreciación

Edificios 3%

Mejoras 10%

Vehículos 20%

Maquinaria y Equipo de 10%


Planta

Equipo de Refrigeración 10%

Mobiliario y Equipo 13%

Equipo de Computo 33%

h) Prestaciones laborales
El pago de estas se realiza cuando termina la relación laboral del empleado, la Entidad ha
creado una provisión para este concepto.

i) Uso de Estimaciones
La administración de Eldon´s S.A. de C.V., ha efectuado estimaciones con los activos,
pasivos y la revelación de pasivos contingentes, al preparar estos estados financieros, de
conformidad a los principios de contabilidad generalmente aceptadas en Honduras; los
resultados reales pueden diferir de estas estimaciones. Las estimaciones importantes son
particularmente susceptibles a cambios significativos.

j) Reconocimiento de Ingresos
Los ingresos que percibe Eldon´s S.A. de C.V., son por concepto de venta de productos
alimenticios, medicina general, productos de limpieza, entre otros, menos las
devoluciones y descuentos. Los ingresos por ventas se reconocen cuando los beneficios y
riesgos significativos de la operación han sido transferidos al comprador.

k) Costo de Venta
El costo de venta es el costo en que se incurre para comercializar un bien, incluye el costo
de adquisición más los costos directos incurridos.

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l) Egresos
Los egresos operativos son reconocidos por la Entidad en el momento en que se incurren;
estos son pagados por medio de cheques y transferencias electrónicas a los beneficiarios
directos.

m) Patrimonio
El patrimonio está conformado por su capital social, por tratarse de una Sociedad
Anónima de Capital Variable, ha emitido 20,000 acciones a un valor nominal de L1,000.00
cada una; los resultados acumulados y la utilidad o pérdida del ejercicio.

n) Registros y Tipo de Cambio


Los registros contables se llevan en Lempiras (L), unidad monetaria de la República de
Honduras y el tipo de cambio en relación con el dólar de los Estados Unidos de América
(US$) es regulado por el Banco Central de Honduras. Según resolución No.139-4/2005
del Banco Central de Honduras del 22 de abril de 2005, aprobó el reglamento para la
negociación pública de divisas en el mercado cambiario, que establece que las personas
naturales o jurídicas podrán adquirir directamente o por medio de un agente cambiario
divisas en subastas públicas que se llevan a cabo en el Banco Central de Honduras.
Mediante resolución No.284-7/2011 del 21 de julio de 2011, el Banco Central de Honduras
estableció las variables determinantes del precio base de la divisa, la que será revisada
semanalmente.

o) Transacciones en Moneda Extranjera


Las transacciones efectuadas en moneda extranjera se registran a la tasa de cambio
vigente en la fecha de la transacción. Los activos y pasivos en moneda extranjera al final
de cada período contable son ajustados a la tasa de cambio vigente a esa fecha.

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HISTORIA DE ELDON´S S.A. DE C.V.

Eldon´s S.A. de C.V., Sociedad Mercantil constituida legalmente mediante instrumento


número cuarenta y cuatro (44), autorizado por el Notario Isaac Martínez Dubón en la
Ciudad de Tegucigalpa, Municipio del Distrito Central, el 22 de junio del 2007 e inscrita
bajo el asiento número cuarenta y cinco (45) del tomo cuarenta y tres (43) del Registro de
Comerciantes Sociales de este Departamento.

Inicialmente constituida como Sociedad Mercantil, mediante Asamblea de Socios el 22 de


noviembre del 2011 se resolvió transformar dicha sociedad en Sociedad Anónima de
Capital Variable con un Capital Social mínimo de L200,000.00 y el máximo de
L1,000,000.00 representado por acciones comunes nominativas de L1,000.00.

Mediante Instrumento número ciento cincuenta y dos (152) del 26 de julio de 2013 ante el
Notario Diana Aracely Paredes y a través del acuerdo de los socios en Asamblea General
de Accionistas celebrada el 19 de julio de 2013, fusionar las Sociedades por absorción o
incorporación, mediante el cual Eldon`s S.A. de C.V., absorbió la totalidad de los activos y
pasivos de la sociedad mercantil Sun Supermarket S.A. de C.V., con un capital social
mínimo de L20,025,000.00 y un máximo de L25,000,000.00 representado por 20,025
acciones nominativas de L1,000.00 cada una.

La finalidad de la Sociedad son las siguientes: a) La instalación y explotación de un


negocio dedicado a la compra y venta, comercialización, distribución, importación y
exportación de todo tipo de mercadería en general, nacionales y extranjeras, al por mayor
y al menor, en los ramos de abarrotería, cristalería, cosméticos, licores, artículos de lujo,
calzado, perfumes, productos refrigerados y comestibles en general, bisutería, artículos
escolares, productos farmacéuticos, químicos e industriales, artículos de primera
necesidad, domésticos, eléctricos, electrónicos y demás artículos de licito comercio, pues
los anteriores rubros y artículos, son enunciativos y no limitativos; b) La adquisición ,
negociación, tenencia de acciones o títulos mercantiles o cualquier título valor y de
intermediación financiera; c) La compra-venta e importación del material y equipo
necesario para la realización de las actividades o fines mencionados; y d) La

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representación de casas comerciales, nacionales o extranjeras, finalidad mercantil que


pretende acogerse primordialmente al Régimen Especial de la Zona Libre Turística.

Unidad Monetaria
La empresa mantiene sus libros en lempiras moneda oficial de la Republica de Honduras.
Las transacciones en moneda extranjera se convierten a lempiras en el momento que la
operación se registra contablemente y se utiliza la tasa de cambio vigente en el sistema
bancario nacional.

Efectivo y Equivalente e efectivo


Para propósito del estado del estado de flujos de efectivo, la empresa considera como
efectivo todas las disponibilidades en bancos , inversiones con vencimiento en el corto
plazo de no más de tres meses.

Reserva para Cuentas por cobrar clientes y deudores varios.

Las cuentas por cobrar comerciales se originan, principalmente, por la venta de mercaderías
en general, están denominadas en lempiras y en dólares estadounidenses, tienen
vencimientos corrientes y no generan intereses, las cuentas por cobrar en dólares
estadounidenses se convierten a la tasa de cambio vigente en el sistema financiero.

La Compañía evalúa a sus clientes mediante un análisis objetivo de solvencia económica


financiera, así como el comportamiento de pagos, asignando de esta forma límites de crédito
por cliente. Estos límites de crédito son revisados y autorizados por la Presidencia del grupo.

La empresa ha adoptado un en cuanto a la constitución de reservas para cuentas


malas basado en la antigüedad de la cuenta y su probabilidad de perdida por
cobrabilidad, por lo que se ha establecido los siguientes porcentajes.

Clasificados por categoría:

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Antigüedad Rango de Tiempo Tasa de reserva


Vigente 0 dias 0%
Atrasado 1- 30 dias 5%
Atrasado 31-60 dias 10%
Atrasado 61- 90 dias 15%
Vencido 91-120 dias 20%
Vencido 121- 150 dias 25%
Vencido 151- 180 dias 50%
Vencido 181- 360 dias 75%
Vencido mas de 361 dias 100%

Inventarios
Los inventarios se valoran al costo de adquisición o producción, o al valor neto realizable,
el menor. El costo incluye los costos de facturas de compras, costos de materiales
directos y, en su caso, los costos de mano de obra directa y los gastos generales de
fabricación, incluyendo también los incurridos al trasladar los inventarios a su ubicación.

Los descuentos comerciales, las rebajas obtenidas y otras partidas similares se deducen
en la determinación del precio de adquisición y por lo tanto afectan el costo del inventario.

El costo se determina usando el método de promedio ponderado.

Las mermas o pérdidas por causas conocidas y desconocidas se rebajan del inventario
afectando directamente el costo de venta en el estado de resultados.

Propiedades, planta y equipo


Propiedades, planta y equipo se registran al costo y están presentados netos de
depreciación acumulada. Los desembolsos iniciales, así como aquellos incurridos
posteriormente, relacionados con bienes cuyo costo puede ser valorado confiablemente, y
es probable que se obtengan de ellos beneficios económicos futuros, se reconocen como
propiedades, planta y equipo. Los desembolsos para mantenimiento y reparaciones se
reconocen como gasto del ejercicio en que son incurridos. Las ganancias o pérdidas
resultantes de la venta o retiro de una partida de propiedades, planta y equipo se
determinan como la diferencia entre el producto de la venta y el valor en libros del activo,
y son reconocidas en el estado de resultados integrales del período en el momento en
que la venta se considera realizada.

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Las propiedades, planta y equipo en proceso de construcción o adquisición son


presentados al costo, menos cualquier pérdida por deterioro determinada. El costo de
estos activos en proceso incluye honorarios profesionales y, para activos que califican,
costos por préstamos obtenidos. Tales activos son posteriormente reclasificados a su
categoría de propiedades, planta y equipos una vez concluido el proceso de construcción
o adquisición, y cuando los mismos están listos para su uso previsto. Estos activos son
depreciados a partir de ese momento de manera similar al resto de las propiedades,
planta y equipo.

La depreciación se determina siguiendo el método de línea recta en base a la vida útil


estimada de los activos, representada por tasas de depreciación equivalentes. La
depreciación anual se reconoce como gasto o costo de otro activo, y se calcula
considerando las siguientes vidas útiles estimadas para los diversos rubros,
entendiéndose que los terrenos sobre los que se asientan los edificios y otras
construcciones tienen una vida útil indefinida y que, por tanto, no son objeto de
depreciación:

Tipos de Bien Porcentajes de


Depreciación

Edificios 3%

Mejoras 10%

Vehículos 20%

Maquinaria y Equipo 10%


de Planta

Equipo de 10%
Refrigeración

Mobiliario y Equipo 13%

Equipo de Computo 33%

Las estimaciones sobre la vida útil, valores residuales, de ser el caso, y el método de
depreciación se revisan periódicamente para asegurar que el método y el período de
depreciación sean consistentes con el patrón previsto de beneficios económicos de las
partidas de propiedades, planta y equipo.
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Costos de financiamiento
Los costos de financiamiento que son atribuibles directamente a la adquisición,
construcción o producción de un activo que necesariamente toma tiempo considerable
para estar listo para su venta o uso esperado (activo calificado) se capitalizan como parte
del costo de dicho activo. La capitalización comienza cuando se están llevando a cabo las
actividades necesarias para preparar el activo calificado para su uso esperado y se está
incurriendo en desembolsos y en costos de financiamiento, y finaliza cuando
sustancialmente se han completado todas las actividades necesarias para preparar el
activo calificado para su uso esperado. Los otros costos de financiamiento se reconocen
como gasto en el ejercicio en que son incurridos.

Provisiones
Las provisiones se reconocen sólo cuando la Compañía tiene una obligación presente
(legal o implícita) como resultado de un evento pasado, es probable que se requieran
recursos para liquidar la obligación, y se puede efectuarse una estimación confiable del
monto de la obligación.
El importe reconocido como provisión corresponde a la mejor estimación, a la fecha del
estado de situación financiera, del desembolso necesario para cancelar la obligación
presente, tomando en consideración los riesgos e incertidumbres rodean a la mayoría de
los sucesos y circunstancias concurrentes a la valoración de la misma.

Cuando el importe de la provisión sea medido utilizando flujos estimados de efectivo para
cancelar la obligación, el valor en libros es el valor presente de los desembolsos
correspondientes.
En el caso de que se espere que una parte o la totalidad del desembolso necesario para
cancelar la provisión sea rembolsado por un tercero, la porción a cobrar es reconocida
como un activo cuando es prácticamente segura su recuperación, y el importe de dicha
porción puede ser determinado en forma fiable.

Pasivos y activos contingentes


Los pasivos contingentes no se reconocen en los estados financieros, sólo se revelan en
nota a los mismos, cuando la posibilidad de una salida de recursos para cubrir un pasivo
contingente sea remota, tal revelación no es requerida.

Los activos contingentes no se reconocen en los estados financieros, sólo se revelan en


nota a los estados financieros cuando es probable que se produzca un ingreso de
recursos.

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Las partidas tratadas previamente como pasivos o activos contingentes, serán


reconocidas en los estados financieros del período en el cual ocurra el cambio de
probabilidades, esto es, cuando en el caso de pasivos se determine que es probable, o
virtualmente seguro en el caso de activos, que se producirá una salida o un ingreso de
recursos, respectivamente.

Beneficios a los trabajadores


Los beneficios a empleados y trabajadores incluyen, entre otros, beneficios a los
empleados a corto plazo, tales como sueldos, salarios , aguinaldos ,aportaciones a la
seguridad social, ausencias remuneradas por enfermedad. Estos beneficios se
reconocen contra la utilidad o pérdida del período cuando el trabajador ha desarrollado los
servicios que les otorgan el derecho a recibirlos. Las obligaciones correspondientes a
pagar se presentan como parte de los pasivos por los beneficios a los empleados.

Reconocimiento de Ingresos
Los ingresos por venta de productos terminados y otros productos son reconocidos
cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:
- la Compañía ha transferido al comprador los riesgos y ventajas significativos derivados
de la propiedad de los bienes;
- la Compañía no conserva para sí ninguna implicación en la gestión corriente de los
bienes vendidos, en el grado usualmente asociado con la propiedad, ni retiene el control
efectivo sobre los mismos;
- el importe de los ingresos puede ser medido con fiabilidad;
- es probable que la Compañía reciba los beneficios económicos asociados con la
transacción; y
- los costos incurridos, o por incurrir, en relación con la transacción pueden ser medidos
con fiabilidad.

Reconocimientos de costos y gastos


El costo de los inventarios vendidos se registra contra la ganancia o pérdida del período
en el que se reconozcan los correspondientes ingresos de operación. Los gastos se
reconocen cuando ha surgido un decremento en los beneficios económicos futuros,
relacionado con un decremento en los activos o un incremento en los pasivos, y además
el gasto puede medirse con fiabilidad, independientemente del momento en que se
paguen.

Arrendamientos
Los arrendamientos son clasificados como arrendamientos financieros cuando los
términos del contrato transfieren sustancialmente todos los riesgos y ventajas inherentes
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a la propiedad del activo arrendado. Todos los demás arrendamientos son clasificados
como arrendamientos operativos.
Para contratos que califican como arrendamientos financieros en donde la Compañía
actúa como arrendatario, las propiedades y equipos arrendados son inicialmente
reconocidos como activos de la Compañía, al menor entre su valor razonable o el valor
presente de los pagos mínimos del arrendamiento al comienzo del plazo del mismo. Las
propiedades y equipos así registrados, se deprecian por el método y base anteriormente
señalados. Las obligaciones correspondientes se reconocen como un pasivo.
Los pagos de este tipo de arrendamientos se dividen en dos partes que representan los
cargos financieros y la reducción del pasivo correspondiente. La carga financiera total se
distribuye entre los períodos que constituyen el plazo del arrendamiento con el objeto de
obtener una tasa de interés constante en cada período, sobre el saldo de la deuda
pendiente de amortización. Los pagos contingentes se cargan como gastos en los
períodos en los que se incurren.
Los pagos derivados de contratos de arrendamientos operativos en donde la Compañía
actúa como arrendatario se reconocen como gasto de forma lineal, durante el transcurso
del plazo del arrendamiento. Los pagos contingentes se cargan como gastos en los
períodos en los que se incurren.

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Gerencia Financiera Gerencia Corporativa

_______________________
Gerencia General

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