Los Archivos y las Nuevas

Tecnologías de la Información

Luis A. Rodríguez
8-941-693

La tecnología de la información puesta al servicio de la archivística debe ser vista

desde la perspectiva de las probabilidades que nos ofrecen esta serie de
herramientas tecnológicas para modernizar y apresurar los procesos que se dan en
el contexto de los archivos. Debemos analizar su funcionalidad para el quehacer de
los archivos, aunque sin perder de vista su carácter utilitario. Las tecnologías de la
información han representado un gran cambio en el campo de los archivos y nos
brindan posibilidades de acceso e intercambio de información, donde tanto el
usuario interno como el externo resultan beneficiados; esto incrementa las
posibilidades de difusión a un publico mas amplio, lo que se traduce en un mayor
dinamismo de los archivos.

La industria de la computación, telecomunicaciones y comunicación se han

fusionado; de esta unión estratégica los archivos en particular y la archivística en
general deben sacar el mayor provecho posible, sin perder de vista su carácter
meramente instrumental. La tecnología ha dado origen a nuevos soportes que con
el tiempo han sustituido los soportes tradicionales, lo que representa nuevos retos
para los archivistas.

Dicho esto, se puede concluir que actualmente no se ha creado aún el soporte

electrónico que nos permita olvidarnos del soporte tradicional definitivamente. Con
la ayuda de las nuevas tecnologías se han podido automatizar ciertos procesos
archivísticos y como ya hemos mencionado, la difusión de los archivos. Es
importante mencionar que el soporte electrónico nos sirve para la conservación mas
no sustituyen los documentos. Por lo tanto, estas nuevas tecnologías de la
información debemos verlas como herramientas que nos facilitaran nuestras labores
a nivel profesional y académico.

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Gestión Documental del Expediente Clínico I
Los procesos de ordenamiento y clasificación de los documentos deben ser iguales
tanto en soportes informáticos como para los documentos en el soporte tradicional.
La estructura jerárquica y lógica del cuadro de clasificación, para clasificar un fondo,
sus secciones y sus series puede ser ejecutada de la misma manera en los soportes
electrónicos, gracias a que podemos crear carpetas y subcarpetas. Es
imprescindible normalizar la creación de los documentos en soporte electrónico y
su debida clasificación para su posterior recuperación y localización para consulta
de cualquier usuario.

Uno de los problemas mas grande que presentan los documentos electrónicos
desde el punto de vista archivístico es lo difícil que puede ser garantizar la
autenticidad y fiabilidad del contenido debido a que se puede copiar y modificar con
facilidad. Otra razón por la que no podemos prescindir del soporte tradicional.

Otra problemática puede llegar a ser la conservación permanente de los

documentos electrónicos, debido a la durabilidad física de los soportes y la futura
obsolescencia del software y el hardware. Por consiguiente, se reitera la importancia
del soporte tradicional sobre el electrónico.

Debemos reformular las cuestiones teóricas de la archivística frente a las nuevas

tecnologías de la información. Conocer por parte de los archiveros las ventajas y las
desventajas de los nuevos soportes, las nuevas herramientas para el tratamiento
de los documentos, los procesos, los principios archivísticos y la administración de
los archivos.

A manera de conclusión me gustaría compartir la siguiente frase de Muhammad

Yunus, “La tecnología es importante, pero lo único que realmente importa es que
hacemos con ella”. Considero que deberíamos enfocarnos también en la formación
de los profesionales de la información, es importante determinar con que
capacidades, actitudes y valores son formados si ponemos por encima de los
hombres a la tecnología, a la información, y a las instituciones que las produjeron,
cuando son los ellos quienes están detrás del funcionamiento de estas y aportan su
laboral profesional al desarrollo en materia archivística y del país en general.

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