GESTIÓN DOCUMENTAL Y

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

XXXIII Reunión Nacional CIAPEM

Pachuca-Hidalgo

Ramon Alberch i Fugueras

1. Un entorno cambiante

 La voluntad imperiosa de modernizar la

administración pública
 La tendencia internacional a fomentar
acciones para el desarrollo del e-
government y del e-commerce
 El formidable desarrollo de las
tecnologías de la información y la
comunicación y el incremento en el uso
de Internet por parte de las empresas y
los ciudadanos
 El impulso a las políticas de
transparencia, libertad de información,
accesibilidad y participación ciudadana
2. Algunas dudas razonables

 Unas tecnologías y una legislación que

van por delante de la realidad.
 La preocupación tecnológica por el
front-office y la reivindicación
profesional de una mayor atención al
back-office
 ¿Es una maratón o un esprint?.
3. El contexto jurídico-legal y normativo

Complementariedad de directrices,
normas generales y normas específicas
que han permitido homologar y
consolidar las buenas prácticas,
internacionalizar las soluciones y ofrecer
cobertura legal a las organizaciones más
renovadoras.
 Las directrices y normas generales
 El “Informe sobre los Archivos en la
Unión Europea Ampliada” (2005)
presenta cinco acciones, de entre las
cuales destacamos:
- Acción nº 2: Refuerzo de la
cooperación interdisciplinar a escala
europea en materia de documentos y
de archivos electrónicos (extensión
Moreq; Ampliación red DLM).
 - Acción nº 3: Creación y
mantenimiento de un portal Internet
para facilitar el acceso a los
documentos y archivos en Europa
(creación Portal Internet/Web).
- Acción nº 4: Legislación
comunitaria y nacional relativa a la
gestión de los documentos y los
archivos, y a su acceso
http://www.mcu.es/archivos
 El Plan de Acción sobre Administración
Electrónica i2010 (2006) identifica los
servicios clave de gran impacto para
ciudadanos y empresas, y apunta la
importancia de determinadas
herramientas clave críticas:
● Compartir e intercambiar información
y favorecer la interoperabilidad
● La autenticación de los documentos
electrónicos
● La gestión y almacenaje adecuado de
los documentos electrónicos
- La Moreq (Model requirements for the
management of electronic records).
Constituye un modelo europeo de
requisitos para la gestión de documentos
electrónicos. http://www.moreq2.eu
- La ISO 15489:2001, 1 y 2. La primera
parte presenta los principios generales y
las políticas que inspiran su aplicación y
la segunda ofrece los instrumentos
metodológicos y las herramientas que
hacen posible su implantación.
- Otras normas más específicas que
desarrollan aspectos básicos:
 ISO 14721:2003. Reference Model for an
Open Archival Information Systems (OAIS).
Marco conceptual para la conservación a
largo plazo de archivos digitales
 ISO/TR 15801:2004. Electronic Imaging-
Information stored electronically-
Recommendations for trustworthiness and
reliability. Los procedimientos esenciales
para garantizar la veracidad y la fiabilidad de
los documentos
 ISO 19005-1:2005. Document
management-Electronic document file
format for long term preservation-Part
1: uso of PDF/A
 ISO 18492:2005. Conservación a largo
plazo de información electrónica
basada en documentos
 ISO/TS 23081-1:2006 y 2 (2007).
Information and documentation-
Metadata for documents. Normas
orientadas a comprender, implementar
y usar metadatos
 UNE/ISO/IEC 17799:2005. Tecnología de
la información. Código de buenas
prácticas para la gestión de la
seguridad de la información
 ISO 9001:2000, de calidad
 ISO-UNE 26122:2008 . Análisis de los
procesos de trabajo
http://www.iso.org
4. Una alianza interdisciplinaria y un
modelo institucional

Es imprescindible una interlocución

múltiple con los actores implicados
en el desarrollo de la administración
electrónica.
 Una apuesta corporativa y transversal

Gestión Documental
Dirección de Archivos Centro de
Tecnologías

Modernización de la Administración
Administración Electrónica

Atención Agencia de
Certificación
Ciudadana
Servicios
Jurídicos
●La necesidad de formular un modelo
institucional.
Objetivos

 Dotar a la Administración de un
sistema para el control, uso y
conservación de la documentación
original – en formato electrónico,
soporte físico o híbrido –
 Garantizar la adecuada gestión de los
documentos del Gobierno asegurando
su autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad futura a lo largo de su
ciclo de vida.
 Ofrecer una aplicación informática que
posibilite una capa de gestión de
documentos y archivos común.
● El modelo
a) Análisis de la situación actual
- Estudio de buenas prácticas
- Análisis por oficinas/departamentos

b) Diseño del modelo

1. Las políticas
2. El modelo de organización
- Ciclo de vida
- Tecnología
- Seguridad
- Preservación
- Digitalización
- Firma electrónica
5. La metodología de gestión documental
y archivos

. La clasificación. Orgánica vs
funcional. La norma ISDF
. La descripción y los metadatos
http://www.gencat.cat/cultura/arxius
. La valoración documental. La
evaluación funcional
. La preservación http://www.interpares.org
. La convivencia de diferentes aplicativos
. La integración de procesos y
herramientas
. La firma electrónica
 Consenso normalizador por lo que se
refiere a algunos de los instrumentos
metodológicos:

. Descripción: ISAD-G, ISAAR-CPF

. Clasificación: ISDF
http://www.ica.org
 Diferentes aspectos emergen:

. Accesibilidad
. Valoración documental
. Legislación
. La formación y especialización
profesional
6. Los ejes críticos
 Los cambios son estructurales, no
coyunturales. Es necesario estrategia,
no táctica.
 Estamos hablando de documentos
electrónicos de archivo cuyos valores
esenciales para asegurar su certeza,
compleción y precisión son la
fiabilidad, la autenticidad, la integridad,
la identidad y la capacidad de uso a lo
largo del tiempo.
- Diferentes aspectos devienen críticos:

. La solidez y continuidad de los

soportes: la preservación digital y la
memoria histórica
. La autenticidad y la integridad de
los documentos
. La seguridad de la información
. La privacidad de las
informaciones
. Frecuente disociación entre los
aplicativos informáticos de
procedimiento y trámite
administrativo y los de gestión
documental y archivo.
. El necesario cambio de
ubicación orgánica de la función
archivística