¿Qué es un sistema de información?

Cuando se habla de un sistema de información (SI) se refiere a un conjunto ordenado

de mecanismos que tienen como fin la administración de datos y de información, de
manera que puedan ser recuperados y procesados fácil y rápidamente.
Todo sistema de información se compone de una serie de recursos interconectados y
en interacción, dispuestos del modo más conveniente en base al propósito informativo
trazado, como puede ser recabar información personal, procesar estadísticas,
organizar archivos, etc. Estos recursos pueden ser:
Recursos humanos. Personal de variada índole y destrezas.
Datos. Cualquier tipo de información masiva que precisa de organizarse.
Actividades. Procedimientos, pasos a seguir, estaciones de trabajo, etc.
Recursos informáticos. Aquellos determinados por la tecnología.
Se debe destacar que no es lo mismo un sistema de información que un sistema
informático, si bien estos últimos constituyan a menudo el grueso de los recursos de un
SI. Pero existen muchos otros métodos para los sistemas de información, que no
necesariamente pasan por la informática.

Tipos de sistemas de información

Desde un punto de vista empresarial u organizativo, los sistemas de información
pueden clasificarse en:
Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS). También conocidos como
sistemas de gestión operativa, recopilan la información pertinente a las transacciones
de la organización, es decir, de su funcionamiento.
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS). Monitoriza las variables gerenciales de un
área específica de la organización, a partir de la información interna y externa de la
misma.
Sistemas de Información Gerencial (MIS). Contemplan la información general de la
organización y la comprenden como un todo.
Sistemas de soporte de decisiones (DSS). Orientados al procesamiento de información
intra y extra organizacional, para el apoyo en la conducción de la empresa.
Existen otras formas especializadas o aplicadas de SI, dependiendo del campo puntual
y de las funciones específicas que se esperan de cada uno. Sería demasiado extenso
enlistarlas a todas.
Elementos de un sistema de información
Por lo general se considera que todos los SI contienen una diversidad de elementos
clasificables en cinco grandes categorías:
Elementos financieros. Aquellos vinculados con el capital y con los activos disponibles
de la organización.
Elementos tecnológicos. Aquellos que tienen que ver con la maquinaria especializada y
la capacidad de procesamiento automatizado de la información.
Elementos humanos. Básicamente, personal, tanto especializado y directivo, como no
especializado o común.
Elementos materiales. Se refiere al emplazamiento del sistema, a su soporte físico y
ubicación.
Elementos administrativos. Aquellos relacionados con los procesos, la mecánica de
conducción, los permisos, informes, transacciones, etc..

Ejemplos de sistema de información

Algunos ejemplos de SI pueden ser:
Los sistemas de control de calidad. En los que se pide una retroalimentación al cliente
y se evalúan los resultados estadísticamente para elaborar resultados interpretables
por la gerencia.
Las bases de datos de una biblioteca. En donde está contenido el grueso volumen de
documentos (libros, revistas, tesis, etc.) de la biblioteca, en función de ubicar y
recuperar cada uno lo más rápida y precisamente posible.
Las hojas de cálculo. En las que se ingresa información en bruto y se la organiza de
manera cuantificable para obtener directrices de conducción financiera.

Evolución de los sistemas de información

Un sistema de información es una combinación de procesos, hardware, personal
capacitado, software, infraestructura y estándares que están diseñados para crear,
modificar, almacenar, administrar y distribuir información para sugerir nuevas
estrategias comerciales y nuevos productos.
Conduce a prácticas de trabajo eficientes y una comunicación efectiva para tomar
mejores decisiones en una organización. Ha habido una evolución significativa de la
función del sistema de información en las últimas décadas.
La evolución de la función del sistema de información se puede resumir de la siguiente
manera:

1970 - 2000 -
1950 - 1960 1960 - 1970 1980 - 1990 1990 - 2000
1980 presente
Apoyo a
Conocimiento
Procesamient Informes de las Apoyo
administrativ E-Business
o de datos gestión decisione Ejecutivo
o
s
Proporcione
Informes y Soporte información Apoya la Mayor
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Ayuda a los los disponible comercio
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gerentes gerentes para toda la electrónico
trabajadores
intermedios senior Ayuda a los empresa global
ejecutivos

Sistema de información en la organización

Un Sistema de Información es un sistema organizacional formalizado que se define
como un conjunto de componentes interrelacionados que incluyen elementos sociales y
técnicos organizados para recolectar, procesar, ordenar, almacenar y convertir los
datos en información; la cual se distribuye en la organización para apoyar los procesos
de toma de decisiones relacionados con la coordinación, control de recursos, análisis
de problemas y temas complejos así como en la creación de nuevos productos.
(Laudon & Laudon, 2012; Piccoli, 2012).
Los Sistemas de Información generan y gestionan información sobre componentes
relevantes para la organización como: Clientes, empleados, compras, ventas, etc. Los
datos deben ser procesados para generar información útil mediante tres actividades
indispensables:
Entrada: Ingresar al Sistema de Información los datos brutos que se generan dentro o
fuera de la empresa.
Proceso: Convierte el dato de entrada en información mediante procesamiento interno
del sistema.
Salida: Transfiere la información obtenida a los usuarios.

¿Qué componen las tecnologías de la información y comunicación?

Los terminales, las redes y los servicios, por tanto, también pueden ser clasificadas
según hagan un uso u otro de estos elementos.
En relación a los dispositivos mucho es lo que se ha avanzado. El ordenador ha
evolucionado desde su aparición y sigue haciéndolo a un ritmo vertiginoso. Al igual que
los aparatos periféricos que lo complementan, ofreciendo otras posibilidades.
La tecnología no se ha estancado en los ordenadores. Nos va sorprendiendo
introduciendo nuevos tipos de terminales en nuestras vidas o mejorando sus
características. Qué fue de aquel teléfono móvil cuya única función era llamar. Ahora
son dispositivos mucho más sofisticados que han revolucionado la comunicación. La
vídeo llamada, las aplicaciones de mensajes de texto gratuitas, las redes sociales, etc.
son algunos ejemplos.
En cuanto a las redes que permiten que los dispositivos estén interconectados, la
piedra angular sería el internet. Su impacto en la sociedad no se puede explicar en
unas líneas, pero es lo que hace girar este mundo. Las TICs han hecho un arduo
trabajo en el campo de las redes. Mejorando la telefonía fija, la telefonía móvil, el propio
internet pasando de la conexión telefónica a la banda ancha, después a la fibra óptica y
llevando la conexión a los móviles. Permitiendo así que estemos informados al
momento.
El otro elemento que conforman las tecnologías de la información y la comunicación,
son los servicios. Cada vez es más grande el abanico de servicios que se nos ofrece:
correo electrónico, búsqueda de información, banca online, comercio electrónico, e-
administración, e-gobierno*, servicios privados, servicios de ocio, etc.

¿Qué aportan las TICs a la empresa?

Vamos a darle respuesta distinguiendo tres niveles.
A nivel de información: Reduce costes y mejora el uso y la transmisión de la misma.
(véase gestión de documentos)
Nivel de estructura de la empresa: Mejora la comunicación y relaciones personales de
los trabajadores.
A nivel comercial: Extensión del mercado (comercio electrónico), disminución de costes
logísticos, facilita el feedback con los clientes y mejora la imagen de marca.
En conclusión, las tecnologías de la información y la comunicación son una
herramienta que sirve para hacer más fácil y cómoda nuestra vida, tanto a nivel
personal como profesional y además, le da un poco de aliento a nuestro planeta. Por
tanto, por qué no dar luz verde a estos avances.

¿Cómo gestionar la información de nuestra empresa?

Cualquier organización produce gran cantidad de información a causa de su actividad
profesional. En muchas ocasiones, está información no es correctamente ordenada ni
clasificada y por la cual cosa, no se pueden obtener los resultados de trabajo más
óptimos.
Documentos de nuestro día, como facturas, albaranes o presupuestos se amontonan
en nuestras oficinas y si no conseguimos mantener una correcta gestión cabe la
posibilidad de que sean extraviados.
Los sistemas de gestión empresarial, que actualmente están presente en gran parte de
empresas, también pueden ayudarnos en funciones relacionadas con la gestión
documental.
¿Por qué son necesarios el software de gestión documental?
Es muy sencillo, gran parte de la información generada por nuestra empresa es de gran
importancia y en muchas ocasiones, contienen elementos o datos de carácter privado.
Gracias al software de gestión documental, estos documentos serán archivados de
manera que mantengamos unos buenos niveles de seguridad.

También tenemos que pensar en lo productiva que puede llegar a ser nuestra empresa
con una correcta gestión documental en los diferentes departamentos. Nuestros
trabajadores ya no tendrán que gastar parte de su jornada laboral buscando o
encontrando información de los clientes. Gracias al software de gestión documental,
tendremos todo el volumen de información al alcance de un solo click.

Algunos de los beneficios que nos ofrecen son…

Software práctico: ya se acabaron los softwares de gestión documental con
funcionamientos complicados y poco prácticos. Una de las ventajas que nos ofrecen los
softwares de gestión de Quonext es la facilidad de uso, su gran adaptación a los
cambios y la relativamente poca formación que vamos a necesitar para poder
desempeñar todas las funciones de este software de gestión.
El 2.0 en la era de la información: como bien saben, cada vez son menos los
documentos que recibimos en papel y el número de documentos digitalizados está
creciendo exponencialmente. Por esa razón, el software de gestión documental
también nos permite gestionar la información digitalizada que recibe nuestra empresa.

Gestión de Emails: la centralización de emails es un factor de gran importancia que

muchas empresas no tienen en cuenta. Gracias a la centralización de Emails no
perderemos Emails que han sido enviados al correo de alguno de nuestros empleados.
Podremos gestionar todos los correos electrónicos desde una misma base de datos de
forma rápida.

Gestión del conocimiento empresarial

La gestión del conocimiento de una empresa consiste en transmitir habilidades a los
empleados. Además, habrá que partir de la base de que todos los trabajadores cuentan
con conocimientos, pero este es patrimonio de la empresa y por eso ha de transmitirse
al resto de la plantilla. Se trata del conocimiento de las personas vinculado a sus
experiencias, que se suma a los datos explícitos o más objetivos.

Beneficios de la gestión del conocimiento en las empresas

Son muchas las ventajas que tiene gestionar los conocimientos existentes de una
compañía. Al fin y al cabo, la información es poder, por lo que hay que ampliar la base
de datos siempre en la medida de lo posible. Estos son los principales beneficios:
Una empresa que fomenta el conocimiento también es más flexible y tiene más
capacidad para adaptarse a situaciones cambiantes. Esto es especialmente relevante
en un entorno VUCA, que es el que hay en cualquier organización. Está marcado, tal y
como señalan sus siglas, por la volatilidad, la incertidumbre (uncertainty), la
complejidad y la ambigüedad.
Estas habilidades también permiten hacer una gestión más eficiente de los procesos,
de modo que se trabaja de forma más productiva y se obtienen mejores resultados.
Cuando se puede acceder fácilmente a la información también es más sencillo tomar
decisiones, así que se acelera este trámite. La ventaja que esto supone tanto para el
trabajo interno como para la atención al cliente es evidente.
La gestión del conocimiento también fomenta el trabajo en equipo. Una plantilla
integrada puede llegar a mejores ideas que repercuten directamente en el
funcionamiento de la empresa.
Impedimentos a la gestión de conocimientos
A pesar de las evidentes ventajas que tiene la gestión del conocimiento, todavía hay
ciertas barreras que hay que superar. La primera es que algunos equipos directivos no
le dan suficiente importancia, no valoran los beneficios que da gestionar la información
y por eso acaban priorizando otras tareas de efecto más inmediato.

El siguiente impedimento radica en los propios trabajadores. Ya se decía anteriormente

que la información es poder, lo cual es cierto, pero en ocasiones se malentiende este
concepto. De hecho, algunos empleados ven sus conocimientos como una forma de
hacerse imprescindibles para la organización y eso les lleva a ser reacios a
compartirlos con sus compañeros.

Por otro lado, hay que considerar que en una empresa, sobre todo si es de gran
tamaño, pueden convivir diversas culturas. Por lo cual es necesario contemplar las
diversas maneras de procesar las situaciones. Personas de diferentes nacionalidades
tienen distintos hábitos y comportamientos que pueden reflejarse, por ejemplo, en la
atención al cliente. En consecuencia, para que todo el mundo asuma los conceptos de
la forma deseada, habrá que hacer una correcta gestión de este asunto.

También la tecnología, a pesar de sus irrefutables ventajas, puede resultar un

inconveniente, aunque el problema se encuentra en cómo es entendida su
implantación. Es importante recordar que de nada sirve el uso de nuevas tecnologías
de la información si no se enseña a los trabajadores a interactuar con ellas y a
utilizarlas para intercambiar conocimientos con sus compañeros. Es el caso de un ERP,
que permite cohesionar la información de varios departamentos pero solo si la gente lo
usa correctamente.

Estas son las principales barreras a las que hay que hacer frente para distribuir los
conocimientos. Sin embargo, no hay que olvidar que luego hay que retenerlos y
actualizarlos, pues el entorno sufre cambios constantemente.

5 técnicas para gestionar el conocimiento empresarial

En primer lugar, hay que identificar qué habilidades son útiles para la compañía. Estas
dependerán de la naturaleza de la actividad y del sector en el que se opere. Después
hay varias técnicas que pueden aplicarse para gestionar el conocimiento.
1. Formación interna
La primera no puede ser otra que la formación interna, que consiste en ofrecer cursos a
los empleados para que amplíen sus conocimientos sobre una determinada materia. Es
una excelente manera de proporcionar información objetiva y útil para la compañía.

2. Trabajo en equipo
La formación puede otorgar conocimiento explícito, que es todo aquel que puede
formalizarse sin problema en documentos y se compone de datos objetivos. Sin
embargo, ya se mencionaba antes que hay cosas que dependen de las experiencias de
los propios empleados; se trata de aspectos más subjetivos que se engloban dentro del
denominado conocimiento tácito.
Pero es difícil transmitir esa información a través de un programa de formación. La
mejor manera de conseguir este objetivo es fomentar el trabajo en equipo, pues así los
empleados transmitirán lo que sepan a sus compañeros, creando un saber hacer
colectivo.

3. Crear una inteligencia competitiva

El conocimiento de los procesos internos es muy útil, pero no hay que olvidar que una
empresa tiene que competir con otras compañías del mismo sector. Por eso, la
inteligencia competitiva puede definirse como el análisis del ámbito en el que se opera,
de los competidores y de los productos que hay en el mercado. De esta manera
pueden identificarse oportunidades y áreas de mejora que ayudarán a crear una
estrategia más eficiente.
Es muy conveniente que este conocimiento no se quede solo en el equipo directivo,
sino que trascienda a todos los niveles del organigrama para que el conjunto de la
plantilla actúe en consecuencia.

4. Rotación de personal
Una excelente manera de lograr que los empleados tengan un conocimiento global de
la empresa es que vayan pasando por distintos departamentos. Así aprenden de los
jefes de cada uno de ellos y pueden adquirir esta experiencia en primera persona,
siendo esta una de las mejores fórmulas para aprender una habilidad.

5. Mentoring
Es la última técnica que va a proponerse, consistente en asignar un mentor a una
persona, que se correspondería con una especie de tutor. Este mentor le guiará en su
aprendizaje organizacional y se encargará personalmente de que aquella adquiera los
conocimientos demandados. Esta técnica es especialmente recomendable cuando se
pretende dar a un empleado un puesto de responsabilidad.
Estas son solo algunas técnicas que pueden aplicarse en la gestión del conocimiento.
Sea como sea, conviene que los directivos le otorguen a este tema la importancia que
merece, pues son muchos los beneficios que puede aportar a una empresa.