1)CARTA

Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden
relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras, etc., es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA

Número de radicado.
Fecha de orden entrada
Clase Remitente Destinatario
Asunto
Anexos
Día Mes entrada

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado
en la planilla de Registro de Entrada de Correspondencia.

2. Registro de carta de salida: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su
corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben
estar registrados y estampados con el mismo sello.

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA

Referencia
Fecha Nº Clase
Anexos
Destinatario
Asunto
orden de salida

En el sello debe aparecer:

 el número de registro
 la fecha
 el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la comunicación correspondiente
 Formato del registro de salida: 3. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa
además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el
volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa.

2) CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta,

formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida Recepción Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del

Centro de Sistemas de Información, se recibirá siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información.

2. Verifique que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el
Sistema en la WEB y siga con el manual de procedimiento).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y
asignación de la tarea. Registro en el Sistema El Coordinador del Centro de Sistemas de
Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo
asignará en el sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su seguimiento
posterior. Correspondencia enviada Elaboración Cada funcionario del Centro de Sistemas de
Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que
el departamento no tiene una secretaría asignada. Solamente aquellos documentos relacionados
con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno
del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración
correlativa, estar impresas en papel membretado y emitidas en doble ejemplar. entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del

Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento,
quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del
mismo. Registro en el sistema Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del
Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia,
el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la
correspondencia enviada. Archivo de la correspondencia Una vez registrada la correspondencia
enviada, el Coordinador del CSI devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.

3) CUENTAS DE COBRO: *Cuando llega un oficio o cuenta de cobro, se realiza la recepción

revisando los datos más importantes como fecha, número de documento, anexos y también las
copias (si se trata de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposará en el archivo de la
oficina y una dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito). *Una vez realizada la revisión se
procede a recibir el documento a través de un formato donde se registran los datos más relevantes
como la fecha de recepción, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el
documento. *Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento. *La
persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es la asistente en
ventanilla procede a guardar la documentación y anexos si fuera el caso en una carpeta (si se trata
de una cuenta de cobro los documentos se trasladan a otras dependencias de la secretaria de
Hacienda para hacer efectivo el pago de la misma). 4)FACTURA Recepción: Se recibe en la
ventanilla única de archivo Radicación: se radica mediante un software que emite una pegatina con
el número de radicado, fecha de recepción y entidad que envía
Registro: se registra en el software de correspondencia Distribución: se lleva al área de
Contabilidad

5)DERECHO DE PETICIÓN Recepción: Llega el derecho de petición solicitando una

indemnización sustitutiva de pensión. Clasificación: Se separa en los documentos con términos de
tiempo para la respuesta. Distribución: Se dirige a la oficina de Fondo de Pensiones de la
entidad. Proceso: Se verifica la información laboral del solicitante y se procede a iniciar el trámite
indicando la documentación requerida para el lleno de los requisitos oficiando al solicitante. Salida:
Cuando se emite el comunicado de respuesta informando al solicitante los requisitos exigidos para
el lleno de los requisitos para acceder al derecho.

6). MEMORANDO Son Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de

documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus
funciones con destino interno. Para radicar un memorando interno se debe: 1. Tener los permisos
establecidos para la radicación de Memorandos. 2. Elaborar el archivo con el memorando
previamente en formato odt, en la plantilla diseñada para tal fin (Memorando_Interno), que se
encuentra disponible en la barra superior derecha de la interfaz web de orfeo: 3. Ingresar por el
módulo de carpetas en

“ Memorando de Radicación”
4. El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificación previa para saber si el
memorando que se radicará es una respuesta generada a un radicado ya existente y asi realizar
las relaciones de anexo o de asociado según sea el caso. Cuando se va a anexar el memorándum
a un padre radicado, este deberá estar asignado en Orfeo al mismo usuario que realice la
radicación. 5. Para anexar el memorando a un padre radicado se digita el No. del Radicado, en el
campo asignado, se selecciona el rango de fecha y se da clic sobre el botón “BUSCAR”, 6. Cuando
el documento se encuentra por el sistema se marca el botón de selección, y se da clic en el botón
"Como Anexo"

7. El sistema ingresa a un módulo de radicación donde se debe digitar la fecha del documento y
luego pasar a los datos generales del documento que son diligenciados en tres pestañas diferentes
de acuerdo a las siguientes indicaciones: Remitente: Persona o empresa que remite el documento
a la entidad. Predio: Persona o empresa que se encuentra afectada. Empresa: Empresa de
Servicios Públicos ESP, contra la que se presenta la denuncia. Cuando se hace anexo a un
radicado ya existente estas pestañas aparecerán alimentadas con la información correspondiente,
de lo contrario se ingresa por el botón Buscar para diligenciar esta información. Para el caso de los
memorandos internos se puede realizar la búsqueda por FUNCIONARIO

8. Se diligencian los datos faltantes como Asunto, Tipo de documento (en este caso solo aparece
Memorando Interno), dependencia y usuario actual (Cuando el memorando es anexo de un
radicado padre debe aparecer la dependencia y el usuario que realiza la radicación)

9 .Cuando la información se encuentra completa se da clic en el botón RADICAR. 10. El sistema

desplegará una pantalla con la confirmación del número de radicación de la Resolución. Esta
numeración tiene la misma estructura y su secuencia se maneja de la misma forma que la de
correspondencia de salida. Es decir, un consecutivo único para el nivel central y uno para cada una
de las territoriales, pero en lugar de raya uno (-1), los Memorandos Internos tienen número de
identificación raya Cinco (-3) al final.

11. Hacer clic sobre el botón "CERRAR VENTANA". 12. El documento que ha sido radicado queda
ubicado en la carpeta de "Memos" del usuario.

13. Ingresar a la carpeta Memos 14. Ubicar el radicado perteneciente al memorándum y hacer clic
sobre el vínculo de "Fecha de radicado" 15. Hacer clic sobre la pestaña "Documentos". 16. En la
vista "Documentos" dar clic al vínculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo lleva a una ventana
preliminar donde se debe seleccionar el Tipo de documento a anexar. En esta lista desplegable
solo se podrán anexar aquellos documentos que cada dependencia puede manejar.

17. Se selecciona el tipo de documento (Memorando Interno) y se da clic en el botón "Aceptar" 18.
Inmediatamente se abre una ventana para seleccionar los datos del destinatario y selecciona la
plantilla ya preparada correspondiente al Memorando.

a. Seleccione el destinatario al cual se radica el memorando. b. Seleccione el tipo de anexo: "

Procesador de texto (.odt)". C. Marcar la caja de cheque que indica que el documento que va a
anexar requiere ser radicado. d. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a
anexar. mi. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva
radicación. 19. Al hacer clic sobre el botón "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana
muestra un aviso que indica que se llevó a cabo la operación con éxito. Hacer clic sobre el botón
"cerrar" para salir de esta ventana. Es importante esperar que aparezca la confirmación del archivo
anexado correctamente, antes de dar clic en el botón "Cerrar",

20. La vista “Documentos” mostrará entonces el registro correspondiente al documento que ha

anexo.
21. Si ya se ha revisado el documento y está satisfecho con el contenido hacer clic sobre el vínculo
"Asignar Radicado" (este vínculo sólo aparecerá a aquellos usuarios que tengan este permiso). El
sistema le preguntará si está seguro de realizar la operación. Para confirmar hacer clic sobre el
botón "Aceptar" o de lo contrario hacer clic sobre el botón "Cancelar" para volver a la forma
anterior.

22. Al seleccionar la opción “Aceptar”, el sistema muestra una pantalla en la cual aparece el
número de radicado que le ha sido asignado al documento. (Este corresponde al mismo número de
radicado realizado inicialmente)

Al ingresar por el vínculo “Ver Archivo” se puede ingresar al documento para imprimirlo.

23. Después de imprimir el documento y una vez se haya firmado el memorando, el funcionario
encargado deberá entregar el original en el Grupo Centro de Gestión Documental y
Correspondencia para su digitalización y reemplazo de la imagen con la firma
correspondiente. Una vez digitalizado el Memorando y en caso que vaya dirigido a varios
destinatarios, el funcionario que tenga el Memorando en su bandeja de Orfeo, realizará los
informes a partir del segundo destinatario. La actividad de reasignar al primer destinatario la
realizará el responsable de la dependencia o grupo en Orfeo.