Contenido

CLASE 2

4. Google Docs
4.1. Conceptualización
4.2. Iniciar la aplicación
4.3. Entorno de la aplicación
4.4. Procesador de texto
4.4.1. Creación
4.4.2. Guardar
4.5. Hoja de cálculo
4.5.1. Creación
4.5.2. Guardar
4.5.3. Creación de formulario
4.6. Presentación con diapositivas
4.6.1. Creación
4.6.2. Guardar
4.6.3. Compartir
4.6.4. Eliminar

2
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Clase 2
4. Google Docs

4.1. Conceptualización

Es una herramienta gratuita que nos brinda Google para la creación y edición de
documentos tipo texto, presentación de imágenes, hoja de cálculo, formularios y dibujos
en línea. Para utilizarla es indispensable disponer de un computador con conexión a
Internet y una cuenta de correo Gmail.

Podemos crear documentos y compartirlos con quien deseemos de forma que se facilita el
trabajo en equipo, ya que varios usuarios pueden trabajar en un documento al mismo
tiempo. No hay riesgo de que se pierda información, puesto que el documento se guarda
desde el inicio de su creación en los servidores de Google, y los cambios se van
guardando a medida que se van realizando por uno o varios usuarios.

4.2. Iniciar la aplicación

Para entrar a trabajar con Google Docs sólo necesitamos iniciar la sesión de nuestra
cuenta de correo de Gmail, nos ubicamos en la parte superior izquierda, y damos Clic en la
opción Docs que nos mostrará la siguiente ventana.
Imagen 1. Google Docs

[1]
3
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 4.3. Entorno de la aplicación
A continuación veremos las características de la primera ventana de Google Docs, que nos
ayudarán a conocer la aplicación.

Imagen 2. Entorno de Google Docs

[2]
1. Nos muestra los tipos de archivo existentes para crear un nuevo documento, según estos íconos.

Texto presentación H. cálculo Formulario Dibujo Carpeta

2. Es un filtro en el que elegimos cuales documentos queremos ver en el área de contenidos.

3. Es el panel de navegación para ver las carpetas y subcarpetas.

4. Muestra como título la opción elegida del filtro de documentos que queremos ver.

5. Botones para la búsqueda de documentos y plantillas.

6. Nos muestra las opciones de búsqueda avanzada para documentos y plantillas.

7. Opción para seleccionar o deseleccionar los documentos del área de contenidos.

8. Barra de herramientas para carpetas y archivos.

9. Menú de Opciones para organizar documentos.

10. Botones para elegir la vista con detalles o en miniatura de los documentos.

11. Área de contenidos, cuenta con una Barra superior que muestra el nombre del documento, quien es el
propietario y la fecha de modificación del documento.
4
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 4.4. Procesador de texto

Éste, al igual que otros procesadores de texto, cuenta con excelentes herramientas que
nos permiten crear un documento compatible con otros programas de texto, pero con la
ventaja de poder trabajarlo en grupo y desde cualquier computador con Internet.

4.4.1. Creación

Para crear un documento con el procesador de texto sólo debemos realizar los siguientes
pasos: Clic en la opción Crear Nuevo, y luego Clic en la opción Documento.
Imagen 3. Inicio del procesador de texto de Google Docs

[3]

Nos aparecerá la ventana del Procesador de texto de Google Docs.

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 Imagen 4. Entorno del procesador de texto de Google Docs

[4]

Como vemos en la imagen anterior, el procesador de texto que se muestra es muy

completo y en su entorno es parecido a Microsoft Word. Para empezar debemos darle un
nombre a nuestro documento, dando un Clic en el cuadro Documento sin título ubicado en
la Barra de funciones. A continuación escribimos el nombre del documento, y por último
Clic en el botón Aceptar como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen 5. Dar nombre un documento de texto de Google Docs

[5]
Página

Como podemos empezar a crear el contenido de nuestro documento, recordemos que

este procesador de texto nos permite elegir el color, el tamaño, el tipo de fuente que
deseemos, las herramientas de Negrita, Cursiva, Subrayado y la posibilidad de insertar
imágenes, tablas y enlaces entre otros.

También debemos recordar que el documento que estamos creando se encuentra en

línea, y cuenta con la característica de que lo podemos trabajar desde cualquier
computador con conexión a internet. Por lo anterior, no es indispensable el uso de
memorias USB ni otros dispositivos de almacenamiento.

4.5. Presentación con diapositivas

Realizar presentaciones de imagen y texto básicas también es posible en Google Docs.

Las presentaciones pueden ser creadas por varios usuarios al mismo tiempo, y así mismo
se pueden presentar con ayuda del chat de presentaciones de Google Docs, ante un
público que los creadores pueden elegir.

4.5.1. Creación

Para una nueva presentación se hace Clic en el botón Crear nuevo, y después Clic en la
opción Presentación como se muestra en la siguiente imagen.

Imagen 6. Iniciar aplicación de presentaciones de Google Docs

[6]
7

Al dar Clic en Presentación aparece una ventana que brinda la posibilidad de añadir en las
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diapositivas: Enlaces, gráficos, formas y texto entre otros, que nos facilitarán la exposición
de un tema mediante imágenes, de forma agradable y llamativa.

Imagen 7. Entorno de aplicación de presentaciones de Google Docs

[7]

Lo primero que haremos en nuestra presentación será darle un nombre. Para ello damos
Clic en el cuadro Presentación sin título, que se encuentra en la Barra de funciones. Luego
escribimos el nombre de la presentación, y por último damos Clic en el botón Aceptar
como se muestra a continuación.

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 Imagen 8. Dar nombre a una presentación de Google Docs

[8]

Ahora empezamos a crear y diseñar el contenido de una presentación sencilla, con las
herramientas de presentación de Google Docs.

Se puede acceder a una vista previa en pantalla completa de la presentación, con el fin de
revisarla y realizar correcciones. Inclusive se puede exponer de una vez, mediante el
botón Iniciar presentación.

Imagen 9. Iniciar vista previa de una presentación de Google Docs

[9]
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La presentación estará compuesta así:

Imagen 10. Entorno de una presentación de Google Docs

[10]

También podemos invitar las personas que elijamos a la presentación, sólo con enviarles
la URL a través de un mensaje de correo electrónico.

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 Imagen 11. Ventana de chat de una presentación de Google Docs

[11]

4.6. Hoja de cálculo

En esta se pueden realizar tareas básicas como: Crear texto, insertar tablas, formas,
imágenes, modificar columnas y celdas, así como utilizar fórmulas y demás funciones
interesantes que nos permiten crear un documento eficiente para el manejo, exposición y
organización de nuestra información.

4.6.1. Creación

Para acceder a esta aplicación damos Clic en el botón Crear nuevo, y luego Clic en la
opción Hoja de cálculo.

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Página
 Imagen 12. Inicio de aplicación de Hoja de cálculo de Google Docs

[12]

De inmediato nos aparecerá la ventana de la Hoja de cálculo de Google Docs, que se

encuentra distribuida así:

Imagen 13. Entorno de aplicación de Hoja de cálculo de Google Docs

[13]

Como en casos anteriores, le daremos un nombre al documento, que lo hará identificable

y fácil de encontrar cuando lo necesitemos. Debemos dar Clic en Hoja de cálculo no
guardada, escribimos el nombre y luego Clic en Aceptar.
12
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 Imagen 14. Dar nombre a una Hoja de cálculo de Google Docs

[14]

Ahora podemos crear el contenido de nuestra Hoja de cálculo, recuerda que tenemos
herramientas como Bordes, Color de fondo, Color de fuente, Formulas Alineación y
muchas más que funcionan de manera muy parecida a otras Hojas de cálculo,
permitiéndonos así elaborar una factura o un documento de manejo de información.

4.7. Guardar

Con las aplicaciones para crear documentos de Google Docs nos podemos olvidar por
completo de las tareas de guardar documentos, pues todo documento se guarda en los
servidores de Google, y se evita que se pierda información. De la misma manera, el
documento se irá guardando automáticamente cuando le realizamos cambios.

También podemos bajar nuestros documentos para guardarlos en el computador o en

cualquier medio extraíble, pues los formatos de Google Docs son totalmente compatibles
con otros programas.

4.8. Compartir

Podemos compartir nuestros documentos con las personas que nosotros elijamos,
permitiéndoles así que vean la información de los documentos y que puedan modificarla o
no.
13

Para compartir los documentos es necesario seleccionarlos, dar un Clic en el Botón

Compartir, y luego en la opción Configuración del uso compartido.
Página
 Imagen 15. Compartir información de Google Docs.

[15]

Aparecerá la ventana de opciones en la que debemos configurar quiénes pueden ver la

información, y qué pueden hacer con ella. Para realizar la configuración damos Clic en
“Cambiar”.

14
Página
 Imagen 16. Uso compartido de información de Google Docs

[16]

15
Página
 Imagen 17. Configuración de Uso compartido de Google Docs.

[17]

Si elegimos alguna de las dos Opciones de publicación de documentos, aparecerá la

opción Acceso de edición, donde elegimos si sólo pueden leer la información, o también la
pueden modificar quienes que la ven.

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Página
 Imagen 18. Configuración de Uso compartido de Google Docs.

[18]

Una vez terminada la configuración de nuestra preferencia, para aquellos que ven la
información, damos Clic en el botón Guardar.

Ahora podemos otorgar permisos mediante la opción “Añadir a personas”, es decir, los
contactos editores también pueden administrar los permisos de la información, y definir
quiénes pueden ver la información, qué pueden hacer con ella o añadir más contactos.
La única restricción es que no podrán hacer es eliminar archivos, pues es una atribución
exclusiva del creador del documento.

Al dar Clic en el cuadro de la opción Añadir a personas, la ventana mostrará lo siguiente:

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Página
 Imagen 19. Permisos para compartir información de Google Docs

[19]
Después de añadir los nuevos contactos editores, podemos configurar los permisos que
tendrán, mediante la opción Cambiar:

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Página
 Imagen 20. Guardar configuración de permisos de Google Docs.

[20]

Una vez configurados los permisos damos Clic en el botón Save (Guardar), luego en el
botón Compartir, y enseguida nos aparece una ventana con la descripción de los
permisos que tiene el nuevo contacto editor.

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Página
 Imagen 21. Vista de permisos configurados para compartir información de Google Docs

[21]

Terminada la configuración, y si no tenemos más contactos editores para agregar,

podemos dar Clic en el botón Cerrar.

Recordemos que se puede agregar, cambiar o suprimir permisos de varios contactos

editores al mismo tiempo, a través del botón .

4.9. Eliminar

Al igual que Windows o el correo electrónico, Google Docs, cuenta con una papelera en
donde se almacenan por un tiempo determinado los documentos o carpetas que nosotros
eliminamos.

Recordemos que hay que dar un Clic en el cuadro que se encuentra a la izquierda de
todos los archivos, con el fin de seleccionarlos, moverlos a otra carpeta o eliminarlos.
20

Para mover los archivos a la Papelera basta con seleccionarlos y luego dar un Clic en el
botón Suprimir ubicado en la barra de herramientas, como se ve a continuación.
Página
 Imagen 22. Eliminar documentos de Google Docs

[22]
Ahora el documento se borrará de esta ubicación, se moverá a la Papelera y estará ahí por
un período de treinta días antes de su eliminación definitiva, dándonos la opción de
recuperarlo por si lo necesitamos nuevamente.

Imagen 23. Archivo en papelera de Google Docs.

[23]

Para recuperar el documento debemos dirigirnos a la papelera, seleccionarlo y dar un Clic

en la opción Deshacer eliminación. De esta forma, el documento retornará a la carpeta
donde se encontraba antes de la eliminación.

En nuestra carpeta de documentos puede haber archivos cuyo propietario es un contacto

que queremos eliminar. Para ello seguimos el procedimiento mencionado, con la diferencia
de que al dar Clic en el Botón Suprimir, el sistema nos preguntará ¿Desea quitar el archivo
21

de su lista de documentos? En este caso debemos dar Clic en la opción Si.

Página
También es recomendable determinar si otros usuarios necesitan un documento del cual
somos propietarios antes de eliminarlo. Si efectivamente existen usuarios que necesitan el
documento, lo que debemos hacer es cambiar el propietario del documento así:

Lo seleccionamos, hacemos Clic en el botón Más acciones, y Clic en la opción Cambiar

propietario.
Imagen 24. Cambiar propietario en un documento de Google Docs

[24]

Una vez realizados estos pasos aparece la siguiente ventana:

22
Página
 Imagen 25. Cambio de propietario en un documento de Google Docs

[25]
Al finalizar damos Clic en el botón Cambiar propietario, y ya podemos quitar el archivo de
nuestra lista de documentos.

23
Página
Referencias
1
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en <https://docs.google.com/#all>
2
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en <https://docs.google.com/#all>
3
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en <https://docs.google.com/#all>
4
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/document/edit?id=1JOh-YhA_foK93Q4lWShywi1OEO20pOfHqbQLMIZdgQ#>
5
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en <
<https://docs.google.com/document/edit?id=1zhncz9aJgDxupOF_Ht3KmVFom2RHTNQb6OBmK6fYnks#>
6
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/?tab=mo#all>
7
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/present/edit?id=dj4rqvq_2dcj3v2mr >
8
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/present/edit?id=dj4rqvq_2dcj3v2mr >
9
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/present/edit?id=0ASyVnfF-x1NLZGo0cnF2cV8yZGNqM3YybXI&hl=es >
10
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/present/view?id=dj4rqvq_2dcj3v2mr >
11
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 21 jul. 2010].
Disponible en <https://docs.google.com/present/view?id=dj4rqvq_2dcj3v2mr>
12
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 22 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/?tab=mo#all>
13
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 22 jul. 2010]. Disponible en
< https://spreadsheets.google.com/ccc?key=t99YGvhx7-Z-iwLIyJREqRg&hl=es#gid=0>
14
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 22 jul. 2010]. Disponible en
< https://spreadsheets.google.com/ccc?key=t99YGvhx7-Z-iwLIyJREqRg&hl=es#gid=0>
15
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 22 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/?tab=mo&pli=1#owned-by-me>
16
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 22 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/?tab=mo&pli=1#owned-by-me>
17
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 22 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/?tab=mo&pli=1#owned-by-me>
18
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 22 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/?tab=mo&pli=1#owned-by-me>
19
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 22 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/?tab=mo&pli=1#owned-by-me>
20
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 23 jul. 2010]. Disponible en <
https://docs.google.com/?tab=mo&pli=1#owned-by-me>
21
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 23 jul. 2010]. Disponible en
< https://docs.google.com/?tab=mo&pli=1#owned-by-me>
22
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 23 jul. 2010]. Disponible en < https://docs.google.com/#all>
23
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 23 jul. 2010]. Disponible en < https://docs.google.com/#all>
24
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 23 jul. 2010]. Disponible en < https://docs.google.com/#all>
25
Imagen tomada de: Google Docs [consultado 23 jul. 2010]. Disponible en < https://docs.google.com/#all>
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Programa Masificación de TIC
Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB S.A. ESP
www.portalesinteractivos.etb.com.co
2010

Líder Programa Masificación de TIC

Diego Puerta Franco

Autor
Andrés Arévalo Espejo
Mauricio Cuevas Olaya
Omar Medina Lara
Jhon Bernal Gómez

Revisión de contenidos
Gonzalo Monroy Pirazan

Revisión de estilo
Andrea Sandoval Rojas

Diseño y diagramación
Luis Fernando Parra Corredor
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Este documento ha sido realizado para el uso de los operadores de los Portales
Interactivos de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB S.A. ESP. Su uso está
sujeto a las políticas de operación de los Portales Interactivos.

2010.

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