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Mdulo de Excel

MODULO 5: HOJA DE CLCULO EXCEL PARA WINDOWS 95.

Libro, hojas de clculo y ventanas


Manejo de libros
Los documentos Excel se llaman libros y pueden tener:

Hojas de clculo
Hojas de grficos
Hojas de macros, mdulos y cuadros de dilogo

Creacin de libros nuevos


Elija el comando Archivo\Nuevo o haga clic en el botn Nuevo en la barra de
herramientas estndar.
Abrir libros existentes
Elegir Archivo\Abrir o el botn correspondiente de la barra estndar. Se puede
aprovechar para buscar un libro pulsando el botn Buscar ahora.
Se puede abrir archivos en forma de slo lectura. As se podr compartir por
varios usuarios de la red al mismo tiempo.
Se pueden abrir archivos de distintos tipos ( Lotus 1-2-3, Foxpro, etc ).
Se pueden abrir varios a la vez.
Excel mantiene una lista de los cuatro ltimos archivos utilizados y los presenta
en la parte inferior del men Archivo.
Guardar el trabajo
Elija Archivo\Guardar, para guardar el libro en disco, o pulsar el botn de la
barra de herramientas correspondiente. La primera vez pedir el nombre y la ubicacin
del libro.
Si elige Guardar como... permite guardar con un nombre distinto o crear
distintos tipos de archivos usando la lista desplegable Lista de archivos.
Para acceder a otras opciones relativas a la forma de guardar archivos, haga clic
en el botn Opciones del cuadro de dilogo Guardar como.
Cerrar un libro
Elija el comando Archivo\Cerrar para cerrar el libro activo. Si contiene
cambios no guardados, Excel preguntar si quiere guardarlos. Si quiere cerrarlos todos
mantenga pulsada la tecla Mays y elija el men Archivo\Cerrar Todos.

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Manejo de hojas de clculo
Un libro puede contener una ovarias hojas de clculo. Lo normal es que estn
relacionadas. Por ejemplo, una para cada departamento o por cada mes, o una coleccin
de hojas relativas a un experimento cientfico.
Activar hojas de clculo: Haga clic en la etiqueta de la parte inferior del libro o
Ctrl+Avpag para activar la siguiente; Ctrl+Repag para activar la anterior.
Existen cuatro botones para determinar las etiquetas visibles en la pantalla, pero
no cambian la hoja de clculo activa.
Insertar una hoja de clculo: Elija el comando Insertar\Hoja, o haga clic en una
ficha con el botn derecho y elija el comando Insertar del men contextual.
Borrar una hoja de clculo: Elija la hoja y a continuacin Edicin\Borrar hoja.
Tambin puede hacerlo con el men contextual de una hoja ( Comando Borrar ).
Copiar y mover hojas de clculo: Para hacerlo dentro del mismo libro, active primero
la hoja y acontinuacin, siga uno de estos mtodos:

Haga clic en la ficha, arrstrela y sultela en lugar nuevo a lo largo de la fila


de etiquetas.
Elija el comando Edicin\Mover o copiar hoja. Elija el punto de insercin
en la lista desplegable Antes de hoja y haga clic en Aceptar.

Para hacer lo mismo pero copiando la hoja en vez de moverla debe arrasrtar con
la tecla Ctrl pulsada y si elige el otro mtodo debe seleccionar la casillaCrear una
copia.
Para mover o copiar a otro libro yo recomiendo la forma ms sencilla, que es
usando el ratn y no los comandos de edicin. Los dos libros deben estar abiertos y
visibles. Despus debe arrastrar y soltar o arrastar con Ctrl pulsada si es una copia.
Manipular varias hojas de clculo al mismo tiempo
Para manipular varias hojas a la vea se hace seleccionndolas antes como si se
tratara de los elementos de una seleccin mltiple cualquiera (Ctrl si no contiguas,
Mays si contiguas ).

Nombres de hojas de clculo con sentido


Haz clic con el botn derecho en una etiqueta de hoja y elige el comando
Cambiar nombre, o doble clic en la etiqueta de la hoja. Admiten 31 caracteres como
mximo incluidos espacios.

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Determinar el nmero de hojas de clculo por defecto en los libros
nuevos
Por defecto los libros nuevos se abren con 16 hojas. Elige
Herramientas\Opciones y seleccona la ficha General. Ah puedes cambiar el nmero
de hojas. El valor mximo admitido es de 255 hojas.
Las ventanas en Excel
Un libro puede mostrarse en ms de una ventanas. Si tenemos un libro abierto y
elegimos el comando Ventana\Nueva ventana se crea una nueva ventana y en las dos
se ve el mismo libro. As podemos ver dos o mas hojas de clculo al mismo tiempo.
Para organizar las ventanas debes elegir el comando Ventana\\Organizar todo.
Ahora puedes elegir una de las cuatro opciones : Mosaico, Horizontal, Vertical y
Cascada.
Para desplazarse entre las ventanas de Excel puedes hacerlo eligiendo la ventana
en el men Ventana, o si las ventanas estn visibles pinchando sobre ellas, o bien
pulsando Ctrl+F6 para pasar a la ventana siguiente y Ctrl+Mays+F6 para activar la
anterior.
Para cerrar ventanas si eliges el comando Archivo\Cerrar se cerraran todas las
ventanas de ese libro. Para cerrar una ventana hay que utilizar el comando Cerrar del
men de control, de la ventana de que se trate.
Para ocultar provisionalmente una ventana para disponer de ms espacio de
trabajo, elige VentanaOcultar y Ventana\Mostrar para mostrar una ventana
cualquiera.
Control de presentacin en pantalla
El control de presentacin del espacio de trabajo afecta a todo el espacio de
trabajo de Excel, no es especfico de ningn libro ni hoja de clculo.
Se puede ocultar la barra de estado y la barra de frmulas en el men Ver.
Tambin se puede Ver\Pantalla completa para maximizar el espacio de trabajo
de Excel. Para volver hay que pulsar en la barra de tareas que aparece.
El control de presentacin de libros y ventanas se guarda con el libro. Para
acceder a estas opciones debes de elegir la ficha Ver del men
Herramientas\Opciones.

Barra de desplazamiento horizontal\ Barra de desplazamiento vertical :


Activando o desactivando la casilla de verificacin correspondiente de la
seccin Ventana de la ficha Ver.
Etiquetas de hojas: Determina la presentacin o no de las etiquetas de las
hojas de clculo en la parte inferior del libro.

El control de la presentacin de hojas de clculo consiste en aquellos aspectos


que afectan nicamente a la hoja de clculo activa y se guardan para ella. Se acceden a
travs de la ficha Ver del comando Herramientas.

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Encabezados de fila y columna: Se ocultan o se muestran.


Lneas de divisin.
Color de las lneas.
Saltos de pgina automticos: Para que se vean como una lnea discontinua
antes de imprimir.
Valores cero: Las casillas vacas muestran el valor cero.

Las ventanas pueden dividirse en paneles, que delimitan en la ventana dos o


cuatro zonas de desplazamiento. Para dividirla, se empieza por seleccionar la celda o
celdas que marcarn el punto de divisin:

Selecciona una columna completa para dividir en paneles verticales.


Selecciona una fila completa para dividir en paneles horizontales.
Seleccione una celda para dividir en paneles vertical y horizontal situados
inmediatamente por encima y ala izquierda de la celda seleccionada.

A continuacin elige el comando Ventana \ Dividir.


Es posible inmovilizar secciones. Para ello elige el comando Ventana \
Inmovilizar secciones. El panel situado por encima de la divisin horizontal no
admite desplazamiento, igual que el situado ala izquierda de la divisin vertical.
Las divisiones pueden anularse de una de estas formas:

Comando Ventana \ Anular.


Si la ventana no est inmovilizada, haz doble clic en una de las barras de
divisin para unir los paneles, o arrastra el cuadro de divisin con el ratn
hasta el extremo superior o izquierdo.
Si la ventana est inmovilizada, elige primero el comando Ventana\
Movilizar secciones.

Tenemos la posibilidad de presentar la informacin aumentada o reducida a


travs de la lista desplegable de la barra de herramientas estndar o eligiendo Ver \
Zoom.

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Trabajar con hojas de clculo


Todo sobre las celdas
Es el elemento bsico de una hoja de clculo y pueden contener nmeros o
textos, frmulas que se utilizan para hacer clculos y admiten un amplio abanico de
opciones de formato.
Las celdas se identifican por su posicin en la retcula de la hoja de clculo. Las
direcciones de las celdas se llaman referencias de celda.
La celda activa aparece en el cuadro de nombre de la parte izquierda de la barra
de frmulas. Una forma fcil de activar una celda es hacer clic sobre ella.
Para seleccionar varias celdas se usa la tcnica de arrastrar y soltar. El conjunto
de las celdas seleccionadas se llama Seleccin. Se referencian de la siguiente forma
B3:C4.
Las celdas admiten cuatro tipos de datos en su interior: texto, nmeros, valores
lgicos y valores de error.
El texto consiste en cualquier combinacin de letras, nmeros y caracteres
especiales. Una celda puede contener hasta 255 caracteres.
Los nmeros pueden representarse con comas, en notacin cientfica o en otros
formatos. Nunca se debe confundir entre el valor de la celda y su representacin.
Las fechas y horas son nmeros pero con un formato especial.
Las celdas admiten los valores lgicos Verdadero y Falso.
Las frmulas pueden producir valores errneos. Por ejemplo si una frmula
devuelve el valor #DIV/0 es que ha tratado de dividir por cero.
Edicin de celdas
Para introducir datos en una celda basta con seleccionar la celda y escribir lo que
sea y despus pulsar Intro ( o seleccionar otra celda) .
La barra de frmulas presenta la frmula y la celda el resultado.
Un valor numrico puede contener una o varias cifras y los caracteres especiales
para nmeros (+, -, (, ),. ,/ Pts., ,, E, e, :, ).
Se puede fijar el nmero de decimales en Herramientas\ Opciones ficha Editar
y elegir la casilla de nmero fijo de decimales.
Se puede decir que el nmero no lo trate como tal sino como un cdigo. Basta
con escribir al principio de la celda una apstrofe ().
Cunado Excel interpreta un nmero como valor de fecha u hora, la presentacin
de dicho valor vara en consecuencia.
Los valores introducidos pueden corregirse en la barra de frmulas y en la propia celda,
ya sea seleccionado la celda y haciendo clic en la barra de frmulas o haciendo doble
clic sobre la celda.
Para borrar una frmula basta con seleccionarla y pulsar Supr. Esto slo borra el
contenido, deja sin borrar el formato de la celda y si nota si la tiene, Si quiere borra ms
cosa debes elegir Edicin\Borrar. Tienes cuatro opciones: Todo, Formato, Contenido y
Notas.

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Desplazarse por la hoja de clculo con el ratn
Para ir al final de un bloque de celdas llenas, o en blanco, debes hacer doble clic
en el borde de la celda situado en el sentido hacia el cual quieres moverte.
Para saltar directamente a una celda determinada puedes utilizar el cuadro
nombre, escribir la referencia y presionar Intro. Si la celda tiene nombre seleccinalo en
la lista desplegable. Tambin puedes usar Edicin \Ir a.
Desplazarse con el teclado
Se usan las teclas de direccin y estas en combinacin con otras:
Ctrl+Inicio: A la celda A1.
Ctrl+Fin: A la ltima celda.
Inicio: Hasta el principio de la fila.
Etc.
Seleccin de celdas con el ratn
Con la tcnica de arrastrar y soltar o haciendo clic en un ngulo del rango y
manteniendo pulsada Mays y haciendo clic en el ngulo opuesto.
Para seleccionar una fila o columna o varias podemos pulsar en el nmero de la
fila o columna o usar combinaciones con Ctrl para elegir ms de una .
Para mover una celda o varias hay que sealar uno de sus bordes externos hasta
que el puntero se transforme en una flecha. Luego hay que arrastrar hasta la nueva
posicin y soltar. Si esto lo haces pulsando la tecla Ctrl lo que estars haciendo es
copiar en vez de mover.
Tambin se puede usar el men contextual. Debes mantener pulsado el botn
derecho del ratn mientras arrastras. Cuando sueltes se abrir un men contextual el
cual me permita copiar, mover, copiar slo formatos, slo valores, Desplazar y copiar y
desplazar y mover.
Insertar y borrar celdas
Para insertar celdas debes seleccionar donde quieres hacer la seleccin. Luego
debes de elegir Insertar y alguna de sus opciones.
Para borrar celdas las dems no cambian de su posicin, cosa que ocurre cuando
eliminamos celdas. Para eliminar hay que seleccionar y despus elegir Edicin \
Eliminar. Para borrar debes seleccionar y pulsar Supr.
Control de la altura de las filas y la anchura de las columnas
Selecciona la lnea situada entre dos letras o dos nmeros. Haz clic y arrastra
para cambiar el ancho o el largo de la fila o columna.
Si haces doble clic sobre el borde derecho del encabezado de la columna o en el
borde inferior del encabezado de la fila y se ajustar a tamao de la celda ms grande.
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Buscar y reemplazar
Se utiliza la tcnica comn en los programas de MSOFT. Aqu se puede
especificar si lo que buscamos es una frmula o un valor o una nota. Tambin se puede
reemplazar valores. Se debe elegir para todo esto Edicin \ Buscar o Edicin \
Reemplazar.
Para seleccionar en una hoja debes antes seleccionar una celda de esa hoja. Si
quieres buscar en un rango debes seleccionar el rango antes. Y si lo que quieres es
buscar en varias hojas debes seleccionarlas antes.
Puedes utilizar comodines para la bsqueda : * y ?.

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Frmulas y funciones
Hacer clculos con frmulas
Una frmula es una secuencia de valores y operadores que empieza con el signo
igual (=) y produce un valor nuevo. Excel introduce varios centenares de frmulas,
llamadas funciones, creadas para realizar clculos muy variados.
Utilizacin de la herramienta Autosuma
Introduce varios valores consecutivos en una hoja de clculo. Selecciona la
casilla siguiente, haz clic en la casilla Autosuma y presiona Intro. Excel averigua lo que
quieres sumar examinado las celdas contiguas y te propone un rango de celdas que tu
tienes que verificar.
Tambin se puede autosumar varias columnas a la vez, basta con seleccionar una
celda para cada columna.
Entrada manual de frmulas
Basta con seleccionarla y empezar a escribir ( =1+2) y presionar Intro.
Las frmulas empiezan todas con el signo igual. Todas muestran el resultado de
la frmula. Cuando se selecciona una celda con frmula esta aparece en la barra de
frmulas.
Para editar una frmula se hace doble clic en la celda.
Los operadores aritmticos que admite Excel son:

+
*
/
^
%

Suma
Resta
Multiplicacin
Divisin
Exponente
Porcentaje

El orden de clculo es el siguiente:

%
^
*y/
+y&

Negacin
Porcentaje
Potenciacin
Multiplicacin y divisin
Suma y resta
Concatenacin de texto
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=<>,<=,>=,<>
Comparacin
Cuando hay operadores con la misma prioridad se evalan de izquierda a
derecha. Para evitar problemas se recomienda el uso de parntesis.
Concatenacin de texto
El carcter & sirve para unir textos: =Total de la factura: &D10& Pts. Si en la
casilla D10 est el valor 10.000 entonecs la anterior frmula vale Total de la factura :
10.000 Pts. El mismo resultado se obtiene con la funcin Concatenar.
Tambin es importante saber que cuando una celda produce un error Ecel
produce un cdigo de error.
Valor del error
#DIV/0!
#N/A
#NOMBRE!
#NULO!
#NUM!
#REF!
#VALOR!

Causa
Divisin por cero
El significado depende de las circunstancias; normalmente
significa que no hay ningn valor o que hay un valor inadecuado.
Referencia a un nombre invlido.
Referencia a la interseccin de dos reas que no se cortan.
Empleo incorrecto de un nmero o nmero resultante demasiado
grande o pequeo para ser representado.
Referencia de celda incorrecta.
Suele ser resultado de utilizar argumentos u operadores incorrectos

Inmovilizar valores
Cuando queramos copiar los resultados de ciertas frmulas pero no queremos
dar las frmulas, debemos marcarlas , copiarlas y hacer un pegado especial y elegir
Valores.

Comprender las referencias de celda


Para sacarle el mayor partido a las frmulas pueden utilizarse referencias de
frmulas.
=A1*2
=ABC&A1
=A1&A2
Qu es una referencia circular y como se resuelve ?

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Imagina que en la celda A1 est la frmula =B1+C1 y que al pulsar Intro recibe
el mensaje de advertencia No se pueden resolver referencias circulares. Esto es
debido a que en alguna celda hay referencia a otra de la frmula. Normalmente esto se
produce por error, pero en otras ocasiones se puede utilizar para clculos con
iteraciones Para ello se elige la opcin Herramientas /Opciones, se selecciona la ficha
Clculo y se marca la casilla Iteraciones. Excel recalcula la frmula por defecto 100
veces. Registra cuando cambia el resultado en cada iteracin y cuando pasa de Cambio
mximo para. Ya estudiaremos herramientas que utilizan esta tcnica para realizar
clculos como son Solver y Buscar objetivo.
Estilos de referencia
El estilo A1 es el estilo por defecto y es una letra para la columna y un nmero
para la fila.
El estilo L1C1 identifica las filas y las columnas por nmeros.
Por ejemplo L3C2 corresponde a B3.
Tipos de referencias

Referencia absoluta.
Referencia relativa.
Referencia mixta.

Las referencias absolutas llevan un signo $ delante de la letra y del nmero


($A$1). Las referencias absolutas no cambian cuando se copian a otra celda.
Las referencias relativas si cambian cuando se copian a otras celdas. Se denotan
por carecer de $ delante de la letra y del nmero. Entendmoslas, si en la celda B1 est
=A1, esto significa que es igual a la celda situada a su izquierda, o sea, que si la
copiamos en otra celda ( por ejemplo C5, est valdr = B5 ) esta valdr la
inmediatamente a su izquierda.
Cuando se corta y se pega una celda con referencias relativas estas no cambian.
Para comprender las referencias mixtas veamos un ejemplo:
Introduce la frmula =B4*C4 en la celda D4. Cpiala en las celdas D5, D6 y D7.

Transporte
Por unidad
Norte
Sur
Este
Oeste

1195
1255
1325
975

Chismes
Unidades
5
12
6
23

rojos
Coste

Chismes azules
Unidades
9
4
2
11

Coste

Introduce la frmula =B4*E4 en

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la celda F4. Cpiala en las celdas F5, F6 y F7. Los resultados son incorrectos por que
estamos usando slo referencias relativas. La solucin est en usar referencias
absolutas. Introduce la frmula =$B4*C4 en la celda D4 Copia D4 en las celdas
F4,F5,F6 y F7.
Para hacer referencias a varias celdas hay que escribir A1:B3, esto significa el
rango de celdas desde la casilla A1 hasta la B3.
Por fortuna las referencias en las frmulas se pueden aadir seleccionado o
haciendo clic en la celda correspondiente.
Tambin se pueden hacer referencias a otras celdas de otra hoja del libro, ya sea
seleccionado o escribindola. ( =Hoja1!A1).
Para hacer referencia a una celda de otra hoja de otro libro se har seleccionado
o escribiendo =[Libro1]Hoja1!$A$1.
Funciones de hoja de clculo
Las funciones pueden utilizarse solas o dentro de una frmula (SUMA ( A1:C4))
; los argumentos se separan por comas. Veamos un ejercicio donde se utilizan frmulas

Nombre completo
Arnaiz, Illan
Villasante, Diana
Madariaga, Iurgi
Carballeria, Teresa

Apellido
Arnaiz
Villasante
Madariaga
Carballeria

Media:

Puntuacin
80
92
64
76

Aprobado
S
S
No
S

78

Verificacin de condiciones complejas: Funciones Y y O


La funcin Y comprueba si son ciertas varias condiciones:
Ejemplo: =SI ( Y ( Estexto(B1); Esblanco(B3)); Debe escribir el apellido; )
La funcin O comprueba si es cierta alguna condicin:
Ejemplo: =SI ( O ( B3>=5 ; B5=3 ) ; 4 ; 6 )

Asistente de funciones
1.
2.
3.
4.

Abre una hoja de clculo y escribe Basilisco en la celda A1


Selecciona la celda B1 y elige Insertar /funcin.
Selecciona texto el la lista de funciones
Selecciona Izquierda en la lista de nombres de funciones.
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5.
6.
7.
8.

Haz clic en el botn siguiente.


Haz clic en A1 para ponerlo de primer argumento.
Escribe 4 en el argumento de Num_de_caracteres.
Haz clic en terminar.

Clculos con varias hojas


1.
2.
3.
4.

Abre un libro nuevo


Introduce un nmero en la celda A1 de la Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3 y Hoja 4.
Activa la Hoja 1. En la celda B2 escribe =Suma(
Selecciona desde la Hoja1 hasta la 4 ( Selecciona hoja1, presiona mayus y
hoja 4)
5. Selecciona la celda A1.
6. Escribe ) y presiona Intro.

Control de clculo en la hoja


Hay tres mtodos de clculo:

Automticamente: Si se cambia algn valor se recalcula automticamente.


Automticamente excepto tablas: Todo menos las tablas.
Manualmente: Pulsando F9.

Todo esto se cambia en Herramientas /Opciones, ficha Calcular.


Precisin en pantalla
Para recalcular haciendo caso a los valores de pantalla elige Herramientas /
Opciones, ficha Calcular y la casilla Precisin de pantalla.
Trabajo con frmulas y funciones
Vamos a crear una calculadora de prestamos:
La funcin que calcula un pago mensual de un prstamo dado un plazo y un
inters es la funcin PAGO ( inters mensual; Nmero de cuotas; capital prestado).
Elaborar un plan de prestamos:
Se parte de un inters , un plazo y una cantidad prestada.
Periodo
Mayo 96

Saldo de
partida
200000

Pago
mensual
9229

Inters

Principal

Saldo final

1667

7562

192438
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Junio 96
Tipo de inters
10%

192438

9229
Plazo
24

1604

7625

184812

Principal
200000

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Mdulo de Excel

Formato de hojas de clculo


Fuentes
Primero selecciona el rango de celdas a las que quieres aplicar el formato y
despus elige Formato / Celdas y selecciona la ficha Fuentes.
Puedes escoger entre Fuente, Tamao, Subrayado, color y efectos.
Aadir bordes
Elige Formato / Celdas y selecciona la ficha Bordes.
Puedes escoger el estilo, color y los bordes que se aplican. Para eliminar un
borde, abre la caja de dilogo Bordes y haz clic en la casilla bordes que quieres eliminar.
Existe la herramienta Bordes que abre una lista con diversos estilos en la barra
de formato.
Aplicar diseos
Puedes seleccionar Formato / Celdas y la ficha Diseo o escoger la herramienta
color de la barra de Formato y /o la herramienta Diseo de la barra de herramientas de
dibujo.
Alineacin de elementos dentro de las celdas
Selecciona la opcin Formato / Celdas y selecciona la ficha Alineacin. Nos
encontramos dos tipos de alineaciones: Horizontal y vertical.
La horizontal ofrece las siguientes opciones:

General : Texto por la izquierda y nmeros por la derecha.


Izquierda.
Central.
Derecha.
Llenar: Rellena la celda con un nico carcter.
Justificar.
Centrar dentro de la seleccin : Centra el texto entre varias columnas.

La alineacin vertical determina la colocacin de los elementos en relacin con


los bordes superior e inferior de la celda:

Superior: Coloca el contenido en la parte superior de la celda.


Central: Centra el contenido en el sentido vertical.
Inferior.
Justificar.

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Formato de nmeros
Elige el rango de celdas y elige Formato / Celdas y la ficha Nmero. Escoge el
formato que te de la gana y pulsa Aceptar.
Smbolo
0

Funcin
Indicador de cifras

Indicador de cifras

Indicador de cifras

. ( punto )

Separador de miles

Porcentaje

, ( coma )

Coma decimal

_ ( subrayado )

Opcin de alineacin

E- E+ e- e+

Indicadores de exponente

:Pts _ + () - /
/

Caracteres
Separador de fracciones

Indicador de texto

Indicador de texto

Indicador de relleno

Cdigo de formato

[color]

Indicador de color

[ color n ]

Indicador de color

[ Valor de condicin]

Declaracin condicional

Notas
Determina el nmero de
cifras decimales.
No muestra ceros iniciales
ni finales
No elimina los ceros no
significativos
Muestra la posicin de los
millares
Muestra el signo % y trata
el nmero como un valor de
porcentaje
Marca el inicio de las cifras
decimales
Salta la anchura del carcter
situado a continuacin del
subrayado.
Muestra el nmero en
formato exponencial
Muestra estos caracteres
Indica que el nmero es una
fraccin
El carcter que le sigue
debe interpretarse como
texto
Lo que hay entre comillas
se interpreta como texto
Llena el resto de la celda
con el carcter que le sigue
al asterisco
Seala el punto en que
aparecer el texto
introducido por el usuario
Muestra los caracteres en el
color indicado ( negro, azul,
blanco, verde, rojo,
amarillo).
Muestra el color de la paleta
de colores atendiendo al
nmero ( 0- 56 )
Fija criterios para cada
seccin del formato
numrico.

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Mdulo de Excel
Los smbolos para la fecha y hora son:
Smbolo
aaaa
aa
mmmm
mmm
mm

Presentacin
1997
97
Enero
Ene
01

dd

07

h
mm
ss
AM/PM

1
01
01
AM

Notas
Ao con cuatro cifras
Ao con dos cifras
Nombre completo del mes
Nombre del mes abreviado
Nmero del mes con cero
inicial
Nmero del mes sin cero
inicial
Nmero del da con cero
inicial
Nmero del da sin cero
inicial
Hora
Minuto ( con cero inicial )
Segundo
AM o PM en formato de 12
horas

Ejemplos :

Valor
1234,335
1234,335
1234,335
1234
1234,335
,1234
1234,335
11 junio 1998
11 junio 1998
11 junio 1998
8:07 PM
8:07 PM
8:07:32

Formato
0
#.##0
#.##0,00
0,00
#?/?
0%
0,00E+00
m/d/aa
d-mmm-aa
mmm-aa
h:mm AM/PM
h:mm
h:mm:ss

Presentacin
1234
1.234
1.234,34
1234,00
1234 1/3
12%
1,234E+03
6-11-98
11-jun-98
Jun-98
8:07 PM
20:07
8:07:32

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Mdulo de Excel
Formatos numricos personalizados
Selecciona la celda A1 y escribe 1234567, elige Formato / Celdas y
selecciona la ficha Nmero. Selecciona la categora Personalizada y escribe
#.###. Haz clic en Aceptar.
Los formatos personalizados se aaden a la lista y se pueden modificar
eliminar , etc.
Ejemplos :
#.##0;[Rojo] (#.##0) : Muestra los negativos en rojo y entre parntesis.
[Rojo][<10]#.##0; [Verde][>20]#.##0;[Amarillo]#.##0 : Los nmeros
inferiores a 10 se muestran en Rojo. Los nmeros superiores a 20 se
muestran en Verde. El resto se muestra en amarillo.
Cantidad: #.##0 : Los nmeros se muestran despus de esta cadena de
texto.
Un formato de nmero puede tener hasta cuatro secciones separadas por punto y
coma: valores positivos;valores negativos;cero;valores de texto.
Ms ejemplos:
;; : Oculta todos los nmeros pero no el texto.
;;; : Oculta todos los valores.
0;0; : Muestra los valores positivos y negativos como enteros positivos, los
ceros como celda en blanco y el texto como se escriba.
Copiar formato
Selecciona una celda que contenga el formato que quieres copiar, haz clic en la
herramienta Copiar formato, haz clic con el ratn y arrastra sobre las celdas a las cuales
quieres aplicar el formato.
Las ventajas de los autoformatos
Todo autoformato comprende seis atributos: Nmero, Fuentes, Alineacin,
Bordes, Diseo y Ancho/Alto. Se pueden aplicar todos los efectos o slo los que
queramos.
Selecciona un rango de datos y elige Formato / Autoformato, escoge el que quieras.
Modelos
Los modelos ahorran tiempo, simpifican el cambio de formato y fijan normas de
formato.

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Mdulo de Excel
Aplica el formato a una celda y cuando acabes elige Formato / Modelo, escribe
un nombre para el modelo y haz clic en aceptar. Tambin se pueden crear modelos
desde la misma caja de modelos.
Para aplicar un modelo selecciona las celdas a las cuales se lo vas a aplicar y
elige Formato / Modelo, elige el que te guste en la lista y pulsa aceptar.

Ejercicio de formato

AUTOBUSES
ALEGRA
PRECIOS DE LOS
BILLETES
Precio por kilmetro y
pasajero
Gastos vehculo por
km
Gastos sueldos por km
Gastos administracin por
km
Gastos marketing por km
Precio de costo por
km
Beneficio

6 Pts
6 Pts
4 Pts
3 Pts
19 Pts

15%

3 Pts

Precio
Subvencin del estatal

22 Pts
5 Pts

Precio billete por km y


pasajero

17 Pts

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Mdulo de Excel

Tabla de
distancias

Parada
Alameda
Ballesta
Camino Pi
Dr. Fleming
Espaoleto
Fuensana
General Pava

Alame Ballesta Camino Dr. Fleming Espa Fuentesa


da
Pi
oleto
na
3
5
6
8
12
3
2
3
5
9
5
2
1
3
7
6
3
1
2
6
8
5
3
2
4
12
9
7
6
4
16
13
11
10
8
4

General
Pava
16
13
11
10
8
4

Precio de los billetes


Parada
Alameda
Ballesta
Camino Pi
Dr. Fleming
Espaoleto
Fuensana
General Pava

Alame Ballesta Camino Dr. Fleming Espa Fuentesa


da
Pi
oleto
na
51,29
85,48
102,58 136,7 205,15
7
51,29
34,19
51,29 85,48 153,86
85,48 34,19
17,10 51,29 119,67
102,58 51,29
17,10
34,19 102,58
136,77 85,48
51,29
34,19
68,38
205,15 153,86 119,67
102,58 68,38
273,54 222,25 188,06
170,96 136,7
68,38
7

General
Pava
273,54
222,25
188,06
170,96
136,77
68,38

Pagina 19

Mdulo de Excel

Imprimir hojas de clculo

Preparacin de la hoja de clculo para imprimirla


El comando Archivo / Preparar pgina abre un cuadro con cuatro fichas:
Pgina, Mrgenes, Encabezado / Pie, Hoja.
Determinar el aspecto de la pgina impresa
Las opciones son:
Orientacin: Horizontal o vertical.
Escala Ajustar a: Permite ampliar o reducir la hoja de clculo impresa sin
modificar el tamao de la presentacin en pantalla.
Escala Encajar en: Encaja una hoja de clculo en un nmero determinado
de pginas de anchura y altura.
Tamao del papel.
Calidad de impresin.
Primer nmero de pgina.
Ajuste de los Mrgenes
Las opciones son:
Superior, Inferior, Izquierdo, Derecho.
Desde el extremo.
Centrar en la pgina.
Creacin de Encabezados y pies
Existen unos por defecto que incluyen el nmero de pgina , nombre de la hoja
de clculo, etc. Para personalizar uno debes pulsar el botn correspondiente. Aparecen
tres secciones : Izquierda, derecha y central. Pulsa la que quieras y escribe.
Las opciones de la hoja de clculo
Las opciones son:
Area de impresin: Se puede seleccionar o escribir la referencia.
Ttulos a imprimir: Seleccione o escriba las filas y columnas que quiera
repetir en todas las pginas.
Lneas de divisin: Se imprimen o no.
Pagina 20

Mdulo de Excel
Notas: Imprime las notas de las celdas en pginas aparte.
Calidad de borrador: No se imprimirn las lneas de divisin ni la mayor
parte de los grficos.
Blanco y negro: No reproduce los colores en grises.
Encabezados de filas y columnas.
Orden de las pginas.
Definicin de saltos de pgina
Los saltos de pgina automticos no se indican en la hoja hasta que no se
imprime por primera vez. Para ver los saltos de pgina, elige Herramientas / Opciones ,
escoge la ficha Ver y haz clic en la casilla Saltos de pgina automticos.
Hay tres tipos de saltos de pgina manuales: vertical, horizontal y mixto.
Salto de pgina vertical: Selecciona la columna a la derecha y elige Insertar /
Salto de pgina.
Salto de pgina horizontal: Selecciona la fila por abajo.
Salto vertical y horizontal: Selecciona una celda y elige Insertar / Salto de
pgina. Se fija a los lados superior e izquierdo.
Los saltos manuales se eliminan seleccionando una celda a la derecha, debajo y
eligiendo Insertar / Quitar salto de pgina.

Opciones de impresin de la hoja de clculo


Elige Archivo / Imprimir. Las opciones que aqu aparecen son idnticas a la de
Word.
Una caracterstica de Excel es la de imprimir las frmulas. Para ello muestra en
pantalla las frmulas eligiendo Herramientas / Opciones, seleccionado la ficha Ver y
marcando la casilla Frmulas. Luego imprime la hoja.
Se puede imprimir la ventana de informacin de una celda. Para ello selecciona
la celda de la cual quieres informacin, elige herramientas / Opciones; selecciona la
ficha Ver y marca la casilla Ventana de informacin ; elige el men Informacin y
selecciona lo que quieras y elige Archivo imprimir.

Pagina 21

Mdulo de Excel

Aumentar la productividad
Edicin de celdas y desplazamiento por la hoja de clculo
Intercambiar filas y columnas
Se puede organizar unos datos que estn en filas a columnas. Para ello
selecciona los datos, elige Edicin / Copiar y selecciona una celda y elige Edicin /
Pegado especial. Ah selecciona la casilla Transponer y pulsa Aceptar.
Introducir la misma frmula en varias celdas
Selecciona las celdas, escribe la frmula o constante y presiona Ctrl+ Intro en
lugar de Intro.
Crear rpidamente una tabla numrica
Para probar algunos modelos se utilizan datos aleatorios. Para ello selecciona un
rango de celdas, escribe la frmula = Aleatorio() y presiona Ctrl+Intro.
Para evitar que se recalculen esos datos debes seleccionar el rango de celdas,
elegir Edicin / Copiar y Elegir Edicin / Pegado especial, seleccionar Valores y pulsar
Aceptar.
Entrada de nmeros y fechas
Excel contiene numerosos formatos para nmeros y fechas, y permite adems
crear otros personalizados. Pero en ocasiones, el programa tambin deduce el formato
que debe aplicar. Por ejemplo: si escribes 2-9 o 2/9 Excel supone que lo que quieres
escribir es la fecha 2 de septiembre. Para evitar esto basta escribir un espacio antes del
nmero.
Introducir nmeros como texto
Introduce primero el apostrofe `04543.
Formato numrico con los ceros iniciales
Cuando interese utilizar los ceros iniciales se debe poner el fortmato 0000000,
por ejemplo para siete cifras.

Pagina 22

Mdulo de Excel
Fecha y hora actuales
Ctrl+; Fecha actual.
Ctrl+: Hora actual.
Trabajo con libros, hojas de clculo y ventanas
Para editar o formatear varias hojas de clculo a la vez basta con seleccionarlas
y todas las operaciones de entrada, edicin y formato se aplican a todas las hojas del
grupo.
Se puede guardar el rea de trabajo, o sea, memorizar todos los libros abiertos y
la disposicin de las ventanas en un archivo del tipo .XLW. Si abres este archivo
automticamente todos los libros se abrirn y los organizar tal como se guardaron.
Se puede crear una copia de seguridad del archivo antes de guardarlo. Elige el
comando Archivo / Guardar como, haz clic en Opciones y selecciona la opcin Crear
una copia de seguridad. La copia se guarda en un fichero con el mismo nombre y
extensin .XLK.
Acelerar la introduccin de datos con Autollenado
El cuadro de llenado es el pequeo cuadrado que hay situado en el ngulo
inferior derecho de la celda o las celdas seleccionadas. Veamos como funciona , llenado
unas celdas con los nombres de los meses.
Escribe Ene en la celda A1, seala el cuadro de autollenado, haz clic y arrastra
hasta la celda L1.
El autollenado tambin trabaja con fechas nmeros, horas, etc.
Se pueden definir tendencias de autollenado si se seleccinan dos o ms valores
de partida, Excel tratar de determinar una tendencia.
Se puede autollenar un rango de celdas contigua a otro de datos haciendo doble
clic en el cuadro de autollenado. Rellena con datos las celdas B1, B2, B3 y B4. Escribe
T1 en la celda A1, haz doble clic en el cuadro de llenado de la celda A1; las celdas A1A4 se llenarn con los nombres T1 a T4.
Se pueden definir listas personalizadas para autollenado.
Escribe una lista en un rango continuo de celdas, selecciona el rango de la lista,
elige Herramientas / Opciones y selecciona la ficha Listas, haz clic en el botn Importar,
haz clic en Aceptar.
Se utilizan de la misma forma que las listas anterores.
Trabajo con frmulas matriciales

Pagina 23

Mdulo de Excel
Son aquellas que trabajan con matrices de datos. Selecciona las celdas B2:C3,
escribe la frmula =1, pulsa al mismo tiempo Ctrrl+Mays+Intro. Las llaves que se
muestran en la barra de frmulas son las que indican que es una frmula matricial.
Las restricciones son:
No se puede cambiar celdas individuales dentro de una frmula matricial, es
necesario seleccionar la matriz completa antes de cambiar la frmula.
No se puede eliminar ni insertar celdas dentro de una matriz
Al editar una frmula siempre hay que terminar con Ctrl+Mays+Intro.
Slo pueden cubrir 1.600 celdas.
Ejemplos: {=Suma(B3:B6*C3C6) }. Suponiendo que en la columna B hay cantidades y
en la C hay precios , esta frmula me da el Total de la factura.
Conversin de unidades de medida
La funcin CONVERTIR realiza toda clase de conversiones de unidades de
medida: millas a Kilmetros, gramos a onzas, etc.
Sintaxis
CONVERTIR(nmero;de_unidad;a_unidad)
Nmero: es el nmero a convertir.
De_unidad: es la unidad del argumento nmero.
A_unidad: son las unidades que se van a usar en el resultado. CONVERTIR acepta los
siguientes valores de texto para los argumentos de_unidad y a_unidad:
Peso y masa de_unidad o a_unidad
Gramo "g"
Slug "sg"
Libra masa (avoirdupois)
"lbm"
U (unidad de masa atmica) "u"
Onza (sistema avdp) "ozm"
Longitud
de_unidad o a_unidad
Metro
"m"
Milla "mi"
Milla nutica "Nmi"
Pulgada
"in"
Pie
"ft"
Yarda "yd"
Angstrom
"ang"
Pica (1/72 in.) "Pica"

Pagina 24

Mdulo de Excel

Hora de_unidad o a_unidad


Ao "yr"
Da
"day"
Hora "hr"
Minuto"mn"
Segundo
"sec"
Presin de_unidad o a_unidad
Pascal "Pa"
Atmsfera
"atm"
mm de mercurio
"mmHg"
Fuerza de_unidad o a_unidad
Newton
"N"
Dina "dyn"
Libra fuerza "lbf"
Energa de_unidad o a_unidad
Julio "J"
Erg
"e"
Calora (4,183991 J) "c"
Calora (4,186795 J) "cal"
Electronvoltio "eV"
Caballo hora "HPh"
Vatio-hora
"Wh"
Libra pie
"flb"
BTU (Unidad trmica inglesa)
Potencia
Caballos
Vatio "W"

"BTU"

de_unidad o a_unidad
"HP"

Magnetismo de_unidad o a_unidad


Tesla "T"
Gauss "ga"
Temperatura de_unidad o a_unidad
Grado Celsius "C"
Grado Fahrenheit
"F"
Grado Kelvin "K"
Medidas de capacidad
de_unidad o a_unidad
Cuchara de t "tsp"
Cuchara sopera
"tbs"
Onza fluida "oz"
Taza "cup"
Pagina 25

Mdulo de Excel
Pinta "pt"
Cuarto "qt"
Galn "gal"
Litro "lt"
Los siguientes prefijos de unidad abreviada se pueden agregar a cualquier argumento
de_unidad o a_unidad mtrico.
Prefijo Multiplicador Abreviatura
exa
1E+18 "E"
peta 1E+15 "P"
tera 1E+12 "T"
giga 1E+09 "G"
mega 1E+06 "M"
kilo 1E+03 "k"
hecto 1E+02 "h"
deca 1E+01 "e"
deci 1E-01 "d"
centi 1E-02 "c"
mili 1E-03 "m"
micro 1E-06 "u"
nano 1E-09 "n"
pico 1E-12 "p"
femto 1E-15 "f"
atto 1E-18 "a"
Observaciones

Si el tipo de datos de entrada es incorrecto, CONVERTIR devuelve el valor de


error #VALOR!

Si la unidad no existe, CONVERTIR devuelve el valor de error #N/A.

Si la unidad no reconoce un prefijo de unidad abreviada, CONVERTIR devuelve


el valor de error #N/A.

Si las unidades pertenecen a grupos distintos, CONVERTIR devuelve el valor de


error #N/A.

Las maysculas y minsculas de nombres de unidades y prefijos se toman en


cuenta.
Ejemplos
CONVERTIR(1.0; "lbm"; "kg") es igual a 0,453592
CONVERTIR(68; "F"; "C") es igual a 20
CONVERTIR(2.5; "ft"; "sec") es igual a #N/A

Pagina 26

Mdulo de Excel

El poder de los nombres


Los nombres facilitan la comprensin y el mantenimiento de frmulas. La
expresin =Ventas-Costes es ms legible que =B3-D5, sobre todo seis meses despus
de elaborar la hoja de clculo.
Cuando se mueve una celda, su nombre se mueve con ella por lo que guarda la
integridad de las referencias externas.
Un nombre slolo puede contener los siguientes caracteres: Las letras A-Z, los
nmeros 0-9, el punto y el guin de subrayado.
El primer carcter debe ser una letra o un guin de subrayado.
Ningn nombre puede tener ms de 255 caracteres.
Un nombre no puede ser igual que una referencia a una celda.
Asignacin de nombres a celdas
La forma ms sencilla es con el cuadro de nombre situado en la barra de
frmulas:
Selecciona la celda o celdas a las que quieres asignar un nombre.
Haz clic en el cuadro de nombre.
Escribe el nombre y presiona Intro.
Tambin se pueden definir con la caja de dilogo Definir nombre :

Selecciona la o las celdas.


Elige Insertar / Nombre / Definir ( Ctrl+F3 ).
Escribe el nombre en el cuadro de edicin Nombres.
El cuadro Se refiere a se refiere a la seleccin activa, puedes cambiarla.
Haz clic en Aceptar para terminar, o en Agregar para aceptar el nombre sin
cerrar el cuadro de dilogo.

Tambin con el cuadro Crear Nombre:


Insertar / Nombre / Crear
Permite asignar nombres en funcin de las celdas contiguas.
Para asignar nombres a rangos discontinuos se debe usar Definir Nombre o el
cuadro nombre pero no Crear Nombre.

Eliminar celdas
Elige el comando Insertar / Nombre / definir; Selecciona el nombre que quieres
eliminar y pulsa el botn Eliminar.
Pagina 27

Mdulo de Excel
Referencia a celdas con nombre en las frmulas
Imaginemos que la celda $A$1 se llama Beneficio y el rango $B$1:$B$3 se
llama Detalle.
=beneficio
=beneficio*2
=SUMAR(detalle)
=bebeficio+SUMA(detalle)
Cuando se escribe o edita una frmula, los nombres se pueden pegar en lugar de
escribirlos.
Referencia a intersecciones de filas y columnas
Escribe la siguiente tabla:
Celda B2
Cosas
Chismes
Cacharros

Este

Oeste
3.678
1.456
2.456

3.567
4.568
4.321

Selecciona las celdas y con la opcin Crear Nombre marca las casillas Fila superior y
columna izquierda y haz clic en Aceptar. Se crean cinco nombres. Para hacer referencia
a los puntos de interseccin de estos nombres se puede hacer lo siguiente:
=Este Cosas
=Oeste Cacharros
=Chismes Este

C3
D5
C4

El espacio en blanco es el que indica la interseccin


.
Si escribimos en las celdas E3,E4 y E5 la frmula =Este +Oeste, la suma la hace
correcta por la interseccin implcita.

Nombres de constantes
Elige Insertar / Nombre / Definir, escribe en el cuadro Nombres en el libro el
nombre y en Se refiere a el valor de la constante: el valor puede ser un nmero, texto,
un valor lgico o una matriz. Para terminar pulsa Aceptar o Agregar.
Nombres que hacen referencia a otras hojas de clculo
Elige el comando Insertar / Nombre / Definir, escribe el nombre y en se refiere a
escribe algo como [LIBRO1.XLS]Hoja1!Celda.

Pagina 28

Mdulo de Excel
Veamos un ejemplo de cmo los nombres centralizan la lgica:
1. Introduzca las siguientes constantes en una hoja de clculo en blanco:
B2
Tipo
Chismes
Cosas
Cacharros
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Cantidad
7
15
11

Precio
2.295
1995
898

Total

Introduce la frmula =C3 *D3 en la celda E3


Selecciona la frmula y elige el comando Edicin / Copiar
Presiona Esc
Elige el comando Insertar / Nombre / definir.
Borra el contenido de Se refiere a y elige Edicin / Pegar.
Haz clic en Aceptar.
Selecciona las celdas E3:E5
Escribe =Total y presiona Ctrl+Intro.

Rangos dinmicos
Vamos a crear un rango de celdas dinmico:
1. Crea la siguiente hoja de clculo:
B2
Cartera 1

Cartera 2

Cartera analizada ( 1- 2)
2
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Llama a las celdas B2:C6 Cartera1.


Llama a las celdas E2:F6 Cartera2.
Llama a la celda D8 Opcin.
Elige el comando Insertar / Nombre / definir
Escribe el nombre Cartera_detalle.
Escribe La siguiente frmula en el cuadro Se refiere a:
=Si (Opcin=1;cartera1;Cartera2)
8. Haz clic en Aceptar.
9. Ahora prueba el funcionamiento en la celda Opcin.

Pagina 29

Mdulo de Excel

Funciones esenciales de la hoja de clculo


SUMA

Suma todos los nmeros de un rango.


Sintaxis
SUMA(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma desea obtener.

Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de nmeros que


escriba directamente en la lista de argumentos. Consulte los dos primeros ejemplos.

Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarn los


nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos,
texto o valores de error en esa matriz o referencia.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a
nmeros causarn errores.

Ejemplos
SUMA(3; 2) es igual a 5
SUMA("3"; 2; VERDADERO) es igual a 6, ya que los valores de texto se traducen a
nmeros y el valor lgico VERDADERO se traduce como 1.
A diferencia del ejemplo anterior, si A1 contiene "3" y B1 contiene VERDADERO,
entonces:
SUMA(A1; B1; 2) es igual a 2, ya que las referencias a valores no numricos de las
referencias no se traducen.
Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:
SUMA(A2:C2) es igual a 50
SUMA(B2:E2; 15) es igual a 150

Pagina 30

Mdulo de Excel
SUMAR.SI
Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.
Sintaxis
SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.


Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina qu celdas
se van a sumar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32";
">32"; "manzanas".
Rango_suma son las celdas que se van a sumar. Las celdas contenidas en rango_suma
se suman slo si las celdas correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si
rango_suma se omite, se suman las celdas contenidas en el argumento rango.
Ejemplo
Supongamos que el rango A1:A4 contiene los siguientes valores de propiedad para
cuatro casas: 100.000 $, 200.000 $, 300.000 $ y 400.000 $ respectivamente. El rango
B1:B4 contiene las siguientes comisiones de venta correspondientes a estos valores de
propiedad: 7.000 $, 14.000 $, 21.000 $ y 28.000 $.
SUMAR.SI(A1:A4;">160000";B1:B4) es igual a 63000 $

SUBTOTALES
Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una
lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del men Datos. Una vez creada la
lista de subtotales, puede camabiarse modificando la frmula SUBTOTALES.
Sintaxis
SUBTOTALES(nm_funcin;ref1)

Nm_funcin es un nmero de 1 a 11 que indica qu funcin debe ser utilizada para


calcular los subtotales dentro de una lista.

Nm_funcin Funcin
1
2

PROMEDIO
CONTAR
Pagina 31

Mdulo de Excel
3
4
5
6
7
8
9
10
11

CONTARA
MAX
MIN
PRODUCTO
DESVEST
DESVESTP
SUMA
VAR
VARP

Ref1 es el rango o referencia para el cual desea calcular los subtotales.


Observaciones

Si hay otros subtotales dentro de ref1 (o subtotales anidados), estos subtotales


anidados se pasarn por alto para no repetir los clculos.

La funcin SUBTOTALES pasa por alto las filas ocultas. Esto es importante
cuando slo desea obtener el subtotal de los datos visibles que resulta de una lista
filtrada.

Si alguna de las referencias es una referencia 3D, SUBTOTAL devolver el


valor de error #VALOR!.

Ejemplo
SUBTOTALES (9;C3:C5) producir un subtotal de las celdas C3:C5 utilizando la
funcin SUMA.

BUSCARV
Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y
devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice
BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren
en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.


Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

Pagina 32

Mdulo de Excel
Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos.
Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo
Base_de_datos o Lista.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna


del argumento matriz_de_comparacin deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1;
0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podra devolver
un valor incorrecto.

Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del men
Datos y seleccione la opcin "Ascendente".

Los valores de la primera columna de matriz_de_comparacin pueden ser texto,


nmeros o valores lgicos.

El texto escrito en maysculas y minsculas es equivalente.

Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde la cual


debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1,
la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumento
matriz_de_comparacin; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el
valor de la segunda columna de matriz_de_comparacin y as sucesivamente. Si
indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!;
si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas de
matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!
Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busque un
valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado es
VERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no
encuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor que
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si no
encuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.
Observaciones

Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO,


utiliza el valor ms grande que sea menor o igual a valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de


matriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.

Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO,


devuelve el valor de error #N/A.

Ejemplos

En la hoja de clculo anterior, donde el rango A4:C12 se denomina Rango:


BUSCARV(1;Rango;1;VERDADERO) es igual a 0,946

Pagina 33

Mdulo de Excel
BUSCARV(1;Rango;2) es igual a 2,17
BUSCARV(1;Rango;3;VERDADERO) es igual a 100
BUSCARV(0,746;Rango;3;FALSO) es igual a 200
BUSCARV(0,1;Rango;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a que 0,1 es menor
que el menor valor de la columna A
BUSCARV(2;Rango;2;VERDADERO) es igual a 1,71
BUSCARH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la
tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren
en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacin que
se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuando los
valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que
desee encontrar.
Sintaxis
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en.


Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utilice
una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto,
nmeros o valores lgicos.

Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila del


argumento matriz_buscar_en debern colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...,
A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, es posible que BUSCARH no devuelva
el valor correcto.

El texto en maysculas y minsculas es equivalente.

Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha


seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del men Datos. A
continuacin haga clic en Opciones y despus en Ordenar de izquierda a derecha y
Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y despus en Ascendente.
Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deber
devolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera
fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en
matriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH
Pagina 34

Mdulo de Excel
devuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de
filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #REF!
Ordenado es un valor lgico que especifica si desea que el elemento buscado por la
funcin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADERO
o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra un
valor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumento
valor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valor
exacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.
Observaciones

Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea


menor que valor_buscado.

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de


matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.

Ejemplos
Supongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4 contiene
"Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene "Engranajes"; 9; 10;
11.
BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 5
BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 8
BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11
Matriz_buscar_en tambin puede ser una constante matricial:
BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c"

COINCIDIR
Devuelve la posicin relativa de un elemento en una matriz que coincida con un
orden especificado. Utilice COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando
necesite conocer la posicin de un elemento en un rango en lugar del elemento en s.
Sintaxis
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)

Pagina 35

Mdulo de Excel
Valor_buscado es el valor que se usa para encontrar el valor deseado en la tabla.

Valor_buscado es el valor que desea hacer coincidir en la matriz_buscada. Por


ejemplo, cuando busque algn nmero en la gua telefnica, estar usando el nombre de
la persona como valor de bsqueda, pero el valor que realmente desea es el nmero de
telfono.

Valor_buscado puede ser un valor (nmero, texto o valor lgico) o una


referencia de celda a un nmero, a un texto o a un valor lgico.

Matriz_buscada es un rango mltiple de celdas que contienen posibles valores a


buscar. Matriz_buscada puede ser una matriz o una referencia matricial.
Tipo_de_coincidencia es el nmero -1, 0 1.

Si tipo_de_coincidencia es 1, COINCIDIR encuentra el mayor valor que es


inferior o igual al valor_buscado. Los valores en el argumento matriz_buscada deben
colocarse en orden ascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;...A-Z; FALSO; VERDADERO.

Si tipo_de_coincidencia es 0, COINCIDIR encuentra el primer valor que es


exactamente igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada pueden estar en
cualquier orden.

Si tipo_de_coincidencia es -1, COINCIDIR encuentra el menor valor que es


mayor o igual al valor_buscado. Los valores en matriz_buscada deben colocarse en
orden descendente: VERDADERO; FALSO; Z-A;...2; 1; 0; -1; -2;... y as
sucesivamente.

Si se omite tipo_de_coincidencia, se supondr que es 1.

Observaciones

COINCIDIR devuelve la posicin del valor coincidente dentro de la


matriz_buscada y no el valor en s. Por ejemplo: COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0)
devuelve 2, la posicin relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}.

COINCIDIR no distingue entre maysculas y minsculas cuando hace coincidir


valores de texto.

Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error


#N/A.

Si tipo_de_coincidencia es 0 y valor_buscado es texto, valor_buscado puede


contener los caracteres comodines asterisco (*) y signo de interrogacin (?). El asterisco
equivale a una secuencia de caracteres y el signo de interrogacin a un nico carcter.

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Mdulo de Excel
Ejemplos

Observe que C2:C8 contiene texto con formato de porcentaje.


En la hoja de clculo anterior:
COINCIDIR(39000;B2:B8;1) es igual a 3
COINCIDIR(38000;B2:B8;0) es igual a 2
COINCIDIR(39000;B2:B8;-1) es igual al valor de error #N/A debido a que el rango
B2:B8 est ordenado incorrectamente para el tipo_de_coincidencia -1 (el orden debe ser
descendente para que sea correcto).
Supongamos que Yen se refiere al rango A2:A8, YenDlar al rango A2:C8 y
MisIngresos a una celda que contiene la cifra 6.301.126,33. La frmula:
"Su tipo impositivo es "&BUSCAR(MisIngresos;YenDlar)&", lo cual le coloca en la
categora fiscal nmero "&COINCIDIR(MisIngresos;Yen)&"."
produce el siguiente resultado:
"Su tipo impositivo es 22,41%, lo cual le coloca en la categora fiscal nmero 7".

INDICE
Devuelve el valor de un elemento en una tabla o matriz seleccionado por los
ndices de nmero de fila y de columna.
La funcin INDICE tiene dos formas, referencia y matricial. La forma de referencia
siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor o una
matriz de valores. Use la forma matricial si el primer argumento de INDICE es una
constante matricial.
Sintaxis 1
Forma matricial
INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna)

Matriz es un rango de celdas o una matriz de constantes. Para obtener ms informacin


acerca de valores en matrices de constantes, haga clic en .
Nm_fila selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolver un valor. Si
se omite nm_fila, se requiere el argumento nm_columna.
Pagina 37

Mdulo de Excel

Nm_columna selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolver


un valor. Si se omite nm_columna, se requiere el argumento nm_fila.

Si se utilizan ambos argumentos nm_fila y nm_columna, INDICE devuelve el


valor en la celda de interseccin de los argumentos nm_fila y nm_columna.

Si matriz contiene slo una fila o columna, el argumento nm_fila o


nm_columna que corresponde es opcional.

Si matriz tiene ms de una fila y ms de una columna y slo utiliza nm_fila o


nm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna.

Si se define nm_fila o nm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la


matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Si desea utilizar valores
devueltos en forma de matriz, introduzca la funcin INDICE como una frmula
matricial en un rango horizontal de celdas. Para introducir una frmula matricial,
presione CTRL+MAYSCULAS+ENTRAR en Microsoft Excel 97 para Windows o
+INTRO en Microsoft Excel 97 para Macintosh.

Observaciones
Los argumentos nm_fila y nm_columna deben indicar una celda contenida en matriz;
de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #REF!
Ejemplos
INDICE({1;2/3;4};2;2) es igual a 4
Si se introduce como una frmula matricial, entonces:
INDICE({1;2/3;4};0;2) es igual a {2/4}
Si las celdas B5:B6 contienen el texto Manzanas y Bananas y las celdas C5:C6 el texto
Limones y Peras respectivamente, entonces:
INDICE(B5:C6;2;2) es igual a Peras
INDICE(B5:C6;2;1) es igual a Bananas

INDICE ( REFERENCIA)
Devuelve la referencia de la celda ubicada en la interseccin de una fila y de una
columna determinadas. Si el argumento ref es una seleccin mltiple, se podr elegir la
seleccin en la que se buscar la referencia.
La funcin INDICE tiene dos formas, referencia y matricial. La forma de referencia
siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor o una
matriz de valores.
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Mdulo de Excel

Sintaxis 2
Forma de referencia
INDICE(ref;nm_fila;nm_columna;nm_rea)

Ref selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolver la interseccin


de nm_fila y nm_columna.

Si introduce una seleccin no adyacente como argumento ref, escrbala entre


parntesis. Vea el quinto de los ejemplos citados a continuacin para el uso de la
funcin INDICE con una seleccin mltiple.

Si cada rea del argumento ref contiene una sola fila o columna, el argumento
nm_fila o nm_columna respectivamente, es opcional. Por ejemplo, use
INDICE(ref;;nm_columna) para un argumento ref con una sola fila.

Nm_fila es el nmero de la fila en el argumento ref desde la cual se devolver una


referencia.
Nm_columna es el nmero de la columna en el argumento ref desde la cual se
devolver una referencia.
Nm_rea selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se devolver la
interseccin de nm_fila y nm_columna. La primera rea seleccionada o introducida se
numera con 1, la segunda con 2 y as sucesivamente. Si se omite nm_rea, INDICE usa
rea 1.
Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces nm_rea 1 es
el rango A1:B4, nm_rea 2 ser el rango D1:E4, y nm_rea 3 es el rango G1:H4.
Despus de que ref y nm_rea hayan seleccionado un rango determinado, nm_fila y
nm_columna seleccionan una celda especfica: nm_fila 1 es la primera fila del rango,
nm_columna 1 es la primera columna y as sucesivamente. La referencia devuelta por
INDICE es la interseccin entre nm_fila y nm_columna.
Si se define nm_fila o nm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la referencia de
toda la fila o columna, segn corresponda.
Observaciones

Nm_fila, nm_columna y nm_rea debern dirigirse a una celda en ref, de lo


contrario la funcin INDICE devuelve el valor de error #REF! Si nm_fila y
nm_columna se omiten, INDICE devuelve el rea del argumento ref definido por
nm_rea.

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Mdulo de Excel

El resultado de la funcin INDICE es una referencia y ser interpretada como tal


por otras frmulas. El valor devuelto por la funcin INDICE se puede utilizar como una
referencia o como un valor, dependiendo de la frmula. Por ejemplo, la frmula
CELDA("ancho";INDICE(A1:B2;1;2)) es igual a CELDA("ancho";B1). La funcin
CELDA utiliza el valor devuelto por INDICE como referencia a una celda. Por otra
parte, una frmula como 2*INDICE(A1:B2;1;2) traduce el valor devuelto por INDICE
en el nmero de la celda B1.

Ejemplos
En la siguiente hoja de clculo, el rango A2:C6 se denomina Fruta, el rango A8:C11 se
denomina Nueces y el rango A1:C11 se denomina Existencias.

INDICE(Fruta;2;3) es igual a la referencia C3, que contiene 38


INDICE((A1:C6;A8:C11);2;2;2) es igual a la referencia B9, que contiene 3,55 $
SUMA(INDICE(Existencias;0;3;1)) es igual a SUMA(C1:C11), es igual a 216
SUMA(B2:INDICE(Fruta;5;2)) es igual a SUMA(B2:B6), es igual a 2,42
DESREF
Devuelve una referencia a un rango que es un nmero de filas y de columnas de
una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de
celdas. Puede especificar el nmero de filas y el nmero de columnas a devolver.
Sintaxis
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)

Ref es la referencia a partir de la cual se desea basar la desviacin. ref debe ser una
referencia a una celda o rango de celdas adyacentes, de lo contrario DESREF devuelve
el valor de error #VALOR!
Filas es el nmero de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga
referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior
izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas ms abajo de la referencia. Filas puede
ser positivo (lo que significa por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por
encima).
Columnas es el nmero de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se desea que
haga referencia la celda superior izquierda. Si el argumento columnas es 5, la celda
Pagina 40

Mdulo de Excel
superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de la
referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la referencia
de inicio) o negativo (a la izquierda).
Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia ms all del borde de la hoja de
clculo, DESREF devuelve el valor de error #REF!
Alto es el alto, en nmero de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El
argumento alto debe ser un nmero positivo.
Ancho es el ancho, en nmero de columnas, que se desea que tenga la referencia
devuelta. El argumento ancho debe ser un nmero positivo.
Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados sern los del
argumento ref.
Observaciones
DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la seleccin, simplemente devuelve
una referencia. Se puede utilizar la funcin DESREF con cualquier funcin que necesite
una referencia como argumento. Por ejemplo, la frmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1))
calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por
debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2.

Ejemplos
DESREF(C3;2;3;1;1) es igual a F5. Si introduce esta frmula en una hoja de clculo,
Microsoft Excel muestra el valor contenido en la celda F5.
DESREF(C3:E5;-1;0;3;3) es igual a C2:E4
DESREF(C3:E5;0;-3;3;3) es igual a #REF!
INDIRECTO

Devuelve la referencia especificada por una cadena de texto. Las referencias se


evalan de inmediato para presentar su contenido. Use INDIRECTO cuando desee
cambiar la referencia a una celda en una frmula sin cambiar la propia frmula.

Sintaxis
INDIRECTO(ref;a1)

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Mdulo de Excel

Ref es una referencia a una celda que contiene una referencia de tipo A1, de tipo L1C1,
un nombre definido como referencia o una referencia a una celda como una cadena de
texto. Si ref no es una referencia de celda vlida, INDIRECTO devuelve el valor de
error #REF!
A1 es un valor lgico que especifica el tipo de referencia que contiene la celda ref.
Si a1 es VERDADERO o se omite, ref se interpreta como una referencia estilo
A1.
Si a1 es FALSO o se omite, ref se interpreta como una referencia estilo L1C1.
Observaciones
SI ref hace referencia a otro libro (una referencia externa), el otro libro debe
estar abierto. Si el libro de origen no est abierto, INDIRECTO devolver el valor de
error #REF!
Ejemplos
Si la celda A1 contiene el texto "B2" y la celda B2 contiene el valor 1,333; entonces:
INDIRECTO($A$1) es igual a 1,333
Si cambia el texto en A1 a "C5" y la celda C5 contiene el valor 45, entonces:
INDIRECTO($A$1) es igual a 45
Si el rea de trabajo se ha ajustado de manera que presente referencias de estilo L1C1,
la celda L1C1 contiene L2C2 y la celda L2C2 contiene el valor 1,333; entonces:
ENTERO(INDIRECTO(L1C1;FALSO)) es igual a 1
Si B3 contiene el texto "Marina" y la celda definida como Marina contiene el valor 10,
entonces:
INDIRECTO($B$3) es igual a 10
Cuando cree una frmula que haga referencia a una celda, la referencia a la celda se
actualizar si la celda se desplaza utilizando el comando Cortar para eliminar la celda o
si la celda se desplaza porque se insertan o eliminan filas o columnas. Si desea que la
frmula siempre haga referencia a la misma frmula sin tener en cuenta si se elimina o
desplaza la fila sobre la celda, utilice la funcin de hoja de clculo INDIRECTO. Por
ejemplo, si desea que siempre se haga referencia a la celda A10, utilice la sintaxis
siguiente:
INDIRECTO("A10")

Pagina 42

Mdulo de Excel
FILA

Devuelve el nmero de fila de una referencia.


Sintaxis
FILA(ref)

Ref es la celda o rango de celdas de los que se desea conocer el nmero de fila.

Si el argumento ref se omite, se supone que es la referencia de la celda en la que


aparece la funcin FILA.

Si el argumento ref es un rango de celdas y si la funcin FILA se introduce como


una matriz vertical, FILA devuelve los nmeros de filas de referencia como una matriz
vertical.

El argumento ref no puede referirse a reas mltiples.


Ejemplos
FILA(A3) es igual a 3
Cuando se introduce como una frmula matricial en tres celdas verticales:
FILA(A3:B5) es igual a {3\4\5}
Si introduce FILA en la celda C5, entonces:
FILA() es igual a FILA(C5) que es igual a 5

COLUMNA

Devuelve el nmero de columna de una referencia dada.


Sintaxis
COLUMNA(ref)

Ref es la celda o rango de celdas de las que se desea conocer el nmero de columna.

Si se omite el argumento ref, se asume que es la referencia de la celda en la que


aparece la funcin COLUMNA.
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Mdulo de Excel

Si el argumento ref es un rango de celdas, y si COLUMNA se introduce como


una matriz horizontal, COLUMNA devuelve los nmeros de columna del argumento ref
en forma de matriz horizontal.

El argumento ref no puede hacer referencia a reas mltiples.

Ejemplos
COLUMNA(A3) es igual a 1
Cuando se introduce como una matriz en tres celdas horizontales contiguas:
COLUMNA(A3:C5) es igual a {1;2;3}
Si la funcin COLUMNA se introduce en C5, entonces:
COLUMNA() es igual a COLUMNA(C5) que es igual a 3

CONTAR

Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los nmeros en la lista de


argumentos. Use CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico
de un rango o de una matriz de nmeros.
Sintaxis
CONTAR(ref1;ref2; ...)

Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a
distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.

Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones textuales de


nmeros se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede
traducirse a nmeros se pasan por alto.

Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se cuentan los nmeros de


esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o
valores de error de la matriz o de la referencia. Utilice la funcin CONTARA si necesita
contar valores lgicos, texto o valores de error.

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Mdulo de Excel

Ejemplos
En el ejemplo siguiente,
1
2
3
4
5
6

A
Ventas
12-8-90
19
22,24
VERDADERO

CONTAR(A1:A7) es igual a 3
CONTAR(A4:A7) es igual a 2
CONTAR(A1:A7, 2) es igual a 4
CONTARA

Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los valores que hay en la lista de
argumentos. Use CONTARA para contar el nmero de celdas que contienen datos en un
rango o matriz.
Sintaxis
CONTARA(valor1;valor2; ...)

Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea
contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin, incluyendo texto vaco
("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento es una matriz o una referencia, se
pasan por alto las celdas vacas que se encuentran en la matriz o en la referencia.
Ejemplos
En el ejemplo anterior:

CONTARA(A1:A7) es igual a 6
CONTARA(A4:A7) es igual a 4
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Mdulo de Excel

CONTARA(A1:A7; 2) es igual a 7
CONTARA(A1:A7; "Dos") es igual a 7

CONTAR.SI
Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en blanco y que cumplen con el
criterio especificado.
Sintaxis
CONTAR.SI(rango;criterio)
Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que no estn en
blanco.
Criterio es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas
que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32";
">32" o "manzanas".
Ejemplos
Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y
"manzanas" respectivamente.
CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2
Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente.
CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2

CONTAR.BLANCO
Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango.
Sintaxis
CONTAR.BLANCO(rango)

Rango es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas en blanco.
Observaciones
Las celdas que contienen frmulas que devuelven " " (texto vaco) tambin se cuentan,
en cambio las celdas que contienen el valor 0 no se cuentan.

Pagina 46

Mdulo de Excel
Ejemplo

Supongamos que en la hoja de clculo anterior, B3 contiene la siguiente frmula:


SI(C3<30;"";C3), que devuelve "" (texto vaco).
CONTAR.BLANCO(B2:C5) es igual a 2

LARGO
Devuelve la longitud de una cadena de texto.
Sintaxis
LARGO(texto)

Texto es el texto cuya longitud desea conocer. Los espacios se cuentan como
caracteres.
Ejemplos
LARGO("Madrid, Espaa") es igual a 14
LARGO("") es igual a 0
HALLAR
Devuelve el nmero del carcter en el que se encuentra inicialmente un carcter
especfico o una cadena de texto, leyendo de izquierda a derecha. Utilice HALLAR para
encontrar la ubicacin de un carcter o de una cadena de texto dentro de otra cadena de
texto, a fin de poder utilizar las funciones EXTRAE o REEMPLAZAR para cambiar el
texto.
Sintaxis
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;nm_inicial)

Texto_buscado es el texto que se desea encontrar. Puede utilizar los caracteres


comodines, signo de interrogacin (?) y asterisco (*) en el argumento texto_buscado. El
signo de interrogacin corresponde a un carcter cualquiera y el asterisco equivale a
cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea encontrar es un asterisco o un signo
de interrogacin, escriba una tilde (~) antes del carcter. Si no se puede hallar el
argumento texto_buscado, la funcin devuelve el valor de error #VALOR!
Pagina 47

Mdulo de Excel

Dentro_del_texto es el texto en el que se desea encontrar texto_buscado.


Nm_inicial es, contando desde la izquierda, el nmero de carcter en
dentro_del_texto en que se desea iniciar la bsqueda.

Si el argumento nm_inicial se omite, el valor predeterminado es 1.

Si el valor del argumento nm_inicial no es mayor que 0 (cero) o si es mayor


que el largo del argumento dentro_del_texto, se devuelve el valor de error #VALOR!
Sugerencia Utilice nm_inicial para saltar un nmero especfico de caracteres desde
la izquierda del texto. Por ejemplo, suponga que est utilizando la siguiente cadena de
texto: "AYF0093.AtuendoParaJvenes". Para encontrar el nmero de la primera "A" en
la parte descriptiva de la cadena de texto, establezca nm_inicial igual a 8, de manera
que la funcin no busque en la parte correspondiente al nmero de serie. HALLAR
comienza a partir del carcter 8, encuentra texto_buscado en el siguiente carcter y
devuelve el nmero 9. HALLAR siempre devuelve el nmero de caracteres desde la
izquierda de la cadena de texto, no desde nm_inicial.

Observaciones

HALLAR no distingue entre maysculas y minsculas cuando busca texto.

HALLAR es similar a ENCONTRAR con la excepcin de que ENCONTRAR s


distingue entre maysculas y minsculas.

Ejemplos
HALLAR("a";"Estados";1) es igual a 4
Si la celda B17 contiene "de ganancia" y la celda A14 contiene "Margen de Ganancia",
entonces:
HALLAR($B$17;$A$14) es igual a 8
Utilice HALLAR con la funcin REEMPLAZAR para dar la posicin exacta del
argumento nm_inicial, a partir de la cual REEMPLAZAR comenzar a insertar el
nuevo texto. Utilizando la misma referencia de celda que en el ejemplo anterior:
REEMPLAZAR($A$14;HALLAR($B$17;$A$14);11;"de Prdida") devuelve el texto
"Margen de Prdida".

Pagina 48

Mdulo de Excel
REEMPLAZAR
Reemplaza caracteres dentro de una cadena de texto con una cadena de texto diferente.
Sintaxis
REEMPLAZAR(texto_original;nm_inicial;nm_de_caracteres;texto_nuevo)

Texto_original es el texto en el que desea reemplazar el nmero especfico de


caracteres.
Nm_inicial es la posicin del carcter en el argumento texto_original en la cual debe
comenzar el reemplazo con el argumento texto_nuevo.
Nm_de_caracteres es el nmero de caracteres en el argumento texto_original,
comenzando por nm_inicial, que desea reemplazar con el argumento texto_nuevo.
Texto_nuevo es el texto con el que reemplazar los caracteres en el argumento
texto_original.
Ejemplos
La siguiente frmula reemplaza cinco caracteres con texto_nuevo, comenzando por el
sexto carcter en texto_original:
REEMPLAZAR("abcdefghijk"; 6; 5; "*") es igual a "abcde*k"
Se reemplazar del sexto al dcimo carcter con "*"
La siguiente frmula reemplaza los ltimos dos caracteres de 1990 con 91:
REEMPLAZAR("1990"; 3; 2; "91") es igual a "1991"
Si la celda A2 contiene "123456", entonces:
REEMPLAZAR(A2; 1; 3; "@") es igual a "@456"
Si la funcin DERECHA devuelve "ABCDEF", entonces:
REEMPLAZAR(DERECHA(A3; 6); 1; 6; "*") es igual a "*"

Pagina 49

Mdulo de Excel
EXTRAE
Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto,
comenzando en la posicin que especifique.
Sintaxis
EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Posicin_inicial es la posicin del primer carcter que desea extraer del argumento
texto. La posicin_inicial del primer carcter de texto es 1 y as sucesivamente.

Si posicin_inicial es mayor que la longitud de texto, EXTRAE devuelve ""


(texto vaco).

Si posicin_inicial es menor que la longitud de texto, pero posicin_inicial ms


nm_de_caracteres excede la longitud de texto, EXTRAE devuelve los caracteres hasta
el final de texto.

Si posicin_inicial es menor que 1, EXTRAE devuelve el valor de error


#VALOR!

Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres de texto que se han de


devolver. Si nm_de_caracteres es negativo, EXTRAE devuelve el valor de error
#VALOR!
Ejemplos
EXTRAE("Flujo de lquido"; 1; 5) es igual a "Flujo"
EXTRAE("Flujo de lquido"; 7; 20) es igual a "de lquido"
EXTRAE("1234"; 5; 5) es igual a "" (texto vaco)
Vea tambin los ejemplos bajo CODIGO y ENCONTRAR.
IZQUIERDA
Extrae el carcter o los caracteres situados en el extremo izquierdo de una
cadena de texto.
Sintaxis
IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)

Pagina 50

Mdulo de Excel

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.
Nm_de_caracteres especifica cuntos caracteres desea que IZQUIERDA devuelva.

Nm_de_caracteres deber ser mayor o igual a 0.

Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA devuelve


todo el texto.

Si nm_de_caracteres se omite, el valor predeterminado es 1.

Ejemplos
IZQUIERDA("Precio de venta"; 6) es igual a "Precio"
Si A1 contiene "Suecia", entonces:
IZQUIERDA(A1) es igual a "S"
Algunos programas de contabilidad muestran valores negativos con el smbolo negativo
() a la derecha del valor. Si importa un archivo creado en un programa que almacena
los valores negativos de esta manera, Microsoft Excel podra importar los valores como
texto. Para convertir las cadenas de texto a valores, debe devolver todos los caracteres
de la cadena de texto excepto el del extremo derecho (smbolo negativo) y, a
continuacin, multiplicar el resultado por 1. En cuanto al argumento
nm_de_caracteres, use la funcin de hoja de clculo LARGO para contar el nmero de
caracteres que hay en la cadena de texto y, a continuacin, reste 1. Por ejemplo, si el
valor en la celda A2 es "156" la siguiente frmula convertir el texto al valor 156.
IZQUIERDA(A2;LARGO(A2)1)*1

DERECHA
Devuelve o extrae el ltimo carcter o caracteres del extremo derecho de una
cadena de texto.
Sintaxis
DERECHA(texto;nm_de_caracteres)

Texto es la cadena de texto que contiene los caracteres que desea extraer.

Pagina 51

Mdulo de Excel
Nm_de_caracteres especifica el nmero de caracteres que desea extraer.

Nm_de_caracteres debe ser igual o mayor que 0.

Si el argumento nm_de_caracteres es mayor que la longitud de texto,


DERECHA devolver todo el texto.

Si el argumento nm_de_caracteres se omite, se asume que es 1.


Ejemplos
DERECHA("Precio Venta"; 7) es igual a "Venta"
DERECHA("Nmero Inventario") es igual a "o"
DERECHA es similar a IZQUIERDA; para consultar ms ejemplos, vea IZQUIERDA.

Funciones de fecha y hora


HOY
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo
de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora. Para obtener
ms informacin acerca de los nmeros de serie, vea la funcin AHORA.
Sintaxis
HOY( )

AHORA

Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales.


Sintaxis
AHORA( )

Observaciones

En Microsoft Excel 97 para Windows y Microsoft Excel 97 para Macintosh se


utilizan diferentes sistemas de fechas predeterminados. En Microsoft Excel para
Windows se emplea el sistema de fechas 1900, en el cual los nmeros de serie
corresponden a fechas comprendidas entre el 1 de enero de 1900 y el 31 de diciembre de
9999. En Microsoft Excel para Macintosh se emplea el sistema de fechas 1904, en el
Pagina 52

Mdulo de Excel
cual los nmeros de serie corresponden a fechas comprendidas entre el 1 de enero de
1904 y el 31 de diciembre de 9999. Para obtener ms informacin acerca de cmo se
calculan la fecha y la hora en Microsoft Excel, haga clic en .

En los nmeros de serie, los dgitos a la derecha del separador decimal


representan la hora; los nmeros a la izquierda representan la fecha. Por ejemplo, en el
sistema de fechas 1900, el nmero de serie 367,5 representa la combinacin de fecha y
hora 12:00 p.m., 1 de enero de 1901.

Para cambiar el sistema de fechas, active o desactive la casilla de verificacin


Sistema de fechas 1904 de la ficha Calcular del cuadro de dilogo Opciones, que
aparece al hacer clic en Opciones del men Herramientas.

El sistema de fechas cambia automticamente cuando se abre un documento


creado en otra plataforma. Por ejemplo, si est trabajando en Microsoft Excel para
Windows y abre un documento creado en Microsoft Excel para Macintosh, la casilla de
verificacin "Sistema de fechas 1904" se activar automticamente.

La funcin AHORA slo cambia cuando se realiza un clculo en la hoja de


clculo o cuando se ejecuta una macro que contiene la funcin. No se actualiza
constantemente.

Ejemplos
Si est usando el sistema de fechas 1900 y el reloj integrado de su equipo est ajustado a
las 12:30:00 p.m., 1 de enero de 1987:
AHORA() es igual a 31778,52083
Diez minutos ms tarde:
AHORA() es igual a 31778,52778

FECHA
Devuelve el nmero de serie de una fecha especificada. Para obtener ms
informacin acerca de nmeros de serie, consulte la funcin AHORA.
Sintaxis
FECHA(ao;mes;da)

Ao es un nmero entre 1900 y 9999 en Microsoft Excel para Windows o entre 1904 y
9999 en Microsoft Excel para Macintosh.

Pagina 53

Mdulo de Excel
Mes es un nmero que representa el mes del ao. Si mes es mayor que 12, el
argumento mes agrega dicho nmero de meses al primer mes del ao especificado. Por
ejemplo, FECHA(90;14;2) devuelve el nmero de serie que representa la fecha 2 de
febrero de 1991.
Da es un nmero que representa el da del mes. Si da es mayor que el nmero de das
en el mes especificado, el argumento da agrega dicho nmero de das al primer da del
mes. Por ejemplo, FECHA(91;1;35) devuelve el nmero de serie que representa 4 de
febrero de 1991.
Observaciones

Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh utilizan


diferentes sistemas de fechas predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la
funcin AHORA.

La funcin FECHA es muy til en las frmulas donde ao, mes y da son
frmulas, no constantes.

Ejemplos
Usando el sistema de fechas 1900 (el predeterminado en Microsoft Excel para
Windows), FECHA(91; 1; 1) es igual a 33239, es decir, el nmero de serie que
corresponde a la fecha 1 de enero de 1991.
Usando el sistema de fechas 1904 (el predeterminado en Microsoft Excel para
Macintosh), FECHA(91; 1; 1) es igual a 31777, es decir, el nmero de serie que
corresponde a la fecha 1 de enero de 1991.

DIA
Devuelve el da del mes correspondiente a nm_de_serie. El da se expresa
como un nmero entero comprendido entre 1 y 31.
Sintaxis
DIA(nm_de_serie)

Nm_de_serie es el cdigo de fecha y hora empleado por Microsoft Excel para los
clculos de fecha y hora. La variable nm_de_serie puede proporcionarse como texto,
por ejemplo, "15-4-93" o "15-Abr-1993", en lugar de como nmero. El texto se
convierte automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca
de nm_de_serie, vea la funcin AHORA.

Pagina 54

Mdulo de Excel
Observaciones
Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes
sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin
AHORA.
Ejemplos
DIA("4-ene") es igual a 4
DIA("15-abr-1993") es igual a 15
DIA("11-8-93") es igual a 11

HORA
Devuelve la hora correspondiente al argumento nm_de_serie. La hora se
expresa como un nmero entero, comprendido entre 0 (12:00 A.M.) y 23 (11:00 P.M.).
Sintaxis
HORA(nm_de_serie)

Nm_de_serie es el cdigo de fecha-hora empleado por Microsoft Excel para los


clculos de fecha y hora. El argumento nm_de_serie puede introducirse como texto,
por ejemplo "16:48:00" "4:48:00 PM.", en lugar de como un nmero. El texto se
convierte automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca
de nmeros de serie, vea la funcin AHORA.
Nota Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes
sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin
AHORA.

Ejemplos
HORA(0,7) es igual a 16
HORA(29747,7) es igual a 16
HORA("3:30:30 PM") es igual a 15

Pagina 55

Mdulo de Excel
MINUTO
Devuelve el minuto que corresponde a nm_de_serie. El minuto se expresa
como un nmero entero entre 0 y 59.
Sintaxis
MINUTO(nm_de_serie)

Nm_de_serie es el cdigo de fecha y hora empleado por Microsoft Excel para


calcular la fecha y hora; nm_de_serie puede escribirse como texto, por ejemplo
"16:48:00" o "4:48:00 p.m.", en lugar de introducirse como un nmero. El texto se
convierte automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca
de nm_de_serie, vea la funcin AHORA.
Observaciones
Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes
sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea AHORA.
Ejemplos
MINUTO("4:48:00 p.m.") es igual a 48
MINUTO(0,01) es igual a 14
MINUTO(4,02) es igual a 28

MES
Devuelve el mes que corresponde a nm_de_serie. El mes se expresa como un
nmero entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).
Sintaxis
MES(nm_de_serie)

Nm_de_serie es el cdigo de fecha y hora empleado por Microsoft Excel para


calcular la fecha y hora; nm_de_serie puede expresarse como texto, por ejemplo, "154-1993" o "15-abr-1993", en lugar de expresarse como un nmero. El texto se convierte
automticamente en nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca de
nm_de_serie, vea la funcin AHORA.

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Mdulo de Excel
Observaciones
Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes
sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin
AHORA.
Ejemplos
MES("6-mayo") es igual a 5
MES(366) es igual a 12
MES(367) es igual a 1

DIASEM
Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El
da se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado).
Sintaxis
DIASEM(nm_de_serie;tipo)

Nm_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de
fecha y hora; nm_de_serie puede expresarse como texto, por ejemplo "15-abr-1993" o
"15-4-93", en lugar de expresarse como un nmero. El texto se convierte
automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca del
argumento nm_de_serie, vea la funcin AHORA.
Tipo es un nmero que determina que tipo de valor debe ser devuelto.
Tipo

Nmero devuelto

1 u omitido

Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado). Igual que en versiones


anteriores de Microsoft Excel.
Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo).
Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo).

2
3
Observaciones

Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan


diferentes sistemas de fecha predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la
funcin AHORA.

Tambin puede usar la funcin TEXTO para convertir un valor en un formato de


nmero especificado usando el sistema de fechas 1900:
Pagina 57

Mdulo de Excel

TEXTO("16-4-90", "dddd") es igual a lunes.


Ejemplos
DIASEM("2-14-90") es igual a 4 (mircoles)
Si est usando el sistema de fechas 1900 (la configuracin predeterminada de Microsoft
Excel para Windows), entonces:
DIASEM(29747,007) es igual a 4 (mircoles)
Si est usando el sistema de fechas 1904 (la configuracin predeterminada de Microsoft
Excel para Macintosh), entonces:
DIASEM(29747,007) es igual a 3 (martes)

AO
Devuelve el ao correspondiente a nm_de_serie. El ao se expresa como un
entero entre 1900 y 9999.
Sintaxis
AO(nm_de_serie)

Nm_de_serie es el cdigo de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de
fecha y hora. El argumento nm_de_serie puede expresarse en forma de texto, por
ejemplo "15-abr-1993" o "15-4-93", en lugar de expresarse como nmero. El texto se
convierte automticamente en un nmero de serie. Para obtener ms informacin acerca
del argumento nm_de_serie, vea la funcin AHORA.
Observaciones
Microsoft Excel para Windows y Microsoft Excel para Macintosh usan diferentes
sistemas de fecha-hora predeterminados. Para obtener ms informacin, vea la funcin
AHORA.
Ejemplos
AO("5-7-90") es igual a 1990.
Si est usando el sistema de fecha 1900 (el sistema predeterminado en Microsoft Excel
para Windows), entonces:
AO(0,007) es igual a 1900.
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Mdulo de Excel

AO(29747,007) es igual a 1981.


Si est usando el sistema de fecha 1904 (el predeterminado en Microsoft Excel para
Macintosh), entonces:
AO(0,007) es igual a 1904.
AO(29747,007) es igual a 1985.

Pagina 59

Mdulo de Excel

Grficos: Aspectos bsicos


Diseemos un histograma para comparar valores previstos y reales en cuatro
regiones geogrficas.
1. Introduce en una hoja de clculo los datos siguientes:
A
1
2
3
4
5
6

Regin
Norte
Sur
Este
Oeste

Real
345
234
235
678

Previsto
555
666
777
456

2. Selecciona las celdas B2:D6


3. Haz clic en la herramienta asistente para grficos de la barra de herramientas
estndar.
4. Arrastra el puntero para trazar el marco del grfico
5. Cuando sueltes, se abrir el Asistente. Pulsa Terminar.
6. Excel trazar en la hoja de clculo una representacin por defecto.

Grficos incrustados y hojas de grficos


Cuando el grfico reside junto a las celdas se dice que el grfico est incrustado,
pero tambin se puede crear un grfico en una hoja de clculo aparte de las celdas ( hoja
de grfico ).
Los grficos incrustados se pueden mover, cambiar de tamao y borrar,
exactamente igual que cualquier otro objeto.
Los grficos incrustados se activan haciendo doble clic sobre ellos; se mostrar
el grfico encerrado en un cuadro de contorno grueso.
Una hoja de grfico es una pgina de libro independiente que contiene un nico
grfico. Para crearla debes seleccionar los datos de origen y elegir Insertar / Grfico /
Como hoja nueva.
Series de datos y puntos de datos
Un punto de datos es un valor individual que se ha originado en una nica celda
de la hoja de clculo. Cuando se llevan al grfico se representan por barras, puntos,
segmentos, etc.
Una serie de datos es un conjunto de puntos de datos relacionados que
representan una nica fila o columna de valores. Cada serie se diferencia en el grfico
por un color o diseo.
Pagina 60

Mdulo de Excel
Tipos de grficos
Histogramas de columnas y barras
Son adecuados para comparar valores en funcin del tiempo, pueden representar
valores negativos o apilar las series.

Millones de Espectadores
120
100
80
60
40
20
0

Tenis
Basket
Golf
95

96

97

Lneas
Para ilustrar la tendencia de una serie de valores medidos a intervalos de tiempo
regulares.

Millones de Espectadores
120
100
80
60
40
20
0

Tenis
Basket
Golf
95

96

97

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Mdulo de Excel
Areas
Son como los de lnea, con la salvedad de que se rellenan los espacios
intermedios. Tienen mucho ms impacto visual.
Superficie forestal Mundial
Millones de
hectreas

500
400
300

Millones de
hectareas

Millones de
hectareas

200
100
0

90 91 92 93 94 95 96 97
Ao

Circular
Tienen la particularidad de que slo permiten representar una serie de datos.
Resultan tiles para ilustrar las relaciones entre cada punto y el total.
Votos

Ruiz Mateos
Roldan
Corcuera

Rubio
1%
Corcuera
30%

Conde
3%
Ruiz
Mateos
41%

Rubio
Conde

Roldan
25%

Pagina 62

Mdulo de Excel

Anillos
Es como el circular pero adaptado a varias series de datos:

0%

15%

13%

30%
%
1%
30%

1995

1997
Partidos
Ruiz Mateos

41%

Roldan
30%

26%

Corcuera
Rubio

25%

Conde

16%

Radar
Ventas de mantecados
Enero
600
Diciembre
400
Noviembre
200
Octubre
0
Septiembre

Febrero
Marzo
Abril
Mayo

Agosto

1995
1996
1997

Junio
Julio

Pagina 63

Mdulo de Excel

Dispersin
Representan la correlacin entre dos series de datos y se utilizan mucho
en documentos cientficos.
Relacin de alturas Madres / Hijas
200
150
100

Hijas

50
0
150

155

160

165

170

Grficos 3-D
Casi todos los tipos de grficos incorporados en Excel tienen su variante
tridimensional. Son ms impactantes y espectaculares.
Superficie
Recuerdan a los mapas topogrficos. Se suelen utilizar para representar datos de
un conjunto continuo y no discreto.
Crear con el asistente
Probad los ejemplos con el Asistente.
Formato de elementos del grfico
Los elementos de un grfico son:

Ttulo del grfico


Marcas de graduacin
Lneas de divisin
Rtulos de datos
Ttulo del eje
Series de datos
Marcador de datos
Leyenda
Pagina 64

Mdulo de Excel
Area de trazado
Haz doble clic sobre el elemento del grfico cuyo formato quieres modificar
( o haz clic con el botn derecho y selecciona el comando de formato del men
contextual ).
A veces es difcil seleccionar algn elemento que est tapado con otro.
Selecciona el otro y con las flechas izquierda y derecha puedes recorrerlos todos.
Podrs ver su nombre en el cuadro nombre de la barra de frmulas.
Se puede utilizar la barra de herramientas de formato para modificar
rpidamente elementos de los grficos.
Impresin de grficos
Para imprimir una hoja de clculo pero no un grfico incrustado en ella,
selecciona el grfico, elige el comando Formato / Objeto, selecciona la ficha
Propiedades y deja en blanco la casilla Imprimir objeto.
Para imprimir un grfico, pero no el resto de la hoja de clculo, haz doble clic
para activarlo y elige el comando Archivo / Imprimir.
Se puede configurar la impresin de un grfico en la orden Archivo /
Presentacin preliminar. Tambin en Archivo / Prepara pgina, mientras un grfico est
activo, aparecer una ficha llamada Grfico con opciones para ajustar el tamao.

Pagina 65

Mdulo de Excel

Grficos personalizados
Cambiar un grfico a un tipo distinto
Se puede cambiar el tipo de grfico con el men principal eligiendo Formato /
Tipo de grfico.
Tambin con la herramienta Galera de grficos. ( ofrece menos variedad de
subtipos).
Tambin utilizando el Autoformato ( Formato /Autoformato ).
Aadir, borrar y cambiar datos de grficos
Se puede aadir tanto una serie de datos , como un punto de datos. Hay tres
tcnicas : Arrastrar y colocar, utilizar los comandos Edicin / Copiar y Edicin / Pegar y
el comando Insertar / Datos nuevos.
Si arrastras y colocas una serie de datos o un punto de datos seleccionado la fila
o columna y soltndola en el grfico, puede que Excel no sepa lo que quieres, entonces
se mostrar un dilogo para resolver esa duda.
Para borrar datos de un grfico debes activar el grfico, seleccionar la serie y
elegir el comando Edicin / Borrar / Serie ( o pulsar la tecla Suprimir ).
Para cambiar una serie de datos debes activar el grfico, elegir la rserie de datos
que vas a cambiar, elegir el comando Formato / Serie de datos seleccionada y elegir la
ficha Nombre / Valores. Ahora debes cambiar los valores por los nuevos ya sea
escribiendo el rango o marcndolo en la hoja de clculo.
Tambin se puede cambiar la orientacin de los datos, por ejemplo que las series pasen
a ser las filas en vez de las columnas. Para esto activa el grfico y haz clic en la
herramienta Asistente para grficos. En el paso dos utiliza la opcin Series de datos en,
para indicar columnas en lugar de filas.
Crear grficos combinados
Activa el grfico y selecciona la serie de datos que quieres cambiar. Elige el
comando Formato / Tipo de grfico y selecciona el tipo en el cuadro de dilogo Tipo de
grfico: se aplicar slo a la serie seleccionada.
Se pueden combinar ms de dos tipos de en n mismo grfico.
Puedes crear cualquier combinacin de grficos de rea, columnas, lneas y
dispersin.
En un grfico combinado puedes incluir representacin de barras, anillos y radar,
pero slo puedes aplicar estos formatos a una serie.
Los grficos tridimensionales no se pueden combinar.

Pagina 66

Mdulo de Excel
T1
Anterior
Previsto
real

T2
750
1000
825

T3

T4

635
1100
920

800
1200
1275

890
1300
1532

2000
1500

Previsto

1000

Anterior
real

500
0
T1

T2

T3

T4

Trabajar con grficos tridimensionales


Algunas veces una serie de datos impide ver a otra. Habr que modificar el
ngulo de perspectiva del grfico. Mientras este est activo elige el comando Formato /
Presentacin 3-D y usa los botones Elevacin, Perspectiva y Giro.
Otra forma es manipularla directamente con el ratn:
Activa el grfico, selecciona uno de los ngulos haciendo clic en uno de ellos,
haz clic de nuevo en el ngulo y mantn presionado el botn del ratn hasta que el
cursor se transforme en una cruz, arrastra el ngulo ( Mantn presinado Ctrl si quieres
ver los contornos a mismo tiempo ).
Dibujar dentro de un grfico
Debes abrir la barra de herramientas Dibujo, activar el grfico y dibujar un
objeto directamente dentro del grfico.
Los objetos dibujados residen dentro de l , o sea , que para manipularlos debes
activar el grfico con anterioridad.
Tambin puedes copiar imgenes y objetos dentro de un grfico ya sea con
Insertar / Objeto o Insertar / Imagen, para insertarlo en la hoja de clculo y a
continuacin, copiarlo y pegarlo dentro de un grfico activo.
Grficos con imgenes
Puedes sustituir los marcadores de los grficos bidimensionales, por imgenes
importadas de otros programas o dibujadas con los instrumentos de Excel.
Pagina 67

Mdulo de Excel
Sigue estos pasos para utilizar una imagen en un grfico ya creado:
1. Coloca una imagen en el portapapeles.
2. Activa el grfico.
3. Selecciona la serie de datos o el punto individual que quieres sustituir por la
imagen.
4. Elige el comando Edicin / Pegar.

1800
1600
1400
1200
1000
800
600
400
200
0

Previsto
Anterior
real

T1

T2

T3

T4

En las opciones Formato / serie de datos seleccionada, haz clic en la ficha


Diseo. Puedes elegir entre Estirar, apilar y apilar graduando el tamao.
Proteccin de grficos
Selecciona el grfico y elige Formato / Objeto y elige la ficha proteccin y maca
la casilla Bloqueado. El bloqueo no se hace efectivo mientras no se proteja la hoja en la
que se encuentra el grfico. Cuando el grfico es una hoja de grfico, entonces basta con
proteger la hoja con la opcin Herramientas Proteger / Proteger hoja.

Pagina 68

Mdulo de Excel

Bases de datos internas o listas


Escribe la siguiente base de datos en una hoja nueva.
N
Nombre
cliente
101 industrias Argos
102 Software LEX
103 Banco Nacional
104 Rosell y Bjar
105 Invergalicia
106 CALESA
107 Grupo Norte
108 Pereiro y Quijada
109 Textiles Unidos
110 Naviera Silas

Categoria

Zona

Produccion
Servicios
Finanzas
Servicios
Finanzas
Produccion
Produccion
Servicios
Produccion
Servicios

Norte
Sur
Sur
Este
Norte
Oeste
Este
Oeste
Sur
Norte

Ventas mes Ventas ao


9569000
3527000
1472000
3717000
3315000
6542000
8167000
4026000
12391000
3146000

Ao anterior

13775000
10534000
8123000
12374000
18656000
58229000
23613000
11786000
71805000
19104000

14723000
12887000
10022000
9221000
11044000
52559000
25733000
9225
23490
11373000

Ordenar una base de datos


Para ordenar por un solo campo debes seleccionar una celda del rango cubierto
por la base de datos, elige el comando datos / Ordenar, elige el campo por el que quieres
ordenar en la lista desplegable de primer criterio. Para finalizar haz clic en Aceptar.
Para ordenar por varios criterios, lo que debes hacer es elegir el segundo y
tercer criterio.
Excel ordena de acuerdo al valor subyacente de la celda.
Ordena sin mirar maysculas ni minsculas, pero se le puede decir si pulsas el
botn Opciones de la caja de dilogo Ordenar.
Falso va antes que Verdadero.
Todos los valores error se consideran iguales.
Las celdas en blanco se sitan al final.

Filtrar bases de datos


Se puede usar un filtro automtico o avanzado. Ahora nos dedicaremos a los
automticos. Selecciona una celda de la base de datos y elige Datos / Filtros / Filtro
automtico. Excel coloca junto a cada campo una flecha de lista desplegable. Puedes
elegir Todas, Vacas, No vacas y Personalizar ( el ms interesante ).
Se pueden filtrar varios campos al mismo tiempo.
Si eliges Personalizar se abrir el cuadro de dilogo Filtros personalizados.
Podremos elegir un operador relacional, usar comodines o un valor y se puede usar los
operadores Y, O.
Ejercicio: Queremos ver slo los clientes ms importantes de las zonas Norte y Este,
con ventas superiores a 15.000.000.
Pagina 69

Mdulo de Excel
Para eliminar todos los filtros a la vez utiliza el comando Datos / Filtros / Filtro
automtico para eliminarlos.
Si quieres ver totales por columnas en bases de datos filtradas, utiliza la funcin
SUBTOTALES, pus no incluye en el clculo las filas filtradas como hace la suma. El
botn Autosuma sita la funcin subtotales en vez de suma en bases de datos filtradas.
Uso de la ficha de entrada de datos
Para ver la ficha selecciona una celda de la base de datos y elige el comando
Datos / Ficha.
Para aadir un registro nuevo, haz clic en el botn Nuevo. Para editar un
registro utiliza la barra de desplazamiento para seleccionarlo, cambia los valores y haz
clic en nuevo para actualizar los valores. Para borrar un registro seleccinalo y luego
haz clic en el botn Borrar.
La ficha de datos sirve tambin para buscar lops registros que cumplen ciertos
criterios. Para esto sirve el botn Criterios: dbes escribir el valor o anteponer un
operador ( <>oeste ). Luego pulsa Buscar siguiente o Buscar anterior.

Pagina 70

Mdulo de Excel

Tcnicas avanzadas de bases de datos


Formas especiales de ordenar
Se puede ordenar por ms de tres campos: se puede utilizar el comando Datos /
Ordenar dos veces, empezando por los menos significativos o hacer una ordenacin
calculada.
Coloca en la columna J un campo nuevo y llmalo Zona-Ultima visita. Coloca la
siguiente frmula en la celda J3 y llena automticamente hasta la celda J12:
=IZQUIERDA(E3&

;5)&F3.

Elige Datos / Ordenar, elige Zona-Ultima visita como primer criterio y Categora
y Nombre como segundo y tercero. Haz clic en Aceptar.
Creando listas personalizadas se puede crear criterios de ordenacin
personalizados. Creemos para ello una lista personalizada que ordene los meses del ao
fiscal desde Octubre hasta Septiembre. Escribe los meses en la hoja de clculo en la
secuencia deseada, selecciona la lista de nombres, elige Herramientas / Opciones y
selecciona la ficha Listas. Haz clic en Importar y clic en Aceptar.
Una vez creada la lista es fcil utilizarla para ordenar. Selecciona una celda de la
base de datos y utliza el comando Datos / Ordenar, selecciona Mes comop primer
criterio, haz clic en Opciones, abre la lista desplegable Orden y selecciona el elemento
Octubre, Noviembre, etc. Haz clic en Aceptar.
Trabajo con rangos de criterios
Un rango de criterios no es ms que un rango de celdas que define un filtro de
una base de datos. Todo rango de criterios consta de dos partes: Una fila de
encabezamientos que contiene los nombres de los campos idnticos a los de la base de
datos y una o ms filas de critarios.
Categora
Servicios

Ventas ao
>15000000

Para especificar varios criterios se debe tener en cuenta lo siguiente:


Se colocan en la misma fila los criterios que van ligados con el operador Y.
Se colocan en filas distintas los que van ligados con el operador O.

Pagina 71

Mdulo de Excel
Utilizacin de frmulas para calcular criterios de forma dinmica
Utilizando la base de datos anterior, crea la siguiente hoja de clculo

Escribe en D8 la frmula =>&F2, escribe un nmero en F2. Si quieres saber


los clientes que superan cierto umbral al mes entonces escribe en B4 Escriba M
( ventas mensuales) o A ( ventas anuales). Escribe en D7 =SI(F4=MVentas
mes;Ventas ao).

Pagina 72

Mdulo de Excel

Comparaciones relativas

Historial de avisos de clientes


Calcular

B7
Zona
Norte
Sur
Este
Oeste
Centro

Avisos 95
524
382
633
591
340

Bien 95
485
320
548
568
305

Avisos 96
590
450
590
677
325

Bien 96
545
421
524
609
299

Imagina que quieres crear un rango de criterios para mostrar slo las zonas en
las que el nmero de avisos recibidos en 1996 haya superado al de 1995. La frmula
=E8>C8, escrita en la celda D5 nos mostrara slo las filas 8, 9 y 11.
Estos ejemplos tambin seran posibles:
1. Mostrar todos los registros en los que el nmero total de avisos en 1995 y
1996 sea superior a 1000. =C8+E8>1000.
2. Mostrar todos los registros cuyo porcentaje de resolucin satisfactoria de
avisos haya sido en 1996 peor que en 1995. =(F8/E8)<(D8/C8)
3. Mostrar todos los registros cuyo porcentaje de resolucin satisfactoria haya
sido en 1996 inferior al 90%.
4. Mostrar todos los registros cuyo porcentaje de resolucin satisfactoria de
avisos haya sido en 1995 superior al contenido en la celda F5.
=(D8/C8)>$F$5.
Utilizacin de filtros avanzados
Los pasos necesarios para aplicar un filtro avanzado sobre el terreno son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Crear un rango de criterios.


Seleccionar una celda de la base de datos.
Elegir el comando Datos / Filtros / Filtro avanzado.
Seleccionar la opcin Filtrar la lista sin moverla.
Introducir el rango de crierios.
Hacer clic en Aceptar.

Pagina 73

Mdulo de Excel
Coma ya has visto, puedes copiar los registros filtrados a otro lugar. Tambin
puedes copiar slo los campos especificados. Para ello debes definir un rango de
extraccin. Es un conjunto de nombres de campos iguales a los utilizados en la
base de datos.
Ejercicio:
1. Especifica el siguiente rango de criterios:
Celda Valor
B14
B15

Zona
Norte

2. Especifica el siguiente rango de extraccin:


Celda Valor
C17
D17

Nombre
Ventas ao

3. Selecciona una celda situada en la base de datos y elige el comando Datos /


Filtro / Filtro avanzado.
4. Selecciona la opcin Copiar a otro lugar.
5. Introduce el rango de criterios B14:B15.
6. Introduce en el cuadro Copiar a, el rango C17:D17.
7. Haz clic en Aceptar.
Utilizacin de funciones BD
Utilizan rango de criterios para determinar los registros que debe incluir en el
clculo. Todas tiene la misma estructura. Usaremos la funcin BDSUMA para ilustrar
su manejo.
BDSUMA(base de datos;Nombre de campo;criterios)
Ej: =BDSUMA(B2:I12;ventas mes;B14:B15)
Suponiendo que en B14 hay Zona y en B15 hay Norte.
Las dems funciones de bases de datos son:

BDCONTAR: Cuenta celdas que contienen nmeros.


BDCONTARA. Cuenta celdas que no estn en blanco.
BDDESVEST: Estima la desviacin tpica basndose en una muestra.
BDDESVESTP: Estima la desviacin tpica basndose en la poblacin.
BDEXTRAER: Extrae un nico campo de un nico registro.
Pagina 74

Mdulo de Excel

BDMAX: Clcula un valor mximo.


BDMIN: Clcula un valor mnimo.
BDPRODUCTO: Multiplica valores.
BDPROMEDIO: Clcula un promedio.
BDSUMA: Suma valores.
BDVAR: Estima la varianza basndose en una muestra.
BDVARP: Estima la varianza basndose en una poblacin.

Insertar subtotales incrustados en una base de datos


Imagina que en la base de datos anterior quieres aadir subtotales y totales
generales por regiones a los campos Ventas mes, Ventas ao y Ao anterior. Esta es la
forma de resolver el problema:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Ordena la base de datos por zonas.


Selecciona una celda de la base de datos.
Utiliza el comando Datos / Subtotales.
Selecciona Zona en la lista desplegable del cuadro Para cada cambio en.
Selecciona la funcin SUMA en la lista Usar funcion.
La lista Agregar subtotal a, se utiliza para especificar en qu campos se
quieren insertar subtotales; marca las casillas Ventas mes, ventas ao y Ao
anterior.
7. Marca la casilla salto de pgina entre grupos para insertar un salto de pgina
despus de cada subtotal.
8. Si marcas la casilla Resumen debajo de los datos, las filas subtotales se
colocarn debajo de los datos; en caso contrario se colocarn encima.
9. Haz clic en aceptar para insertar los subtotales.

Pagina 75

Mdulo de Excel

Tablas dinmicas
Son un instrumento idneo para resumir y analizar datos por medio de tcnicas
de manipulacin directa. Se llaman tablas dinmicas porque es muy fcil cambiar la
organizacin de los encabezamientos de fila y columna.
Cmo se utilizan las tablas dinmicas
Las tablas dinmicas sirven para resumir grandes bases de datos, organizar los
datos para representarlos grficamente, para hacer anlisis a medida y para crear
informes.
Veamos el siguiente ejemplo:
Producto
Lcteos
Crnicos
Crnicos
Lcteos
Lcteos
Crnicos
Lcteos
Crnicos
Crnicos
Lcteos
Lcteos
Crnicos
Crnicos
Lcteos
Lcteos
Lcteos
Lcteos
Lcteos
Lcteos
Crnicos
Crnicos

Ao
1992
1993
1992
1993
1993
1993
1993
1993
1992
1993
1993
1993
1992
1992
1992
1992
1993
1992
1993
1993
1993

Mes
Dic
Sep
Oct
Ene
Sep
Feb
Dic
Abr
Jul
Mar
Mar
Dic
Oct
Jun
Jul
Ago
Feb
Oct
Ene
Oct
Feb

Ventas
768600
295600
816500
444800
7500
492300
273300
45000
79700
875100
274100
704700
719100
557500
761200
487300
807600
333900
654400
695500
413800

Unidades
5563
1242
983
3833
3216
8160
2790
9265
3868
1773
6290
9888
39
9970
3656
2730
3670
1695
9550
8722
4661

Vendedor
Rosell
Madariaga
Madariaga
Madariaga
Madariaga
Rosell
Rosell
Rosell
Madariaga
Madariaga
Rosell
Rosell
Rosell
Rosell
Madariaga
Madariaga
Rosell
Rosell
Rosell
Madariaga
Rosell

Zona
Norte
Oeste
Sur
Norte
Este
Sur
Oeste
Este
Norte
Oeste
Norte
Oeste
Norte
Este
Sur
Norte
Sur
Oeste
Oeste
Este
Este

Imaginemos que necesitamos comprobar el rendimiento de los vendedores en


cada regin. Sigue estos pasos y aprenders a crear tablas dinmicas:
1. Abre el libro de venta de productos.
2. Selecciona una celda cualquiera de la base de datos.
3. Utiliza el comando Datos / Tablas dinmicas.
Pagina 76

Mdulo de Excel
4. Selecciona la opcin Lista o Base de datos de Excel. Haz clic en siguiente.
5. Confirma el rango de la base de datos. Haz clic en siguiente.
6. Es el paso ms importante. Los campos estn representados por un conjunto
de botones situados en el lado derecho del cuadro de dilogo. Puedes utilizar
cualquier botn para utilizarlo como rtulo de fila o columna, y para
depositar en el cuerpo de la tabla los datos que representan. La tabla se
organiza arrastrando y colocando los botones de los campos en una de las
cuatro reas del esquema.
-

Fila: campo o campos utilizados como rtulos de fila.


Columna: campo o campos utilizados como rtulos de
columna.
Pgina: campo o campos utilizados para filtrar la base de
datos.
Datos: valores que se quieren colocar en el interior de la tabla
dinmica; en el rea de datos hay que colocar al menos un
campo, que es casi siempre un campo numrico.

7. Haz clic en siguiente para avanzar al ltimo paso. Aqu se especifica el lugar
en el que se colocar la tabla. Excel pone nombre a la tabla nueva pero
puedes cambiarlo. Tambin puedes seleccionar las opciones que te interesan
ver en la tabla: sumas totales de las columnas, de las filas, guardar datos con
diseo de tabla y aplicar autoformato a la tabla.
8. Haz clic en terminar.

Pagina 77

Mdulo de Excel
Actualizar la tabla dinmica
No se recalculan automticamente cuando los datos de origen cambian. Para
actualizarlas debes seleccionar una celda y elegir el comando Datos / Actualizar datos.
Cambiar la estructura de una tabla dinmica
Hay dos formas de cambiar la estructura de una tabla dinmica: actuar
directamente sobre ella o a trvs del asistente de tablas dinmicas.
Utilizacin del campo pgina para filtrar los datos
Se elige entre todos los valores de ese campo o todas. Si quisiramos imprimir
un informe para cada ocurrencia distinta del campo pgina deberiamos seguir estos
pasos:
1. Selecciona una celda cualquiera de la tabla dinmica.
2. Haz clic en la herramienta Mostrar pginas. Se abre un cuadro de dilogo que
permite seleccionar el campo que determine el desglose en pginas.
3. Por cada pgina lgica de la tabla dinmica, Excel inserta en el libro una nueva hoja
de clculo.
Cambiar la estructura moviendo los botones de los campos
Se pueden arrastrar los botones por la hoja, sin necesidad de abrir de nuevo el
Asistente.
Eliminar un campo de la tabla dinmica
Hay que arrastrar el campo fuera del rango de la tabla dinmica.
Aumentar el detalle
Al hacer doble clic sobre cualquier dato que te interese en el rea de datos,
puedes ver con detalle los valores que le han dado origen.
Contraer y extender filas y columnas
Haciendo doble clic sobre el valor de la primera columna de la tabla se contrae y
se expande de nuevo para poder ver los detalles.
Aadir campos haciendo doble clic

Pagina 78

Mdulo de Excel
Al hacer doble clic en una columna o fila y Excel no saber que desglose quieres,
se muestra el cuadro de dilogo Mostrar detalle. Seleccionas en la lista el campo y este
se aadir a la tabla dinmica.
Cambiar una tabla dinmica con el Asistente
Selecciona una celda de la tabla dinmica, arranca el asistente y acta como si la
estuvieses creando por primara vez.
Controlar la forma en que se calculan los datos
En el asistente haz doble clic en el botn del campo calculado del paso 3, elige
el tipo de operacin. Tambin puedes seleccionar una celda de la tabla dinmica y elegir
Datos / Campo de la tabla dinmica y elegir el tipo de clculo en la lista Resumir por.
Aspectos bsicos del formato de tablas dinmicas
El formato de las celdas de la tabla dinmica es especial: se puede perder al
manipular la tabla.
Autoformato de una tabla dinmica
Selecciona una celda de la tabla dinmica y elige Formato / Autoformato. Slo
debes recordar que debes haber seleccionado en el paso 4 del asistente la casilla Aplicar
Autoformato a la tabla.
Formato de los nmeros del rea de datos
Con el asistente, haz doble clic en el paso 3 sobre el botn que has arrastrado
sobre el rea de datos. Despus pulsa el botn Nmero y selecciona el formato.
En la hoja de clculo selecciona una celda del interior del rea de datos y elige el
comando Datos Campo tabla dinmica. Haz clic en el botn Nmero para abrir el
cuadro de dilogo Formato celdas.
El men contextual de la tabla dinmica
Tiene seis comandos ms especficos de las tablas dinmicas:
Actualizar datos.
Mostrar pginas: Coloca cada una de las pginas de la tabla en una hoja de
clculo distinta.
Agrupar y esquema. Muestra un submen para ocultar o mostrar detalles y
agrupar o desagrupar datos.
Pagina 79

Mdulo de Excel
Agregar campo de datos: Agrega campos a las reas de columnas, filas, o
datos de la tabla dinmica, segn el tipo de celda seleccionada en el
momento de ejecutar el comando.
Tabla dinmica: Abre el asistente para tablas dinmicas.
Campo de la tabla dinmica: Permite personalizar los campos. Equvale al
comando Datos / Campo de la tabla dinmica.

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Mdulo de Excel

Dominar las tablas dinmicas


Personalizar tablas dinmicas
Realizar clculos personalizados
Selecciona una celda del rea de datos de la tabla dinmica y utiliza el comando
Datos / Campo. Haz clic en Opciones, elige en la lista desplegable Mostrar datos
como, la opcin % del Total y haz clic en Aceptar.
Cambiar los rtulos de los botones de campo
Con el asistente haz doble clic en el botn cuyo rtulo quieres cambiar (paso 3)
y escribe en el cuadro de dilogo el nombre nuevo.
En la hoja de clculo, haz doble clic en el botn del campo para ver en la barra
de frmulas el nombre del rtulo. Cmbialo en la barra de frmulas, igual que lo haras
con el contenido de una celda.
Agrupar y desagrupar datos
A veces los datos de origen est muy detallados. Veamos el siguiente ejemplo:
B2
Factura
1001
1002
1003
1004
1005
1006
1007
1008
1009
1010
1011

Fecha
5/01/95
5/01/95
11/0195
14/01/95
23/01/95
4/02/95
11/02/95
21/02/95
2/03/95
9/03/95
20/03/95

Repres.
Baroja
Baroja
Gajds
Baroja
Galds
Galds
Baroja
Galds
Baroja
Baroja
Galds

Cantidad
27500
104500
77000
83500
10800
38800
57200
133600
26000
44900
82000

Imagina que quieres disear una tabla que represente los nombres de los
representantes ordenados por filas y sus ventas totales mensuales en columnas. Al
utilizar Fecha como campo, la tabla sale muy detallada y no se pueden ver los resultados
por mes. Una forma de resolver este problema es agrupar las fechas por meses.
1. Selecciona una de las celdas que contienen una fecha.
2. Haz clic en la herramienta Agrupar.
Pagina 81

Mdulo de Excel
3. Selecciona Meses y haz clic en Aceptar.
4. Excel agrupa por meses y comienza en el primero de la base de datos y
termina en el ltimo como era de esperar.
Para desagrupar columnas, selecciona una celda que tenga una fecha y pulsa el
botn Desagrupar.
Ordenar una tabla dinmica
Elige una celda de la columna que quieres ordenar y elige Datos / Ordenar.
Crear una base de datos a partir de una base de datos externa
Simplemente hay que indicrselo en el primer paso al Asistente y usar el
Microsoft Query como ya lo hicimos con el Microsoft Word.
Se le puede hacer lo mismo a estas tablas dinmicas que a las anteriores.
Simplemente hay que tener cuidado en actualizar los datos, pues han podido cambiar en
el origen.
Crear una tabla dinmica a partir de varios rangos de consolidacin
Imagina que una empresa de material electrnico tiene varias sucursales
regionales (Norte, Sur, Este y Oeste ) que envan previsiones de ventas por producto.
Nosotros y debemos de elaborar un informe que consolide estas previsiones. Para hacer
este ejercicio debes crear un libro distinto por cada previsin con esta estructura:
Producto
Juegos
Receptores
Telfonos
Televisores

T1
70000
35000
56000
12000

T2
52000
45000
54000
12000

T3
54000
65000
22000
12000

T4
52000
89000
32000
52000

Con los libros abiertos, sigue estos pasos para consolidar los datos en un libro
nuevo:
1.
2.
3.
4.
5.

Abre un archivo nuevo.


Elige Datos / Tablas dinmicas.
Selecciona la opcin Rangos de consolidacin mltiples.
Elige Crear un solo campo de pgina y haz clic en Siguiente.
Introduce el rango seleccionando las celdas en uno de los libros y haciendo clic en
siguiente. Reptelo para los dems libros.
6. El botn del campo de datos debe llevar el texto Suma de valor, si no es as, debes
cambiarlo.
7. Haz clic en Siguiente, marca las cuatro opciones y pulsa Terminar.

Pagina 82

Mdulo de Excel
Crear una tabla dinmica a partir de otra
El motivo ms importante para crear una tabla dinmica a partir de otra es
ahorrar memoria, porque ambas tablas comparten el cach oculto. Tambin por eficacia
pues cuando se actualiza una, la otra tambin lo hace.
1. Activa una celda de la hoja de clculo, situada fuera de la tabla y elige Datos /
Tablas dinmicas.
2. Selecciona la opcin Otra tabla dinmica y haz clic en Siguiente.
3. Selecciona en la lista la tabla que quieres utilizar y pulsa Siguiente.
4. Define la estructura de la tabla y termnala.
Representacin de tablas dinmicas
La ventaja es que el grfico se adapta a los cambios realizados en la tabla. Debes
tener en cuenta no construir totales pues la representacin sera muy mala. Debes
seleccionar la tabla completa. La forma ms sencilla es Ctrl+Mays+*.

Pagina 83

Mdulo de Excel

Controles y cuadros de dilogo personalizados


Controles personalizados
Se llama control a un tipo especial de objeto que se coloca en una hoja de
clculo con el fin de facilitar la entrada de datos por parte del usuario.
La barra de herramientas Dilogo agrupa las herramientas utlizadas para
arrastrar controles.

Rtulo ( texto )
Cuadro de edicin
Cuadro de grupo
Botn
Casilla de verificacin
Botn de opcin
Cuadro de lista
Lista desplegable
Cuadro combinado de lista
Cuadro combinado desplegable
Barra de desplazamiento
Control de giro

Algunos se pueden vincular a una celda. Esto facilita su manejo sin necesidad de
escribir programas especiales. Los controles vinculables son:

Cuadro de lista
Cuadro de lista desplegable
Casilla de verificacin
Barra de desplazamiento
Controles de giro.

Para vincular un control a una celda debes hacer clic con el botn derecho sobre
el control y elegir Formato / Objeto y seleccionar la ficha Control.
Controles de hoja de clculo
Los controles de hoja de clculo permiten crear interfaces de usuario eficaces,
que faciliten el trabajo con el modelo y eviten errores en la entrada de datos.
-

Los controles pueden vincularse con celdas; de este modo se


facilita la entrada de datos y se refuerza su integridad.
Aadir controles a una hoja de clculo es fcil y no exige
conocer el lenguaje de macros.

Pagina 84

Mdulo de Excel

Colocar un control en una hoja de clculo


1. Abre la barra de herramientas Dilogo con el comando Barras de
herramientas del men Ver.
2. Haz clic en una herramienta de la barra.
3. Dibuja el objeto en la hoja de clculo con el ratn.
Formato de los controles
1. Selecciona el control pulsando Ctrl+Clic.
2. Usa el comando Objeto, del men Formato, para abrir el cuadro de dilogo
Formato Objeto.
A continuacin veremos las opciones del cuadro de dilogo Formato Objeto.
Definir las propiedades del control
Los controles activos tienen propiedades de control. Estas propiedades definen la
vinculacin con celdas y otras opciones de comportamiento. Con independencia del tipo
de control, hay dos formas de acceder a las propiedades del control:

Abre el cuadro de dilogo Formato Objeto.


Selecciona el control y haz clic en la herramienta Formato objeto de la barra de
herramientas Dilogo.

Tipos de controles utilizables en hojas de clculo


Casillas de verificacin

CheckBox1

Sirven para introducir los valores verdadero o falso.


Dibuja la casilla en la hoja de clculo, y mientras est seleccionada utiliza el
comando Objeto del men Formato y selecciona la ficha Control. Escribe una referencia
o el nombre de una celda en el cuadro Vincular con. Haz clic en aceptar y prueba la
casilla de verificacin. Deben aparecer los valores Verdadero y Falso en la celda
vinculada.

Pagina 85

Mdulo de Excel

Barras de desplazamiento

Se usan para controlar el valor de un nmero entero en una celda.

Valor mnimo y Valor mximo definen los lmites del valor de la celda( 0 y 30.000).
El valor de incremento define el cambio que experimenta el valor al hacer clic en las
flechas ascendente o descendente de la barra.
El valor cambio de pgina define el cambio que experimenta el valor al hacer clic en
la propia barra o al arrastrar la barra situada entre las flechas.
Introduce el nombre o la referencia a una celda en la caja Vincular con.

Controles de giro

Los controles de giro son similares a las barras de desplazamiento, pero no


admiten el valor Cambio de pgina, y slo se pueden orientar en vertical.

Botones de opcin
OptionButton1

Los botones de opcin sirven para que el usuario elija una opcin dentro de una
lista de dos o ms. Las opciones son mutuamente excluyentes. Los botones pueden
colocarse dentro de cuadros de grupo que los agrupan tanto visualmente como
lgicamente.

Todos los botones de opcin que no se encuentran dentro de un cuadro de grupo,


forman parte del mismo grupo lgico. Cuando se vincula uno de ellos con una celda,
todos los dems quedan vinculados automticamente con esa misma celda.
Todos los botones de opcin de un cuadro de grupo forman parte del mismo grupo
lgico.
Pagina 86

Mdulo de Excel

En una hoja de clculo puede haber varios cuadros de grupo con botones de opcin,
as como botones de opcin no situados dentro de ningn cuadro de grupo.
Si cambia el tamao de una cuadro de grupo, de modo que un botn de opcin que
antes estaba fuera pase a estar dentro, el nuevo elemento queda automticamente
incorporado al grupo lgico.

Cuadros de lista
Muestran al usuario una lista de opciones para que elija una de ellas, y colocan
en una celda vinculada un nmero que depende del elemento seleccionado; si eliges el
elemento segundo de la lista, la celda vinculada adquiere el valor 2. Por lo tanto admiten
dos vnculos de celdas distintos: un rango para la lista de opciones y otro para la celda
que nos indica la opcin elegida.
Lista desplegable
Son como los cuadros de lista, con la diferencia de que se puede definir la
longitud en trminos del nmero de lneas que tendrn al desplegarse. Su principal
ventaja es que ocupan menos espacio en la hoja de clculo.
Botones
Los botones no estn vinculados a ninguna celda, pues su nico objeto es
ejecutar macros. Cuando se dibuja un botn, se abre el cuadro de dilogo Asignar
macro. En este punto hay dos formas de asignar macros: seleccionar una ya creada o
grabar la nueva macro.
Cuadros de lista dinmicos
Combinamos las frmulas con nombre con los cuadros de lista.
1. Escribe los valores del rango B2:D15 en una hoja de clculo nueva como se
muestra:
Departamento
Lengua
Lengua
Lengua
Lengua
Ciencias
Ciencias
Ciencias
Matemticas
Matemticas

Curso
Lengua 1
Lengua 2
Lengua 3
Literatura
Biologa
Qumica
Fsica
Algebra
Geometra

Cdigo
E101
E102
E103
E201
C102
C201
C301
M101
M201
Pagina 87

Mdulo de Excel
Matemticas

Trigonometra

M202

2. Define los siguientes rangos:


Lista.1
Lista.2
Lista.3
Lista.4
Dept.Elegido
Curso.Elegido

C3:C5
C7:C9
C10:C12
C3:C12
B15
C15

B14
Dept.Elegido
1

Curso.elegido
1

3. Define el nombre Lista.cursos de la siguiente manera:


=INDIRECTO(Lista.&Dept.Elegido)
4. Aade a la hoja un grupo de botones de opcin y vincula una de ellos con la
celda Dept.Elegido.
5. Aade un cuadro de lista con rango de entrada Lista.Cursos y como celda
vinculada Curso.Elegido.
Ahora al hacer clic sobre un botn de opcin, el contenido de la lista cambiar
automticamente.

Pagina 88

Mdulo de Excel

Proteccin del trabajo


Seguridad a nivel de archivo
Sigue estos pasos para proteger un archivo ya creado con una contrasea:
1. Elige el comando Archivo / Guardar como para abrir el cuadro de dilogo Guardar
como.
2. Haz clic en Opciones.
3. Escribe una contrasea en el cuadro Contrasea de proteccin y haz clic en Aceptar.
Confrmala y haz clic en Aceptar.
4. Haz clic en Guardar.
5. Di que s si sale guardar los cambios o alguna pregunta similar.
Si slo quieres proteger contra escritura, tambin puedes hacerlo en el cuadro
Opciones de Guardar como.
Un consejo muy practico es marcar la casilla Crear siempre copia de seguridad
para que Excel cree una copia del archivo cada vea que se guarde. Posee el mismo
nombre pero con extensin .XLK.
Proteccin del interior del libro
Hay tres niveles:

Nivel de libro.
Nivel de hoja de clculo.
Nivel de objeto.

Aplicacin de proteccin al libro


Elige el comando Herramientas / Proteger / Proteger libro. Tendrs las siguientes
opciones:

Contrasea: Contrasea opcional.


Estructura: Si se marca esta casilla, la proteccin impde modificar la
estructura de las hojas de clculo ( ni borrar, copiar ni nada con las hojas ).
Ventanas: no se podr modificar la ventana del libro.

Para desproteger elige Herramientas / Proteger / desproteger libro.


Proteccin de hojas de clculo
Elige el comando Herramientas / Proteger / Proteger hoja. Tendremos las
siguientes opciones:
Pagina 89

Mdulo de Excel

Contrasea: Contrasea opcional.


Contenido: Protege las celdas y elementos grficos de la hoja de clculo.
Objetos: Protege los elementos grficos.
Escenarios: Impide modificar las definiciones de escenarios.

Para desproteger una hoja elige el comando Herramientas / Proteger / Desproteger


hoja.

Proteccin de celdas
Conviene , a veces, proteger celdas individuales. Para ello elige el comando
Formato / Celdas y selecciona la ficha proteccin. Ten en cuenta estas dos cosas a la
hora de proteger celdas:

La proteccin de celdas slo es operativa cuando se protege la hoja con la


opcin Contenido seleccionada.
Por defecto, todas las celdas estn bloqueadas. Por tanto, antes de proteger la
hoja hay que desbloquear aquellas que deban poder modificar los usuarios.

Proteccin de objetos grficos


Si no se protegen de los objetos grficos de las hojas de clculos, los usuarios
podrn moverlos, cambiarlos de tamao o borrarlos. Para protegerlos:
1. Selecciona el objeto.
2. Elige el comando Formato / Objeto y selecciona la ficha Proteccin.
3. Selecciona las opciones Bloqueado o Bloquear texto ( o ambas ).
La proteccin de objetos funciona igual que la de celdas; por defecto, todos los
objetos estn bloqueados y slo deben desbloquearse los que deban ser modificables
una vez protegida.

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