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Módulo 4. Servicios de Google

Introducción

Google es mucho más que un motor de búsqueda en internet, desde su creación en el año
1997, ha incorporado nuevas prestaciones que brindan a los usuarios la posibilidad de
acceder a un conjunto de herramientas que permiten no solo navegar por páginas web,
sino que hoy es posible utilizar correos electrónicos, almacenar información en la nube,
visualizar mapas, elaborar y compartir documentos, realizar videoconferencias entre
muchas otras. Para tener acceso a estas prestaciones solo es requerido tener una cuenta
Google. 

Figura 1. Crear una cuenta en Google 

Fuente: elaboración propia. 

Con estos simples pasos, será posible acceder al conjunto de aplicaciones que Google
pone a disposición de los usuarios de manera liberada, para acceder a las aplicaciones
disponibles solamente debemos seleccionar la opción, desde donde se desplegarán el
conjunto de herramientas de trabajo dentro de las que destacan:
Figura 2. Aplicaciones disponibles 
Fuente: elaboración propia. 

Unidad 1. Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube, que permite gestionar

archivos accediendo a ellos a través de internet, soporta más de 30 tipos de extensiones
diferentes y dispone de una capacidad de almacenamiento liberado de 15 Gb, se
encuentra integrado con nuestro correo electrónico y permite la creación de documentos y
el trabajo colaborativo.

Una de las grandes ventajas de almacenar en la nube es la sincronización de los archivos,

esto implica que podemos retomar el trabajo sobre nuestros documentos desde cualquier
computador conectado a una red de internet.

Figura 3. Google Drive

Fuente: elaboración propia. 

La interfaz de usuario es amigable, lo que permite una fácil interacción con la aplicación,
dentro de las opciones podemos encontrar:
Figura 4. Interfaz de usuario 
Fuente: elaboración propia. 

1.1.  Trabajar con Archivos y Carpetas en Drive

Mi unidad, es el espacio de trabajo donde administramos los archivos en Drive, donde
podemos encontrar los archivos o carpetas subidos a la nube, los archivos creados desde
Google Docs, y los archivos y carpetas que otros usuarios nos han compartido.

Para generar nuevos elementos en Drive, solamente debemos ingresar a Nuevo, desde
donde podemos observar el siguiente conjunto de opciones:

Figura 5. Nuevo 

Fuente: elaboración propia.

Desde las opciones podemos subir archivos o carpetas completas a nuestra unidad de
almacenamiento seleccionando las opciones, según corresponda, en ambos casos se
desplegará un explorador para seleccionar el archivo o carpeta.
Figura 6. Subir archivo
Fuente: elaboración propia. 

Automáticamente el archivo o carpeta seleccionada se encontrará disponible en Mi

Unidad, desde donde podremos observar la organización de los elementos añadidos.
Figura 7. Mi unidad

Fuente: elaboración propia. 

Igualmente podemos crear carpetas directamente desde Drive para organizar nuestros
archivos mediante la opción Carpeta, desde donde debemos definir el nombre de la nueva
carpeta.
Figura 8. Nueva carpeta

Fuente: elaboración propia.

Para eliminar elementos desde Mi Unidad, solamente debemos escogerlo y luego

seleccionar Quitar.
Figura 9. Quitar 
Fuente: elaboración propia.

NOTA: Los elementos eliminados se mantendrán en la Papelera durante 30 días

antes de ser eliminados definitivamente.
Los archivos pueden ser incorporados a las diferentes carpetas solamente arrastrándolos
con el ratón a la carpeta deseada.
Figura 10. Arrastrar archivos

Fuente: elaboración propia. 

1.2. Crear Archivos en Drive usando Google Docs

Google Docs es una suite de programas de ofimática liberada que permite la creación de
documentos, planillas de cálculo, presentaciones y formularios, entre otros. Se encuentra
asociado a nuestra cuenta Google y puede considerarse un gestor online de documentos.

Para crear un nuevo documento, Hoja de Cálculo o Presentación debemos ingresar a

Nuevo y seleccionar la opción correspondiente, desde donde podremos indicar si
deseamos iniciar un archivo en blanco o utilizar alguna de las plantillas predefinidas.

Figura 11. Documentos de Google

Fuente: elaboración propia. 

Al iniciar el trabajo con un documento en Blanco, podremos visualizar una interfaz de

usuario amigable, similar al procesador de Texto Word con opciones y herramientas que
nos permiten la creación y edición de nuestro documento. Importante es destacar que el
nuevo documento se encuentra sin título, por tanto, deberemos ingresar a la sección para
indicar un título significativo de nuestro trabajo.
Figura 12. Título 
Fuente: elaboración propia. 

Ahora es posible iniciar la confección y edición de nuestro documento, sin embargo, no

será necesario guardar constantemente nuestro trabajo pues Google Docs va guardando
automáticamente el documento. Para salir del documento debemos cerrar la ventana y
podremos observar en Mi Unidad la existencia de nuestro archivo para retomar el trabajo
en cualquier momento y lugar.

Otra opción interesante es iniciar el trabajo desde una plantilla, para el caso de los
documentos al seleccionar esta opción, podremos acceder a una galería de plantillas de
documentos que nos ayudarán rápidamente a confeccionar Currículos, Cartas o Informes
con estilos predefinidos.

Figura 13. Desde una plantilla 

Fuente: elaboración propia. 

Ahora es posible iniciar la confección y edición de nuestro documento, sin embargo, no

será necesario guardar constantemente nuestro trabajo pues Google Docs va guardando
automáticamente el documento. Para salir del documento debemos cerrar la ventana y
podremos observar en Mi Unidad la existencia de nuestro archivo para retomar el trabajo
en cualquier momento y lugar.

Otra opción interesante es iniciar el trabajo desde una plantilla, para el caso de los
documentos al seleccionar esta opción, podremos acceder a una galería de plantillas de
documentos que nos ayudarán rápidamente a confeccionar Currículos, Cartas o Informes
con estilos predefinidos.

Figura 14. Descargar 

Fuente: elaboración propia. 

NOTA: Puede seguir el mismo procedimiento indicado en el caso de los documentos

para la creación de Hojas de Cálculo y Presentaciones.

1.3. Compartir Archivos o Carpetas

Con Google Drive, podemos compartir archivos, carpetas y documentos de Google Docs,
configurando diferentes niveles de acceso para los usuarios. Para compartir un elemento
debemos escogerlo desde Mi unidad y seleccionar la opción compartir.
Figura 15. Compartir

Fuente: elaboración propia. 

En la ventana emergente debemos indicar el correo electrónico de los usuarios de Google

con los cuales queremos compartir el archivo o carpeta y seleccionar desde las opciones
de configuración el nivel de acceso que deseamos establecer para los usuarios. Los
editores podrán modificar el archivo, mientras que los lectores solo podrán visualizar el
documento.
Figura 16. Configuración 

Fuente: elaboración propia. 

Unidad 2. Google Formularios

Los formularios Google son una aplicación libre que forma parte de las herramientas
disponibles para los usuarios de Google. Mediante el uso de formularios podremos crear
fácilmente cuestionarios o encuestas, recopilando datos de forma fácil y sencilla,
registrando automáticamente la información en una hoja de cálculo.

2.1. Crear Formularios

Para acceder a esta herramienta podemos hacerlo desde las aplicaciones Google,
seleccionando Formularios o podemos hacerlo desde Drive, seleccionando desde iniciar
desde la creación de un nuevo formulario.
Figura 17. Herramientas 

Fuente: elaboración propia. 

Al iniciar la construcción de un Formulario en Blanco dispondremos de un espacio de

trabajo para crear un cuestionario, desde donde debemos indicar el título del formulario y
opcionalmente una breve descripción, adicionalmente podemos personalizar el estilo del
formulario, cambiando los colores e imágenes de fondo.
Figura 18. Formularios en blanco 

Fuente: elaboración propia. 

Al iniciar la construcción de un Formulario en Blanco dispondremos de un espacio de

trabajo para crear un cuestionario, desde donde debemos indicar el título del formulario y
opcionalmente una breve descripción, adicionalmente podemos personalizar el estilo del
formulario, cambiando los colores e imágenes de fondo.

2.2. Elaboración de Preguntas

Al crear un formulario, por defecto se crea una pregunta inicial y la posibilidad de agregar
elementos adicionales a nuestro formulario.
Figura 19. Formulario 
Fuente: elaboración propia. 

Cada pregunta debe contener un título el que generalmente corresponde a la pregunta

deseamos formular, para luego establecer el tipo de pregunta el cual dependerá de las
respuestas que necesitamos recoger, los tipos de preguntas existentes son:
Figura 20. Preguntas 

Fuente: elaboración propia. 

Entre las preguntas de un cuestionario es posible añadir saltos de sección para mejorar su
presentación e inclusive dirigir a los usuarios a diferentes secciones según sus repuestas.
En el formulario podremos observar la creación de esta nueva sección, en la imagen se
muestra un ejemplo de esta acción.

El formulario comprende 3 secciones diferentes, la primera sección contiene una pregunta

de filtro, de manera tal, que si el usuario responde afirmativamente a la pregunta será
derivado a la segunda sección, mientras que si responde negativamente deberá continuar
en la tercera sección.

Figura 21 y 22.  Formularios

Fuente: elaboración propia. 

Figura 23. Formularios 

Fuente: elaboración propia. 

Para derivar a una sección en particular dependiendo de la respuesta del usuario

debemos ingresar a las opciones de la pregunta, debemos ir a la sección según la
respuesta.

2.3. Compartir el Formulario

Un formulario es un archivo de Google Docs, por tanto, puede ser compartido con
colaboradores que se les permita la edición o solo con usuarios para recolectar sus
respuestas, en este segundo caso es importante previamente al envío revisar las opciones
de configuración.

Desde las opciones de configuración podemos modificar las opciones Generales, de

Presentación y transformar nuestro formulario en una actividad evaluada por medio de la
opción Cuestionarios.

Desde las opciones Generales podremos:

Registrar los correos electrónicos de los usuarios y remitir un mensaje al recibir sus
respuestas.
Limitar el número de respuestas del formulario para cada usuario.
Permitir la posibilidad de editar sus respuestas y visualizar resúmenes de las
respuestas recolectadas.

Figura 24. Respuestas

Fuente: elaboración propia. 

Desde las opciones de Presentación podremos:

Mostrar el progreso de las respuestas, presentar aleatoriamente las preguntas.

Editar el mensaje de confirmación de recepción de respuestas.
Inhabilitar el guardado automático, esta opción permite no recibir formularios
incompletos.

​
Figura 25. Presentación
Fuente: elaboración propia. 

Las opciones de Cuestionario permiten transformar el formulario en una evaluación

asignando respuestas correctas y puntuación a cada pregunta. Con esta opción habilitada
podremos:

Mostrar las calificaciones obtenidas por los usuarios.

Mostrar las preguntas correctas, incorrectas y puntuaciones obtenidas.

Figura 26. Cuestionarios 

Fuente: elaboración propia. 

NOTA: Habilitando la opción Convertir en un cuestionario, todas las preguntas del
formulario modificarán sus opciones, permitiendo agregar una respuesta correcta y
un puntaje.
Concluida la configuración del formulario podremos enviar al formulario al conjunto de
usuarios que responderán nuestras preguntas, para esto seleccionaremos Enviar e
indicaremos los correos de los participantes.
Figura 27. Enviar 

Fuente: elaboración propia. 

2.4. Recibir las Respuestas

Las respuestas de los usuarios son almacenadas automáticamente, y podemos visualizar
un resumen de estas seleccionando Respuestas desde nuestro formulario.
Figura 28. Respuestas 

Fuente: elaboración propia. 

Adicionalmente, podemos observar el detalle de cada respuesta recogida generando una

hoja de cálculo Google Docs.
Figura 29. Docs

Fuente: elaboración propia. 

La nueva Hoja de Cálculo creada será guardada en Drive y se actualizará

automáticamente.

Unidad 3. Google Calendar

Google Calendar es una agenda electrónica incluida dentro de las aplicaciones Google,
permite programar las actividades personales y organizacionales mediante el uso de
calendarios diferenciados que pueden ser compartidos con diferentes usuarios. Para
acceder a Google Calendar solamente debe ingresar a las sus aplicaciones.

Figura 30. Drive 

Fuente: elaboración propia. 

3.1. Administrar las Actividades

Al ingresar a Calendar dispondremos de una agenda para organizar nuestras actividades,
donde visualizamos la semana actual, el calendario mensual y los diferentes calendarios
disponibles. Para crear un nuevo evento podemos seleccionar la opción CREAR, o
simplemente pinchar en la fecha y horario de nuestro calendario.
Figura 31. Google calendar 

Fuente: elaboración propia. 

Desde la ventana emergente, ajustamos los detalles del nuevo evento programado
iniciando por el título del evento, ajustes al horario programado, posibles invitados,
opciones de videollamada y ubicación entre otros. Al seleccionar Más opciones desde la
ventana emergente podemos ingresar a la configuración avanzada del evento.
Figura 32. Más opciones 

Fuente: elaboración propia. 

Para el caso de eventos periódicos es posible establecer la frecuencia con la cual el

evento se debe repetir, modificando las opciones de No se repite por la periodicidad
adecuada, en este caso se establecerá una actividad semanal. Adicionalmente se han
agregado invitados al evento quienes recibirán una invitación al momento de Guardar el
Evento.
Figura 33. Eventos periódicos 
Fuente: elaboración propia. 

Para modificar una actividad creada previamente, debemos ingresar a sus opciones,
desde donde podremos editar o eliminar una actividad, en el caso de actividades
periódicas debemos indicar si las modificaciones se aplican para el evento seleccionado,
los futuros o todos los planificados.
Figura 34. Modificar actividades 

Fuente: elaboración propia. 

3.2. Administrar Calendarios

Podemos manejar paralelamente diferentes calendarios, y visualizarnos simultáneamente
para establecer nuevos calendarios debemos ingresar a la opción +  de otros calendarios
y Crear un calendario.
Figura 35. Crear un calendario 

Fuente: elaboración propia. 

Podemos ahora programar eventos en diferentes calendarios, de manera de diferenciar

las actividades programadas, visualizando los calendarios en paralelo según corresponda.
Figura 36. Calendario 

Fuente: elaboración propia. 

Adicionalmente podemos compartir un calendario con colaboradores, de manera de

programar conjuntamente el uso de los tiempos, por ejemplo, la ocupación de la Sala de
reuniones, para esto debemos ingresar a las opciones del Calendario e ingresar a las
opciones de Configurar y compartir. Posteriormente indicar las personas que podrán
acceder al calendario y los privilegios de uso.
Figura 37. Configurar y compartir 

Fuente: elaboración propia. 

Unidad 4. Google Meet

Google Meet es la plataforma de videoconferencia proporcionada por Google permite

realizar y participar en videollamadas, compartir pantalla, e interactuar mediante un chat.
Se encuentra vinculada a las otras aplicaciones de Google como el Calendario de manera
de facilitar la programación de las actividades.

Para ingresar a Meet, podemos hacerlo desde las aplicaciones Google o desde una
actividad previamente programada en Calendar.

Figura 38. Meet

Fuente: elaboración propia. 

Desde Meet, al crear una nueva reunión podemos iniciarla inmediatamente, programarla
para una fecha y hora deseada o agendarla en nuestro Calendar.
Figura 39. Nueva reunión 

Fuente: elaboración propia. 

Para el caso de Crear una reunión para más tarde y Programar en Google Calendar, se
creará un link de acceso que debe ser compartido con los participantes en la fecha y hora
establecidos.

Al iniciar la Videollamada, sin importar la forma de su programación, o al integrarse a una

por medio de una invitación, nos encontraremos con una interfaz sencilla e intuitiva desde
donde podemos manejar con facilidad todas las opciones de la aplicación.

Figura 40. Elementos de Meet

Fuente: elaboración propia. 

Desde la opción participantes, podrás añadir personas incorporando la dirección de correo

electrónico, quienes recibirán una invitación con la URL de la reunión en su correo
electrónico.
Cierre

En el presente módulo, aplicado diferentes herramientas libres de Google, el conjunto de

estas herramientas permitirá a los estudiantes agilizar su labor académica y profesional,
almacenando y compartiendo archivos en la nube con Drive, levantando información
mediante Formularios, planificando y compartiendo sus actividades con Calendar y
utilizando las opciones de videoconferencias de Meet.

En adelante, se espera que las y los estudiantes puedan desarrollar trabajo colaborativo e
interactuar con sus pares, intercambiando no solamente documentación, sino que
coordinado actividades y tareas, compartiendo conocimiento e ideas que permitan
enriquecer los procesos formativos y mejorar el desempeño.