Taller de Servicios de Google

Taller #4: Correo Electrónico Estudiantil y

Servicios de Google

DATOS INFORMATIVOS

Facultad: Ingeniería
Carrera: Aplica a toda la Universidad
Asignatura: Informática Básica
Unidades: Capítulo III

OBJETIVO

 Dar a conocer el correo electrónico universitario como un medio de

comunicación que permita la mediación entre el profesor-alumno.
 Orientar a los alumnos sobre el uso del Google Drive, Google Calendar y
Google Site.

INSTRUCCIONES

 Este taller es para realizarlo de forma INDIVIDUAL.

 Requiere un computador con conexión a INTERNET.
 Lea el documento y ejecute las acciones paso a paso.
 No se salte los pasos, porque dependen unos de otros.
 No se revisarán talleres enviados luego de la fecha y hora acordadas.
 El puntaje del taller es de 10 PUNTOS.

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Rúbrica

PREGUNTAS VALORACIÓN

Compartir el documento creado en Google Drive

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(notificación en correo electrónico del docente).
Revisar el documento compartido. 3
Revisar el sitio web creado en Google Sites. 3
Notificación del calendario del estudiante. 2
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DESARROLLO

GOOGLE DRIVE

1.- ¿Qué es Google Drive?

Es un programa gratuito basado en la Web para crear

documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo,
incluye: procesador de texto, hoja de cálculo, programa de
presentación básico, formularios (crear encuestas), dibujo
(parecido a Paint) y otras aplicaciones.

2.- Características de Google Drive

 Permite crear documentos en línea, ya sea importándolos desde un

documento creado previamente o realizarlo directamente en línea.
 Permite a un grupo de personas trabajar al mismo tiempo en un
documento.
 Permite llevar un control sobre las revisiones hechas al documento y ver
los cambios que fueron realizados y quien los realizó.
 Permite a los usuarios tener acceso al documento desde cualquier lugar,
necesitando únicamente una conexión a internet.

3.- Inicio de sesión

Ingresamos en la página web de la Universidad de Cuenca,

http://www.ucuenca.edu.ec/, buscar la sección similar a la imagen y dar clic en
la opción Correo (primer ícono).

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Puede también ingresar directamente a www.gmail.com. Deberá digitar su

usuario (nombre.apellido@ucuenca.ec) y contraseña, misma que se utiliza para
ingresar al ESIUC.

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Una vez ingresado a Gmail, dar clic en Drive

En la siguiente pantalla se puede acceder y gestionar todos los documentos:

Si el correo electrónico está en inglés realice el siguiente procedimiento:

Para cambiar al idioma español, haga clic en el icono de rueda dentada

situado en la esquina superior derecha de la página, ahí seleccione Settings.

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En la nueva pantalla, elegir Change Language setting

Luego escoger la opción Add another language, seleccionar el idioma Español y

dar clic en la flecha arriba para establecerlo como lenguaje por defecto.

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Finalmente, dar clic en la fleche regresar para ir a la página principal de
Google Drive, la cual contiene el siguiente menú:

El menú incluye las siguientes opciones:

1. Mi Unidad: Muestra los documentos que hemos creado nosotros.

2. Compartidos conmigo: Muestra los documentos que otras personas han

compartido con usted.

3. Recientes: Muestra los documentos abiertos o editados recientemente.

4. Destacados con estrella: Muestra los documentos clasificados con

estrella para un rápido acceso a los mismos.

5. Papelera: Muestra los documentos eliminados.

4.- Crear un nuevo documento

Hay dos formas de crear documentos, una es subirlo desde mi equipo y la otra
es crearlo directamente en Drive, a continuación se presentan las indicaciones
para realizar los dos procedimientos. Para este taller vamos a realizar los pasos
indicados en el punto 4.2.

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4.1.- Subir documento desde mi equipo

Es necesario tener el archivo creado y almacenado en el equipo o en un medio

de almacenamiento extraíble.

Dar clic en la opción Nuevo / Subir archivo, en la pantalla que se presenta,

seleccionar el archivo a subir a Google Drive.

 Aquí se debe subir el informe de este taller una vez contestadas las
preguntas.

4.2.- Crear documento directamente en drive

Dar clic en Nuevo, y en la lista que se presenta seleccionar el tipo de archivo:

Carpeta, para organizar nuestros elementos.

Documento, crear documentos de texto.
Hoja de cálculo, similar a Excel.
Presentación, basada en diapositivas.
Formulario, crear encuestas.
Dibujo, crear gráficos y diagramas.

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Para nuestro ejemplo, se va a crear un nuevo documento de texto, se abrirá una

nueva ventana o pestaña en el navegador, semejante al siguiente gráfico.

Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior izquierda, aparece el

título del documento (el nombre con el que se guardará).
Al crear un documento nuevo, en el título aparece Documento Sin título. Para
cambiarlo, haga clic sobre el título e ingrese el nuevo nombre, de conformidad
con el siguiente formato: InicialdelNombreApellido_Grupo, por ejemplo si su
nombre es Andrea Pérez y asiste al grupo Medicina G3, su documento se
llamará: APerez_MedicinaG4.

En este documento creado deberá responder las preguntas que encontrará a lo

largo de este taller.

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5.- Guardar un documento

Google Drive va guardando automáticamente el documento. Si se cierra el

navegador accidentalmente o se apaga el PC, el documento no se pierde, y se lo
tiene disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese
guardado, un mensaje dará la opción de hacerlo. En caso de no realizarlo, se
pierde la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente.

La principal ventaja de Google drive es que se puede guardar nuestros

archivos en la nube, y tenerlos disponibles en cualquier lugar y momento,
basta con tener un PC con Internet.

6.- Cerrar el documento

Para cerrar el documento dar clic en el ícono . El documento se encuentra

almacenado en “Mi unidad”.

Para volver al documento, sólo tendremos que hacer clic sobre el nombre.

Hay que tener en cuenta que si solo cerramos la ventana, NO hemos cerrado
la sesión de Google Drive. Y cualquier persona que desde ese equipo acceda
a Google Drive se encontrará con nuestra sesión iniciada, pudiendo editar
nuestros documentos o acceder a nuestro correo de Gmail.

7.- Abrir el documento

Buscar el documento en el listado de documentos y dar doble clic sobre el

nombre.

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8.- Compartir un documento

Sin duda, uno de los mayores atractivos que ofrece Google Drive es poder
compartir nuestros documentos con otros usuarios. ES posible colaborar en la
creación y edición de documentos con otros usuarios, hasta publicarlos con una
dirección propia, como si se tratase de una página web.

Los documentos de Google Drive podemos compartirlos, pulsando en el botón

compartir.

La pantalla Compartir presenta lo siguiente:

Recuerden revisar que la opción “Notificar a las personas” esté activada para
que lleguen las notificaciones al correo de las personas a las que se comparte.
Una vez compartido el documento con el docente y con los compañerxs puede
cambiar los permisos, dando clic en la pestaña ubicada al lado de cada nombre.

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En la parte inferior, se puede seleccionar la opción “Invitar a personas”, con lo

que se presentará la siguiente pantalla:

Ahora, se escribirá las direcciones de correo de todos los usuarios a quienes se

quieren compartir el documento, separadas por comas, si hay más de una.

Para este caso se escribe la dirección de correo de un compañerx de curso

y la del docente de Informática Básica.

Después se marca como: Puede editar, Puede comentar o Puede ver,

dependiendo de cómo queramos invitar a los usuarios. Para el taller asignamos al
compañero la opción “Puede editar” y al docente la opción “Puede
comentar”.

Lo habitual es avisar mediante correo electrónico al nuevo usuario de que se ha

compartido con él un documento. Esto se realiza activando la opción “Notificar a
las personas” por correo electrónico y si se quiere personalizar el aviso del
correo electrónico se puede dar clic en la opción “Añadir mensaje” e ingresar
en el campo Mensaje el texto a enviar.

Marcar “Enviarme una copia” y recibe una copia en su correo.

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Pulsar el botón “Enviar” para finalizar y enviar el correo electrónico a las

personas que se comparte.

Ahora, los elementos compartidos aparecerán en el listado de documentos de

nuestro colaborador.

Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10

podrán editarlo de forma simultánea.

9.- Revisiones

Cuando se crea un documento en Google Drive, las actividades de edición y

guardado son constantes. Y puede llegar el momento en el que es necesario
recuperar la versión que se tenía hace un par de días antes de que la modificase
un colaborador, o simplemente echarle un vistazo.

Pues eso precisamente son las Revisiones de Google Drive. Las Revisiones de un
documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del
documento, pero antiguas.

En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros

colaboradores, si es un documento compartido.

Para acceder a la pantalla de revisiones, seleccionar la opción del menú Archivo

→ Historial de versiones → Ver el Historial de versiones.

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El Historial de versiones muestra todas las revisiones acumuladas para un
documento, con una breve vista de lo que se ha modificado en cada revisión.
Desde aquí se podrá seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas.

Para visualizar una revisión, se debe dar clic sobre la misma.

Ahora, abrimos el documento compartido por nuestro compañero y le hacemos

alguna modificación.

Nota: En caso de realizar el taller en casa y no contar con la dirección de un

compañerx del grupo de Informática Básica, puede compartir con la dirección de
un compañerx o amigx de su curso regular.

10.- Descargar el documento

Otra opción de la que se dispone, es descargar el documento a nuestro disco

duro, pudiéndolo editar después con otros programas.

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Primero se debe elegir el formato en el que se desea guardar (docx, pdf). Para
ello se debe tener en consideración lo que se requiere realizar con el documento
y los programas que se disponen para leerlo o modificarlo en el computador.

Para descargarlo en nuestro PC en el menú Archivo, seleccionar la opción

“Descargar como”, y dependiendo del tipo de archivo que se esté editando se
presentarán varios formatos.

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GOOGLE CALENDAR

En la bandeja de entrada del correo, seleccionar la opción Calendar.

Se abrirá una ventana similar a la siguiente:

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El calendario que el correo estudiantil mostrará, es el calendario por defecto.

Realizar las siguientes actividades:

1. Desplegar “Mis calendarios” en la barra izquierda, para visualizar los

calendarios disponibles. Para agregar un nuevo calendario dar clic en
“+”, y luego en la opción “Nuevo calendario”.

2. En la ventana que se presenta ingrese:

a. Nombre del calendario
b. Descripción
c. Zona horaria

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3. Pulsar sobre el botón “Crear calendario”

4. Dar clic en la opción “Compartir con determinadas personas” y luego en

“Añadir personas”.

a. Ingresar 2 mails de compañerxs del aula y del docente de

informática básica, y en la parte de configuración de permisos
seleccionar “Ver los detalles de todos los eventos”.
b. Ingresar un mail de otro compañero y en la parte de
configuración de permisos seleccionar “Realizar cambios en
eventos”.

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5. En la parte de la barra izquierda de la ventana “Mis calendarios” se creará

una nueva entrada a la lista con el nombre del calendario ingresado
previamente.

6. Pedir a sus compañeros que revisen sus respectivos mails, en ellos

tendrán un link con una invitación a participar del calendario creado,
deben dar clic sobre el enlace.

7. Crear eventos dando clic con el botón izquierdo del mouse en una celda
del calendario. En la ventana que aparece ingresar el nombre del evento
y escoger el calendario que fue creado como parte de esta práctica. Todos
los compañeros miembros del calendario deberán ver los cambios.

NOTA: Por defecto Google va a crear un calendario con sus nombres y apellidos
completos en mayúscula, y usted debe crear otro calendario. Como sugerencia ponga
de nombre a este calendario Informatica_nombreapellido. Recuerde que el calendario
Informatica_nombreapellido es el que va a compartir con lxs compañerxs y con el
Docente, y en ese va a crear sus eventos. Además, al momento de revisar los
eventos de un calendario asegurarse de que se encuentra seleccionado el calendario
que se desea revisar.

1. Pregunta: ¿Qué sucede cuando el compañero con el permiso “Ver los

detalles de todos los eventos”, elimina alguno de los eventos que el
propietario del calendario creó? Contestar en el documento compartido
en Google Drive.

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GOOGLE SITES

Google Sites es otro de los beneficios de utilizar una cuenta de correo de la

Universidad de Cuenca. Mediante esta funcionalidad se pueden construir sitios
web personales con un alto grado de personalización y de forma relativamente
fácil.

El objetivo de esta parte del trabajo es construir un sitio web de un lugar de

turístico de Cuenca, que incluya reseña histórica, horario de visitas, ubicación
del sitio (mapa) y otra información que considere relevante presentar. El
documento creado y compartido en Google Drive debe contener la dirección
URL del sitio web a crear.

Para ello se deben realizar las siguientes actividades:

1. Ingresar a la cuenta de correo de la Universidad de Cuenca con sus datos

de correo y clave.
2. Dar clic en lo que indica la imagen.

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3. Se presentará la página principal de Google Sites. Para crear un nuevo

sitio dar clic en el botón “Crear” y luego se recomienda seleccionar la
opción “en la versión nueva de Sites”.

4. Ingresar el nombre del sitio, el cual servirá para crear la URL de acceso al
sitio. En el caso de que la URL ya exista, intentar con otra combinación.
La URL tiene el siguiente formato:
“https://sites.google.com/ucuenca.edu.ec/nombre-sitio”

5. En la imagen anterior se encuentran todas la herramientas para diseñar

el sitio web, a continuación se describen las principales:

a) Personalizar el encabezado (título, tipo de encabezado, incluir

imagen, formatos de letra y párrafo, etc.)

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b) Para añadir un pie de página dar clic en la opción “Añadir pie de

página”. Se presenta una barra similar a la del encabezado para
personalizar el pie de página.

c) En la barra derecha de la pantalla se encuentran herramientas

para insertar cuadros de texto, imágenes (desde una URL o subir
de un disco local), videos de Youtube, mapas, calendarios, líneas
de división e incrustar sitios web, entre los más importantes.
Además en la pestaña “Páginas”, se pueden insertar nuevas
páginas o cambiar entre las existentes para modificarlas.

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El sitio web turístico debe incluir una página principal y mínimo dos secundarias.
La estructura de las páginas debe ser semejante, incluyendo encabezado,
cuerpo y pie de página. Adicionalmente, deben incluir cuadros de texto,
imágenes, videos, un calendario y un mapa.

Para publicar el sitio web debe dar clic en el botón “Publicar”. Una vez publicado
el sitio, para su visualización en un navegador debe dar clic nuevamente en
“Publicar” y luego en “Ver sitio web publicado”.

2. Pregunta: Describa el procedimiento para compartir un sitio web a un

compañerx, indicando cuáles son los diferentes tipos de permisos que
dispone Google Sites, y cómo reciben las notificaciones los usuarios a los
que se le ha compartido un sitio.

Importante: El documento creado y compartido en Google Drive debe contener la

dirección URL del sitio web creado y las dos preguntas contestadas.

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