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Manual Terico-Prctico de Excel

Microsoft Excel

HOJA DE CLCULO
Las hojas de clculo nacieron como versiones electrnicas de las plantillas de clculos utilizadas en
contabilidad, y su finalidad principal era realizar sencillos clculos aritmticos por filas y columnas.
EXCEL
Es una de hojas de clculos ms poderosa, que nos permite la realizacin de memorias contables, previsiones
comerciales, registros de transacciones, control de inventarios, cuentas acreedoras y deudoras etc.
REAS DE APLICACIN
Aunque Excel es una herramienta de muchas caras, su utilizacin ms corriente es la situacin electrnica de
la plantilla de contabilidad.
PRINCIPALES AREA DE APLICACIN
MODELOS FINACIEROS , CIENCIA E INGENIERIA, GRFICOS Y PRESENTACIONES, GESTION
DE BASE DATOS.
LA VENTANA DE TRABAJO
- Celda: es el cruce de una columna con una fila y su funcin es almacenar informaciones que pueden ser
texto, nmero o una formula. Las celdas estn identificadas por una direccin que consta de la letra de la
columna con y el nmero de la fila.
- Etiquetas de hojas: sirven para seleccionar una hoja del libro de trabajo, funcionan como los marcadores
de una agenda telefnica y pueden ser renombradas.
- Cuadro de nombres: identifica la celda seleccionada, el elemento de grfico o el objeto de dibujo y nos
permite personalizar una celda.
- Botn modificar frmula: nos permite ingresar una frmula en la barra de frmula.
- Barra de frmulas: tiene como finalidad mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edicin del
contenido de la misma
- Botones para desplazar etiquetas: nos permite desplazarnos a travs de las etiquetas de las hojas y nos
permite seleccionar una hoja especfica haciendo clic derecho sobre uno de ellos.
- Libro de trabajo: un libro es un documento creado en Excel el cual consta de una o varias hojas de
clculo.
- Hoja de trabajo: es el rea donde se insertan todo tipo de datos. La hoja de Excel 97 consta de 65,536
filas y 256 columnas y puede mostrar un mximo de 12 columnas por 20 filas.
- Lnea de estado: aqu se presentan mensajes de advertencia sobre los procedimientos que se estn
ejecutando, adems muestra el estado de algunas teclas de tipo activado/desactivado como NUM, MAY,
INS etc.
- Botn seleccionar todo: para seleccionar todo el contenido de la hoja de clculo.
OPERADORES ARITMETICOS
Operador:
Nombre y funcin:
Ejemplo:
+
Suma o Adicin: Para sumar valores.
=b2+c2
Resta o
Sustraccin: Sustrae el contenido de una celda a otra.
=b2-c2
/
Divisin: Divide el contenido de una celda entre otra.
=b2/c2
*
Multiplicacin: Para multiplicar valores.
=b2*c2
%
Por ciento: Para obtener el por ciento a un valor dado.
=b2*15%
^
Exponenciacin: Para elevar el primer operando al segundo operando.
=b2^2

Pelagio Soriano

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Prcticas para el uso de los operadores +, -, /, *

Prctica para el uso de =SUMA y =PROMEDIO


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Pelagio Soriano

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RANGO: Es un grupo de celdas que se seleccionan para un fin especfico.


TIPO DE DATOS: Alfanumrico, numrico, formula.
FORMULA: Es la combinacin de direcciones de celdas, smbolos matemticos, algebraicos, estadsticos,
entre otros, con la finalidad de obtener un resultado.
FUNCION: Es una formula que ya est definida en Excel, para realizar un sinnmero de operaciones y
clculo.
FUNCIONES PRINCIPALES
Suma: para sumar los valores de un rango.
Ejemplos: =suma(45,90) =suma(c3:f3) =suma(c3+d3+e3+f3)
Promedio: para conseguir el promedio de los argumentos.
Ejemplos: =promedio(a3:d3) =promedio(93,89,90,95)
Raz: para obtener la raz cuadrada de un nmero.
Ejemplo: =raz(e3) =raz(16)
Hoy: para introducir la fecha actual completa.
Formato: hoy( )
Ahora: es utilizado para introducir la fecha actual en da y mes.
Formato: ahora( )
Contar: cuenta las celdas en un rango especificado.
Ejemplo: =contar(b3:b17)
Max: muestra el nmero ms grande en un rango.
Ejemplo: =max(b3:b20)
Min: muestra el nmero ms pequeo en un rango.
Ejemplo: =min(b3:b20)
Entero: para redondear un nmero hasta el entero inferior ms prximo.
Ejemplos: =entero(8.9) (el resultado ser 8)
Redondear: para redondear un nmero a un nmero de decimales determinado.
Ejemplo: =redondear(8.9,0) (el resultado ser 9)
Si: para declarar comprobacin lgica
Ejemplos 1 =si(b3>2500,b3*0.05,"") =si(b11>75,"Bien","Regular").
Ejemplos 2 =si(b3>2500,b3*0.05,"") =si(b11>75,"Bien","Regular").
Ejemplos 3 =IF(D5>=8000,D5*3.5%,D5*2.5%)
Trucos:
Cambiar nombre a una hoja (clic derecho o doble clic)
Seleccionar todo (clic en botn seleccionar todo)
Cambiar el nombre de una celda (clic en cuadro de nombre)
Cambiar el ancho de fila (con el mouse)
Cambiar el ancho de columna (con el mouse)
Seleccionar columna (clic en la letra de la columna)
Seleccionar fila (clic en el nmero de la fila)
Rellenar automticamente (arrastrar el asa cuadrada)
Autosuma (botn autosuma)

Pelagio Soriano

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EL UNIVERSO Y ASOC., C POR A.


ESTADO DE SITUACIN
DEL 1ro AL 31 DE ENERO DEL 2000
(Valores en RD$)
ACTIVOS
Caja o Banco
Cuentas por cobrar
Materiales de ofic.
Equipo de oficina
Equipo de transp.
Maquinaria
Terreno

Total Activos

PASIVOS
317,537.50
8,243.50
19,463.10
24,347.10
45,000.00
43,920.30
6,900.00

465,411.50

Inventario (MTODO UEPS)


FECHA
FACTURAS
9/9/98
325
10/9/98
326
15/9/98
327
25/9/98
328
30/9/98
329
3/10/98
330
5/10/98
331
10/10/98
332
Totales

Pelagio Soriano

Cuentas por pagar


Sueldo por pagar
Hipoteca por pagar

50,537.50
9,657.45
10,250.62
70,445.57

CAPITAL SOCIAL
Capital Social

295,730.25

Util. No D. 31/01/01

99,235.68

Total Pasivo y Cap.

465,411.50

CANTIDAD
400 un.
300 un.
425 un.
800 un.
600 un.
300 un.
415 un.
700 un.

PRECIO UNITARIO
5.40
6.35
7.15
7.85
9.40
10.25
10.98
12.14

TOTAL ($)

RD$

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Reporte de Calificaciones

Prom. =PROMEDIO(D6:G6)
Cond.=SI(H6>90,"A",SI(H6>80,"B",SI(H6>75,"C",SI(H6>70,"D",SI(H6>60,"F",SI(H6>50,"Compl.",SI(H6<49,"Reprob.")))))))
Nota: Se pide combinar y centrar desde A1 hasta J1.
Nmina

IDSS=SI(D5<3600,0,SI(D5>=3601=Y(D5<=5000),D5*3%,SI(D5>=5001=Y(D5<=7000),D5*5%,SI(D5>=7001,D5*7%))))
ISR =SI(D5>=6000,D5*3%,D5*2%)
Desc. =E5+F5; Sueldo N. =D5-G5

Nota: Se pide combinar y centrar desde A1 hasta H1, y desde D2 hasta F2.

Pelagio Soriano

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IDSS =SI(D5>=6000,D5*3%,D5*2%)
ISR=SI(D5<=3000,0,SI(D5>3001=Y(D5<=5000),D5*2.5%,SI(D5>5001=Y(D5<=7000),D5*3.2%,D5*4.3%)))
Tambin se puede realizar esta frmula:
ISR=SI(D5<=3000,0,SI(D5>3001=Y(D5<=5000),D5*0.025,Y(D5>5001=Y(D5<=7000),D5*0.032,D5*0.043)))
DESC. =E5+F5
SUELDO N. =D5-G5
BONIFICACIN =SI(C5>=10,D5*3,D5*2)

Escribe en el cuaderno lo que se te pide a continuacin:


1-Haz clic en el men Herramientas y elige la opcin Opciones y explica para qu se utilizan las principales
opciones de cada pestaa del cuadro. (Elige 5 opciones de la pestaa Ver, 2 de la pestaa Calcular, 2 de la pestaa
Modificar, 5 de la pestaa General, 2 de Lista personalizada y 2 de la pestaa Color)
1-Haz un clic en el men Formato y elige la opcin Celdas; 2-De la pestaa Nmero explica para qu se utilizan
las opciones General, Nmero, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, y Porcentaje. 3-En la pestaa
Alineacin haz una observacin y di que se puede hacer con las opciones de esa parte o esa pestaa. 4-Explica que
utilidad le puedes dar a la pestaa Fuentes. 5- Haz clic en la pestaa Bordes y explica cmo se le puede aplicar
bordes a un grupo de celdas.
1-Haz clic en el men Datos. 2-Luego explica para qu se utilizan las opciones Ordenar, Filtro, y
Formulario. ***Es necesario que realices una prctica que puede ser una agenda (Nombre-Direccin-CiudadTelfono), para que hagas un ejemplo con cada uno de ellos.

Pelagio Soriano

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En esta prctica se pide: Dar formatos de fuentes, cambiar tamao de las columnas (13), cambiar zoom de
la hoja (95%), quitar lneas, combinar y centrar, agregar bordes a rango de celdas, insertar la fecha y hora.

Ej. para %: =C12*100/500000 =D12*100/500000 =F12*100/1000000 Ej. para la fecha y hora: =ahora()

CAMBIAR TAMAO DE LAS COLUMNAS:


1-Debes tener el apuntador de celdas en la columna que quiere cambiar de tamao. 2-Haz clic en el men Formato,
baja hasta la opcin Columna y elige la opcin Ancho. 3-Escribe en el cuadro el nuevo valor para el tamao de la
columna. (Se pide un tamao de 13). Nota: Tambin puedes hacer clic derecho en la letra de la columna que quiere
cambiar de tamao y elige la opcin Ancho de columna. Luego escribe el nuevo valor.
CAMBIAR ZOOM DE LA HOJA:
1-Haz clic en el men Ver y selecciona la opcin Zoom 2-Escribe el nuevo valor (95%), en la casilla
Personalizado o tambin puedes hacer clic en una de las opciones para seleccionar un nmero de zoom
preestablecido. Nota: Puedes hacer clic en la casilla de Zoom de la barra de herramientas Estandar y escribir el
nuevo valor y luego presionar Enter. (

QUITAR LINEAS DE DIVISION:


1-Haz clic en el men Herramiemtas y elige Opciones. 2-Desactiva la casilla Lneas de divisin y presiona
Enter.
COMBINAR Y CENTRAR:
1-Selecciona el rango de celdas que desea combinar (y centrar). 2-Haz clic en el men Formato y elige la opcin
Celdas 3-Haz clic en la pestaa Alineacin y activa la casilla de la opcin Combinar celdas. 4-Haz clic en
Aceptar. 5-Despus de estos pasos haz clic en el botn Centralizar de la barra Formato. Nota: Una forma ms
rpida es seleccionando el rango de celdas y hacer clic en el botn Combinar y centrar (
) de la barra
Formato.
AGREGAR BORDES:
1-Selecciona el rango de celdas al que desea agregar bordes. 2-Haz clic en el men Formato y elige la opcin
Celdas 3-Haz clic en la pestaa Bordes. 4-Aqu selecciona el tipo y color de borde y luego clic en Aceptar.
INSERTAR FECHA Y HORA:
1-Escribe la funcin =AHORA() en la celda que deseas insertar la fecha y la hora.

Pelagio Soriano

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En esta prctica se pide: Disear grfico, autoformas, insertar imagen prediseadas.

Ej. para %: =C12*100/500000 =D12*100/500000 =F12*100/1000000 Ej. para la fecha y hora: =ahora()

DISEAR GRAFICO:
1- Seleccione los datos que quiere representar (incluyendo etiquetas de filas y columnas).
2- Haga clic en men Insertar y escoja la opcin Grfico, o haga clic en el botn Asistente para grficos de la
barra de herramientas Estndar.
3- En el paso 1 del asistente escoja el tipo de grfico (puede escoger un tipo personalizado haciendo clic en la pestaa
Tipos personalizados y haga clic en el botn Siguiente.
4- En el prximo paso se especifica el rango de datos y las series (Excel especifica el rango automticamente si usted
lo seleccion antes de llamar el asistente). Haga clic en Siguiente.
5- En el paso 3 escriba un ttulo para el grfico. Tambin puede agregar un "eje de categora X" (texto que aparecer
horizontalmente) o un "eje de categora Y" (texto que aparecer verticalmente) y tambin seleccionar otras de las
opciones que aparecen en este paso. Haga clic en Siguiente.
En el ltimo paso especifique si quiere el grfico en la misma hoja de los datos o si lo en una nueva hoja. Haga clic en
Terminar.
INSERTAR AUTOFORMAS:
1-Haz clic en el men Insertar, baja hasta la opcin Imagen y selecciona la opcin Autoformas. 2-De la barra de
autoformas que aparece, busca la autoforma deseada, seleccinala con un clic y dibjala en el lugar deseado. Nota:
Tambin puedes hacer clic en el botn Autoformas de la barra Dibujo.
INSERTAR IMAGEN PREDISEADA:
1-Haga clic en el men Insertar, apunte en Imagen, y escoja Imgenes prediseadas. 2-Seleccione una categora de
imgenes, elija la imagen y haga clic en Insertar. Si desea insertar una imagen desde otro lugar haga clic en la
opcin Desde archivo, ubique la imagen y haga clic en Insertar.
COMO CREAR LISTA PERSONALIZADA:
1-Haz clic en el men Herramientas, luego en la pestaa Lista Personalizadas.
2-Haz clic en el cuadro Entradas de listas y escribe una lista de palabras. (Puedes escribirla separando las palabras por comas,
ejemplo: Mara, Juana, Pedro, ...) Escribe una lista de mnimo 15 palabras de algunos tpicos como por ejemplo: Pases de
Amrica, Miembros de mi familia, Artistas latinos, Artculos del hogar, Personajes famosos, Los nmeros en letras del 1 al 15,
Animales, Tipos de alimentos, Partes del cuerpo, Profesiones, Pueblos del pas, Barrios de la capital, Frutas y vegetales, Los
colores, Prendas de vestir, o cualquier otro tpico.
3-Cuando escribas la lista de palabras haz clic en Agregar y luego en Aceptar.
4-En la Hoja de trabajo puedes escribir un ttulo que puede ser Los pases de Amrica, y debajo del ttulo escribe una de las
palabras que agregaste en lista y arrastra hacia abajo para obtener los dems nombre de la lista de forma automtica.

Pelagio Soriano

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En esta prctica se pide: Dar formatos moneda ($), y nmeros, insertar WordArt.
Notas: El % de total por meses es en base a 500000. El % de total ventas es en base a 1000000.

Ej. para %: =C12*100/500000 =D12*100/500000 =F12*100/1000000 Ej. para la fecha y hora: =ahora()
DAR FORMATO DE MONEDA Y NUMERO:
1-Selecciona el rango de celdas al que deseas dar formato de nmero y/o moneda. 2-Haz clic en el men Formato y elige la opcin
Celdas... 3-En la pestaa Nmero elige la opcin Moneda y define las posiciones de decimales (por defecto e 2). Luego
selecciona el smbolo de moneda (RD$), en la parte que dice Smbolo.
INSERTAR WORDART:
1-Haz en Insertar. 2-Selecciona la opcin Imagen y luego WordArt. 3-Selecciona un estilo y haz clic en Aceptar. 4-Escribe el
texto deseado, (tambin puedes elegir un formato para el texto), y haz clic en Aceptar. 6-Por ltimo debes mover el wordart al
lugar deseado y si es necesario cambiarle el tamao.

Nota: Sustituye IF por SI y AND por Y

Realiza esta prctica como se explica a continuacin: En la celda F3 escribe la frmula que se muestra en la fila 10 para
obtener el resultado que de lo que se pide para el valor de la celda B3. En la celda F8 escribe el ejemplo que se muestra en la
fila 11, en la celda G3 el ejemplo de la fila 12 y as sucesivamente.

Pelagio Soriano

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En esta prctica se pide: Autoformato de tablas, Configurar Pgina (Landscape y mrgenes), hacer uso del
relleno automtico.

Ej. para %: =C12*100/500000 =D12*100/500000 =F12*100/1000000 Ej. para la fecha y hora: =ahora()

AUTOFORMATO DE TABLAS:
1-Selecciona el rango de celda al que deseas agregar autoformato de tablas. 2-Haz clic en el men Formato y
elige Autoformato. 3-Haz clic en uno de los formatos de tablas y luego en Aceptar. Nota: Puedes hacer
clic en el botn Opciones antes de hacer clic en Aceptar para elegir otros formatos opcionales de tablas,
como borde, ancho, alto, etc.
CONFIGURAR PAGINA:
1-Haz clic en el men Archivo y elige la opcin Configurar pgina. 2-En la pestaa Pgina, puedes elegir
la orientacin (vertical u horizontal) de la pgina, tambin otras opciones como el tamao del papel etc.
3-Utiliza la pestaa Mrgenes para definir los mrgenes de la hoja. 4-En la pestaa Encabezado y pie de
pgina puedes escribir un texto para encabezado y/o pie de pginas.
EL RELLENO AUTOMATICO:
1-Coloca el apuntador de celda en el Asa cuadrada de la celda. 2- Cuando el puntero del mouse cambie a una
cruz negra arrastra el mouse hasta la celda deseada.
1
El Asa cuadrada de la celda

Pelagio Soriano

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Manual Terico-Prctico de Excel

Primero:
Para disear la tabla de
multiplicacin debes cambiar el
ancho de las columnas: Haz clic
en el men Formato, seala la
opcin Columna y elige la
opcin Ancho estndar. Escribe
el ancho estndar ( 4 ) en el
cuadro que aparece.

Segundo:
Escribe los nmeros del 1 al 12 horizontal y verticalmente como se muestra en el cuadro. Luego en la fila c4 como se
puede ver en el cuadro escribe la siguiente frmula: =c$3*$b4 y presiona Enter. Aparecer un 4 como resultado de la
frmula. Resta copiar la frmula a las dems celdas arrastrando hasta cubrir el cuadro completo.
Acerca de la frmula: c$3, la columna C es relativa y la fila 3 es absoluta; $b4, la columna B es absoluta y la fila 4
es relativa.
La celda relativa es aquella que al estar incluida en la elaboracin de una frmula, permite cambio al ser copiada de
una celda a otra.
La celda absoluta no permite cambios al ser copiada. Para lograr la accin de celda absoluta solo hay que utilizar el
signo de moneda ($) delante de la columna, lnea o ambas si es necesario. Las celdas absolutas son aquellas que no
varan cuando se copian de una celda a otra.
Con la frmula =c$3*$b4 logramos que se multiplique la celda c3 * b4, luego c3 * b5, c3 * b6 y as sucesivamente,
y la forma C$3 hace la fila 3 absoluta no permitiendo que el 3 cambie cuando la frmula se copie a las dems celdas.
Tambin logramos que en la parte $b4 la b no cambie y de esta forma se multiplique la celda c3 * b4, luego d3 * b4,
e3 * b4 y as sucesivamente, de forma horizontal. La forma $b4 hace la columna b absoluta no permitiendo que la b
cambie cuando la frmula se copie a las dems celdas.

Tercero:
Falta ahora proceder con
los pasos para quitar las
lneas divisoras y luego
el procedimiento para
agregar bordes al cuadro
de la tabla de manera
que quede como se
muestra en esta segundo
cuadro.

Pelagio Soriano

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Manual Terico-Prctico de Excel

Se pide determinar el
total multiplicando
Cantidad * P. Unit.
(Precio Unitario)

Campo es cada una


de las columnas de la
base de datos ( La
columna Apellidos es
un campo).
Dato es cualquier
informacin de la base
de datos. ( En el
campo Ciudad,
Santiago es un dato).
Un Registro es un
conjunto de campos.
(Cuando se completan
todos los datos de la
primera persona se
completa un registro).

COMO CREAR LA BASE DE DATOS:


1-Escribe los campos de la base de datos. (APELLIDOSNOMBRE TELEFONOCALLE Y #CIUDAD), y seleccinalos.
2-Haz clic en le men Datos y elige la opcin Formulario. (Aparece un pequeo formulario con los nombres de los campos).
3-Comienza a escribir los datos en cada campo. Al completar el primer formulario, haz clic en el botn Nuevo para continuar llenando.
4-Al completar los datos del cuadro anterior puedes hacer clic en los botones Buscar anterior y Buscar siguiente para ir visualizando
cada uno de los registros o formularios. (Tambin puedes utilizar las teclas Page Up y Page Down, as como la tecla TAB).
5-Utiliza el botn Nuevo para que agregues mas registros a la base de datos (Se pide agregar 10 ms con los datos que se deseen)

Pelagio Soriano

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HOJA DE CALCULO COMO BASE DE DATOS

Una Base de Datos es una coleccin de datos o informaciones relacionados y organizados lgicamente para
un propsito especfico. Un ejemplo de Base de datos de una agenda telefnica, un diccionario, un fichero de
una biblioteca, etc. A travs de una Base de Datos creada en Excel podemos almacenar, ordenar, cambiar y
localizar segmentos de informacin especfica dentro de la Hoja de trabajo.
Pasos para la creacin de base de datos:
1-Escribe los nombre de los campos: Ej.: NOMBRE APELLIDO TELEFONO, y seleccinalos.
2-Haz clic en el men Datos y elige la opcin Formulario.
3-Llena la base de datos escribiendo los datos correspondientes a cada campo que aparece en el cuadro.
4-Haz clic en el botn Nuevo cada vez que vaya a agregar un nuevo registro.
5-Al terminar de llenar los registros haz clic en el botn Cerrar.
Nota: Despus de tener la base de datos en la hoja puedes hacer clic dentro de cualquier dato y luego ir al
men Datos de nuevo y elegir la opcin Formulario para hacer bsquedas y modificaciones.
Cuestionario 1
1. Qu es una frmula?
2. Qu son las funciones en Excel?
3. Habla acerca de los operadores utilizados en Excel.
4. Escribe los pasos para introducir una formula en la Hoja de Trabajo.
5. Explica qu estamos realizando con las siguientes frmulas y funciones:
6. A) =suma(c6:g6)
B) =suma(c6:g6)/5 C) =si(b3>2500,b3*0.03,b3*0.02)

D) =d7/e7

Cuestionario 2
1. Habla acerca de los grficos en Excel (Qu es un grfico?).
2. Escribe los pasos para disear un grfico.
3. A qu se llama Ttulo del grfico?
4. Qu son los Ejes?
5. Qu son las Leyendas?
6. Qu es un Rtulo de datos?
7. Qu es la Tabla de datos
Cuestionario 3
1. Escribe los pasos para agregar bordes a un rango de celdas.
2. Escribe los pasos para quitar las lneas divisoras de la hoja de clculo.
3. Habla acerca de los formatos de celdas.
4. Escribe los pasos para dar alineacin a un texto de una celda.
Cuestionario 4
1. Habla acerca de los formatos Nmero y Moneda.
2. Explica para qu se utilizan las siguientes funciones y escribe en ejemplo de cada una:
ABS, COS, ENTERO, RAIZ, REDONDEA.IMPAR, REDONDEA.PAR, SENO, SUMA,
AHORA, DIA, MES, AO, MONEDA, SI, CONTAR, MAX, MIN, PROMEDIO
Cuestionario 5
1. Escribe los pasos para agregar una hoja en un libro de trabajo.
2. Escribe los pasos para configurar una pgina y los mrgenes.
3. Explica lo que es una Base de datos y el uso que se le da en Excel.
4. Habla acerca de cmo Ordenar, cmo agregar Autofiltro, cmo crear y llenar un formulario de una base de
datos.

Pelagio Soriano

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