Lectura Guia Clase 5

CLASE 5
24. Comentarios
25. Validación de datos
26. Ordenar datos
27. Filtrar Datos
28. Vista preliminar
29. Configurar página
30. Herramienta buscar
31. Inserción de imágenes
32. SmartArt
33. WordArt
2
Página
Clase 5
24. COMENTARIOS
En el momento de diligenciar datos en una celda, se pueden establecer ciertos

comentarios que orienten el correcto diligenciamiento.
Por ejemplo, en un formulario podemos tener dudas en el momento de diligenciar la

información, como en el caso de digitar el número de cédula: Si debe estar separada por
puntos o no, si lleva una abreviatura en letras mayúsculas, entre otros.
Para establecer los comentarios debemos ubicarnos en la celda en la cual queremos fijar
dicho comentario, luego dirigirnos a la pestaña Revisar, buscar el grupo Comentarios y
hacer Clic en la opción Nuevo Comentario.
Imagen 1. Insertar nuevo comentario.
[1]
Inmediatamente aparecerá en una esquina de la celda un Triángulo Rojo, y una ventana

amarilla en la cual podemos comenzar a digitar nuestro comentario.
Imagen 2. Cuadro de Comentarios
[2]
3
Página
El mensaje debe ser muy claro y no demasiado extenso.

Imagen 3. Comentario Insertado.
[3]
Hacemos Clic fuera del cuadro para fijar nuestro comentario y observaremos que el
triángulo rojo no desaparece. Cada vez que pasemos el cursor sobre la celda con
comentarios sin hacer Clic, aparecerá el comentario inmediatamente.
Imagen 4. Símbolo del Comentario.
[4]
Si queremos eliminar un comentario simplemente nos ubicamos en la celda donde se

encuentra el comentario, y hacemos Clic Derecho. Nos aparecerá un menú de opciones en
el cual escogeremos con un Clic la opción Eliminar comentarios.
Imagen 5. Eliminar Comentario.
[5]
Página
25. VALIDACIÓN DE DATOS
Adicionalmente a los comentarios, es importante establecer criterios a las celdas para su

diligenciamiento, es decir, podemos configurar nuestras celdas de tal forma que solo se
pueda diligenciar la información precisa como textos, valores numéricos, entre otros.
Por ejemplo si estamos realizando un formulario en el que ciertas casillas no pueden

obtener errores, simplemente las validamos de tal manera que la persona que utilice el
archivo, reciba mensajes que indiquen el correcto método de diligenciamiento.
Para llevarlo a cabo simplemente debemos Seleccionar la celda que vamos a validar, y
luego dirigirnos a la pestaña Datos y al grupo Herramientas de datos. Con un Clic se
debe escoger la opción Validar datos.
Imagen 6. Opción Validación de datos.
[6]
Nos aparecerá un cuadro de diálogo que muestra tres pestañas: Configuración,

mensaje de entrada y mensaje de error.
Imagen 7. Cuadro de diálogo Validación de datos.
5
Página
[7]
En la pestaña configuración encontramos los Criterios de validación, a través de un
listado donde podemos elegir el valor permitido.
Imagen 8. Datos permitidos
[8]
Para elegir el criterio simplemente hacemos Clic sobre él, diligenciamos los datos
adicionales que en algunos ejemplos nos sugieren, y por último hacemos Clic en Aceptar.
Algunos de los criterios más importantes son:
 Cualquier valor: Es la primera opción y con la que vienen

predeterminadas todas las celdas de Excel. Aplica para digitar cualquier dato,
ya sea numérico, texto, de fecha, entre otros.
 Números Enteros y Decimales: Permite establecer rangos de números
enteros y decimales. Por ejemplo en el caso de los enteros si queremos que
en la celda solo se digiten valores entre 1 y 10, o valores mayores a 0,5 entre
muchos otros criterios.
 Para establecer esa información en el cuadro de diálogo,

debemos seleccionar el tipo de dato que vamos a permitir, bien sea
entero o decimal, y adicionalmente activar el cuadro “Omitir
blancos”, lo que permite ignorar las celdas vacías hasta que sean
diligenciadas.
Imagen 9. Permitir Decimal.
[9]
 Luego en la lista de datos, elegimos el criterio haciendo un

Clic sobre el que aplique a nuestro ejercicio.
6
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Imagen 10. Configuración de rangos.
[10]
 Y por último los valores numéricos que deseamos establecer

para la celda, dependiendo de la configuración de rangos, seguido
del botón Aceptar.
Imagen 11. Ejemplo de Rango de Datos.
[11]
 Lista: Este criterio permite seleccionar una opción determinada

desde un listado creado previamente por nosotros mismos, en esa hoja o en
otra diferente.
 Primero debemos crear nuestra lista en una hoja de Excel, y

luego ubicarnos en la celda que vamos a validar.
Imagen 12. Ejemplo de Lista. 7
[12]
Página
 Activamos la opción Validación de Celdas, y en el cuadro de
diálogo, en el valor a permitir, elegimos la opción Lista.
Adicionalmente habilitamos los dos cuadros que se encuentran a
continuación.
Imagen 13. Ejemplo de Validación de Listas
[13]
 Por último en Origen seleccionamos el rango de celdas

donde se encuentra el listado. Podemos digitarlo precedido del
símbolo igual (=), o apoyándonos en el botón de selección,
ubicado a la derecha del cuadro.
Imagen 14. Origen de Datos de Lista.
[14]
 Al finalizar hacemos Clic en el botón Aceptar, y

observaremos que a la celda le aparece un pequeño botón
desplegable, el cual al pulsarlo muestra las opciones de nuestra
lista.
Imagen 15. Lista Validada. 8

Página
[15]
Podemos seguir explorando los demás criterios como hora, fecha, personalizado, entre
otros que se configuran de la misma manera.
26. ORDENAR DATOS
Excel se caracteriza por manejar grandes listados de información, pero muchas veces al
momento de consultar o editar datos muy extensos podemos tardar tiempo debido a que
la información no se encuentra ordenada. Por lo anterior se torna importante ordenar los
datos de nuestras listas.
Para hacerlo de forma rápida, y cuando solo queremos ordenar los datos de una sola
columna, podemos seguir los siguientes pasos:
 Seleccionamos la columna que contiene los datos desordenados, con Clic

Sostenido.
Imagen 16. Ejemplo de Selección de Celdas.
[16]
 Nos dirigimos a la pestaña Datos y al Grupo Ordenar y Filtrar. Ahí

encontraremos la opción Ordenar, acompañada de dos botones más.
Imagen 17. Opciones de Ordenar.
[17]
Si queremos organizar los datos de nuestra columna en orden ascendente, es decir del
9
primer valor o carácter hasta el último, hacemos Clic sobre el botón . Si por el
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contrario, queremos organizarlos del mayor hasta el menor, entonces debemos hacer Clic
sobre el botón .
Algunos ejemplos son:
Imagen 18. Ordenar Celdas.
FUNCIÓN TEXTO NÚMEROS
Ascendente
Descendente
[18]
Cuando tenemos varias columnas con datos, no es conveniente hacer el procedimiento

individualmente. Por el contrario seleccionamos todas las columnas y luego con ayuda del
botón Ordenar, establecemos un orden columna a columna.
Podemos realizar los siguientes cinco pasos:
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Página
Imagen 19. Pasos para ordenar varias columnas
[19]
De esta manera nuestra tabla quedará completamente ordenada, sin alterar ninguno de
sus valores, tomando como primer rango de orden de la primera columna (Ítem).
Imagen 20. Resultado de Orden de datos
[20]
11
27. FILTRAR DATOS

Página
Cuando creamos listas en Microsoft Office Excel, podemos seleccionar solo ciertos datos
que tienen una misma característica, y agruparlos de tal manera que facilite búsquedas y
edición de dichos datos.
Por ejemplo si una empresa que cuenta con dos mil clientes necesita consultar los datos
de aquellos que viven en la un barrio específico de la ciudad, sería muy complicado buscar
esa información cliente por cliente, pero gracias a los filtros esa información se obtiene
rápidamente.
Para crear autofiltros solo debemos seleccionar nuestro listado completamente, y habilitar
el botón filtro haciendo un Clic sobre él.
Imagen 21. Acceso a opción Filtro.
[21]
Nos aparecerán unos botones desplegables, en la parte derecha de la celda, de los

enunciados. Así como se observa en la siguiente imagen:
12
Página
Imagen 22. Botones de Filtro.
[22]
Cada vez que pulsamos esos botones y según la categoría, nos aparecerán unos listados
de todos los datos registrados por columna, solo que agrupando los datos que son
repetidos. De esta forma, y siguiendo con el ejemplo anterior, al desplegar cada una de
sus listas encontraremos la siguiente información:
Imagen 23. Datos de filtrado por columna.
[23]
Si observamos con detenimiento, veremos que están seleccionados todos los datos, que
en total son nueve a excepción de la columna Barrio en la cual solo hay ocho ya que el
Barrio “Gaitana” se encuentra registrado dos veces y al filtrarlo es agrupado en el listado
para evitar redundancias y duplicaciones.
Si deseamos ver la información específica de un solo dato, simplemente dejamos activo su

cuadro de selección. Por ejemplo podemos dejar activo el barrio “Gaitana”, y este
procedimiento descartará los demás datos de otras columnas. Al final hacemos Clic en el
botón Aceptar.
13
Página
Imagen 24. Ejemplo de Filtro.
[24]
Y nos aparecerá la lista con la información del barrio Gaitana únicamente.
Imagen 25. Resultado de Filtrado.
[25]
14
Página
28. VISTA PRELIMINAR
Al igual que en otros programas del paquete de Microsoft Office 2010, en Excel también
podemos dar un vistazo a nuestro documento antes de imprimirlo.
Ingresemos a la vista preliminar así:
Imagen 26. Ingresar a la opción Vista preliminar.
[26]
Solo se debe hacer Clic en la pestaña Archivo, se sigue el recorrido indicado con las
flechas azules, y se da Clic sobre la opción Imprimir.
Se mostrará en la parte derecha una vista completa del documento, donde veremos cómo
está distribuido el contenido y las herramientas para configurar las márgenes y el tamaño
del papel así:
15
Página
Imagen 27. Ventana de Vista preliminar.
[27]
En la parte baja de la segunda columna, encontramos opciones de configuración de la

hoja.
29. CONFIGURAR PÁGINA
Podemos utilizar medidas como Carta y Oficio entre otras, para configurar las páginas que
se van a imprimir de un documento de Excel. Para ello debemos dar Clic en la pestaña
Diseño de página, y ubicarnos en el grupo Configurar página así:
Imagen 28. Ingresar al grupo configurar página en Excel.
16
Página
[28]
Veremos que este grupo nos brinda herramientas para configurar varios factores, que
componen nuestra página. Por ejemplo:
El botón Márgenes: Con el podemos aplicar algunas márgenes preestablecidas que

cuentan con una descripción sobre las medidas que se aplicarán a cada lado de la hoja. y
en todo el documento. Veamos cómo ingresar a las márgenes prediseñadas:
Imagen 29. Aplicar Márgenes prediseñadas en Excel.
[29]
Tambien podemos aplicar márgenes personalizados siguiendo la ruta: Diseño de página,

Márgenes, y por último Márgenes personalizados (ver imagen anterior). Enseguida
aparecerá la ventana:
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Página
Imagen 30. Configurar Márgenes personalizados en Excel.
[30]
El Botón Orientación: Este nos permite ubicar la página de manera Horizontal o vertical.
Veamos cómo funciona:
Imagen 31. Orientación de hoja en Excel.
[31]
El Botón Tamaño: Es el encargado de brindar varios tamaños de papel para nuestro

documento, y tiene las siguientes opciones:
18
Imagen 32. Configurar Tamaño del papel en Excel.

Página
[32]
El Botón Área de impresión: Cuenta con dos opciones. La primera nos permite establecer
las celdas seleccionadas como rango de celdas que serán impresas, y la segunda, nos
permite eliminar el Área de impresión seleccionada. Veamos cómo funciona:
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Página
Imagen 33. Establecer Área de impresión en Excel.
[33]
Con la opción Borrar área de impresión, eliminamos el cuadro de área y estaremos listos
para seleccionar una nueva área de impresión.
El botón Saltos: Es una de las utilidades más sencillas de usar. Este botón cuenta con dos
opciones que nos permiten insertar o quitar un salto de página. Para insertar un salto de
página, solo debemos seguir estos pasos:
- Clic en la celda donde queremos que se separen dos hojas.

- Clic en el botón Saltos.
- Clic en la opción Insertar salto de página.
Recordemos que las páginas se ven separadas por la línea de puntos, y así mismo
veremos separada la página que insertamos. Veamos el siguiente ejemplo:
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Página
Imagen 34. Identificar saltos de página.
[34]
Ahora podemos eliminar el salto de página o restablecerlos al estado original, si así lo
deseamos:
Imagen 35. Opciones del botón Saltos en Excel.
21
Página
[35]
El botón Fondo: Nos permite elegir a través del Explorador de Windows una imagen, para
ponerla al fondo de nuestra hoja de cálculo.
Imagen 36. Cambiar fondo de la hoja de Excel.
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[36]
Página
30. HERRAMIENTA BUSCAR
Se encuentra en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar y cuenta con un submenú de

opciones para realizar varias acciones:
Imagen 37. Botón y opciones de Buscar y seleccionar.
[37]
Veamos las características de sus opciones:
Opción Buscar: Al hacer Clic sobre la opción, aparece la siguiente ventana:

Imagen 38. Buscar palabras en Excel.
23
Página
[38]
Opción Reemplazar: Nos permite cambiar una palabra o frase del documento por otra,
mediante la siguiente ventana:
Imagen 39. Configurar la herramienta Reemplazar.
[39]
Opción Ir a…: Es un camino más corto cuando manejamos documentos que son muy
extensos. Se puede ingresar a ella presionando la tecla F5, y veamos cómo funciona:
Imagen 40. Uso de la Opción Ir a...
24
[40]
Página
Opción Ir a Especial…: Se puede ingresar a ella presionando F5 y Clic en el botón Especial.
Al igual que la opción anterior, ésta nos ayuda a desplazarnos por un documento, aunque
con esta podemos especificar con más detalle el sitio requerido, así:
Imagen 41. Opción Ir a Especial.
[41]
31. INSERCIÓN DE IMÁGENES
En Excel también es posible crear documentos con imágenes, ya sean prediseñadas por
Microsoft Office o personalizadas por el usuario. Veamos cómo animar un documento en
Excel 2010.
Lo primero que debemos hacer es ingresar a la pestaña Insertar, y ubicarnos en el grupo

Ilustraciones. Allí damos Clic en el botón Imagen así:
Imagen 42. Insertar Imagen en Excel.
[42]
De inmediato se abrirá el Explorador de Windows que nos permite:

25
Encontrar la ubicación de la imagen.

Página
Seleccionar la imagen.
Insertarla en nuestro documento de Excel.
Imagen 43. Ubicar e Insertar imagen en Excel.
[43]
Después de dar Clic en el botón Insertar, veremos la imagen en la hoja de cálculo y estará
lista para ubicarla en la posición deseada y ajustar al tamaño apropiado. Veamos cómo
insertar imágenes prediseñadas en nuestros documentos en Excel.
Estando en la pestaña Insertar, en el Grupo Ilustraciones, damos Clic en el Botón

Imágenes prediseñadas así:
Imagen 44. Ingresar a las Imágenes prediseñadas de Excel.
[44]
26
Veremos al costado derecho de nuestra ventana de Excel, una pequeña ventana con el
Página
nombre de . En ella solo damos Clic en el botón y

veremos con la ayuda de la barra deslizante, todas las imágenes que nos brinda Office
para animar nuestros documentos.
También podemos filtrar las imágenes que queremos ver, escribiendo una palabra clave
en el cuadro . Esto hará que sea más fácil encontrar la imagen adecuada,
por lo que veamos cómo:
Imagen 45. Insertar imagen prediseñada en Excel.
[45]
Igual que en el caso anterior, una vez insertada la imagen, solo debemos ajustarla al
tamaño y la ubicación deseada así: 27
Página
Imagen 46. Archivo de imagen e imagen prediseñada insertadas en la Hoja de cálculo de Excel.
[46]
En Excel también encontramos además de imágenes personalizadas y prediseñadas, la

opción de insertar formas que nos pueden facilitar la expresión de un documento
mediante símbolos. Revisemos cuáles son:
Igual que en los casos anteriores vamos a la pestaña Insertar, ubicamos el grupo
Ilustraciones, y damos Clic en el botón Formas así:
Imagen 47. Ingresar a Formas en Excel.
[47]
Se desplegará un menú de opciones con todas las figuras y formas disponibles para
insertar en nuestra hoja de cálculo. Solo debemos dar Clic sobre la que deseamos insertar:
28
Página
Imagen 48. Insertar Formas en Excel.
[48]
32. SMARTART
Esta es una aplicación muy especial que nos permite añadirle a nuestro contenido una
animación más impactante y llamativa, permitiéndonos así que nuestros documentos
generen más interés y entendimiento frente al lector.
Veamos cómo funciona esta excelente herramienta:
Para tener acceso a ella debemos ingresar a la pestaña Insertar, ubicar el grupo
Ilustraciones y dar Clic en el botón SmartArt así:
29
Página
Imagen 49. Ingresar a la herramienta SmartArt.
[49]
Enseguida veremos la siguiente ventana, donde podemos observar gran variedad de

posibilidades para expresar nuestra información.
Imagen 50. Elegir gráficos en SmartArt.
[50]
Una vez elegido el modelo a utilizar, sólo debemos dar Clic en el botón Aceptar, y
tendremos en pantalla la siguiente imagen:
30
Página
Imagen 51. Ingresar texto en SmartArt.
[51]
Notemos que al tener la imagen anterior en pantalla, se activan las Herramientas de

SmartArt, compuestas por las pestaña Diseño y Formato:
Imagen 52. Pestañas de SmartArt.
[52]
En la pestaña Formato encontramos las herramientas para animar el texto de nuestro

gráfico, y podemos también agregar Colores de contorno y resplandor entre otros.
31
En la pestaña Diseño veremos dos herramientas que le darán a nuestro gráfico un aspecto
Página
más profesional y atractivo así:

En la pestaña Diseño, ubicamos el grupo Estilos SmartArt, y damos Clic sobre la flecha
inferior derecha así:
Imagen 53. Ingresar a estilos de SmartArt en Excel.
[53]
Al dar Clic aparecerá el listado de efectos en 3D, y solo debemos desplazarnos sobre ellos
para conocerlos. Apliquemos el que nos gustó solo con un Clic.
Imagen 54. Efectos en 3D para gráficos de SmartArt.
[54]
Ahora nuestro gráfico cuenta con un efecto 3D, pero podemos animarlo más si cambiamos
los colores así:
En el mismo grupo Estilos SmartArt vemos el Botón Cambiar colores , que nos mostrará el
siguiente menú de combinaciones:
32
Página
Imagen 55. Combinaciones de colores SmartArt.
[55]
Imagen 56. Gráfico SmartArt insertado en Excel.
33
[56]
Página
33. WORDART
Esta es una de las herramientas más llamativas del paquete de Microsoft Office y en Excel
2010 no es la excepción. Veamos cómo la aplicamos para animar el texto de un
documento.
Teniendo abierto nuestro programa Excel, lo primero es dar Clic en la pestaña Insertar,
luego nos ubicamos en el grupo Texto, y damos Clic en el Botón WordArt:
Imagen 57. Ingresar a la herramienta WordArt.
[57]
Enseguida veremos el siguiente menú desplegable, con los estilos de texto decorativo y
prediseñados, donde solo debemos escoger el que más nos guste:
Imagen 58. Menú de textos decorativosWordArt.
[58]
Después de elegir el estilo, veremos el siguiente cuadro donde escribiremos el texto del
documento:
Imagen 59. Agregar texto WordArt en Excel.

34
Página
[59]
Quedando así:
Imagen 60. Personalizar texto WordArt en Excel.
[60]
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REFERENCIAS
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Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010
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Imagen tomada del programa Microsoft Office Excel 2010.
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58
59
60
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Programa Masificación de TIC
Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB S.A. ESP
www.portalesinteractivos.etb.com.co
2010
Líder Programa Masificación de TIC

Diego Puerta Franco
Autores
Andrés Arévalo Espejo
Mauricio Cuevas Olaya
Omar Medina Lara
Jhon Bernal Gómez
Revisión de contenidos
Gonzalo Monroy Pirazan
Revisión de estilo
Andrea Sandoval Rojas
Diseño y diagramación
Luis Fernando Parra Corredor
38
Página
Este documento ha sido realizado para el uso de los operadores de los Portales
Interactivos de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá ETB S.A. ESP. Su
uso está sujeto a las políticas de operación de los Portales Interactivos.
2011
39
Página

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CLASE 5

En el momento de diligenciar datos en una celda, se pueden establecer ciertos

Por ejemplo, en un formulario podemos tener dudas en el momento de diligenciar la

Imagen 1. Insertar nuevo comentario.

Inmediatamente aparecerá en una esquina de la celda un Triángulo Rojo, y una ventana

Imagen 2. Cuadro de Comentarios

El mensaje debe ser muy claro y no demasiado extenso.

Imagen 4. Símbolo del Comentario.

Si queremos eliminar un comentario simplemente nos ubicamos en la celda donde se

Imagen 5. Eliminar Comentario.

Adicionalmente a los comentarios, es importante establecer criterios a las celdas para su

Por ejemplo si estamos realizando un formulario en el que ciertas casillas no pueden

Imagen 6. Opción Validación de datos.

Nos aparecerá un cuadro de diálogo que muestra tres pestañas: Configuración,

Imagen 7. Cuadro de diálogo Validación de datos.

Imagen 8. Datos permitidos

Algunos de los criterios más importantes son:

 Cualquier valor: Es la primera opción y con la que vienen

 Para establecer esa información en el cuadro de diálogo,

Imagen 9. Permitir Decimal.

 Luego en la lista de datos, elegimos el criterio haciendo un

 Y por último los valores numéricos que deseamos establecer

Imagen 11. Ejemplo de Rango de Datos.

 Lista: Este criterio permite seleccionar una opción determinada

 Primero debemos crear nuestra lista en una hoja de Excel, y

Imagen 12. Ejemplo de Lista. 7

Imagen 13. Ejemplo de Validación de Listas

 Por último en Origen seleccionamos el rango de celdas

Imagen 14. Origen de Datos de Lista.

 Al finalizar hacemos Clic en el botón Aceptar, y

Imagen 15. Lista Validada. 8

26. ORDENAR DATOS

 Seleccionamos la columna que contiene los datos desordenados, con Clic

Imagen 16. Ejemplo de Selección de Celdas.

 Nos dirigimos a la pestaña Datos y al Grupo Ordenar y Filtrar. Ahí

Imagen 17. Opciones de Ordenar.

Algunos ejemplos son:

Imagen 18. Ordenar Celdas.

FUNCIÓN TEXTO NÚMEROS

Cuando tenemos varias columnas con datos, no es conveniente hacer el procedimiento

Podemos realizar los siguientes cinco pasos:

Imagen 20. Resultado de Orden de datos

27. FILTRAR DATOS

Imagen 21. Acceso a opción Filtro.

Nos aparecerán unos botones desplegables, en la parte derecha de la celda, de los

Imagen 23. Datos de filtrado por columna.

Si deseamos ver la información específica de un solo dato, simplemente dejamos activo su

Y nos aparecerá la lista con la información del barrio Gaitana únicamente.

Imagen 25. Resultado de Filtrado.

Ingresemos a la vista preliminar así:

Imagen 26. Ingresar a la opción Vista preliminar.

En la parte baja de la segunda columna, encontramos opciones de configuración de la

29. CONFIGURAR PÁGINA

El botón Márgenes: Con el podemos aplicar algunas márgenes preestablecidas que

Imagen 29. Aplicar Márgenes prediseñadas en Excel.

Tambien podemos aplicar márgenes personalizados siguiendo la ruta: Diseño de página,

Imagen 31. Orientación de hoja en Excel.

El Botón Tamaño: Es el encargado de brindar varios tamaños de papel para nuestro

Imagen 32. Configurar Tamaño del papel en Excel.

- Clic en la celda donde queremos que se separen dos hojas.

Imagen 36. Cambiar fondo de la hoja de Excel.

Se encuentra en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar y cuenta con un submenú de

Imagen 37. Botón y opciones de Buscar y seleccionar.