IX.

PRESUPUESTO DE GASTO
Los presupuestos de gastos son los planes formales para los desembolsos futuros. Lo
primero que hay que hacer para preparar un presupuesto de almacenamiento consiste
en establecer un pronóstico confiable del trabajo que se llevará a cabo durante el
periodo presupuestal.
Lo siguiente consiste en pronosticar el costo de efectuar ese trabajo. Hay que dedicar
el tiempo y los esfuerzos suficientes a ese pronóstico para que resulte tan confiable
como sea posible.
Hay que obtener información de ventas y de mercadotecnia que pueda influir en los
pronósticos de la bodega, directamente de los responsables de esas funciones,
siempre que sea posible. Si esas fuentes no pueden o no quieren suministrar
información, como ocurre con frecuencia, el almacenamiento tendrá que hacer mejores
predicciones, utilizando sus propios datos históricos y sus propios conocimientos de
lo que acontecerá en el futuro.
El pronóstico de las operaciones debe tener en cuenta las siguientes influencias sobre
gastos de almacenamiento:

1. El pronóstico de productos que se almacenarán. A esto se le llama comúnmente

mezcla de productos.
2. Programas importantes de reparación de edificio y equipo.
3. Programas importantes de arreglo de existencias.
4. Aumentos y disminuciones de equipo.
5. Aumentos y disminuciones de espacio.
6. Requerimientos de personal.
7. Ajustes de sueldos y salarios.
8. Programas de capacitación y entrenamiento.

Ese pronóstico de operaciones debe convertirse luego en un presupuesto de costos,

asignando los costos calculados a una clasificación prescrita de gastos. Los cálculos
de costos deben basarse en las mejores fuentes de información disponibles en las que
se incluyen datos históricos, normas especiales y los pronósticos bien fundados de los
gerentes de almacén.
Los costos estándar estudiados anteriormente, son uno de los mejores medios de
conversión de los pronósticos de operación a presupuestos de gastos.

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El sistema de control de presupuestos tiene muchos puntos débiles. El primero es una
debilidad muy común en muchos sistemas de control: los datos erróneos. Si no se vigila
cuidadosamente el sistema se introducirán errores que muy pronto harán que los
usuarios de los informes pierdan confianza en ellos. La eficacia de los informes se
debilita mucho o se pierden por completo.
Se cometen errores porque los almacenes no relacionan los gastos con las
clasificaciones correctas, porque los contadores no procesan correctamente la
información, porque las fechas de corte para la preparación de las facturas son
incorrectas o porque fallan otras muchas otras cosas.
Otra debilidad importante en los controles de presupuestos de gastos es que no tienen
en cuenta las variaciones de las cargas de trabajo del almacén. El presupuesto sigue
siendo igual aunque el trabajo de la bodega sea mayor o menor que el pronóstico en
que se basó el presupuesto.
Es posible tener presupuestos variables que cambien con las actividades del almacén,
pero entonces se pierde el valor de presupuesto fijo como punto de referencia. Además
los presupuestos variables requieren más trabajo de oficina para su manejo.
Aun con todas las limitaciones el tipo de control de presupuestos de gastos es un
instrumento muy valioso de administración de los almacenes.