GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

Mediante el documento 5 consejos para administrar los gastos de un evento que será proporcionado
por el instructor el aprendiz realizará un ensayo relacionando las ideas principales. El aprendiz
demostrara su nivel de desempeño de acuerdo con lo exigido con el fin de determinar una posición
futura respecto a costos y gastos.

5 CONSEJOS PARA MEJORAR AL MÁXIMO EL CONTROL DE COSTOS Y GASTOS

Las estrategias que optimicen la administración financiera de una empresa de gran tamaño son
indispensables para la toma de decisiones.

Al final, todas las acciones realizadas por el equipo de gerentes y directores están unidas con la
planificación financiera y con el detalle del flujo de caja. Por lo tanto, el control de costos y gastos
debe ofrecer información extremamente consistente.

Vea, a continuación, 5 consejos administrativos para mejorar al máximo el control de costos y

gastos. Entienda cómo analizar las finanzas de la empresa con eficacia, para descartar daños e
indicadores negativos.

1. Planeamiento financiero: Para conquistar mejores resultados, la empresa debe seguir una
detallada planificación financiera. Utilizando buen software, es posible analizar y prever los gastos
estimados para el período, así como los ingresos. Se debe destacar que, para tales análisis, deben
considerarse todos los costos fijos de la empresa.

2. Organización del flujo de caja: Unido a la planificación financiera, se debe considerar un flujo
de caja organizado y claro. Para organizar con claridad todos los gastos, ingresos, cuentas por
pagar y por cobrar, inversiones y otros indicativos, es necesario:

 Definir un período para el flujo, que puede ser semanal, quincenal o mensual.

 Utilizar identificaciones personalizadas para los ingresos, costos y otras cuentas, adoptando,
por ejemplo, diferentes colores para cada una de ellas.

 Seleccionar ingresos y costos rutinarios, de modo que sea posible prever los costos y las
entradas de los próximos períodos.

 Registrar las cuentas por pagar y por cobrar para que sea posible analizar el saldo
consolidado y aprovisionado, lo que permite una definición más segura sobre las estrategias
financieras a seguir.

GFPI-F-019 V3
 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
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3. Planeamiento del inventario: Un inventario mal planificado genera costos innecesarios y,

directamente, afecta las finanzas de la empresa. La empresa debe invertir en la planificación del
inventario, considerando siempre los índices de ventas: mantener almacenado un artículo que no
tiene salida genera grandes costos de almacenamiento, lo cual es indeseable.
El método más eficaz para organizar el inventario y el plan que apunta a una mayor rentabilidad
financiera de la empresa, es la utilización de un software de administración de inventarios. El
proceso automatizado reduce el riesgo de errores y, en consecuencia, los daños.

4. Pagos anticipados: Existen algunas decisiones que revalorizan la reputación de las empresas,
principalmente ante los proveedores. Una de ellas es anticipar los pagos o realizarlos en la fecha
prevista para su vencimiento.
Si el proveedor de productos o servicios ofrece descuentos considerables para el pago anticipado,
es interesante evaluar esta medida. Además de la buena imagen, la anticipación del pago también
favorece el crédito. Para las finanzas de la empresa, los descuentos significan economizar recursos
que, en otros escenarios, pueden ser útiles.

5. Contratación o despido de empleados

Contratar y despedir empleados son procesos que involucran costos. Definir el momento exacto de
mover el esquema de la empresa es una estrategia que ayuda directamente en el control de costos
y gastos. Adicionalmente, se debe considerar la necesidad real de invertir en entrenamientos,
principalmente realizados por asociados externos.
El gran secreto del control de costos y gastos está en la adopción de procesos que simplifiquen la
toma de decisiones. Obtener información precisa y consolidada — por medio de procesos