INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Escuela Superior de Comercio y Administración.

Unidad Santo Tomas.

Relaciones Comerciales.

“ Informe Ejecutivo “

Fundamentos de Administración.

26/09/2021
 A) Introducción.

En el siguiente informe ejecutivo emitido por Grupo Bimbo se analizó la eficiencia de

distribución de pan a lo largo de un periodo de tiempo que corresponde a 1 mes.
Durante este tiempo se detectó una mala distribución de pan dulce, que fue
analizado en su profundidad por este informe ejecutivo.

Se midieron en base a una estandarización de valores generados a partir de los

nuevos objetivos en esta rama de distribución, en los que Grupo Bimbo se adaptara
e implementará trabajarlos, optimizando los resultados expuestos, durante el
siguiente mes de producción y distribución así como el pedido de insumos
necesarios para el reajuste.

Este proyecto se desarrolló tras la necesidad de identificar, detectar y corregir los

errores existentes durante la aplicación del proceso administrativo.

B) Desarrollo del Tema.

A partir de los errores cometidos en la distribución de pan dulce se generó la

necesidad de crear un informe en el cual se recaben todos los resultados y motivos
que propiciaron una mala ejecución en los procesos y estrategias que ya se habían
planteado en Grupo Bimbo.

Se planteó la resolución del problema de acuerdo al siguiente esquema.

Estándar de Medición. Porcentaje Alcanzado en el Proyecto.

Rectificar la producción faltante de Pan 100%

dulce.

El área de distribución en Grupo Bimbo resultó tener un déficit que obtuvo como
consecuencia varios errores que afectaron a más áreas dentro de la empresa, como
lo fue la línea de empaquetado.

Durante unas semanas se creyó culpable a esta área y después de un trabajo de

supervisión aún se mantuvo esta postura.

Al realizar un mejor ejercicio de comunicación entre los líderes de cada sectores el

problema se vio visible en la mala planeación y datos erróneos que conformaban la
demanda que iba a tener el pan dulce en esas fechas.
Cuando el problema se enfocó y se volvió a medir los nuevos datos de demandas
se fijaron nuevas estrategias y objetivos que se definieron en la siguiente tabla.

Estándar de Medición. Tiempo. Porcentaje.

Rectificación del 40% del 1° Semana. 85%

producto faltante

Rectificación del 80% del 2° Semana. 98%

producto faltante

Rectificación total 4° Semana. 100%

mensual del producto
faltante.

La dirección tomó como apoyo la creación de grupos multidisciplinarios pero con

liderazgos autocráticos, esperando cumplir con el objetivo en común de toda la
empresa.

Estos líderes ayudaron a resolver y facilitar el trabajo basándose en problemas

similares de otras empresas tanto dentro de la misma industria como de otras, pero
que compartieran la misma problemática en los errores de medición con la demanda
del producto.

Durante la primera semana se dispuso a hacer el nuevo pedido de insumos

necesarios para incrementar la producción en relación a la demanda.

Calculando la demanda se llegó a :

Porcentaje de Insumos Solicitados en Porcentaje de Insumos que se requería
un mes para este mes.

100% 125%

Restableciendo la nueva petición de insumos faltantes en un 25% mayor a los

esperado se procedió a pasar con la línea de producción aumentando horas extras
a algunos trabajadores de estos sectores.

C) Conclusión.

Dentro de la empresa Grupo Bimbo se detectó que había una mala distribución de
pan dulce, se realizó una investigación, la cual sería llevada por los departamentos
de dirección y control, quienes actuaron de inmediato y descubrieron que era debido
a que no había una correcta supervisión de las áreas, porque los datos que se
estaban reportando eran incorrectos, desde ese momento se planeó que todos los
departamentos se reunieran para solucionar dicho problema, en el cual, se identificó
que debido a no hacer supervisiones en las tiendas físicas, no se estaban
entregando las reservas correspondientes y que los clientes(vendedores), no
sentían la necesidad de informar.
Al plantear el problema con los jefes de los departamentos se tomaron medidas de
corrección preparando al personal y las unidades de transporte para repartir los
productos; la mercancía era insuficiente, así que el departamento de producción
trabajo horas extras y contrató personal para aumentar la producción y cumplir con
la demanda, el departamento de finanzas no tuvo ningún problema en gastar lo que
se necesito con tal de que el problema se solucionara.
La supervisión es la clave de toda empresa para que esta sea funcional, ya que se
encarga de establecer los parámetros de medición, los cuales se deben de seguir
para que el producto sea de calidad, y se realice en las cantidades establecidas, así
de una correcta distribución en los lugares y fechas establecidos en el calendario de
logística, se instruyó y capacitó al personal la importancia de trabajar en equipo en
todas las áreas y departamentos que comprenden la empresa, siempre debe existir
una interacción y coordinación para no ocasionar contratiempos que mermen los
esfuerzos y objetivos de la empresa.

Referencias.

(2020). Informe Anual 2020. Grupo Bimbo. https://grupobimbo-com-custom01-

assets.s3.amazonaws.com/s3fs-public/GB-Informe-Anual-2020_0.pdf
Capítulo V.

En este capítulo tomamos de referencia, una mala distribución de Pan dulce de

distintas variedades,a varias tiendas de una cadena de autoservicios.

5.1 Toma de decisiones.

Para resolver dicho problema que enfrenta la empresa se han comprometido a
tomar decisiones para corregir y cumplir con la misión de satisfacer a sus
consumidores, pero sobre todo ser una empresa altamente productiva.

Se ha decidido revisar con el departamento de dirección y control,para ver qué

reportes nos tienen respecto al problema que presentan con el socio comercial.
El departamento de dirección y control;después de hacer su investigación se dan
cuenta que la parte de supervisión está fallando en el levantamiento de pedidos,
esto por causa de no visitar las tiendas físicamente y supervisar el stock y la
reservas para los siguientes días de la semana,su error es que se está confiando de
la información que le dan los vendedores que por falta de interés pretenden solo
tener lo necesario por dia y no tener reservas para evitar el acomodo y la rotación
de primeras entradas y primeras salidas del Pan dulce.
El departamento de Logística; al enterarse del problema, plantean al jefe de área,
tener camiones listos y personal de entrega para cargar y hacer un surtido express.

El departamento de Producción; Se compromete a trabajar horas extras para que

la producción cumpla con la demanda faltante de las tiendas.

El departamento de recursos Financieros; están dispuestos a gastar lo necesario

para cubrir la demanda y solucionar el problema, aumentaran el presupuesto por un
mes del area de produccion y compras, para que se compre y se produzca materia
prima, también darán un bono a trabajadores quienes participen en doblar turnos o
trabajar horas extras.
El departamento de Recursos Humanos; trabajarán en proceso de contratación
emergente, capacitación, y usar métodos para mantener la motivación de los
empleados, informarles del problema para que se identifiquen con el problema y la
empresa el resultado será cooperación, armonía.

5.2 Integración.
Dado el problema que surgió el Director General, convocó a una reunión, con todos
los líderes de cada departamento así como a representantes de diferentes
organizaciones.

Dado que el problema causa un efecto cadena para todos los departamentos, instó
que la comunicación de gerentes, supervisores, encargados, líderes de equipos sea
más estrecha, y los departamentos que dependen de uno anterior se involucren en
saber si todo marcha conforme a lo planeado, la finalidad es saber si estamos
preparados para una emergencia como estas y dar solución pronta y expedita a
nuestro socio comercial, se convocó al departamento de ventas, supervisores,
vendedores, repartidores visitar la planta de producción, para que vean los
esfuerzos que se realizan a diario, y no cometan los mismos errores de no vender y
no predecir la demanda de las tiendas.

Recurso Nivel de Integración Resultado final

Dirección y control 70% 95%

Financiero 100% 100%

Logística 90% 100%

Producción 80% 100%

 Ventas 50% 90%

5.3 Motivación.
En este caso se puede notar como la teoría X y Y de Douglas McGregor tiene gran
influencia, porque al darnos cuenta que el problema fue ocasionado por no realizar
las debidas supervisiones a las tiendas de forma física, ni por llevar un registro,
además la falta de interés por parte de los vendedores a quienes debíamos de
hacer la entrega, ya que, estos no tienen la necesidad de adquirir más mercancía lo
que indica que necesitan que se les esté presionando o recordando sus
responsabilidades o que no les gusta su trabajo y ese es el motivo por el cual no le
dan la debida importancia, por lo que es necesarios apoyarlos a cambiar su
mentalidad por una en donde se sientan realizados, seguros, confiados y
comprometidos con ellos mismos y con la empresas para que se auto motiven y no
tengan la necesidad de que alguien los dirija.
En la empresa no se contó con un líder que predijera el problema además de que no
hubo un seguimiento adecuado de todas las actividades y el líder no considero
revisar los reportes de su personal acerca de las fechas de entrada y salida;
provocando un desequilibrio en todos los departamentos, pero al haber una reacción
rápida para supervisar y controlar la situación se observó que todos los
departamentos pusieron todo su empeño para buscar la mejor solución y algunos
departamentos estuvieron de acuerdo a trabajar tiempo extra por lo que es muy
importante brindarles una gratificación como bonos extra o días libres.

5.4 Comunicación.
Al notar que el problema se hacía más grande todos los jefes de los departamentos
se reunieron para poder establecer un plan, por lo que se establece una
comunicación directa, estableciendo una planificación para el logro del objetivo, así,
los departamentos establecieron un objetivo específico donde cada uno tendría una
tarea para alcanzarlo, sin embargo, es muy importante que en todos los
departamentos haya una supervisión, así como también se brindan reportes de los
avances, siendo que es muy importante entablar una comunicación ascendente en
donde todos los empleados conozcan la información más importante para que se
identifiquen con la situación y se sientan comprometidos.

5.5 Supervisión.
Grupo Bimbo cumple con varios tipos de supervisión y certificaciones de sus
productos alrededor del mundo.
En cada País e incluso región se pueden encontrar distintas normativas que le
exigen un ajuste productivo o de alguna otra área por ejemplo marketing o su
distribución del producto.
La supervisión es la principal herramienta en la que la empresa puede establecer
sus parámetros de medición y se basa en ellos para dar un dictamen de ellos.

Generalmente va ligada hacia la calidad del producto, pero Grupo Bimbo al ser una
potencia en distribución y producción de la industria panificadora se ha fijado
estándares en varias departamentalizaciones.

La Supervisión no se percató del problema de distribución.

Capítulo VI.

6.1 Establecimiento de Estándares.

Estándar de Medición. Porcentaje Alcanzado en el Proyecto.

Rectificar la producción faltante de Pan 100%

dulce.

6.2 Medición.

Estándar de Medición. Porcentaje.

Rectificación del 40% del producto 85%

faltante en la primer semana

Rectificación del 80% del producto 98%

faltante en la segunda semana

Rectificación total mensual del 100%

producto faltante.

6.3 Corrección y Retroalimentación.

Todas las áreas que constituyen a una empresa, incluso a Grupo Bimbo son de
suma importancia estructuralmente, entre ellas existen lazos de interacción que y
por consiguiente las afectaciones en una de ellas repercuten en todas las demás
Desde una mala distribución y la ausencia de una supervisión adecuada o con los
estándares de medición bien definidos pueden ser factores que afecten de forma
negativa a una empresa.

Para lograr la corrección de esta falla en el proceso de distribución la empresa debió

realizar ajustes desde la parte de supervisión hasta su proceso de producción,
dando como resultado un incremento en la manufactura de productos, mejor manejo
del stock en bodegas, así como la creación de programas de estímulo para los
vendedores y repartidores llegando a una solución restableciendo la distribución
errónea y faltante, del mismo modo se detectaron ciertos problemas en otras áreas.

En ocasiones los errores sirven para detectar fallas dentro de la administración

dando la oportunidad a cambios que mejoren la empresa, esto se puede ver
reflejado en la implementación de programas que mejoren la productividad de las
empresas.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------