República Bolivariana de Venezuela

Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Universitaria

Universidad Politecnica Territorial

Jose Antonio Anzoategui

UPTJAA

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

El Tigre, Diciembre de 2021

 CONTROL INTERNO CONCEPTOS BÁSICOS

El control interno, es un proceso integrado a los procesos de la

Organización, una serie de acciones que están presentes en las actividades y
que son inherentes a la dirección que ejerce la administración. ... El control
interno no son solamente manuales de políticas y formatos

Dentro del control interno se pueden determinar cuatro categorías

establecidas de objetivos para el control interno, de tipo estratégico, de
información financiera, de operaciones y de cumplimiento de las disposiciones
legales y reglamentos.

DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO.-

El Control Interno para una Empresa se define como un sistema integrado

por un esquema de organización, con su conjunto de planes, métodos,
principios, normas y procedimientos, así como los confiables mecanismos de
verificación o evaluación, adoptados por la misma, con el fin de procurar una
adecuada gestión, de todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la utilización de la información y la protección de todos los bienes y
recursos, para que la administración se realice aplicando los principios
constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el
gerente y en atención al cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la
planeación.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.-

Se establece, como objetivos del sistema de Control Interno de una

empresa los siguientes:

● Proteger los recursos de una Empresa, buscando su adecuada

administración ante posibles riesgos que los afecten.
● Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y
actividades definidas para el logro de su misión institucional.
 ● Velar porque todas las actividades y recursos estén dirigidos al
cumplimiento de los objetivos
● Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión
organizacional.
● Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus
registros.
● Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presente en la organización y que puedan afectar el
logro de los objetivos.
● Garantizar que el Sistema de Control Interno de una Empresa disponga
de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
● Velar porque una Empresa disponga de procesos de planeación y
mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de
acuerdo con su naturaleza y características específicas.

CARACTERÍSTICAS PROPIAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO :

El Sistema de Control Interno en una Empresa, debe tener las siguientes

características:

El Sistema de Control Interno de una Empresa , forma parte integrante de

los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y
operaciones existentes y adoptados por la misma en forma técnica.

Corresponde al Gerente de una Empresa , la responsabilidad de establecer,

mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser
adecuado a la naturaleza, estructura y misión institucional.

En cada área de una Empresa , el funcionario encargado de dirigirla es

responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de Control Interno ante su
Jefe inmediato, de conformidad con los niveles de autoridad .

La Oficina de Control Interno es la encargada de evaluar en forma

independiente el Sistema de Control Interno de una Empresa y proponer al
Gerente, las recomendaciones para mejorarlo.
 Todas las transacciones de una Empresa deberán registrarse en forma
exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos,
administrativos . financieros , estadísticos y de labores del personal.

CONTROLES EN LA NUEVA ERA ELECTRÓNICA

El principal aporte de las tecnologías digitales es, en general, un aumento

de la eficiencia del trabajo. Dicha eficiencia crea la posibilidad de trabajar de
manera fluida con datos e información entre aplicaciones y grupos de trabajo.

Ventajas de utilizar la tecnología:

Alcance Global.

- Universalidad en el acceso.

- Disponibilidad las 24 horas, 364 días

- Interrelación, contacto visual y auditivo.

- Movimientos transaccionales.

- Bajo Costo.

IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN EN LA

EMPRESA

El impacto de la tecnología en las empresas no abarca solamente los

procesos productivos. ... Mejor toma de decisiones: gran parte de las
tecnologías modernas entregan información relevante de los procesos que
ejecutan, datos de gran valor para sustentar la toma de decisiones. Las
Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC), han transformado la
manera de trabajar y de gestionar recursos de las empresas, funcionando
como elemento clave para que el trabajo desarrollado sea más productivo,
agilizando las comunicaciones, sustentando el trabajo en equipo, realizando
análisis financieros, datos de gran valor para sustentar la toma de decisiones.
 PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS: LA
RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE
PROCEDIMIENTOS.

Es decir, previamente a elaborar el procedimiento, se debe haber

identificado claramente el proceso al que corresponde y haber definido los
siguientes elementos, dueño del proceso, cliente del proceso, inicio del
proceso, fin del proceso, entradas y salidas del proceso.

Un procedimiento es un método de ejecución o pasos a seguir, en forma

secuenciada y sistemática, en la consecución de un fin. Se supone, que
siguiendo un procedimiento dado, bajo las mismas circunstancias, el resultado
será el mismo. El conjunto de procedimientos con un mismo fin, se denomina
sistema.

La elaboración de un procedimiento para que sea eficaz debe seguir las

siguientes pautas:

Debe estar asociado a un Proceso. Es decir, previamente a elaborar el

procedimiento, se debe haber identificado claramente el proceso al que
corresponde y haber definido los siguientes elementos, dueño del proceso,
cliente del proceso, inicio del proceso, fin del proceso, entradas y salidas del
proceso.

Una vez identificado o mapeado el proceso, se puede ya elaborar el

procedimiento, para lo cual resulta muy útil hacerse algunas preguntas:

¿Cuáles son las principales actividades que se desarrollan para ejecutar el

proceso identificado?. Acá sería útil considerar de 10 a 15 actividades en
promedio.

¿Quién ejecuta cada una de las actividades definidas? ¿Quién recibe los
resultados? ¿Quién provee los insumos?. Estas preguntas ayudan a reflexionar
e identificar responsabilidades.
 ¿Qué controles clave se debe ejecutar para asegurar resultados correctos?.
Esto ayuda a identificar en qué lugar del procedimiento se deben establecer
controles específicos para asegurar un resultado de calidad.

¿Qué actividades tienen el apoyo de los sistemas de información?. Esto

ayuda a especificar si las actividades analizadas se realizan de manera
automática, semiautomática o manual.

¿Qué formatos, plantillas, documentos se deben utilizar en cada una de

las actividades?. Esto ayuda a estandarizar una misma forma de trabajo de
todos los actores.

Los procedimientos deben estar permanentemente actualizados.

La responsabilidad de gestionar la actualización recae en el Comité del

Sistema de Gestión o quien desempeñe ese papel.

La actualización  se realizará con plena participación de las áreas

ejecutoras del procedimiento con supervisión del Comité del Sistema de
Gestión.

Este comité tiene la misión de velar por la integridad,  consistencia, 

interrelación de todos los procedimientos,  razón por la cual no se debe dejar
solamente a las áreas ejecutoras la tarea de actualización,  sino que esta debe
realizarse de manera coordinada y en equipo.

Tipos de documentos de una empresa: Normas, manuales, procedimientos,

notas técnicas…

Las empresas y organizaciones utilizan para funcionar diferentes tipos de

documentos. Entre ellos, tenemos normas, manuales, procedimientos, notas
técnicas, guías, informes, registros, etc. Todos estos están incluidos en el
llamado Sistema Documental, o Sistema de Gestión Documental, que incluye
las reglas sobre cómo crearlos, modificarlos, distribuirlos y archivarlos.
 Documentos creados desde fuera de la empresa

– Normativa, legislación y reglamentos: Esta es la base legal que se debe

cumplir. La dicta el poder legislativo y ejecutivo del Estado, y en el caso
español se divide en: Disposiciones con carácter legislativo (leyes orgánicas,
leyes ordinarias, reales decretos legislativos, reales decretos-ley, etc.), y
reglamentos (reales decretos, entre otros).

– Normas y estándares: Son normas que la empresa se compromete a

cumplir. Generalmente son normas ISO (internacionales), europeas (EN), y en
el caso de España, normas UNE. Por ejemplo, tenemos la norma ISO 9001
sobre los requisitos de los sistemas de gestión de calidad, que es una de las
más usadas.

– Especificaciones técnicas: Son documentos que pueden provenir de

nuestro cliente, o de nuestra propia empresa. En ellos se indica qué requisitos
debe cumplir un producto o servicio de forma detallada.

Documentos creados por la empresa:

– Manuales: Son documentos de primer nivel donde se definen los aspectos

generales de la gestión empresarial. Por ejemplo, el Manual de Gestión de
Calidad define los principios del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), el
Manual de Medio Ambiente, el Manual de Seguridad y Salud… A veces estos
manuales se suelen juntar en un Manual de Gestión Integrado.

– Procedimientos operativos: Son documentos donde se explica cómo se

desarrolla una actividad o proceso. Suelen ser los documentos más comunes,
son de obligado cumplimiento por los trabajadores y son necesarios para

– Registros: Son documentos donde se deja constancia de lo que se ha hecho

respecto a un proyecto, proceso o actividad en un momento dado. Entre ellos
están los informes, que son resúmenes detallados de cómo se ha realizado una
tarea o un evento desarrollar cualquier Sistema de Gestión.
 Las normas ISO son elaboradas por el Organismo Internacional de
Estandarización (ISO) y están formadas por estándares relacionados con
sistemas y herramientas específicas de gestión aplicables en todo tipo de
empresa. Estas normas tienen carácter voluntario y están enfocadas a
coordinar la gestión de la empresa.

¿Qué es ISO 9000? Son normas genéricas complementarias a las

especificaciones de los productos, que crean Sistemas de Calidad que den
como resultado el mejoramiento continuo de la calidad y una satisfacción
creciente de todos los clientes de una organización.
 8 PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD (actualizados ISO 9000-2015)

1.-Enfoque al cliente

2.-Liderazgo

3.-Compromiso de las personas

4.-Enfoque basado en procesos

5.-Mejora (La mejora continua)

6.-Toma de decisiones basada en evidencias

7.-Gestión de las relaciones: (Nuestros clientes esperan que lo prometido sea

entregado con calidad y de acuerdo a los requisitos establecidos con
antelación, por lo que es necesario que nuestros proveedores cuentan a su vez
con un sistema de gestión de calidad para poder garantizar).

8.- Participación personal: (Que todos estén comprometidos a participar

laboralmente en la empresa o sucursal)

VENTAJAS

● Su implementación aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas

ventajas para las empresas, como pueden ser:
● Estandarizar las actividades del personal que trabaja dentro de la
organización por medio de la documentación.
● Incrementar la satisfacción del cliente al asegurar la calidad de
productos y servicios de manera consistente, dada la estandarización de
los procedimientos y actividades.
● Medir y monitorear el desempeño de los procesos productivos,
distribuidos y administrativos de los productos.
● Incrementar la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus
objetivos.
● Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, entre otros.
● Reducir las incidencias negativas de producción o prestación de
servicios.
● Mantener la calidad.
 DESVENTAJAS

● Los esfuerzos y costos para preparar la documentación e implantación

de los sistemas.
● En las empresas que han implantado un Sistema de Gestión para la
Calidad, las ventajas encontradas respecto al modo de operar anterior
son muchas, entre otras:
● La organización se asegura que funciona bien y de esta forma puede
cumplir los objetivos propios de la institución. Para eso es necesario que
los objetivos de calidad del sistema, estén alineados con los objetivos
del negocio.
● Se cuenta con un sistema que permite gestionar, con calidad, el
desarrollo de sus actividades. El Sistema permite analizar el desempeño
de forma integral y, además, poder detectar las oportunidades de
mejora, las cuales implementadas exitosamente, se reflejarán en un
cambio sustancial de los indicadores de desempeño de la organización.
● La forma de organizarse para hacer el trabajo es mejor y más simple. La
organización por procesos, operados con equipos de trabajo
interfuncionales es una herramienta que permite producir resultados
superiores debido a la sinergia generada por la integración de las
diversas habilidades y experiencias de sus miembros.
● El Sistema y sus procesos son la mejor estrategia para rebasar la
estructura departamental de la empresa estableciendo una verdadera
cadena de valor con los proveedores y clientes.