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Control interno

Pungitore
Control interno
Definición

El control interno es un sistema conformado por un


conjunto normas y procedimientos
(reglamentaciones y actividades) que,
interrelacionadas entre sí, tienen como objetivo:
- evitar errores y fraudes,
- garantizar seguridad y confiabilidad a las operaciones
de la organización,
- proteger los activos de la organización”.
Necesidad e importancia del Control
Interno
• El control interno es un instrumento útil para
lograr la eficiencia y eficacia en el trabajo de
las entidades.
• En los últimos tiempos se han desarrollado
nuevos conceptos relacionados con el Control
Interno, que lo diferencian del tradicional
concepto que lo identificaba casi
exclusivamente con el control contable.
Flexibilidad de las Normas de Control
Interno
• Los cambios en los negocios y sus
modalidades operativas, hacen variar las
Estrategias, Objetivos, Metas operativas y de
Control Interno.
• Por ello los Sistemas de C. I. deben construirse
sobre bases dinámicas, que permitan su ajuste
a las nuevas necesidades y realidades, sin
dejar de apoyar la estrategia del negocio, y
de brindar un marco de seguridad razonable.
Control interno
Otra Definición
“Proceso que pone en práctica:
• el máximo órgano decisorio de la organización,
• la Dirección, y
• el resto de los empleados;
con la finalidad de:
• proporcionar un nivel de seguridad razonable para el
cumplimiento de los objetivos,
en términos de:
• eficacia y eficiencia de las operaciones,
• fiabilidad de la información financiera, y
• cumplimiento de las leyes y normas aplicables”.
Objetivos
tradicionales del S.C.I.
• Proteger los activos de la organización evitando
pérdidas por fraudes o negligencias.
• Asegurar la exactitud y veracidad de los datos
contables y extracontables, los cuales son
utilizados por la dirección para la toma de
decisiones.
• Promover la eficiencia de la explotación.
• Estimular el seguimiento de las prácticas
ordenadas por la gerencia.
• Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la
mejora continua.
Objetivos del Control Interno
Sin embargo:
• el objetivo fundamental del Control Interno es prevenir
y evitar situaciones anómalas, con errores y/o
fraudes.
Así interpretado el C. I.:
- Contribuye al mejoramiento de los procedimientos
administrativos,
- permite que las organizaciones ganen confiabilidad, y
- alcancen y mantengan niveles adecuados de eficacia y
eficiencia operativa.
Componentes del Control Interno

El control interno consta de cinco componentes


que se encuentran interrelacionados entre sí
Componentes del Control Interno

1. Entorno / Ambiente de control


2. Evaluación de riesgos
3. Actividades de control
4. Información y comunicación
5. Supervisión
Componentes del Control Interno

1. Entorno/ambiente de control:

Los Directivos y el personal es el núcleo del


negocio, creando, así el entorno o ambiente
de trabajo, el que debe contribuir a crear un
clima serio y basado en valores hacia el
respeto y el control.
Componentes del Control Interno

2. Evaluación de riesgos:

toda organización debe conocer los riesgos a


los que se enfrenta, estableciendo
mecanismos para identificarlos, analizarlos y
tratarlos.
Componentes del Control Interno

3. Actividades de control:

establecimiento y ejecución de las políticas y


procedimientos de control, los que deben
servir para alcanzar los objetivos de la
organización.
Componentes del Control Interno
4. Información y comunicación:
los sistemas de información y comunicación deben
permitir que el personal capte e intercambie la
información necesaria para desarrollar, gestionar y
controlar sus operaciones.

Las normas de C.I. deben ser comunicadas y también


se debe constatar su correcto entendimiento, para
que no surjan dudas en que y como deben ser
aplicadas.
Componentes del Control Interno

5. Supervisión:

Para que un sistema reaccione ágil y


flexiblemente de acuerdo con las
circunstancias, deber ser supervisado y
ajustado en cuanto a lo que no está
funcionando bien.
¿Qué puede hacer el Control Interno?
• Ayudar a la organización lograr sus objetivos y
metas de desempeño y rentabilidad,
• A prevenir errores, robos y fraudes.
• A prevenir la pérdida de recursos.
• A asegurar información financiera confiable,
• A asegurar que la empresa cumpla con las leyes y
regulaciones,
• evitando pérdidas de reputación y otras
consecuencias.
Limitaciones del Control Interno
• El concepto razonable contempla el reconocimiento de limitaciones
inherentes del control interno.
• La actividad de control referente a la separación de funciones,
pueden ser burladas por colusión entre empleados.
• En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como
resultados de las interpretaciones erróneas de instrucciones,
errores de juicio, descuido, distracción y fatiga.
• La extensión de los controles adoptados en una organización está
limitada por el costo,
• Por tal motivo no es factible establecer controles que proporcionen
protección absoluta contra fraude y el despilfarro,
• Se establece un nivel de controles que garanticen una seguridad
razonable desde el punto de vista de los costos.
Clasificación del Control Interno
Los Controles se pueden clasificar en:

• Generales

• Específicos

• Control Interno Contable

• Control Interno Administrativo


Clasificación del Control Interno
• Generales:
No tienen un impacto sobre la calidad de las
aseveraciones en los estados contables, dado que
no se relacionan con la información contable.
• Específicos:
Se relacionan con la información contable y por lo
tanto con las aseveraciones de los saldos de los
estados contables.
Este tipo de controles existen desde el origen de
la información hasta los saldos finales.
Clasificación del Control Interno
• Control Interno Contable:
Se refiere a los procedimientos que se utilizan en
la actividad contable, tales como: Plan de
Cuentas, Manual de Cuentas, Registros contables,
Mayores y submayores, Estados Financieros,
documentación respaldatoria, etc.
• Control Interno Administrativo: También
destinado a salvaguardar los recursos
institucionales, son esencialmente los controles
que se establecen y funcionan
independientemente de la contabilidad.
Técnicas del Control Interno
Las principales técnicas para la evaluación del
control interno son:

• Memorándums de procedimientos
• Flujogramas
• Cuestionarios de Control Interno
• Técnicas estadísticas
Diseño Administrativo del Sistema de
Control Interno

Esta dado por:

• La estructura organizativa
• Las normas y procedimiento (por escrito)
• Sistemas administrativos
• Sistema de información
Diseño Administrativo del Sistema de
Control Interno

• La estructura organizativa

Se expresa en el organigrama
Diseño Administrativo del Sistema de
Control Interno

• Las normas y procedimiento

En lo posible plasmadas por escrito (Manuales,


cursogramas, etc.)
Diseño Administrativo del Sistema de
Control Interno
• Sistemas administrativos:
1. Formulación de operaciones:
( Flujo de documentación, Flujo de Fondos, Flujo de Información, etc.).

2. Utilización de formularios adecuados.

3. Diseño de controles adecuados. (controles cruzados, por oposición


de intereses, separación de funciones, etc.)

4. Diseño y control de Archivos.

5. Contabilización correcta (completa, oportuna, sin errores).


Diseño Administrativo del Sistema de
Control Interno

• Sistema de información:

- Personas,
- Sofware,
- Hardware,
- Controles.
Elementos para el Diseño del Sistema
de Control Interno
• Un plan de organización con una adecuada
distribución funcional de la autoridad y la
responsabilidad.
• Un plan de autorizaciones, por escrito.
• Procedimientos eficaces.
• Registros contables y procedimientos adecuados
que proporcione un buen control contable sobre
el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
• Personal competente, debidamente instruido
sobre sus derechos y obligaciones, en relación
con sus responsabilidades.
Diseño de Sistema de Control Interno
El armado del sistema de control debe contener :
• Los medios de información ( listados, planillas, etc )
• Los comprobantes y medios magnéticos de tratamiento y
traslado de información.
• Los procesos manuales y computarizados que se utilizan.
• Los procedimientos establecidos para que la operatoria
funcione organizadamente.
• Los departamentos involucrados.
• Las personas involucradas.
• Los asientos para retención de datos”
Procesos de Diseño de los Controles
Internos
Los pasos para diseñar un sistema de control interno son:
• Identificar los departamentos involucrados y relacionarlos
con la documentación impresa o en medios magnéticos.
• Analizar la segregación de funciones.
• Identificar los puntos débiles de control.
• Para cada punto de control posible, detallar la totalidad de
los errores posibles.
• Para cada uno de los posibles errores arriba identificados
establecer un método de control.
• Para los métodos de control establecidos analizar:
- su costo - beneficio.
- la segregación de funciones.
Procesos de Diseño de los Controles
Internos

Normas a tener en cuenta


Procesos de Diseño de los Controles
Internos

Diferenciamos:

• Normas Generales

• Normas Particulares
Procesos de Diseño de los Controles
Internos

• Normas Generales

Son las normas comunes a todas la áreas de la


organización, y las propias del área que se está
analizando
Procesos de Diseño de los Controles
Internos

• Normas Particulares:

Son las normas específicas para cada área que


compone la organización.
Procesos de Diseño de los Controles
Internos
• Normas Generales
a tener en cuenta en el Diseño de Sistemas de Control
Interno (Pungitore):
1. Formación de un “Ambiente de control”.
2. Evitar la superposición de mandos o zonas de
disputas.
3. Formalización de operaciones por escrito.
4. Autorización de Operaciones (Niveles de
autorización).
Procesos de Diseño de los Controles
Internos
• Normas Generales - Continuación
5. Separación de funciones (Control Cruzado,
Control por oposición).
6. Pre numeración de los formulaciones
utilizados.
7. Control de integridad (Control numérico de
formularios en áreas receptoras)
8. Control de correlatividad numérico –
cronológico.
Procesos de Diseño de los Controles
Internos
• Normas Generales – Continuación
9. Existencia de funciones de control y
asesoramiento.
10. Análisis de Riesgos (Cobertura de Seguros,
Análisis de Conveniencia)
11. Dependencia de Sectores (El sector que
ejerce el control no puede depender del
sector controlado).
12. Revalorización de los archivos.
Procesos de Diseño de los Controles
Internos
Normas Generales – Continuación

13. Custodia de formularios sin utilizar (Talonarios,


Hojas pre-numeradas, Chequeras, etc.)
14. Rotación interna de personal afectado a áreas
sensibles.
15. Evitar la rotación acelerada de personal.
16. Registraciones claras, adecuadas y al día.
17. Mecanismos adecuados para el reclamo de clientes.
Procesos de Diseño de los Controles
Internos

• Normas Particulares:
Son las normas específicas para cada área que
compone la organización.

Cada área presenta características propias que


merecen tratamientos particulares para cada
caso.
Procesos de Diseño de los Controles
Internos
• Normas Particulares
Para las Áreas de:
1. Tesorería,
2. Ventas y Cuentas a Cobrar,
3. Compras y Cuentas a Pagar,
4. Cobranzas y Pagos.
5. Registraciones Contables,
6. Existencias de Bienes de Cambio y CMV,
7. Activos Fijos
8. Sueldos y Jornales y Cargas Sociales,
9. Aspectos Generales.
Procesos de Diseño de los Controles
Internos
• Normas Particulares:
Las normas de C.I. de cada área, conforman grupos
claramente diferenciados, con objetivos y formas de
desarrollo y aplicación distintos, con respecto a:
1. Estructura (Horizontal y Vertical) y separación de
funciones,
2. Medidas concretas de Control Interno.
3. Procedimientos y rutinas administrativas.
4. Cumplimiento de disposiciones legales.
5. Medidas tendientes a la eficiencia administrativa.
Normas Particulares:
Control Interno Área Tesorería

Esta área presenta una sensibilidad muy


particular, dentro del esquema de Control
Interno, dado que a través de ella fluyen los
fondos de la empresa.
Normas Particulares:
Control Interno Área Tesorería
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
1. Separación de funciones (control por oposición) /
Funciones incompatibles:
- Registraciones contables,
- Operaciones de Compras y ventas.
2. Prohibición al personal de tesorería , del acceso a
los registros contables.
3. Acceso físico restringido a la oficina de Tesorería /
Recinto cerrado.
Normas Particulares:
Control Interno Área Tesorería
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
4. Análisis sobre la conveniencia de contratar seguros
para el dinero en caja y/o en tránsito.
5. Apertura de correspondencia por la Dirección
Superior o su secretaria.
6. Depósito diario e integro de la recaudación.
7. Detallar en la boleta de depósito los cheques
incluidos.
Normas Particulares:
Control Interno Área Tesorería
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:

8. Control de talonarios de recibos y cheques que no


están en uso.
9. Recuentos diarios de caja por parte del personal del
sector.
10. Firmantes dados de baja.
11. Canje de cheques.
Normas Particulares:
Control Interno Área Tesorería
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
12. La correspondencia de los bancos: extractos
bancarios, avisos de cheques rechazados, etc.
deben llegar a Contaduría y luego de su registración
pasar a Tesorería.
13. La Proyección de las Cobranzas y de los pagos Pagos
(flujos de fondos positivos y negativos) para análisis
financiero deben enviarse a Tesorería para su
integración quién los remitirá la Dirección Superior
para la toma de decisiones financieras.
Normas Particulares:
Control Interno Área Tesorería
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
13. Para llevar a cabo la recomendación del punto 12.
semanalmente Tesorería debería emitir un “Estado
de Posición Financiera” conteniendo:
- Disponibilidades al inicio de la semana,
- Más: Ingresos (operativos, financieros,
extraordinarios, etc.)
- Menos: Egresos (idem anterior)
- Disponibilidades al cierre de la semana.
Normas Particulares:
Control Interno Ventas y Cuentas a Cobrar
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta área son:
1. El Control de custodia de Documentos a Cobrar, Títulos
Públicos, acciones, etc.
no debería recaer en funcionarios de encargados de:
- Las Registraciones contables,
- El Manejo de fondos (Tesorería).
Objetivo: cumplir con la separación de funciones.
Si la empresa cuenta con una sola Caja Fuerte en Tesorería, estos
deberían guardarse en compartimientos separados, a los
que solo puedan acceder los responsables su custodia.
Normas Particulares:
Control Interno Ventas y Cuentas a Cobrar
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta área son:
2. Enviar Resúmenes de cuenta periódicos a Clientes y
Proveedores, con una solicitud de confirmación de saldos.

Objetivos:

- Verificar la real existencia de clientes y proveedores.


- Controlar la conformidad de saldos.
- Corregir errores en los registros internos de la empresa y,
- tomar medidas correctivas para evitar su repetición.
Normas Particulares:
Control Interno Ventas y Cuentas a Cobrar
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta área son:

3. Conciliación de cuentas del Mayor General (de las cuentas


corrientes y documentadas) con las subcuentas analíticas.
4. Control de los créditos otorgados y de excesos.
5. Control de las renovaciones de Documentos a Cobrar.
6. Devolución de los Documentos a Cobrar vencidos a los
clientes.
7. Sellado de los Documentos a Cobrar.
Normas Particulares:
Control Interno Compras y Cuentas a Pagar
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:

1. Resúmenes de cuenta a Proveedores.

1. Conciliación de cuentas del Mayor General (de


proveedores en cuenta corriente y cuentas
documentadas) con las subcuentas analíticas.
Normas Particulares:
Control Interno sobre Cobranzas y Pagos
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:

1. Conciliación de cuentas bancarias / Análisis de las


partidas pendientes.

2. Comprobantes bancarios/Su recepción en la


empresa.
Normas Particulares:
Control Interno sobre Cobranzas y Pagos
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
3. Revisión interna de las operaciones de movimientos
de fondos.
- Arqueos sorpresivos,
- Realizados por personal ajeno al sector y
ajeno al sector encargado de la registración.
Objetivo:
- Detectar y prevenir errores y fraudes.
- Contribuir a crear un ambiente de control.
Normas Particulares:
Control Interno sobre Cobranzas y Pagos
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:

4. Control del depósito diario e integro de las


cobranzas.

Contaduría, previo a la registración, debería verificar el


cumplimiento de esta norma.
Normas Particulares:
Control Interno sobre las Registraciones
Contables en general
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
1. Asiento de diario en formularios pre-impresos, con
espacio para la firma del funcionario responsable de
la autorización.
2. - Registros contables,
- Libros de Actas de Asamblea y Directorio,
- Registro de Accionistas,
- Registro de Asistencia,
ACTUALIZADOS.
Normas Particulares:
Control Interno sobre las Existencias de
Bs. De Cambio y Costo de Ventas
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
1. Sistema de Inventarios permanente,
con cotejo mensual entre los saldos del sistema y
las exigencias reales.
2. Toma de inventarios físicos,
- realizados periódicamente,
- en forma rotativa y selectiva,
- para corregir desvíos y
- adelantar la tarea de cierre de ejercicio.
Normas Particulares:
Control Interno sobre las Existencias de
Bs. De Cambio y Costo de Ventas
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:

3. Registro y control de las mercaderías en


consignación.
4. Identificación de la mercadería dañada u obsoleta.
5. Comprobaciones globales de Existencias y Costo de
Venta.
Normas Particulares:
Control Interno sobre los Activos Fijos
1. Registro Permanente con la siguiente información
de Alta:
- Número de inventario,
- Descripción,
- Ubicación física,
- Responsable de su custodia,
- Fecha de Origen,
- Vida útil estimada,
- Valor de Origen (Histórico y actualizado si corresponde),
- Amortización Acumulada.
Normas Particulares:
Control Interno sobre los Activos Fijos
2. Libros en Biblioteca:
- Ídem al anterior,
Para Bibliotecas Circulantes, con préstamos de libros:

Agregar:
- Control del préstamo,
- Control de la devolución
- en buenas condiciones,
- en fecha,
Normas Particulares:
Control Interno sobre los Activos Fijos

3. Montos mínimos a activar

- Principio de materialidad,
no es conveniente activar bienes con una
larga vida útil, cuando su valor de costo es
insignificante.
Normas Particulares:
Control Interno sobre los Sueldos, Jornales,
SAC, Vacaciones, Cargas Sociales, etc.
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
1. Comprobaciones globales.
- Partiendo de la liquidación del mes anterior,
- Sumar las alta de personal del mes,
- Restar las bajas,
- Computar aumentos de sueldos,
- Computar horas extras.
- Y remuneraciones especiales.
Se debe llegar al monto de las liquidaciones del mes
Normas Particulares:
Control Interno sobre los Sueldos, Jornales,
SAC, Vacaciones, Cargas Sociales, etc.
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
2. Cuidado de los requisitos legales:
- Libro de Sueldos,
- Recibos de Sueldos,
- etc.
3. Pago de remuneraciones.
- Asegurarse que quien realmente cobra es el beneficiario.
- Evitar el tránsito físico de dinero en efectivo.
Normas Particulares:
Control Interno sobre los Sueldos, Jornales,
SAC, Vacaciones, Cargas Sociales, etc.
Algunas medidas de prevención aconsejables para esta
área son:
4. Autorización de las horas extras.
5. Constancia para la liquidación de Subsidios
familiares.
6. Control de asistencia del personal.
7. Control de las modificaciones en las remuneraciones
Deben quedar documentadas en planillas con la firma del
funcionario autorizante.
Aspectos Generales
para todos los controles sugeridos
Con el tiempo las normas de control pueden:
- Ser dejadas de lado,
- Ser modificadas a criterio del personal controlado,
- Ser desvirtuadas en cuanto al objetivo,
- Ser fosilizadas (se quedan en el tiempo y no se
adaptan a las nuevas circunstancias).
Para evitar que esto suceda es fundamental:
- Ejercer un continuo y permanente seguimiento.
- Realizar los controles de cumplimiento.
CONTROL INTERNO
EN EL
PROCESAMIENTO DE DATOS
Modalidades de Procesamientos
INGRESO ACTUALIZACIÓN PROCESAMIENTOS
DE DE LA DE LA
DATOS INFORMACIÓN INFORMACIÓN
Centralizado
Inmediata
Descentralizado
INTERACTIVO
(IID) Centralizado
Diferida
Descentralizado

Centralizado
NO INTERACTIVO Diferida
(INI)
Descentralizado
CONTROL INTERNO EN EL PRECESAMIENTO DE DATOS

Persigue el mismo objetivo que para el resto de las


áreas de la empresa:

- Evitar Fraudes y errores.


- Ganar seguridad y confiabilidad en el
procesamientos de datos y la información de la org.
CONTROL INTERNO EN EL PRECESAMIENTO DE DATOS

Control Interno para evitar errores o fraudes:


A. Control de Acceso
B. Controles en la entradas
C. Control de razonabilidad en el procesamiento
D. Controles en los Datos Fijos
E. Control en las Salidas
F. Intervención de la Auditoría Interna.
G. Intervención de la Auditoría Externa.
CONTROL INTERNO EN EL PRECESAMIENTO DE DATOS

Control Interno para evitar errores o fraudes:

A. Control de Acceso

Es el que permite el acceso a un sistema (o a parte


de él) solo a las personas autorizadas.
CONTROL INTERNO EN EL PRECESAMIENTO DE DATOS

Control Interno para evitar errores o fraudes:


B. Controles en la entradas
Pueden ser:
1. De consistencia:
basado en la razonabilidad del dato en sí mismo.
1. De Validación:
coteja el dato que se ingresa con la información
contenida en los archivos maestros o de
transacciones del sistema.
CONTROL INTERNO EN EL PRECESAMIENTO DE DATOS

Control Interno para evitar errores o fraudes:

C. Control de razonabilidad en el procesamiento

Apunta a que el procesamiento de datos genere


resultados razonables, dentro de límites
previamente definidos.
CONTROL INTERNO EN EL PRECESAMIENTO DE DATOS

Control Interno para evitar errores o fraudes:

D. Controles en los Datos Fijos

Tienen por objeto asegurar que los datos fijos


no han sido alterados por personal no
autorizado, y que se mantienen actualizados.
CONTROL INTERNO EN EL PRECESAMIENTO DE DATOS

Control Interno para evitar errores o fraudes:

E. Control en las Salidas

Es el control final que realiza el sector responsable


que genera la información, como cualquier otro
usuario de la empresa por aplicación del Control
Cruzado por oposición de Intereses.
CONTROL INTERNO EN EL PRECESAMIENTO DE DATOS

Control Interno para evitar errores o fraudes:


F. Intervención de la Auditoría Interna.
G. Intervención de la Auditoría Externa.
Contribuyen a prevenir situaciones indeseables y
riesgosas:
- fortaleciendo el Control Interno,
- Emitiendo recomendaciones a la Gerencia y a la
dirección, que se canalizaran en políticas
preventivas que dificulten el fraude y el error.
Bibliografía

• Pungitore, José Luis – Sistemas


Administrativos y Control Interno – Buyatti –
2007.
• Poch, Ramón – Manual de control interno –
Gestión 2000 – 1997

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