1

Actividad evaluativa eje 4 – Diagnóstico Empresariales

Propuesta de comunicación y mejoramiento del clima organizacional

Beatriz Amanda Galeano López

Carlos Daniel Rodríguez Cardenas

Luis Alejandro Montañez Melo

Tutor:

Lyda Patricia Gil Cañón

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Diagnostico Empresarial

2021
 2

Introducción
El clima laboral de las organizaciones ha sido estudiado de una manera amplia por los

postulados administrativos y psicológico principalmente en los niveles administrativos donde

se analizan las implicaciones que tiene el desarrollo de los procesos empresariales, a nivel

organizacional y operacional en el desarrollo de los colaboradores, de esta manera a nivel

operacional, factores como las altas cargas laborales de los procesos, cuellos de botella,

carencia de delimitación de funciones, entre otros, incide directamente en los niveles de

estrés y las condiciones laborales de los trabajadores.

El clima organizacional es un aspecto determinante para el desarrollo, crecimiento y

sostenimiento de las organizaciones, convirtiéndose en un tema muy importante, pues de la

grado, bienestar o satisfacción de los trabajadores depende la imagen y desempeño de las

actividades, además del interés de los empleados por estar en armonía con el desarrollo

empresarial, considerando que la empresa les provee seguridad y bienestar para el logro de

sus metas personales. Adicionalmente no se debe dejar de lado el hecho de que el talento

humano es el capital más importante dentro de toda organización, pues el personal quien hace

productivos los recursos invertidos y su comportamiento y bienestar se refleja en el éxito o

fracaso de los objetivos propuestos.

Dicho lo anterior, a continuación, se elabora y presenta una propuesta para el

mejoramiento del clima organizacional de Manejo Técnico de Información, por medio de esta

propuesta se busca hacer un aporte en el mejoramiento del clima laboral y reflejar el impacto

que este tiene en el desarrollo de las operaciones de la empresa, aún más cuando esta

organización depende directamente de los procesos de cartera y facturación.

 3

Cultura organizacional

La cultura organizacional corresponde a la personalidad de la organización, su forma

de pensar y actuar, una buena cultura organizacional permite identificar problemas en los

diferentes departamentos internos de la compañía, con el fin de establecer mejoras en dichos

procesos. Esta cultura tiene un impacto directo en la motivación, productividad y satisfacción

dentro la compañía.

La cultura organizacional se divide en varias dimensiones las cuales son:

 Atención al cliente

 Orientación a resultados

 Innovación

 Estabilidad

 Agresividad

 Orientación a la gente

 Orientación a los equipos

Clima organizacional

El clima organización de las compañías se basa en las relaciones personales y

laborales que se desarrollen en cualquier lugar del trabajo, según estas cualidades el clima

organizacional nos ayuda a llevar un buen ambiente laboral con el fin de que se cumpla a

cabalidad nuestra metas y objetivos propuestas de una manera agradable.

Para poder realizar un cambio en la cultura y el clima organizacional se debe tener en

cuenta ocho (8) pasos los cuales se relacionan a continuación:

1. Establecer sentido de la urgencia

2. Liderazgo

3. Visión

4. Comunicar la visión
 4

5. Actuar según la visión

6. Beneficio corto plazo

7. Mejoras continuas para mejores cambios

8. Implementar nuevas propuestas

Para esto se debe establecer un clima de cambio para que la organización tenga una

mejora continua en sus procesos.

Comunicación interna

La comunicación a nivel interno de la compañía es la parte más importante de la

sostenibilidad de esta, ya que si existe una comunicación asertiva entre los departamentos

internos se produce un funcionamiento efectivo y eficaz de los bienes y servicios ofrecidos al

público.

Esta comunicación se debe basar en la confianza de las personas implicadas en ella,

en la amabilidad y disposición de cada persona al momento de realizar sus funciones y

colaborar con las demás.

Análisis

La empresa que fue escogida para el análisis es Manejo Técnico de información

identificada con Nit: 900.011.545 – 4 la cual forma parte del grupo de empresa de la

compañía Thomas Greg & Sons, la cual se dedica a la prestación de servicios de

almacenamiento, custodia y transporte de archivo físico y medios magnéticos, soluciones

tecnológicas, gestión documental, procesamiento técnico y consultoría en gestión documental

y de procesos. Esta compañía se caracteriza por ser la más grande perteneciente al grupo, por

lo cual cuenta con distintos departamentos a nivel interno de la misma y a su vez es a la que

se debe mejorar cada día su clima y cultura organizacional para la mejora continua y el

fortalecimiento de la compañía.
 5

Comunicación y mejoramiento organizacional

Según el diagnóstico establecido en los ejes anteriores el cual fue es el Balanced

Scorecard (cuadro de mando integral), según este, la propuesta de mejora seria implementar

un nuevo sistema operativos a nivel interno el cual nos permitirá mejorar los tiempos

establecidos en los procesos de facturación y cartera.

El cuadro de mando integral o Balanced Scorecard cumple con cuatro (4) requisitos

fundamentales para poder implementarlos en la organización, a continuación, informamos

estos requisitos.

 Aprendizaje y crecimiento: Que se debe aprender para llevar a cabo los

procesos a los cuales queremos llegar.

 Perspectiva interna: Que proceso se deben destacar para conseguir los

requisitos.

 Perspectiva del cliente: Que requisitos debe cumplir el bien o servicio para

que lo adquieran.

 Perspectiva financiera: Que resultados financieros queremos obtener.

Cronograma de actividades y costos

Oddo
DÍAS FECHA FINAL DÍAS PARA
PROYECTO FECHA PREVISTA INICIO SITUACIÓN COSTOS
TRABAJADOS PREVISTA EL FINAL
Validación proyecto 27/09/2021 5 12/10/2021 En curso 10 -
Inicio proyecto 13/10/2021 -11 15/10/2021 En curso 13 200.000.000
Recolección datos 18/10/2021 -16 05/11/2021 En curso 34 50.000.000
Capacitación 08/11/2021 -37 31/12/2021 En curso 90 150.000.000
Migración datos 02/01/2022 -92 28/02/2022 En curso 149 80.000.000
Revisión de programa 01/03/2022 -150 15/03/2022 En curso 164 100.000.000
Pruebas de sotfware 16/03/2022 -165 30/04/2022 En curso 210 120.000.000
Ejecución Software 01/05/2022 -211 31/12/2022 En curso 455 150.000.000
 6

Detalles de cada acción

La implementación de este software nos permite la integración de cada proceso

inmerso en el mismo, ya que se realizarán capacitaciones entre los trabajadores de la

compañía, esta capacitación la realizaran en grupos de personas determinados en el cual se

incluyen gerentes, coordinadores, jefes, analistas y auxiliares.

En primera instancia el proyecto esta a cargo del representante legal de la compañía el

cual es responsable de la firma del contrato con la compañía encargada de implementar este

software, paso seguidos los gerentes internos de cada proceso los cuales se encargarán de que

cada proceso bajo su mando se implemente y se acople de la mejor manera para realizar la

nueva implementación.

Una vez realizado estos pasos, cada coordinador o jefe de área procede a validar la

información necesaria para poder empezar con la migración de datos del sistema actual al

nuevo con ayuda de sus analistas y auxiliares, los cuales son los encargados de realizar las

tareas diarias de la organización.

Después de haber realizado esta migración, se procede a realizar la validación de que

esta información este de manera correcta y completa en el nuevo sistema, paso seguido se

comienza a realizar las pruebas pertinentes para confirmar que los procesos sean de manera

mas eficientes que antes.

Una vez terminado este proceso cada jefe de área procederá a informar a cada gerente

del departamento su proceso realizado, en el cual se detallará si el nuevo software se

encuentra de manera correcta o por el contrario presenta novedades.

Cada trabajador que participa en el cumplimiento de este nuevo proyecto realiza un

aporte de gran importancia ya que gracias a su disposición y entrega en las tareas asignadas
 7

se cumple a cabalidad el objetivo general de la compañía que es la implementación un nuevo

software para la mejora continua de la compañía.

El clima organizacional juega un papel importante en esta parte ya que gracias a este

la planeación, implementación y ejecución del proyecto se hace realizada ya que las personas

son la principal parte para que estas funciones, se debe necesitar una comunicación asertiva

para cumplir con lo planteado y unas relaciones interpersonales buenas entre todos los cargos

internos de la compañía.
 8

Conclusiones

Respecto al trabajo realizado se puede concluir que las personas que laboran en una

organización son sus pilares fundamentales para la realización de sus objetivos trazados, esto

teniendo en cuenta que cada persona cumple con sus labores y a su vez el trabajo en equipo

es fundamental.

La organización de proyectos o tareas nuevas a nivel interno de las organizaciones

lleva tiempo, lo cual se realiza con una organización clara y específica, buena comunicación

de los jefes respecto a lo que se quiere llegar y como se debe llegar a ellos.

Cada organización o compañía debe contar con un organigrama, ya que este nos

ayuda a validar los jefes de cada proceso mediante los cuales podemos resolver dudas o

inquietudes que se tengan al respecto.

El trabajo en equipo es lo primordial de cada organización o compañía, ya que con

esto la organización crece de manera eficiente, esto se debe a la buena organización interna

que tenga cada compañía.

(Peralta, 2020) (Orellana, 2019) (Concepto, 2021) (Ahumada, 2021)

Bibliografía
 9

Ahumada, M. (2021). Diagnostico empresarial. Bogotá : Fundacion

universitaria del área andina.

Concepto. (2021 de Julio de 2021). Obtenido de Concepto:

https://concepto.de/cultura-organizacional/

Orellana, P. (18 de Diciembre de 2019). Economipedia. Obtenido de

Economipedia: https://economipedia.com/definiciones/clima-organizacional.html

Peralta, R. (26 de Noviembre de 2020). Gestiopolis. Obtenido de Gestiopolis:

https://www.gestiopolis.com/el-clima-organizacional/