2023

GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ORG

CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

GESTIÓN DOCUMENTAL

| Equipo Interdisciplinario
CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXXXXXXXX

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 2

Tabla de contenido
1 INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................3
2 OBJETIVOS DE LA GUÍA.........................................................................................................................3
3 MARCO JURÍDICO.................................................................................................................................3
4 DEFINICIONES.......................................................................................................................................4
5 GENERALIDADES...................................................................................................................................5
6 PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO Y/O EL ARCHIVO
CENTRAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO......................................................................................................6
6.1 PASO 1: REQUERIMIENTOS...........................................................................................................6
6.2 PASO No 2: IDENTIFICACIÓN CRONOLÓGICA DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO Y
ARCHIVO CENTRAL...................................................................................................................................6
6.3 PASO No 3: ADOPCIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - CCD...........................7
6.4 PASO No 4: IDENTIFICACIÓN DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN (CAJAS)..............................7
6.5 PASO No 5: ELABORAR EL INVENTARIO DOCUMENTAL EN ESTADO NATURAL............................8
6.6 PASO No 6: VALORACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL EN ESTADO NATURAL....................11
6.6.1 FASE 1: UNIDADES DOCUMENTALES HOMOLOGABLES CON EL CCD – Y TRD.....................11
6.6.2 FASE 2: UNIDADES DOCUMENTALES NO HOMOLOGABLES CON EL CCD – Y TRD...............13
6.7 PASO No 7: ELABORACIÓN FICHAS DE VALORACIÓN..................................................................15
7 INTERVENCIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO Y EL ARCHIVO CENTRAL..........................16
7.1 IDENTIFICACIÓN:........................................................................................................................16
7.2 CLASIFICACIÓN POR GRUPOS: UNIDADES DOCUMENTALES SEGÚN DISPOSICIÓN.....................17
7.2.1 GRUPO No 1: UNIDADES DOCUMENTALES DE ELIMINACIÓN.............................................17
7.2.2 GRUPO No 2: UNIDADES DOCUMENTALES DE SELECCIÓN.................................................17
7.2.3 GRUPO No 3: UNIDADES DOCUMENTALES DE CONSERVACIÓN TOTAL..............................18
7.2.4 GRUPO No 3: UNIDADES DOCUMENTALES QUE NO HAN CUMPLIDO EL TIEMPO DE
RETENCIÓN.........................................................................................................................................18
ANEXOS......................................................................................................................................................19
Anexo 1. Código de barras para carpetas...................................................................................................20
Anexo 2. Rótulos de identificación de cajas...............................................................................................21
Anexo 3. Unidades de almacenamiento.....................................................................................................22
Anexo 4. Formato Único de Inventario Documental Valorado - FUIDV......................................................23

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 3

Anexo 5. Ficha de Valoración Documental.................................................................................................25

1 INTRODUCCIÓN

Desde la creación de la CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXX en cumplimiento de sus funciones ha venido

acumulados una cantidad de documentos, que han conformado un Fondo Documental Acumulado que
requiere ser intervenido para identificar y valorar las unidades documentales y realizar el proceso
archivístico.

Así mismo los archivos están formados por los archivos de gestión, el archivo central y el archivo
histórico, El archivo central requiere ser intervenido y organizado como punto fundamental para la
conservación de los documentos y la recuperación para dar respuesta a los trámites e investigaciones.

Por lo anterior se hace necesario que la Cámara de Comercio CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXX
organice de forma técnica el fondo documental acumulado y el archivo central, siguiendo los
lineamientos del Archivo General de la Nación – AGN y las buenas prácticas.

2 OBJETIVOS DE LA GUÍA

Suministrar a los responsables de la Gestión Documental, Archivo de la CÁMARA DE COMERCIO DE

XXXXXX que tienen bajo su función la organización de los archivos y la preservación del patrimonio
documental, un instrumento orientador que apoye a la organización y valoración de los archivos que
conforman el fondo documental acumulado y el archivo central que han sido transferidos y conservados
de manera desordenada en diferentes lugares a lo largo de su existencia con el fin de valorarlos para
poder disponer de ellos.

3 MARCO JURÍDICO

Las normas que en la materia de gestión documental específicamente en Fondos Documentales

Acumulados en la CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXX deben cumplir, así como las que sirven como
sustento para definir los lineamientos para la organización son:

IDENTIFICACIÓN DE FECHA DE ENTE DESCRIPCIÓN GENERAL

LA NORMA EMISIÓN GENERADOR
Ley 594 de 2000 Julio 14 de Congreso de Ley General de Archivos
2000 Colombia
Decreto 1080 de Mayo 26 de Ministerio de Decreto único reglamentario del sector

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 4

 IDENTIFICACIÓN DE FECHA DE ENTE DESCRIPCIÓN GENERAL
LA NORMA EMISIÓN GENERADOR
2015 2015 Cultura cultura
Acuerdo 002 de 2004 Enero 23 de Archivo General Por el cual se establecen los lineamientos
2004 de la Nación básicos para la organización de fondos
acumulados
Acuerdo 002 de 2014 Marzo 14 de Archivo General Por medio del cual se establecen los
2014 de la Nación criterios básicos para creación,
conformación, organización, control y
consulta de los expedientes de archivo y
se dictan otras disposiciones
Acuerdo 006 de 2015 Octubre 15 Archivo General Por el cual se desarrollan los artículos 46,
de 2014 de la Nación 47 y 48 del Título XI “Conservación de
Documentos” de la Ley 594 de 2000

4 DEFINICIONES

 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o empresa pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio
e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia.
 Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura de la
CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXX productora.
 Conservación de archivos: Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad
física de los documentos que alberga un archivo.
 Conservación Total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la CÁMARA DE COMERCIO DE
XXXXXX productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así
mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para
la investigación, la ciencia y la cultura.
 Descripción Documental: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los
instrumentos de recuperación de información para facilitar el conocimiento y consulta de
los fondos documentales de los archivos.
 Disposición final: Hace referencia al resultado de la valoración con miras a su eliminación,
selección por muestreo, digitalización o conservación total.
 Eliminación Documental: Es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores
administrativos, jurídicos, legales, fiscales o contables y que no tienen valor histórico dentro
de la CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXX.

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 5

  Expediente: conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina
productora en la resolución de un mismo asunto.
 Identificación Documental: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar,
analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la
estructura de un fondo.
 Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las
unidades de un fondo documental siguiendo la organización de las series documentales.
 Ordenación Documental: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto
relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de
antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán las unidades documentales
dentro de las series o las series dentro de las secciones.
 Organización: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción
de los documentos de una institución
 Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la
documentación por medio de muestreo.
 Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma
que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre
otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
 Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización
documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o
compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
 Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes
fases del ciclo vital.

5 GENERALIDADES

 Los expedientes cerrados, no podrán someterse a ningún tipo de intervención archivística en su

ordenación, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas; igualmente, se prohíbe
la foliación o refoliación así como la eliminación de documentos, la unificación de expedientes de
procedencias diferentes o la separación de documentos.
 En el caso de expedientes cerrados que no cuentan con hoja de control, debido a que ésta se
debe realizar en la etapa activa del expediente y tiene como fin garantizar el control del
expediente evitando alteraciones que afecten su autenticidad, no está permitida su elaboración
una vez cerrado el expediente.
 Depuración de expedientes cerrados. La depuración o retiro de documentos de un expediente
cerrado cuyo archivo este en proceso de organización, deberá ser autorizada por el Comité
Interno de Archivo, según sea el caso y constar en el Acta de la sesión del respectivo Comité en la
cual se tomó la decisión, únicamente en los casos señalados a continuación:
o Copias idénticas de un mismo documento de archivo.

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 6

 o Documentos de archivo que presenten deterioro biológico, físico o microbiológico y cuya
restauración no sea técnicamente posible.
o Documentos de archivo que no correspondan al trámite sobre el cual trata el
expediente.
o Documentos de apoyo.

 El proceso de organización del archivo central y de fondos acumulados, no se debe modificar la

ordenación interna de los documentos de un expediente.

6 PASOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL

ACUMULADO Y/O EL ARCHIVO CENTRAL DE LA CÁMARA DE
COMERCIO.

6.1 PASO 1: REQUERIMIENTOS

Para la organización de los fondos acumulados y el archivo central se requiere tener los siguientes
elementos:

 Rótulos con código de barras para expedientes (Anexo 1)

 Rótulos para cajas (Anexo 2)
 Unidades de Almacenamiento – Cajas X 300 (Anexo 3)
 Fuid: Formato único de Inventario Documental (Anexo 4)
 Cuadro de Clasificación Documental – CCD y Tablas de Retención Documental - TRD

6.2 PASO No 2: IDENTIFICACIÓN CRONOLÓGICA DEL FONDO DOCUMENTAL

ACUMULADO Y ARCHIVO CENTRAL

o Identificar las fechas de la documentación almacenada en el Archivo Central.

"CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXX"

CRONOLOGÍA DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO Y ARCHIVO CENTRAL

FECHA INICIAL FECHA FINAL

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 7

6.3 PASO No 3: ADOPCIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL -
CCD

Para la organización de los fondos acumulados y el archivo central y poder identificar los asuntos, series
y subseries documentales se adoptará el Cuadro de Clasificación Documental – CCD y las Tablas de
Retención Documental – TRD de la primera versión y homologarla al PERIODO ÚNICO.

6.4 PASO No 4: IDENTIFICACIÓN DE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN

(CAJAS)

Identificar cada una de las unidades de conservación (cajas) con un número de identificación único
consecutivo para todo el archivo central, cada caja deberá tener un rotulo (Anexo No 1) con el número
asignado:

 Ejemplo de identificación de unidades de conservación (cajas):

 Ejemplo de organización en el archivo central:

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 8

6.5 PASO No 5: ELABORAR EL INVENTARIO DOCUMENTAL EN ESTADO
NATURAL

El inventario documental deberá identificar los datos mínimos para la recuperación y ubicación de las
unidades documentales conservadas en los diferentes depósitos del Archivo Central, en el Formato
Único de Inventario Documental Valorado – FUIDV (Anexo No 3), de acuerdo con las siguientes
recomendaciones:

CAMPO 1: UBICACIÓN

Identificar con un nombre la ubicación o deposito donde se conservan las unidades de documentales
simples o los expedientes.

 Ejemplo Archivo Central

 Ejemplo Deposito 1
 Ejemplo Sótano central

CAMPO 2: NUMERO DE ORDEN

Asignar a cada unidad documental el numero único de identificación, preferiblemente con un código de
barras y pegarlo en unidad documental (carpeta).

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 9

CAMPO 3: CÓDIGO

Si la unidad documental tiene asignado código por la aplicación de las Tablas de Retención Documental –
TRD se registra, o si no se deja en blanco.

CAMPO 4: NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO

Registre el título de expediente tal cual como se encuentra registrado en el rótulo de unidad documental
(carpeta), si no se encuentra descrito el título se debe registrar bajo un solo asunto según los
documentos que se encuentran archivados en la unidad documental.

 Ejemplo: 01971401. Logisdoc Logística Documental Ltda.

 Ejemplo: Comprobante de egreso 123 - 254
 Ejemplo: Correspondencia enviada

CAMPO 5: FECHAS EXTREMAS

Registre las fechas extremas de la unidad documental (carpeta), registre la fecha del documento más
antiguo y la fecha del documento más reciente sin importar el orden que se encuentre organizado al
interior de la unidad documental (carpeta)

 Fecha Inicial: 12/02/2002

 Fecha Final: 15/12/2002

CAMPO 6: UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 10

Se registra el número asignado a cada unidad de conservación o unidad de almacenamiento, de acuerdo
a los siguientes ejemplos

 Caja: Registre el número de la caja donde se almacena la unidad de conservación

Ejemplo: No de Caja: 1

 Carpeta: Registre el número de carpeta que se asigna al expediente o a la unidad

documental simple.
Ejemplo: 1 de…..
1/1
1/3; 2/3; 3/3

 Tomo: Si aplica registre el número del tomo que se asigna al expediente o a la unidad
documental simple.
Ejemplo: No Tomo: 1 de……

 Otro: Si aplica registre otras unidades de almacenamiento o de conservación donde se

encuentran almacenados los documentos.
Ejemplo: Bolsa y el número correspondiente

CAMPO 7: NÚMERO DE FOLIOS

Se registra el número total de folios que contiene la unidad de conservación (carpeta), tomo o las otras
unidades de almacenamiento, como se describe a continuación

 Número de folios para carpetas: 1 – 193

 Número de folios para tomos: 1 – 193
 Número de folios para otros: 193 aproximado

CAMPO 8: SOPORTE

Para aquellos soportes diferentes al papel se registra el tipo de soporte tales como microfilmes (M), videos
(V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

CAMPO 9: FRECUENCIA DE CONSULTA

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 11

Registre el nivel de consulta a la unidad documental (carpeta) si se tiene identificado, según los
siguientes parámetros a) alto, b) medio, c) bajo o d) ninguno índice de consulta;

CAMPO 10: NOTAS

Registre los datos relevantes y no se hayan registrado en los puntos anteriores como:

 La documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares,

entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o
repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
 Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del
cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de
unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número
consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
 Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y
requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas
de sistematización de la información.
 A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo
componen.
 Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación,
especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces,
faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos,
roedores).

6.6 PASO No 6: VALORACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL EN ESTADO

NATURAL

El siguiente paso consiste en valorar el inventario documental en estado natural elaborado en el paso 4,
la información se registra en las columnas anexas al inventario documental.

La valoración tiene dos fases:

a) Fase 1: A las unidades documentales que se pueden homologar (series vigentes a pesar de los
cambios estructurales) con el Cuadro de Clasificación Documental – CCD y las Tablas de
Retención Documental - TRD
b) Fase 2: A las unidades documentales que no se pueden homologar con el Cuadro de Clasificación
Documental y las Tablas de Retención Documental - TRD

6.6.1 FASE 1: UNIDADES DOCUMENTALES HOMOLOGABLES CON EL CCD – Y TRD

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 12

Registre la información de acuerdo con las siguientes recomendaciones:

CAMPO 1: FECHA FINAL

Registre el año de la fecha final anotada en el campo 5 del inventario documental, como se describe a
continuación:

 Fecha final: 2002

CAMPO 2: FECHA DE ELIMINACIÓN

Campo automático donde se suma la fecha final (campo 1) con la retención en años registrada en el
campo 7 de la valoración documental

 Fecha de eliminación: 2002 + 20 años = 2022

CAMPO 3 Y 4: CÓDIGO DE TRD; DEPENDENCIAS, SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL

Actividad No 1: Analizar la información registrada en el título del expediente (campo 4) e:

 Identificar el nombre de la dependencia productora

 Identificar el nombre de la serie
 Identificar el nombre de la subserie documental

Actividad No 2: Realizar homologación de ser posible con las series y subseries documentales registradas
en el Cuadro de Clasificación Documental - CCD.

Actividad No 3: Si en el análisis se identificaron las dependencias, series y subseries documentales se

registran en valoración documental en:

 Código de TRD
 Nombre de Dependencias
 Serie Documental
 Subserie Documental

CAMPO 5: RETENCIÓN

Si a partir del título del expediente se identificaron la dependencia, la serie y subserie documental, se
registra el número de años asignado en la Tabla de Retención Documental – TRD.

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 13

  RETENCIÓN: 20 (20 años)

CAMPO 6: DISPOSICIÓN FINAL

Se registra la información de la disposición final de la Tabla de Retención Documental – TRD tal como se
encuentra aprobado:

CAMPO 7: APLICACIÓN DE LA TRD

Realizar análisis de información:

a. Todas las series, subseries documentales y asuntos con disposición final CT, se marcan como
HISTÓRICAS.
b. Todas las series, subseries documentales y asuntos que el año es anterior al año 2022 y con
disposición final eliminación, se marcan como ELIMINACIÓN.
c. Todas las series, subseries documentales y asuntos que el año de eliminación es posterior al año
2023 y con disposición final eliminación, se marca como POR ELIMINAR
d. Todas las series, subseries documentales y asuntos que el año es anterior al año 2022 y con
disposición final selección, se marcan como SELECCIONAR.
e. Todas las series, subseries documentales y asuntos que el año de eliminación es posterior al año
2023 y con disposición final selección, se marca como POR SELECCIONAR

6.6.2 FASE 2: UNIDADES DOCUMENTALES NO HOMOLOGABLES CON EL CCD – Y TRD

Registre la información de acuerdo con las siguientes recomendaciones:

CAMPO 1: FECHA FINAL

Registre el año de la fecha final anotada en el campo 5 del inventario documental, como se describe a
continuación:

 Fecha final: 2002

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 14

CAMPO 2: FECHA DE ELIMINACIÓN

Campo automático donde se suma la fecha final (campo 1) con la retención en años registrada en el
campo 7 de la valoración documental

 Fecha de eliminación: 2002 + 20 años = 2022

CAMPO 3 Y 4: CÓDIGO DE TRD; DEPENDENCIAS, SERIE Y SUBSERIE DOCUMENTAL

Actividad No 1: Analizar la información registrada en el título del expediente (campo 4) e:

 Identificar el nombre de la dependencia productora

o Si el nombre de la dependencia corresponde a un nombre homologable en el Cuadro de
Clasificación Documental – CCD Asigne el nombre y código.
o Si el nombre de la dependencia corresponde a una dependencia no homologable
 Registre el nombre tal como se logra la identificación
 Se asigna un código a la dependencia según la asignación del periodo único.

 Identificar el nombre de los asuntos

o Como el nombre del asunto no corresponde a un nombre homologable en el Cuadro de
Clasificación Documental - CCD
 Realice ficha de valoración para identificar
 Nombre de asunto / serie / subserie documental
 Registre la información en Cuadro de Clasificación Documental – CCD
 Asigne codificación según el sistema que aplique al PERIODO ÚNICO y la
codificación asignada.

Actividad No 2: Realizado el análisis de identificación de dependencia, asuntos, series y subseries

documentales se registran en valoración documental en:

 Código de TRD
 Nombre de Dependencias
 Serie Documental
 Subserie Documental

CAMPO 5: RETENCIÓN

Tomar la información de la ficha de valoración y se registra el número de años asignado en la Tabla de

Retención Documental – TRD.

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 15

  RETENCIÓN: 20 (20 años)

CAMPO 6: DISPOSICIÓN FINAL

Se registra la información de la disposición final de la Ficha de valoración tal como se encuentra

aprobado:

CAMPO 7: APLICACIÓN DE LA TRD

Realizar análisis de información:

a. Todas las series, subseries documentales y asuntos con disposición final CT, se marcan como
HISTÓRICAS.
b. Todas las series, subseries documentales y asuntos que el año es anterior al año 2022 y con
disposición final eliminación, se marcan como ELIMINACIÓN.
c. Todas las series, subseries documentales y asuntos que el año de eliminación es posterior al año
2023 y con disposición final eliminación, se marca como POR ELIMINAR
d. Todas las series, subseries documentales y asuntos que el año es anterior al año 2022 y con
disposición final selección, se marcan como SELECCIONAR.
e. Todas las series, subseries documentales y asuntos que el año de eliminación es posterior al año
2023 y con disposición final selección, se marca como POR SELECCIONAR

6.7 PASO No 7: ELABORACIÓN FICHAS DE VALORACIÓN

La ficha de valoración documental es un instrumento con la función de realizar el proceso de valoración

de los asuntos o de las series y subseries documentales, y registrar la sustentación de las decisiones
propuestas. (Anexo No 5. Ficha de Valoración)

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 16

7 INTERVENCIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO Y EL
ARCHIVO CENTRAL

El fondo documental acumulado y el archivo central requiere la organización documental aplicando los
procesos archivísticos, tales como identificación, clasificación, depuración, ordenación, descripción,
valoración y selección de la documentación, para la aplicación de estos procesos se lleva a cabo el
siguiente orden:

7.1 IDENTIFICACIÓN:

Con base en lo registrado en el Formato Único de Inventario Documental Valorado – FUIDV en el Campo
Aplicación de la TRD, se identifican y clasifican en 4 grandes grupos:

Grupo 4: Unidades Grupo 1: Unidades

documentales que documentales que
no ha cumplido TRD cumplieron TR y E

Grupo 3: Unidades Grupo 2: Unidades

documentales con documental que
CT cumplieron TR y S

o Grupo 1: Las unidades documentales que ya cumplieron su tiempo de retención y la disposición

final es eliminación.
o Grupo 2: Las unidades documentales que ya cumplieron su tiempo de retención y la disposición
final es selección.
o Grupo 3: Las unidades documentales HISTÓRICAS, es decir con disposición final CT
o Grupo 4: Las unidades documentales que no han cumplido su tiempo de retención y la
disposición final es eliminación o selección

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 17

7.2 CLASIFICACIÓN POR GRUPOS: UNIDADES DOCUMENTALES SEGÚN DISPOSICIÓN

Son aquellas unidades documentales Se realizarán según la clasificación por grupos aplicando las
siguientes actividades:

7.2.1 GRUPO No 1: UNIDADES DOCUMENTALES DE ELIMINACIÓN

 Actividad No 1: Seleccionar y separar todas las unidades documentales que han cumplido el
tiempo de retención y disposición final es eliminar.

o CAMPO 7: APLICACIÓN TRD: ELIMINACIÓN

 Actividad No 2: Extraer los registros y elaborar el inventario documental.

 Actividad No 3: Presentar al Comité Interno de Archivo el inventario con las unidades

documentales a ser eliminadas.

 Actividad No 4: Si son documentos de la función pública publicar en la página web durante

sesenta (60) días.

 Actividad No 5: Si existe alguna objeción dar trámite.

 Actividad No 6: Preparar el acta de eliminación

 Actividad No 7: Eliminar las unidades documentales según el procedimiento establecido para el

tipo de soporte.

7.2.2 GRUPO No 2: UNIDADES DOCUMENTALES DE SELECCIÓN

 Actividad No 1: Seleccionar y separar todas las unidades documentales que han cumplido el
tiempo de retención y disposición final es selección.

o CAMPO 7: APLICACIÓN TRD: SELECCIONAR

 Actividad No 2: Extraer los registros y elaborar el inventario documental.

 Actividad No 3: Separar las unidades documentales seleccionadas de las no seleccionadas según

el procedimiento.

 Actividad No 4: Separar el inventario documental con los seleccionadas y los no seleccionados.

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 18

  Actividad No 5: Presentar al Comité Interno de Archivo el inventario con las unidades
documentales no seleccionadas a ser eliminadas.

 Actividad No 6: Si son documentos de la función pública publicar en la página web durante

sesenta (60) días.

 Actividad No 7: Si existe alguna objeción dar trámite.

 Actividad No 8: Preparar el acta de eliminación

 Actividad No 9: Eliminar las unidades documentales según el procedimiento establecido para el

tipo de soporte.

 Actividad No 10: Transferir al archivo histórico las seleccionadas y actualizar el inventario

documental.

7.2.3 GRUPO No 3: UNIDADES DOCUMENTALES DE CONSERVACIÓN TOTAL

 Actividad No 1: Separar todas las unidades documentales que han cumplido el tiempo de
retención y las que no cuya disposición final es Conservación Total.

o CAMPO 7: APLICACIÓN TRD: HISTÓRICA

 Actividad No 2: Extraer los registros y elaborar el inventario documental.

 Actividad No 3: Transferir al archivo histórico las seleccionadas y actualizar el inventario

documental.

7.2.4 GRUPO No 3: UNIDADES DOCUMENTALES QUE NO HAN CUMPLIDO EL TIEMPO DE

RETENCIÓN

 Actividad No 1: Identificar todas las unidades documentales que no han cumplido el tiempo de
retención y la disposición final es eliminar y aquellas que no han cumplido el tiempo de
retención y la disposición final es selección.

o CAMPO 7: APLICACIÓN TRD: POR ELIMINAR

o CAMPO 7: APLICACIÓN TRD: POR SELECCIONAR

 Actividad No 2: Reorganización las unidades documentales en las unidades de conservación

(cajas).

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 19

  Actividad No 3: Actualizar el inventario documental.

ANEXOS

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 20

 Anexo 1. Código de barras para carpetas

 A cada carpeta se le asignará un código barras único de identificación (ID)

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 21

 Anexo 2. Rótulos de identificación de cajas

 A cada caja se le asignará un número único de caja

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 22

 Anexo 3. Unidades de almacenamiento

 Unidades de almacenamiento para conservar las carpetas de archivo

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 23

 Anexo 4. Formato Único de Inventario Documental Valorado - FUIDV

CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXX CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXX

FORMATO INVENTARIOS DOCUMENTALES DE ARCHIVO CENTRAL VALORACIÓN

Nº DE FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN Número Frecuencia FECHA CODIGO TRD DISPOSICIÓN FINAL APLICACIÓN
UBICACIÓN Código NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO Soporte NOTAS FECHA FINAL DEPENDENCIA SERIE SUB-SERIE RETENCIÓN
ORDEN de Folios de Consulta ELIMINACIÓN
Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro CD SE SB CT E D S TRDs

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL VALORADO – FUIDV

UBICACIÓN
Identificación del depósito donde se encuentra almacenada las unidades de
almacenamiento (carpetas)
Nº DE ORDEN
Número único de identificación (ID) de la carpeta (Número de código de
barras)
CÓDIGO
Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series y subseries documentales
NOMBRE DE LA SERIE, Registrar el nombre asignado al conjunto de unidades documentales (títulos
SUBSERIE O ASUNTO del expediente o de la Unidad documental simple)
INICIAL
FECHAS Consignar la fecha inicial unidad documental descrita
EXTREMAS
FINAL
Consignar la fecha final de la unidad documental descrita
CAJA
Registrar el numero caja donde se almacena la unidad documental
CARPETA
Registrar el numero asignado a cada unidad documental dentro del
UNIDAD DE expediente
CONSERVACIÓ
N
TOMO
Si aplica registrar el número de tomo a la unidad documental
OTRO
Si aplica registrar el nombre y número de unidad de conservación
NÚMERO DE FOLIOS
Anotar el número total de folios contenido en cada unidad de conservación
descrita.
SOPORTE
Anotar el nombre del soporte o soportes de la información (papel, microfilm,
videos, soportes electrónicos)

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 24

 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL VALORADO – FUIDV

FRECUENCIA DE CONSULTA
Mencionar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio,
bajo o ninguno.
NOTAS
Consignar los datos que sean relevantes y que no se hayan registrado en las
columnas anteriores.
VALORACIÓN

FECHA FINAL
Registre el año de la fecha final
FECHA ELIMINACIÓN
Registre el año en que se debe eliminar la unidad documental (Años final +
años de retención)
CD
Registre el código de la dependencias asignado producto de la valoración
CÓDIGO TRD SE
Registre el código de la serie documental producto de la valoración
SB
Registre el código de la subserie documental producto de la valoración
DEPENDENCIA
Registre el nombre de la dependencia producto de la valoración
SERIE
Registre el nombre de serie documental producto de la valoración
SUB-SERIE
Registre el nombre de la subserie documental producto de la valoración
RETENCIÓN
Registre en años la retención documental producto de la valoración
CT
Registre si la unidad documental es de Conservación Total producto de la
valoración
E
DISPOSICIÓN Registre si la unidad documental es de eliminación producto de la valoración
FINAL
D
Registre si la unidad documental debe ser digitalizada con fines de consultar
producto de la valoración
S
Digite se la unidad documental es de selección producto de la valoración
APLICACIÓN TRDS
Acción que debe realizar al momento de realizar la valoración
“Conservación Total” – “Eliminación”

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 25

 Anexo 5. Ficha de Valoración Documental

CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXXX

FICHA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

1. Elaborada por:
1.1. Equipo
valorador

2. INFORMACIÓN GENERAL DE LA SERIE

2.1 Nombre de la
serie / subserie
2.2 Área
productora
2.3 Definición de la
serie (Banco
Terminológico)
2.4 Proceso
administrativo que
produce la serie
2.5 Característica Misional Transversal Transversal
del proceso de sector
2.6 Función que
genera la serie
2.7 Tipos de Simples Compuestas
Unidades
documentales
2.8 División
Administrativa Y
Financiera
2.9 Tradición Original Copia No. de copias
documental
1.10 Trámite y
función
2.11 Origen Externo Interno
2.12 Copias en Si N Cuáles
otros soportes o ______________________________
___
2.13 Información Si N Cuáles

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 26

 CÁMARA DE COMERCIO DE XXXXXXX
FICHA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

consolidada en o ______________________________
otros documentos ______________________________
2.14 Sistema de
ordenación
3. VALORACIÓN PRIMARIA E INFORMACIÓN JURÍDICA DE LA SERIE

3.1 Marco
normativo de la
función o serie
3.2 Acceso a la Público Privado Otr
información (TCA) o
3.3 Valor primario
3.3.1 Justificación
3.3.2 Valor Administrati Jurídico Fisca Contabl Otr
vo l e o
4. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS

4.1 Formato
(Soporte)
4.2 Código
formato SGC
4.3 Otras
5. VALORACIÓN SECUNDARIA

5.1 Historia de la
función:
5.2 Posibilidades
investigativas:
4.4 Valor Conservació Eliminació Medio Selección
Secundario n n Técnico

1. ACTA Y FECHA DE
APROBACIÓN

Guía para la Organizació n de Fondos Documentales Acumulados y Archivo Central Pá gina 27