Tecnólogo Gestión Documental

Código del Programa de Formación: 122901

Nombre del Proyecto:

 Programa de transferencias documentales primarias y secundarias en las entidades públicas y empresas

privadas de la zona de influencia del CIDE Soacha.

Fase del Proyecto:

 Planeación

Actividad de Proyecto:

 Diseñar y elaborar los procesos y procedimientos relacionados con las Transferencias documentales - 1056 horas

Competencia:

 Organización de archivos de gestión

Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

A. Reconocer las agrupaciones documentales producidas por las unidades administrativas de acuerdo con sus
funciones, procedimientos, normativa y políticas de la empresa.
B. Clasificar los documentos de archivo en soporte físico y electrónico aplicando las tablas de Retención Documental,
el principio de procedencia y las normas de seguridad y salud en el trabajo.
C. Ordenar los documentos de archivo en soporte físico y electrónico teniendo en cuenta las Tablas de Retención
Documental, el principio de orden original y las normas de seguridad y salud en el trabajo.

Documentación Institucional Necesaria.

A. Estructura Orgánica de la Entidad.

B. Tablas de Retención Documental TRD.
C. Cuadro de Clasificación Documental CCD
D. Manual de Funciones por dependencias.
E. Programa de Gestión Documental PGD.

Actividades a realizar para alcanzar los Resultados de Aprendizaje RAP

1. Identificación de productores documentales con base en la Estructura de la Entidad, clasificar las dependencia y
conformar las siguientes agrupaciones documentales:
a. Fondo.
b. Sección.
c. Subsección.
 Dependencia
1

Dependencia
2

Dependencia Dependencia Dependencia

3 4 5

2. Codificar cada agrupación documental conformada de acuerdo a la Estructura teniendo en cuenta el nivel
jerárquico que ocupa cada dependencia. A manera de ejemplo:

3. Definir dentro de la Estructura orgánica la dependencia con la cual se desarrollará la actividad:

Dependencia
1

Dependencia
2

Dependencia Dependencia Dependencia

3 4 5

4. Establecer las funciones designadas a la dependencia seleccionada.

a. Función 1
b. Función 2
c. Función 3
d. Función n
5. Relacionar los documentos (tipos documentales) que se producen en cumplimiento de cada una de las funciones:
a. Función 1
 i. Tipo documental 1
ii. Tipo documental 2
iii. Tipo documental 3
iv. Tipo documental n
b. Función 2
c. Función 3
d. Función n
6. Clasificar los tipos documentales conformando las siguientes agrupaciones:
a. Serie.
b. Subserie.
c. Unidades documentales.

7. Definir el Sistema de Ordenación aplicable a cada una de las Series y Subseries documentales conformadas en la
Dependencia seleccionada.

8. Establecer la metodología de Foliación según corresponda con base en las características de la Unidades
documentales que conformen cada Serie (Unidades documentales Simples o´ Complejas)

9. Diseñar el Procedimiento e Instructivo para Organizar Archivos de Gestión conforme a la Normatividad aplicable y
las políticas Institucionales.

Enlace a material de apoyo (Documentos, Instructivo y videos):

https://drive.google.com/file/d/1zyOv3bmAXYXZvRdRajYzGYnmlgVZYoIF/view?usp=sharing

Videoconferencia AGN - Inventarios documentales:

https://www.youtube.com/watch?v=Tfp1nHcEjm4