GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: TEGNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA CADENA

DE FORMACION.
• Código del Programa de Formación: 122115 Versión: 100
• Nombre del Proyecto: Diseñar un programa de capacitación para la ejecución de procedimientos
administrativos propios de la unidad administrativa en las diferentes empresas del sector.
• Fase del Proyecto: EJECUCION
• Actividad de Proyecto: Elaborar un instructivo teniendo en cuenta la gtc 185, sobre la elaboración
de documentos comerciales en una unidad administrativa, diseñar una presentación de la
empresa identificando el modelo.
• Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la
organización.
 Resultados de Aprendizaje: Administrar los archivos aplicando los principios archivísticos, las
normas técnicas, las políticas institucionales y la legislación vigente.
• Duración de la Guía: 15 HORAS (10 PRESENCIALES, 2 DESESCOLARIZADAS Y 3 VIRTUALES)

2. PRESENTACION

 En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el PGD es estratégico para la
gestión documental, pues con él se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y
largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los
procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.
El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado por el
Comité de Desarrollo Administrativo y está armonizado con los otros sistemas administrativos y de
gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la
normatividad vigente en la materia.
 El aprendiz debe tener agilidad de destreza operativa y una habilidad analítica para comprender y
acatar todas las acciones a realizar.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Se entiende por principió de ordenamiento la organización que se le da a las carpetas, bolsas, fichas,
tarjetas, etc., utilizando una base determinada y siguiendo un proceso lógico.

Un sistema puede definirse como un conjunto de elementos interdependientes o interactivos que

actúan como una unidad para satisfacer un objetivo específico. En este contexto, un sistema de
clasificación archivística es un término usado para describir una metodología que permite organizar,
por un sistema definido, la documentación de la entidad.

GFPI-F-019 V3
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De acuerdo a este concepto:

A. ¿Indique de qué manera organiza usted los documentos en su hogar?
B. ¿Qué tipo de archivador utiliza en su hogar?
C. ¿Cada cuánto archiva los documentos en su hogar?
D. ¿Durante cuánto tiempo guarda los pagos de los servicios públicos de su casa?

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

. Identifique y describe los sistemas de ordenación existentes:

B. De acuerdo a la instrucción dada por el instructor, exponga los siguientes temas:

TEMAS GRUPOS

Sistema de ordenación Alfabético Grupo N° 1

Sistema de ordenamiento Grupo N° 2

Toponímico
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Sistema de ordenamiento Grupo N° 3

Temático
Sistema de ordenamiento Grupo N° 4
Onomásticos
Sistema de ordenamiento Grupo N° 5
Numérico
Sistema de ordenamiento Mixto Grupo N° 6

C. De acuerdo a la lectura “Ordenación Documental” identifique:

1. ¿Cuáles son las reglas para ordenar nombres de personas?

2. ¿Cuáles son las reglas para ordenar Nombre de Razones o Firmas Sociales?
3. ¿En el sistema de ordenamiento temático se utilizan guías y subguías, cuáles son?
4. ¿Existen 4 maneras de ordenar el sistema toponímico, cuáles son?
5. ¿Cuáles son los componentes del sistema ordinal numérico?
6. ¿Cuáles son los métodos de ordenación cronológica?
7. ¿El sistema de ordenamiento mixto cuales clases tiene?

D. A través de un esquema pictórico explique el Ciclo vital de los documentos y como se aplica;
tenga en cuenta:

1. Su definición.
2. Clases
3. Tipo
4. Valoración documental

E. Indague que es foliación.

F. Que es un archivo y cuáles son sus clases

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y TEORIA)

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1 Actividades (didácticas activas)

Indague cuál es la normatividad, concepto e
importancia del plan de Gestión documental y
elabore un mapa mental.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
1 horas 1 horas 1 horas
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 2 Actividades (didácticas activas)

Realice un folleto Grande en papel Craff entre su
grupo de trabajo sobre los pasos del PGD y
expóngalos.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la
CONVENCIONAL actividad:
Presencial Desescolarizada Virtual
2 horas 1 horas 1 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 3 Actividades (didácticas activas)

Analiza la cartilla No. 4 y 5 “Aplicación de las TRD”;
realiza:
a. Cuadro sinóptico del contenido.
b. Elabora los separadores para cada una de las series y
subseries de la empresa Aguas Claras.
c. Agrupe en expediente todos los documentos
pertenecientes a una dependencia, teniendo en
cuenta las series y subseries definidas en las TRD.
d. Aplica el Principio de Orden Original armando una
carpeta con la serie acta; también elabora su caja
contendora.
e. Identifique el nombre de cada uno de los
expedientes, con la siguiente información: Código de
oficina, código de serie y subserie y el nombre del
expediente.
f. Identifica y describe los sistemas de ordenación
existentes
g. Adelante la foliación de cada uno de los expedientes
que forman las diversas series y subseries
documentales.
h. Ubique físicamente los expedientes (Carpetas) que
conforman cada una de las series y subseries
documentales.
i. Identifique alfanuméricamente cada uno de los
archivadores.
j. Levante el inventario documental, diligenciando para
tal fin el formato único de Inventario Documental.
k. Elabora una listado con los documentos de apoyo.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada 2 1 Virtual
4 horas 1 horas 1 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 4 Actividades (didácticas activas)

Realice los diferentes ejercicios que están en el libro
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“Curso Básico de Archivo” de acuerdo a las

indicaciones de su instructor.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
1 horas 1 horas 1 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 5 Actividades (didácticas activas)

Elabore un folleto con el proceso General para
Archivar y el ciclo vital del documento.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:
CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
1 horas 0 horas 0 horas

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 6 Actividades (didácticas activas)

Participe en el foro “El proceso de organización
en la realidad empresarial”

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la actividad:

CONVENCIONAL Presencial Desescolarizada Virtual
1 horas 1 horas 1 horas
3.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

1. Analiza cada una de las fases del PGD y determina su aplicabilidad en una empresa didáctica y/o tu
empresa patrocinadora.
2. Socializar la guía de aprendizaje, aclarando dudas e interpretando la conceptualización, para aplicarla
en el proyecto de formación, a través de una Visita guiada al Archivo General de la Nación y al Archivo de
Distrital de Bogotá.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Realiza rigurosamente el Técnica: Investigación

descargue de los documentos Instrumento: Prueba escrita
Apropiación de las fases del trasladados a las dependencias
Programa de Gestión documental. Responsables de su trámite, de
acuerdo con el manual de
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gestión documental.

Evidencias de Producto: Verifica rigurosamente que los Técnica: Estudio de casos

Taller Ordenación Documental
Esquema pictórico del Ciclo vital de
los documentos.
Aplicabilidad en una empresa
didáctica y/o tu empresa
patrocinadora de cada una de las
fases del PGD.
Evidencias de Desempeño:
Trabajo grupal PGD
Socializar la guía de aprendizaje,
aclarando dudas e interpretando la
conceptualización, para aplicarla
en el proyecto de formación, a
través de una Visita guiada al
Archivo General de la Nación y al
Archivo de Distrital de Bogotá.
documentos reúnan las Instrumento: Teórico-práctico.
condiciones para ser radicados,
Registrados y despachados, de
acuerdo con el manual de gestión
documental, las normas
Técnicas colombianas para la
elaboración y presentación de
documentos y las de gestión de
La calidad.
Aplica de manera cuidadosa la
comunicación empresarial y las Técnica: Trabajo grupal
estrategias de atención al Instrumento: De ejecución.
Cliente cara a cara y a través de
medios tecnológicos, de
acuerdo con la tecnología
Disponible.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo: Es la organización metódica y apropiada de los documentos para su manejo, , registro,

conservación, restauración, consulta y control.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúne la documentación
en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal de las oficinas.

Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del organismo,
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación
permanente. Ingresa la documentación preveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido del de
gestión.

Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve
para la conservación, y que constituye la unidad de instalación.

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que
reflejan la estructura jerárquica del fondo.
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Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles
alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha
producido.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la

Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y

de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de referencia y
descripción.

Inventario: Relación más o menos detallada que describe todas las unidades de un fondo, siguiendo su
organización en series documentales.

Principio de procedencia: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos
producidos por una institución u organismo no han de mezclarse con los otros.

institución archivística.

Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.

Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de

información (catálogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y colecciones
de los archivos.

Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora
o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánicamente y

funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.

Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o reunido y
utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Gestión administrativa: Conjunto de actuaciones regladas que realizan las unidades administrativas para
ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas.

Registro: Instrumento de control, normalmente bajo forma de volumen que contiene la inscripción,
generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

GESTION OCUMENTAL, Fundamentación conceptual, Universidad de la Salle, 2009

Ley General de Archivos 594 de 2000, Archivo General de la Nación.
Servicios de Archivo, Archivo General de La Nación, Bogotá, 2003
Correspondencia Comercial. Ed. McGraw Hill.

WEB GRAFIA
Guía para la digitalización y microfilmación
https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/documentos/gestion_documental/GUIAS/GGD.05.pdf
https://es.scribd.com/doc/30601247/MICROFILMACION-digitalizacion
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7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) GRUPO GESTION INSTRUCTORES FORMACION

ADMINISTRATIVA TITULADA.

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)