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ACTIVIDAD EJE 4-AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

PRESENTADO POR:

ESTEFANI GARZÓN BARAHONA

LIZBETH ORTIZ GONZÁLEZ

JOSE CHAVES CETINA

KAREN JIREH JAIMES VILLAMIL

PROFESOR

DIEGO LEONARDO CRUZ SERRANO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, ABRIL 2022

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TABLA DE CONTENIDO

Introducción 3

Planeación de la Investigación 4

Cronograma de Auditoría 6

Medios de Búsqueda de información 7

Combinar hallazgos a identificar 12

Presentación del Diagnóstico 14

Auditoría del Área de Producción 16

Auditoría del Área de Talento Humano 16

Reportes del Avance 17

Informe Final de Auditoría 18

Conclusiones 25

Referencias 26
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INTRODUCCIÓN

En el presente informe se comprende la importancia del informe final de auditoría ya que

constituye un factor invaluable debido a que posibilita conocer si los instrumentos y criterios

aplicados tiene en cuenta la necesidades de la organización.

Se aplica el método de análisis factorial la cual permite la verificación de la ejecución correcta

de las funciones y los procesos, con el fin de determinar si se está cumpliendo con lo

planeado, según los principios organizacionales, para corregir errores e irregularidades.

Se presenta información argumentada sobre las razones y posibles cambios en el proceso. La

documentación dará razón de evidencias sobre lo que llevó el equipo de trabajo. Por eso, se

determina si la gestión administrativa es efectiva, si todas las actividades o procesos son

necesarios y si se pueden desarrollar nuevos procesos o servicios.

De esta manera, significa que deberán estar preparados para un eventual cambio de la

estrategia, el personal o los procesos que se habían planeado para el desarrollo de la Auditoría

Administrativa.
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1. PLANEACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.

Definición del objetivo: evaluar de manera objetiva el cumplimiento de la normatividad,

procedimientos y políticas organizacionales de la empresa RAMO S.A.S para presentar un

informe con los hallazgos a la alta dirección.

Tiempo de trabajo: La auditoría pretende ser realizada en 2 meses desde la conformación

del equipo auditor hasta la elaboración del plan de acción.

Fases y Condiciones de trabajo:

Clave Actividades Fases

1 Encuestas sobre la 1 fase inicial

distribución de los productos

RAMO desde el punto de

vista de los empleados

2 Revisar informes y demás 1 fase inicial

documentación con el fin de

recopilar información

3 Revisar buzón de sugerencias 1 fase inicial

quejas y reclamos
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4 Documentar las 1 fase

observaciones realizadas intermedia

durante la auditoría.

5 Identificar los problemas con 2 fase

procedimientos internos. intermedia

6 Realizar sugerencias para 2 fase

problemas potenciales. intermedia

7 planificar estrategias para 3 fase final

prevenir los posibles errores

reducirlos y eliminarlos.
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1.1 Cronograma de Actividades a ejecutar

A continuación, se relaciona el cronograma de actividades que se llevará a cabo para realizar

la Auditoría Administrativa de la compañía Productos Ramo S.A.S

Objetivo: Elaborar un cronograma de actividades con unas fechas establecidas, con el fin de

obtener una secuencia clara y netamente establecida de lo que se debe elaborar, y en los

tiempos que se deben generar, con el fin de tener un inicio y un final de cada actividad.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ITEM ACTIVIDAD MES 1 MES 2

S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8

1 Conformación equipo

auditor

2 Elaboración cronograma de

auditoria

3 Realización plan de

auditoría

4 Elaboraciones listas de

chequeo
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5 Presentación programa de

auditoría

6 Ejecución de auditoría

7 Preparación del informe

8 Presentación del informe

9 Realización del plan de

mejora

Cuadro 1 propio, (representación cronograma de actividades)

MEDIOS DE BÚSQUEDA DE LA INFORMACIÓN

Dentro de las técnicas que se utilizaron para la recolección de la información, se contó con la

colaboración y apoyo de la alta dirección y líderes de cada proceso de la empresa productos

RAMO SAS mediante la metodología de entrevista directa y el análisis de la documentación

facilitada.

1.2. ANÁLISIS

● Condiciones de la empresa:
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Posición ante la competencia: dentro del sector, Ramo maneja un gran porcentaje del

mercado frente a sus competidores directos en el territorio nacional con una participación del

74%.

Balance Social: Vendemos productos de panadería, galletería y pasa bocas de excelente

calidad, que ofrece empleo directo a cerca de 3000 empleados en el territorio nacional,

manejamos una visión de apoyo a emprendedores y a la comunidad teniendo como premisa

“historias con corazón”.

Procesos de dirección estratégica: Para cumplir con las expectativas de los clientes con

excelente calidad y frescura Ramo plantea como estrategia la adquisición de materias primas

de primera mano, por eso adquiere granjas y molinos donde produce su propia harina y

huevos para la preparación de los productos.

● Condiciones de operación:

Estrategia comercial: Las ventas tienda a tienda y ventas en grandes cadenas, es el principal

foco de distribución de los productos con 32 agencias propias a nivel nacional, como segundo

factor el uso de triciclos para distribuidores locales y finalmente comerciales con sentido

social que acercan a la identidad de las personas quienes sienten la marca como propia

Oferta: Se caracteriza por la oferta de productos frescos y de calidad.

- 14 variedades de ponqué.

- 10 variedades de Galletas y pasabocas.

Control de calidad: En primera medida lo realiza comité a políticas de gestión, oficial de

cumplimiento, asistente y equipo de Control Interno, aplican el sistema de política de

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anticorrupción y por último la monitorización de terceros que incluyen clientes, proveedores,

vinculados y empleados.

Inventarios: El inventario de Ramo está en constante movimiento de productos debido a su

distribución de productos. Del total de compras 88.8% materias primas, 10.2% material de

empaque y 0.9% productos terminados. 24.5% compras directas proveedores nacionales,

36.8% compras indirectas proveedores nacionales.

Productividad: En el proceso de mezcla de ingredientes se busca una reducción de material

no conforme, perteneciente a 0.8%, 30% menos que el año anterior. Diariamente se producen

772.000 unidades que se distribuyen en sus 32 agencias a nivel nacional.

Motivación: Pacto colectivo busca otorgar beneficios a los empleados se invierte 10.000

millones destinados para este fin. Existe también el comité de convivencia y bienestar con el

que se busca elevar la confianza de los colaboradores.

Productividad. Para el aumento de productividad desde talento humano con incentivos y

herramientas de motivación.

Ambiente laboral: Sumando esfuerzos para resaltar nuestras innovaciones, destacando los

logros de los colaboradores y brindando información e iniciativas de valor que nos fortalezcan

como organización y a todo nuestro entorno.

Diseño de cargos y tareas: Corre por cuenta de la junta directiva y directivos quienes

realizan seguimientos continuos para orientar la política de La organización, controlando las

instancias de gestión y producción.

Procedimientos de liderazgo y administración; así como esquemas de control interno.

Accionistas, Junta directiva y presidencia conforman el gobierno corporativo de la compañía,

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así mismo el equipo de control conformado por el oficial de cumplimiento, asistente y equipo

de Control interno.

● Factores y Funciones

Medio Ambiente: Productos RAMO S.A. comprometida con la preservación y cuidado del

medio ambiente cuenta con un plan de manejo de Residuos Peligrosos que permite dar

solución a la problemática asociada a la generación, almacenamiento, recolección, tratamiento

y disposición de los RESPEL asociados a su operación.

Política y Dirección: la empresa cuenta con los planes de acción a corto, mediano y largo

plazo, las políticas de la empresa o los principios básicos, establecer los procedimientos

necesarios para la ejecución de las tareas, establecer las normas y reglas, para saber que se

puede hacer y que no, y fijar el presupuesto, para planificar la economía de la empresa. Esto

se realiza con el fin de tomar decisiones justas y acertadas.

Supervisar todas las actuaciones, de manera que cada una de las áreas trabaje en conjunto con

los otras, de manera sincronizada, en busca de cumplir con el objetivo final.

Productos y Procesos: La empresa cuenta con una estructura organizacional que permite

dividir las funciones y responsabilidades de cada miembro. Este diseño se representa

mediante el organigrama, donde están reflejados los canales de comunicación y la relación

existente entre cada uno.

Financiamiento: Ramo realiza inversiones cercanas a los 10.000 millones de pesos como

pacto colectivo, innovación de nuevas líneas de productos y cerca de 1.800 millones para la

adquisición de productos de bioseguridad durante la pandemia. Planeación financiera.

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Ramo tiene proyectado un “aumento de las ventas del 5% en referencia del año anterior, en

innovación, mejoras en red de distribución y cobertura para nuestros clientes” (Ramo informe

de sostenibilidad).

Control y Vigilancia: Hace referencia a la vigilancia de la realización de las diferentes

actividades que fueron establecidas anteriormente, para verificar su ejecución y

cumplimiento. Existen diferentes tipos de control, como: las auditorías, tanto en el sector de la

contabilidad como en la rentabilidad; el control del presupuesto, donde se comprueba que se

cumple con lo planificado, con respecto a los costos, gastos y a los ingresos; y los datos

estadísticos, donde se permiten comparar los resultados de periodos históricos anteriores de la

empresa

1.3. EXAMEN DE CADA FACTOR.

● - ¿Hasta qué grado es coherente el desempeño de los factores con las funciones

asignadas?

La función directiva consta de una dimensión estratégico – formal, que es el proceso mediante

el cual se cuida la eficacia de la organización, de su adaptación estratégica, teniendo en cuenta

los factores intrínsecos, es decir los que son externos a la organización, y poder establecer los

intereses comunes de la empresa.

● ¿Cuál es la tendencia en cada factor?

Cada factor presenta una tendencia de mejora debido a que cada cuenta con una estructura

documental que permite un análisis adecuado en el su cumplimiento y la detección oportuna

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de cualquier desviación con el fin de poder tomar decisiones y acciones preventivas y de

mejora.

Los factores también están enfocados en el fortalecimiento de la innovación que facilite la

mejora de los productos y enfrentarse a las exigencias del mercado.

● - ¿Qué objetivos se pretendían lograr en cada tema del factor?

Cada factor está definido con el fin de garantizar el objetivo principal de productos RAMO

S.A que es fortalecer el desarrollo y el crecimiento de la empresa y contribuir a la estabilidad

económica de sus colaboradores.

● - ¿Cuáles son los recursos con los que se cuenta para lograr los objetivos

trazados?

Capital de trabajo. Ramo cuenta con un capital de trabajo cercano a los 26 mil millones de

pesos netos. Igualmente cuenta con la cantidad de $563.403 millones de pesos referentes a

ventas durante el año 2021, adicionalmente con un patrimonio de 235.968 millones de pesos.

Invierte para nuevas líneas de negocio - Rediseño de concepto para ofrecer más alternativas -

Ampliar infraestructura para abarcar más territorio y llegar a más mercados - Oportunidades

de negocios para extranjeros.

1.4. COMBINAR HALLAZGOS Y DIAGNOSTICAR

● ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

- Para el logro de objetivos es necesario tener en cuenta los documentos de

auditoría que implican conocer toda la información necesaria para realizar el

correcto procedimiento de auditoría.

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● ¿Cómo se está ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo planeado?

- El proceso se está ejecutando de acuerdo a lo planeado, esto lo podemos evidenciar

con los datos relacionados con los reportes de avance, en estos se resaltan cualidades en

las que las áreas auditadas dan fe de mejoras en el proceso y que se ve un claro avance de

acuerdo a las actividades relacionadas con estas áreas, como ejemplo en el área de talento

humano se mejoró las motivación de los empleados lo cual se ve en la mejora de la

producción de la empresa.

● ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?

- Entre los factores que no permiten que se ejecuten los objetivos de manera clara, son la

falta de publicación de información o de información que sea de fácil acceso a conocer

esos datos, es entendible que existen factores que no se pueden publicar o hacer de interés

común por temas de confidencialidad, pero información de conocimiento general hacen

que sea más difícil realizar un análisis para lograr objetivos de mejoramiento de

procedimientos.

● ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

- Entre los factores a los que se debe poner mayor atención debe ser al manejo de

productos en inventario, otro de factores tiene que ver con la distribución de los productos

aunque tiene una distribución fuerte y muy establecida, hay factores como la distribución

entre los triciclos distribuidores y las ventas locales en las que se pierde el contacto con la

agencia y se ven interventores de los productos, lo que hace que se pierda un poco de

interés entre los colaboradores indirectas y que se vea un incremento en el precio final.
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● ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse en estas condiciones y cuáles no?

- Los objetivos que se pueden alcanzar son la motivación de los empleados, los cuales

con los programas de motivación y bienestar busca que los colaboradores incrementen su

confianza y motivación en las labores, en este mismo sentido en las que no permitirían

alcanzar los objetivos sería la falta de ascensos en la compañía.

Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores

- Es necesario que se socialice con el equipo auditor, esto porque se revela información

importante que se puede tener en cuenta a la hora de tomar decisiones para mejorar los

procedimientos auditados, por ende el equipo de auditores debe conocer para que cada

uno pueda proponer factores importantes que permitan un mejoramiento de los procesos.

2.0. PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO.

- Se debe preparar los documentos para hacer la preparación del diagnóstico

Para la preparación del diagnóstico los documentos que se tienen en cuenta son los

relacionados con los hallazgos de la empresa y los cuales tienen que ver con las áreas a las

que se les realiza la auditoría.

Para el área de producción se ve afectada por el conteo de inventario y la existencia de

productos pero este se ralentiza el proceso y se ve afectada el avance en la producción y

distribución, como recomendación se implementa un perfil de colaboradores que sean

comprometidos y con experiencia plena en el conteo de producción adicionalmente se

recomienda también un formato de tabulación de información donde sea más fácil controlar la

información.
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A continuación, se relaciona cuadro del control de inventario establecido por la compañía,

representado de manera ordenada y con sus respectivas firmas y control.

Imagen 2, (cuadro representativo de plantilla auditoría)

- Indicar con claridad la problemática y los factores que la generan

La problemática se ve reflejado en dos áreas de la empresa estas son las de producción y

talento humano.
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2.1 AUDITORÍA DEL ÁREA DE PRODUCCIÓN

En la identificación de la auditoria Administrativa realizada al área de producción se pudo

identificar la necesidad que tiene la empresa RAMO de delegar funciones y cargos, ya que se

evidencian demoras y fallas en el proceso de distribución en dos actividades primordiales las

cuales son: el cierre de ventas por parte de los vendedores y la revisión de los saldos.

2.2 AUDITORÍA DEL ÁREA DE TALENTO HUMANO

En la identificación de la auditoria Administrativa realizada al área de Talento Humano se

pudo identificar la necesidad que tiene la empresa RAMO de crear más incentivos y

motivaciones para sus empleados, es cierto que se tiene un claro enfoque en que debe ser

primordial mantener la satisfacción al cliente como la tiene RAMO, pero sin dejar de lado la

importancia que tiene el personal humano, ya que realizando un respectivo análisis de páginas

y sitios webs se evidencian varías inconformidades de personal humano que ha laborado con

RAMO, e indica que su oportunidad de crecimiento dentro de la compañía no es el anhelado,

y más después de trabajar tanto tiempo en ella.

- Exponer a las personas involucradas

Responsables de la auditoría administrativa a la empresa RAMO S.A

Lizbeth Ortiz encargada de la realización de la auditoría área de Recursos Humanos.

Karen: se encarga de revisar el departamento financiero y realizar los aportes pertinentes

José: Realiza el estudio del área de Producción

Estefany: apoya las otras áreas auditadas realizando aportes desde el departamento de ventas y

marketing.
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- Sugerir las decisiones para mejorar e impulsar que se hagan

Como recomendación se pueden implementar estrategias y políticas de control de tal manera

que los procesos de distribución sean ágiles y eficientes. Ramo cuenta con políticas de

control, como el conteo físico de existencias diario la cual no es totalmente eficiente dado que

se han presentado ocasiones de reconteo y diferencias de productos registrados en el sistema,

frente a los productos existentes. Adicionalmente se recomienda verificar la idoneidad del

perfil de las personas que componen el grupo que realiza a diario el conteo físico de

existencias de la empresa RAMO S.A

La recomendación para el área de talento humano de la empresa RAMO, es incentivar más al

empleado desde esta, pero sin tampoco dejar puntearle el foco a la calidad y servicio al

cliente, para que así mismo puedan mejorar o perfeccionar el buen nombre de la organización.

Para impulsará que se realicen las actividades recomendadas, la auditoría se llevaría a cabo en

la empresa cada 6 meses con un periodo de duración no mayor a 31 días y los cuales se

realizarán en los meses estipulados de marzo y septiembre como se sugiere o teniendo en

cuenta los tiempos de la empresa para la revisión de estas actividades.

2.3 Reportes del avance

● Se incrementó la satisfacción y la motivación del empleado el cual se estimula a

maximizar su eficiencia

● mayor excelencia y el desempeño hacia los clientes

● Disminuyeron los costos ya que en una empresa donde el ambiente laboral es mejor
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aumenta la productividad y el rendimiento tanto individual como colectivo

● Se disminuyó notablemente el ausentismo y la rotación del personal ya que estos dos

aspectos afectan gravemente los costos en una empresa

● Se conoció y aprovechó las habilidades y conocimientos de los colaboradores con el

fin de mejorar el rendimiento individual

2.4 PARTE FINAL AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

A continuación, se relaciona cuadro representativo del proceso Final de Auditoría, con

sus respectivos factores

Objetivo: Dar a conocer a la empresa y parte administrativa sobre el informe final de

la empresa en cuanto a la Auditoría que se realizó, con el fin de conocer brevemente el

estado actual de la organización, con sus respectivas conclusiones y/o acciones de

mejora.

Título, naturaleza y objeto del Informe final auditoría RAMO S.A.S

proceso

¿A quién va dirigido? Gerencia general

Miembros del consejo de administrativo

Socios y accionistas
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Periodo y alcance La auditoría se llevará a cabo en la empresa

cada 6 meses con un periodo de duración no

mayor a 31 días calendario y esta será en los

meses de marzo y septiembre

Breve descripción de las Las condiciones contractuales son que la

condiciones contractuales auditoría debe tener una reunión de apertura

una adecuada recopilación y asi mismo análisis

de los informes de resultados de las áreas, una

generación de hallazgos, la preparación de las

conclusiones y las medidas correctivas si las

hay y para finalizar una reunión de cierre

- Lizbeth Ortiz. Responsable de entregar

Identificación de la parte
informes sobre quejas, reclamos y posibles
responsable y determinar las
fallas o errores humanos.
responsabilidades del equipo auditor
-Karen: coordinadora encargada de entregar

informes sobre

flujo de caja, estado de resultados, balance

general, índices de liquidez y endeudamiento

-José: informes sobre la producción

-Estefany: informes de ventas

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identificación de las partes de haber Verificar que se están cumpliendo los

restricción de información y los estándares de calidad, seguridad, prevención

propósitos para los cuales fue de riesgos, respeto al medio ambiente, etc. Con

preparado dicho informe los que la empresa quiere y dice trabajar.

Obtener información acerca de cómo se están

realizando los procesos para detectar posibles

áreas de mejora.

Demostrar que la organización y sus procesos

siguen los requisitos de las normas ISO y

merecen ser certificados y distinguidos por su

esfuerzo.

Documentación base con la que se · Informes de quejas y reclamos

contó
· Informes financieros

· Balances

· Informes de producción

· Informes de ventas

Detalle de los estándares bajo los Declaraciones básicas para el ejercicio

cuales se llevó a cabo el contrato profesional de la auditoría interna y para

evaluar la efectividad de su desempeño

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Desarrollo de los puntos centrales · Evaluación de las políticas de recursos

humanos activas poniendo el foco en las

áreas clave del departamento, como por

ejemplo la selección y formación de

nuevos empleados, la compensación, los

beneficios para el trabajador, la gestión de

la eficiencia o las relaciones entre las

personas que forman parte de la empresa

· Análisis de los principales indicadores

de RRHH, como por ejemplo el número de

posiciones sin cubrir, el tiempo medio que

se tarda en cubrir un puesto vacante, la

rotación de la plantilla, los niveles de

satisfacción de los empleados o las tasas de

ausentismo.
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Conclusión En la identificación de la auditoria

Administrativa realizada al área de Talento

Humano se pudo identificar la necesidad que

tiene la empresa RAMO de crear más

incentivos y motivaciones para sus empleados,

es cierto que se tiene un claro enfoque en que

debe ser primordial mantener la satisfacción al

cliente como la tiene RAMO, pero sin dejar de

lado la importancia que tiene el personal

humano, ya que realizando un respectivo

análisis de páginas y sitios webs se evidencian

varías inconformidades de personal humano

que ha laborado con RAMO, e indica que su

oportunidad de crecimiento dentro de la

compañía no es el anhelado, y más después de

trabajar tanto tiempo en ella.

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● Emitir los informes de auditoría al final

Recomendaciones
de la misma y que estos sean

almacenados de manera segura

● Alentar a los auditados a decidir sobre

las acciones correctivas, su importancia

y la necesidad de hacerles seguimiento

y comprobar su efectividad.

● Establecer plazos para la

implementación y verificación de

resultados de las acciones correctivas.

● Estar disponibles para los auditados,

sobre todo para aquellos que tendrán la

responsabilidad de implementar

acciones correctivas.

● consultar a los auditados sobre la

gestión del auditor o auditores. Ellos

serán los mejores jueces de la labor

desarrollada durante la auditoría interna

● La recomendación Final para RAMO,

es incentivar más al empleado desde el

área de talento humano, sin tampoco

dejar puntearle el foco a la calidad y

servicio al cliente, para que así mismo

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puedan mejorar o perfeccionar el buen

nombre de la organización.

Fecha del informe Lunes 04 de abril de 2022

- Lizbeth Ortiz Jefe de Recursos Humanos.

Nombre de cada uno de los
-Karen: Jefe del departamento
integrantes y del coordinador del
financiero.(coordinadora)
equipo y el lugar
-José: Jefe de Producción.

-Estefani: ventas y marketing.

Anexos Es información que complementa las

observaciones. Pueden ser más detalladas y las

mismas pueden presentarse en cuadros

anteriormente vistos .
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2.5 CONCLUSIONES

Después de realizar y analizar el informe final de auditoría administrativa de la Compañía de

productos Ramo, se comprende la gran importancia que tiene este proceso dentro de las

organizaciones, teniendo en cuenta una serie de campos y lineamientos que se deben tener en

claro con el fin de que se puede realizar el proceso administrativo de forma exitosa.

Así mismo, se comprendió que dentro de la auditoría administrativa se identifican errores,

incumplimiento de normatividad si es el caso, y estado actual de la organización tomando

como base esto podemos obtener conclusiones y/o posibles oportunidades de mejora continua,

tomando y fortaleciendo el buen funcionamiento de la compañía.

En la Auditoría Administrativa que se realizó en la compañía de Productos Ramo se

observaron hallazgos relevantes que le ayudarán a la empresa a crear estrategias sustanciales

para cumplir con los objetivos.

Estas observaciones son indicaciones específicas acerca de operaciones, labores,

procedimientos, sistemas y prácticas que no se han llevado a cabo de acuerdo con la

normatividad del caso e interiorizada por la empresa.

Dentro de esta auditoría administrativa se proponen las actividades a realizar con el fin de

corregir las deficiencias detectadas con una sugerencia de tiempo para realizarlas.

También se comprende que el objetivo final de realizar la auditoría es que a cambio la

empresa obtendrá una gran confiabilidad, transparencia y sobre todo credibilidad no solo ante

los miembros o socios de la compañía, sino también ante proveedores y clientes, mejorando la

calidad y la buena satisfacción al servicio.

 26

2.6 REFERENCIAS

Tomado de: https://areandina.instructure.com/courses/24832 (28/03/2022)

Tomado o referenciado de: https://www.ramo.com.co/ 01/03/2022

Tomado de:

https://www.beetrack.com/es/blog/ejemplos-de-mejora-continua-y-c%C3%B3mo-aplicarlos#:

~:text=Algunos%20de%20los%20m%C3%A1s%20importantes,de%20los%20equipos%20de

%20trabajo (25/03/2022)