Fundamentos Jurídicos de

la Gestión Documental
FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN EL ECUADOR
• Fundamento: Es el principio o cimiento sobre el que se apoya y se
desarrolla una cosa. Puede tratarse de la base literal y material de
una construcción o del sustento simbólico de algo.

• Jurídico: Es el marco legal de un Estado, los actos de una persona

valorables por el derecho, o el sistema que conforma el conjunto
de leyes y normas por el que se rigen los ciudadanos de un país o
nación. La palabra, como tal, proviene del latín iuridĭcus.
• Sistema jurídico: El sistema jurídico de un país o Estado está conformado por el conjunto
de normas jurídicas objetivas que se encuentran vigentes, así como por todas aquellas
actitudes e ideologías imperantes sobre lo que es el derecho, cuál debe ser su función en
la sociedad y cómo debe crearse, interpretarse, aplicarse, enseñarse, estudiarse y
modificarse. En este sentido, cada país tiene su propio sistema jurídico, su forma de
entender el derecho, su función, valores y principios.

• Acto jurídico: Como acto jurídico se denomina toda aquella

acción o comportamiento de una persona que tenga relevancia
para el derecho. Como tal, el acto jurídico puede suponer crear,
modificar, transferir, conservar o extinguir derechos que se tengan
sobre un objeto los cuales puedan estar o no definidos por la ley.
Se caracteriza por ser llevado a cabo por la persona de manera
voluntaria y por tener efectos sobre terceros.

• Marco jurídico: El marco jurídico comprende el conjunto de derechos

y obligaciones a que deben ceñirse los ciudadanos de un Estado. En
este sentido, el marco jurídico comprende desde la constitución y las
leyes, hasta los reglamentos, decretos, acuerdos y disposiciones que
tienen la finalidad de regular la convivencia entre las personas en un
lugar o país determinado.
Sistema Legal del Ecuador
El Derecho Romano es el antecedente más remoto del Derecho Ecuatoriano. El Derecho
Romano, influye en el derecho ecuatoriano a través del derecho español, durante la
conquista y colonia, a través del derecho francés, nacido del Código Civil Napoleónico y de
los otros grandes códigos europeos, que sirvieron de inspiración a las codificaciones
nacionales, influidos todos por el Derecho Romano y a la vez por el estudio intensivo que se
hacía en épocas pasadas del Corpus Iuris Civilis. El código civil ecuatoriano se inspiró en el
modelo del código chileno de Bello. Por tanto, el Sistema legal del Ecuador, es el latino-
romano, en donde la Ley es la principal fuente del derecho. La ley es una declaración de la
voluntad soberana que, manifestada en la forma prescrita por la Constitución, manda,
prohíbe o permite. Son leyes las normas generalmente obligatorias de interés común.
NORMATIVA LEGAL ECUATORIANA, APLICADA A
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO:
Normas de Control Interno de
Constitución de la la Contraloría General del
República del Ecuador Estado

Ley Orgánica de Transparencia y Reglamento General Sustitutivo

para la Administración, Utilización,
Acceso a la Información Manejo y Control de los Bienes e
Pública-LOTAIP y su Reglamento Inventarios del Sector Público.

Regla Técnica Nacional para

Ley Orgánica de la la Organización y
Contraloría General del Mantenimiento de los
Estado ArchivosPúblicos
CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR

Artículo 18: Todas las personas en forma individual o

colectiva tienen derecho a:

1. Buscar, recibir, intercambiar, producir y difundir

información veraz, verificada, oportuna,
contextualizada, plural, sin censura previa acerca
de los hechos, acontecimientos y procesos de
interés general, y con responsabilidad ulterior.
2. Acceder libremente a la información generada en
entidades públicas, o en las privadas que manejen
fondos del Estado o realicen funciones públicas. No
existirá reserva de información excepto en los casos
expresamente establecidos en la ley. En caso de
violación a los derechos humanos, ninguna entidad
pública negará la información.
CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR

Art. 91.- La acción de acceso a la información

pública tendrá por objeto garantizar el
acceso a ella cuando ha sido denegada
expresa o tácitamente, o cuando la que se
ha proporcionado no sea completa o
fidedigna. Podrá ser interpuesta incluso si la
negativa se sustenta en el carácter secreto,
reservado, confidencial o cualquiera otra
clasificación de la información. El carácter
reservado de la información deberá ser
declarado con anterioridad a la petición, por
autoridad competente y de acuerdo con la
ley.
LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA-LOTAIP
La presente Ley garantiza y norma el ejercicio del derecho fundamental de las personas a la
información conforme a las garantías consagradas en la Constitución Política de la República, Pacto
Internacional de Derechos Civiles y Políticos, Convención Interamericana sobre Derechos Humanos y
demás instrumentos internacionales vigentes, de los cuales nuestro país es signatario.

La LOTAIP está conformada por:

• 23 Artículos
• 6 Títulos
• 1 Disposición General
• 6 Disposiciones Transitorias
• 1 Disposición Final
PRINCIPIOS DE APLICACIÓN DE LA LEY

1. La información pública pertenece a los

ciudadanos.
2. El acceso a la información es gratuita.
3. El ejercicio de la función pública, está
sometido al principio de apertura y
publicidad de sus actuaciones.
4. Las autoridades y jueces competentes
deberán aplicar las normas de esta Ley
Orgánica
5. Garantizar el manejo transparente de la
información pública
 CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Información Pública: Se considera Información Confidencial: Información

información pública, todo documento en
cualquier formato, que se encuentre en
poder de las instituciones públicas y de las
personas jurídicas a las que se refiere esta
Ley, contenidos, creados u obtenidos por
ellas, que se encuentren bajo su
responsabilidad o se hayan producido
con recursos del Estado. (Art. 5-LOTAIP)
pública personal que no está sujeta al
principio de publicidad y comprende
aquella derivada de sus derechos
personalísimos y fundamentales,
especialmente aquellos señalados en los
artículos 23 y 24 de la Constitución Política
de la República. (Art. 6-LOTAIP)

Información Reservada:
• Los planes y órdenes de defensa nacional, militar,
movilización, de operaciones especiales y de bases e
instalaciones militares ante posibles amenazas contra el
Estado.
• Información en el ámbito de la inteligencia militar.
• La información sobre la ubicación del material bélico.
• Los fondos de uso reservado exclusivamente destinados
para fines de la defensa nacional. (Art. 17-LOTAIP)
 CUSTODIA DE LA INFORMACIÓN
Es responsabilidad de las instituciones públicas, personas jurídicas de derecho público y demás
entes señalados en el artículo 1 de la presente Ley, crear y mantener registros públicos de manera
profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en
ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la
información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la
información pública, peor aún su destrucción.

Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán personalmente

responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que pertenece dicha
información y/o documentación, por las consecuencias civiles, administrativas o penales a que
pudiera haber lugar, por sus acciones u omisiones, en la ocultación, alteración, pérdida y/o
desmembración de documentación e información pública. Los documentos originales deberán
permanecer en las dependencias a las que pertenezcan, hasta que sean transferidas a
los archivos generales o Archivo Nacional.
LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

Art. 46.- Responsabilidad • La responsabilidad administrativa culposa de las autoridades, dignatarios, funcionarios y servidores de
las instituciones del Estado, se establecerá a base del análisis documentado del grado de inobservancia
Administrativa Culposa de las disposiciones legales relativas al asunto de que se trate, y sobre el incumplimiento de las
atribuciones, funciones, deberes y obligaciones que les competen por razón de su cargo o de las
estipulaciones contractuales, especialmente las previstas en el Título III de esta Ley.

•Las instituciones del Estado y sus servidores, así como los personeros y representantes de las
Art. 76.- Obligación de personas jurídicas de derecho privado sometidas al control de la Contraloría General del
Estado, en los términos previstos en la presente Ley, están obligadas a proporcionar a ésta,
remitir información exclusivamente para fines del examen de auditoría, información sobre las operaciones o
transacciones cuando les sean requeridas por escrito.

Art. 80.- Obligación de •Los organismos de control previstos en la Constitución Política de la República, dentro
del ámbito de sus competencias, de conformidad con las leyes correspondientes, a
informar de otras través de sus máximas autoridades, informarán a la Contraloría General del Estado,
instituciones de control los actos derivados de los informes de inspección, supervisión y control, para
precautelar los intereses del Estado y sus instituciones.

Art. 80.- Obligación de • Los organismos de control previstos en la Constitución Política de la República, dentro del

informar de otras
ámbito de sus competencias, de conformidad con las leyes correspondientes, a través de sus
máximas autoridades, informarán a la Contraloría General del Estado, los actos derivados de

instituciones de control
los informes de inspección, supervisión y control, para precautelar los intereses del Estado y
sus instituciones.
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DEL ESTADO
405-04 Documentación de respaldo y su archivo

“La máxima autoridad dispondrá la adopción e

implementación de políticas y procedimientos para
la conservación y mantenimiento de archivos físicos,
magnéticos y/o digitales, en atención a las
disposiciones técnicas y jurídicas vigentes, así como
incentivar los procesos de digitalización de la
información. 410-17 Firmas electrónicas

Para efectos del ejercicio de las actividades de
control, la documentación generada mediante
archivos digitales, electrónicos o desmaterializados,
tendrán el mismo valor jurídico que los documentos
físicos...”
“Las entidades, organismos y dependencias del
sector público, así como las personas jurídicas que
actúen en virtud de una potestad estatal, ajustarán
sus procedimientos y operaciones e incorporarán los
medios técnicos necesarios, para permitir el uso de
la firma electrónica de conformidad con la Ley de
Comercio Electrónico, Firmas y Mensajes de Datos
y su reglamento.

El uso de la firma electrónica en la administración

pública se sujetará a las garantías, reconocimiento,
efectos y validez señalados en estas disposiciones
legales y su normativa secundaria de aplicación…”
REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA LA ADMINISTRACIÓN,
UTILIZACIÓN, MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES E INVENTARIOS DEL SECTOR
PÚBLICO

Art. 63.- Procedencia.- Habrá lugar a la entrega recepción de registros, archivos y de otros
bienes en todos los casos en que los encargados de la administración o custodia de ellos
fueren reemplazados temporal o definitivamente.
Art. 64.- Actualización.- Los registros contables y la documentación sustentatoria
actualizada, deberá entregarse por parte del responsable, dejando constancia detallada
de la información por escrito, a la fecha del corte.
Art. 65.- Procedimientos.- Los documentos de archivo serán entregados mediante actas
que serán suscritas por los encargados entrante y saliente, en la que se establecerán las
novedades que se encontraren y especialmente los documentos que faltaren. Si la falta de
suscripción de estos documentos se hubiere ocasionado por negligencia, o por acción u
omisión del encargado a cuya responsabilidad estuvieron los archivos, el Auditor Interno
iniciará de inmediato un examen especial en la forma que establece las disposiciones
relativas a las acciones de control. Si la correspondiente entidad u organismo no tuviere
Auditor Interno, las novedades de que trata este artículo se comunicarán a la Contraloría
General del Estado para que, de considerarlo necesario se ejecute un examen especial.
REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y
MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
Mediante Acuerdo No. SGPR-2019- 0107, la Presidencia de la República, emite
la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos
Públicos, la misma que está en vigencia desde el 10 de abril de 2019 y cuyo
ente rector es la Dirección de Archivo de la Administración Pública.

El objeto de la presente Regla Técnica es normar la organización y

mantenimiento de los archivos públicos, en cada una de las fases del ciclo vital
del documento, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el
cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y
disponibilidad de los documentos de archivo y será de uso y aplicación
obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público
y privado en los que el Estado tenga participación.