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Auditor: Persona que tiene la competencia para llevar a cabo una auditoría
Competencia: Capacidad demostrada para aplicar conocimiento y habilidades
Auditorias integradas
* Características NO deseables
- AGRESIVO
- AUTORITARIO
- DESHONESTO
- FÁCIL DE INFLUENCIAR
- INDECISO
- INMADURO
- NO SABE PLANEAR
- POCO COMUNICATIVO
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- POCO PROFESIONAL
- POCO RAZONABLE
- POLÉMICO
- TERCO
* Criterios de Calificación
- Educación
- Capacitación
- Experiencia
- Atributos Personales
- Habilidades administrativas
- Capacidad de comunicación
- Re – calificación
* Habilidades a desarrollar
COMUNICACIÓN ORAL
- Palabras
- Tono de voz
- Modulación
- Pausas
- Velocidad
- Volumen
COMUNICACIÓN ESCRITA
LENGUAJE CORPORAL
- Movimiento ocular
- Expresión facial
- Postura
- Movimientos
- Respiración
Auditorias integradas
El auditor interno debe ser capaz de comunicarse con cualquier persona sin
importar:
Criterios de Auditoría
- Norma ISO
- Política, Objetivos, Metas, Estándares
- Otros requisitos propios del SGC
- Requisitos Legales y Regulatorios
- Otros, por ejemplo, Buenas Prácticas de Manufactura
Objetivos de la Auditoría
- Determinar conformidad.
- Determinar funcionamiento.
- Determinar efectividad.
- Proveer oportunidad de mejora.
- Asegurar cumplimiento de requisitos legales o regulatorios.
Beneficios de la Auditoría
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Tipos de Auditoría
Requisito 8.2.2
Realizar auditorías a intervalos planeados para determinar si el SGC:
* Es conforme con:
- Los acuerdos planeados (ver 7.1);
- Los requisitos de ISO 9001:2000;
- Los requisitos establecidos por la organización.
* Ha sido eficazmente implantado y mantenido.
El personal responsable del área a ser auditada debe asegurar que las acciones
se
tomen sin demoras injustificadas para eliminar las no conformidades detectadas y
sus causas.
- Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones
tomadas y el reporte de los resultados de la verificación.
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El proceso de Auditoría
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Planeación de la auditoría
* Planeación de la Auditoría
NOTAS:
(1) Conocimiento específico o experiencia incluye la organización, los procesos o
la actividad que será auditada, así como traducción o guía sobre la cultura local.
(2) Un experto técnico no participa como auditor en el equipo auditor.
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DEFINIR EL OBJETIVO
DEFINIR EL ALCANCE:
- Lugares o sitios
- Áreas
- Procesos
- Criterios - requisitos
- Período de tiempo
- Comprender la diferencia
- Ayuda de memoria
- Asegura que se cubran todos los temas y puntos
- Asegura profundidad y continuidad de la auditoría
- Ayuda a administrar el tiempo
- Organiza la toma de notas
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NOTIFICAR AL AUDITADO
Enviar agenda de auditoría con, por lo menos, una semana de anticipación.
DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
1- Reunión de apertura
- Presentación del grupo auditor.
- Explicar el objetivo, alcance y criterios de la auditoría.
- Describir el proceso de auditoría a seguir y entregar la agenda.
- Informar método para levantar NC.
- Solicitar un guía.
- Requisitos de seguridad.
- Acordar la fecha y hora para la junta de cierre.
- Hora de cierre
El arte de escuchar
Eliminar distracciones.
Prestar atención al contenido.
Evitar juicios.
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Identificar temas.
Programar tiempo adicional.
Buscar las clarificaciones.
¿DÓNDE?
¿CÓMO?
¿QUIÉN?
MUÉSTREME
Las preguntas...
- Deben dirigirse a la información relevante.
- No deben sugerir respuestas.
- No deben contener expresividad o implicaciones emocionales.
- Usar palabras coloquiales.
- Se incorporan en la conversación.
- Se debe evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas.
* Preguntas directas y cerradas
- Respuesta a preguntas cerradas: Sí/No
- Respuesta a preguntas directas: pocas palabras.
Se busca producir información específica.
Desventajas:
- No generan mucha información.
- No generan mucha información.
- Si se usan frecuentemente pueden hacer sospechar investigación cruzada.
Evidencia de auditoría:
- Es un hecho que existe.
- Esta basada en la observación e investigación sistemática.
- No esta influenciada por emociones o prejuicios.
- Puede ser documentada.
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NOTAS:
(1) Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y
para proporcionar evidencia de verificación, de acción preventiva y de acción
correctiva.
(2) Generalmente los registros no necesitan estar bajo control de revisión.
Luego...
- Preparar la reunión de cierre.
- Revisar y acordar los hallazgos.
- Discutir las recomendaciones.
- Preparar los reportes de No Conformidad (RNC).
* Documentación de NO CONFORMIDADES
La redacción de no conformidades es una parte muy importante dentro del
proceso de auditoría.
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* Clasificación de en:
- NO CONFORMIDAD MAYOR
- NO CONFORMIDAD MENOR
* No Conformidad Mayor
- Un requisito completo de la norma o criterio de auditoría no se ha tomado en
cuenta, no se ha implementado.
- Alguna desviación o incumplimiento pone en riesgo el desempeño de todo el
sistema de gestión de calidad.
- Existe producto no conforme y es enviado al cliente deliberadamente en ese
estado
* No Conformidad Menor
- Incumplimiento parcial de algún requisito de la norma o criterio de auditoría, falla
aislada, no sistemática.
- Cuando se detecta la misma no conformidad menor en muchos lugares de la
organización, se clasifica como no conformidad mayor.
Redacción de NO CONFORMIDADES
- Explica el requerimiento.
- Referencia la evidencia.
Redacción de NO CONFORMIDADES
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NOTAS: (1) Puede existir más de una causa para una no conformidad. (2) La
acción
correctiva es tomada para evitar la recurrencia, mientras que la acción preventiva
para evitar la ocurrencia. (3) Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.
Registros de la Auditoría