TRABAJO COLABORATIVO ESCENARIO 3 DE MICROECONOMÍA

JOHN ANDERSON NIÑO (2021024351)

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

MICROECONOMIA
BOGOTA
2020

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 TABLA DE CONTENIDO

Introducción

Objetivos

Cuestionario de Preguntas

Conclusiones

Bibliografía

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 INTRODUCCIÓN
Por otro lado, aunque es importante establecer una estructura que refleje el funcionamiento de la
empresa, el pasar del tiempo ha mostrado que uno de los cambios más importantes en la
evolución de la administración, ha sido el considerar a los colaboradores como la base
fundamental sobre la cual se constituyen los cimientos de una corporación. Por esa razón es que
también se han desarrollado métodos y técnicas que velan por el desarrollo e integración de los
colaboradores dentro de la empresa, ya que son considerados como el componente que brinda el
máximo valor a la compañía.

En un contexto empresarial cada vez más competitivo, las empresas deben diseñar sistemas que le
permitan optimizar el funcionamiento de su organización día con día, utilizando los recursos de la
manera más eficiente y eficaz posible. Además, se convierte en un requisito que las empresas
cuenten con una estructura organizacional definida, donde los colaboradores y grupos de interés
puedan observar con mayor facilidad su funcionamiento.

Una empresa que no cuente con tales requisitos está destinada a operar de una manera
ineficiente, esto afecta tanto el aspecto financiero como el de imagen, por lo que se convierte en
un grave obstáculo para el desarrollo de la misma.

Es por esta razón que este trabajo plantea la propuesta de estructura organizacional basada en
funciones y un manual descriptivo y de análisis de puestos para la ALV SERVICIOS Y SUMINISTROS
LTDA, el cual se divide en dos tomos, el primero describe la situación actual de la empresa y el
segundo muestra la propuesta que plantea el trabajo a partir del análisis realizado, todo esto para
cumplir el objetivo de contribuir con el desarrollo de la empresa y sus colaboradores en un
ambiente empresarial que exige un nivel competitivo elevado.

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 OBJETIVOS

 Realizar un diagnóstico de la situación actual respecto a la estructura

 organizacional y los puestos existentes.
  Realizar un análisis de la estructura y los puestos identificados en la corporación
 de acuerdo a su funcionalidad.
  Proponer una estructura ocupacional, que distribuya de manera eficiente, todas
las
 tareas que contribuyen con el desarrollo de la corporación.
  Determinar las características, requisitos y condiciones de cada uno de los
 puestos de trabajo en la corporación.

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 Semana 4
Elija una empresa de cualquier sector económico, la cual debe tener por lo menos cinco
niveles jerárquicos, preferiblemente donde está usted laborando actualmente (si labora), con
el fin de facilitar la consecución de información para el trabajo:

• En un organigrama, identifique su estructura organizativa.

GERENTE
GENERAL

SUBGERENTE

REVISOR FISCAL
CONTADOR
GERENTE
ADMINISTRATIVO

OFICIOS
SECRETARIA DEPARTAMENTO DE ISLEROS JEFE DE
VARIOS CAJERA
CONTABILIDAD PATIOS

• Investigue a qué clase y tipo de organigrama administrativo pertenece dicha

estructura organizativa.
 Funcionales: incluye las principales funciones que tiene asignadas además de sus
unidades y sus interrelaciones.

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 Tipo de organigrama por su naturaleza: Corresponden a una sola organización, y
pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la
conforman.

 Por su naturaleza: microadministrativos

Clase del organigrama verticales: (tipo clásico): representa con toda facilidad una
pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en
una graduación jerárquica descendente.
 Por su presentación: está representada verticalmente.

1- Es altamente racionalizada, siendo sus tareas simples y repetitivas.

2- El trabajo se encuentra sobre todo en ambientes simples y estables. En los Ambientes
complejos no puede ser racionalizado en tareas simples, y en los ambientes dinámicos no
puede predecirse.
4- El control externo. Todo lo que hacen debe parecer justo. El control es fuerte.
5- La necesidad de seguridad, para minimizar los riesgos que corren.

• Seleccione tres (3) cargos de diferentes niveles jerárquicos de este organigrama.

Contador
Analizar y registrar en el sistema todos los movimientos y transacciones contables que se
realicen en la empresa, así como preparar reportes y estados financieros acordes a los
principios de contabilidad generalmente aceptados en el país.
 Registrar y balancear las entradas contables y las transacciones de intercambio
semanal de pago a los bancos, relacionadas al Departamento de Servicios
Internacionales.
 Preparar y emitir facturas por los servicios brindados por las marcas, bajo la
aprobación del supervisor directo, así como llevar el control de la gestión de cobros
de las mismas.
 Generar el pago a proveedores bajo la aprobación del supervisor directo (cheques,
banca electrónica, transferencias, etc.).
 Preparar y efectuar pagos de impuestos al estado de acuerdo a las regulaciones
establecidas en la ley.
 Registrar y verificar en el sistema los movimientos y transacciones contables
realizadas en la empresa (pagos a proveedores, cargos bancarios, transferencias,
facturas, inventario, entre otras).

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  Preparar y presentar estados financieros de las operaciones de la empresa, así como
revisar y señalar las variaciones encontradas con respecto a períodos anteriores.
 Generar la información y asegurar el correcto cálculo de la planilla (ya sea
efectuado por compañías externas o a nivel interno). Asegurar la elaboración de
informes obligatorios exigidos por la Ley relacionados al pago de la misma.
 Asistir en la coordinación de servicios administrativos (compra de útiles y equipo de
oficina, trabajos de mejoras, limpieza, mantenimiento, etc.).
 Coordinar auditorias y actuar como enlace ante los auditores externos.
 Mantener actualizados los reportes de activo fijo y depreciación.
 Elaborar reportes de la gestión de cobros (pagos realizados, saldos morosos, etc.) y
otros reportes a solicitud.
 Archivar documentos bajo su responsabilidad.
 Realizar cualquier otra función asignada al puesto.
Gerente administrativo
Dirigir las actividades de la Estación de Servicio- Supervisar de acuerdo con las políticas
generales para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

Funciones:

 Control de Stock abastecimiento de combustibles, y mercadería de tienda.


 Supervisar el control de los inventarios de productos, para mantener existencias
suficientes y ofrecer el servicio al cliente en el momento que se requiera.

 Revisar y dirigir al personal que se cumpla con el procedimiento .Validar los
registros de ventas de turno, reportes de venta diaria, reembolsos de caja,
depósitos bancarios y en general, toda la documentación comprobatoria antes de
ser enviada al Dpto. administración.

 Controlar el estado de operación de las instalaciones, maquinaria y equipos de la
Estación de Servicio.

 Atender y resolver las quejas y sugerencias de los clientes.

 Coordinar la capacitación del personal en procedimientos para la atención a
clientes. Supervisar la atención a los clientes.

 Administrar y evaluar el desempeño del personal.
Gerente

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Funciones
 Maximizar los ingresos por ventas
 Valorar comentarios de la clientela
 Encargar suministros
 Establecer objetivos de ventas
 Supervisar la exposición de las mercancías
 Gestionar actividades adquisitivas
 Obtener las licencias pertinentes
 Aplicar normas de salud y seguridad
 Supervisar la prestación de servicios
 Respetar las directrices de la organización
 Asegurar el buen etiquetado de productos
 Garantizar una actitud centrada en el cliente
 Mantener la relación con los clientes
 Contratar personal
 Negociar contratos de venta
 Gestionar los recursos humanos
 Estudiar el nivel de ventas de los productos
 Administrar presupuestos
 Mantener la relación con los proveedores
 Preparar informes sobre la venta de combustible en la estación de servicio
 Establecer estrategias de precios
 Negociar las condiciones de compra
 Supervisar el envío de combustible
 Garantizar el cumplimiento de la normativa de compra y contrataciones
 Aplicar medidas de prevención de robos
 Supervisar las ofertas promocionales
 Utilizar distintos métodos de comunicación

• De los cargos seleccionados, en un cuadro describa y analice cada uno de los cargos
seleccionados.

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• Suponga que hay una necesidad de personal para esos cargos por lo cual debe hacer el
proceso de reclutamiento de acuerdo con la descripción del cargo, utilizando fuentes
internas y externas.
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

El proceso de reclutamiento de personal consiste en “la búsqueda de candidatos, que

puedan reunir las condiciones o requisitos, para ser contratados por la empresa en sus
necesidades constantes de vacantes, suplencia, renuncias, despidos o jubilaciones”35. Para
dar cumplimiento a dicho proceso se debe realizar “una tarea de divulgación, de llamada
de atención, dando a conocer de la existencia de una plaza e interesando a los posibles
candidatos; es, por tanto, una actividad positiva y de invitación”36. (…) “En cambio la
selección es una actividad de impedimentos, de escogencia, de opción y decisión, de
filtro de entrada, de clasificación y por consiguiente, restrictiva”37.

Debido a la gran importancia de estos procesos y al impacto que tienen sobre el

funcionamiento eficiente de la empresa, se deben unificar criterios y establecer una serie
de pasos que todo candidato debe cumplir obligatoriamente. La serie de pasos enfocados
a elegir el aspirante que se encuentra más apto para ser contratado, son los siguientes:

 Establecer el perfil y las necesidades

 Reclutamiento
 Entrevista inicial
 Pruebas (técnicas, conocimientos, psicológicas)
 Comprobación de antecedentes
 Entrevista en profundidad
 Examen Físico
 Contratación

1. Haga un cuadro comparativo con los tres cargos, escogiendo la fuente más adecuada y
correcta y establezca las ventajas y desventajas de las fuentes seleccionadas.
2. Defina conclusiones y aprendizajes de los resultados.

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 CONCLUSIONES

 La falta de un manual organizacional en la Estación de Servicio ALV SERVICIOS no permite una

comunicación adecuada entre los diferentes niveles jerárquicos.

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 La estación de servicio tiene pocas normas de control interno, lo que afecta la eficiencia y
productividad en cada área.

BIBLIOGRAFÍA

http://sadm1442.blogspot.com/2019/04/la-burocracia-mecanica.html

https://es.slideshare.net/guest8d83cd/sistema-de-informacin-de-gasolinera2-2522168

https://www.google.com/search?
q=organigrama+de+una+estacion+de+servicio+de+gasolina&rlz=1C1RLNS_esCO858CO858&
sxsrf=ALeKk03BJouc7doTd9coN7aHXLfIvEgq7g:1600718690254&tbm=isch

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